Projekte

Das Modul Projekte dient der übergeordneten Steuerung und Übersicht aller Vorgänge, die zu einem Projekt gehören. Angebote, Aufträge, Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen und weitere Belege werden einem Projekt zugeordnet und sind von dort direkt einsehbar.

Anlegen eines Projekts

Ein neues Projekt erfordert eine eindeutige Nummer und eine Bezeichnung. Im Reiter Allgemein können zusätzlich folgende Felder gepflegt werden:

Feld	Beschreibung
Beschreibung	Freitext zur näheren Beschreibung des Projekts.
Referenz	Eine externe Kennung, die das Projekt eindeutig mit einem Vorgang außerhalb des Systems verknüpft — zum Beispiel die Bestellnummer des Kunden, eine interne Projektnummer des Auftraggebers oder eine Vertragsnummer. Die Referenz erleichtert die Zuordnung, wenn Kunden bei Rückfragen ihre eigene Nummerierung verwenden, und kann auch als Suchkriterium in der Projektliste eingesetzt werden.
Kunde	Der Auftraggeber des Projekts.
Sachbearbeiter	Der intern zuständige Mitarbeiter.

Automatisch angelegte Projekte

Wird beim Erstellen eines Auftrags aus einem Angebot die Option Neues Projekt anlegen gesetzt, erstellt das System automatisch ein Projekt für den Kunden. Als Referenz wird dabei die Bestell-Nr. des Auftrags übernommen. So ist das Projekt von Anfang an mit der Bestellnummer des Kunden verknüpft und lässt sich später einfach wiederfinden.

Belegübersicht

In der Detailansicht eines Projekts sind alle zugehörigen Belege nach Typ gegliedert in separaten Reitern zusammengefasst:

Reiter	Inhalt
Angebote	Alle dem Projekt zugeordneten Angebote.
Aufträge	Alle dem Projekt zugeordneten Verkaufsaufträge.
Lieferscheine	Lieferscheine aus den Aufträgen des Projekts.
Rechnungen	Ausgangsrechnungen des Projekts.
Anfragen	Lieferantenanfragen des Projekts.
Bestellungen	Alle dem Projekt zugeordneten Einkaufsbestellungen.
Wareneingänge	Wareneingänge aus den Bestellungen des Projekts.
Eingangsrechnungen	Eingangsrechnungen des Projekts.
Nachträge	Alle Nachträge zu Aufträgen des Projekts.

Die Belegnummern in den Reitern sind als Links hinterlegt — ein Klick öffnet den jeweiligen Beleg direkt.

Belege direkt aus dem Projekt anlegen

Angebote, Aufträge, Anfragen und Bestellungen können direkt aus dem Projekt heraus neu angelegt werden. Dazu steht in den jeweiligen Reitern ein Neu-Button zur Verfügung. Der neue Beleg wird automatisch dem Projekt zugeordnet.

Für Belege, die in anderen Modulen angelegt werden (z. B. Aufträge aus Angeboten), kann die Projektzuordnung dort ebenfalls hinterlegt werden.

Umgekehrt führt der Weg auch zurück: In der Auftragsliste verweist die Spalte Projekt-Nr. auf das verknüpfte Projekt und öffnet von dort die Projektliste, die Projektdetails oder die Projektüberwachung — siehe Aufträge.

Nachträge

Im Reiter Nachträge werden alle Nachträge angezeigt, deren Auftrag dem Projekt zugeordnet ist. Die Liste enthält Nachtrags-Nr., laufende Nummer, Belegdatum, Beschreibung, Betrag und Freigabestatus. Von hier aus können Nachträge eingesehen, freigegeben, abgelehnt oder storniert werden.

Nur freigegebene Nachträge fließen in die Berechnung des Projektwerts ein. Details zum Freigabeprozess und zur Bearbeitungssperre finden sich in der Nachtrags-Dokumentation.

Notizen

In der Detailansicht eines Projekts steht der Reiter Notizen zur Verfügung. Dort werden Absprachen, Terminverschiebungen und sonstige Hinweise zum Projekt festgehalten — mit Kategorie, Betreff, Inhalt, Autor und Datum, statt als Fließtext im Feld Beschreibung des Reiters Allgemein.

Der Reiter verhält sich wie an allen anderen Objekten: Notizen lassen sich anlegen, bearbeiten, anpinnen, archivieren und nach Kategorie filtern; die Anzahl der gepinnten Notizen erscheint im Reiter-Titel. Welche Kategorien am Projekt angeboten werden, steuert die Einstellung Sichtbar bei der jeweiligen Notizkategorie.

Nur die eigenen Notizen des Projekts

Am Projekt erscheinen ausschließlich Notizen, die direkt am Projekt hängen. Notizen der zugeordneten Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Anfragen, Bestellungen und Wareneingänge laufen nicht am Projekt zusammen.

Alle Details zum Notizwesen — Kategorien, Sichtbarkeit und Berechtigungen — stehen unter Notizen.

Kennzahlen

Im Reiter Allgemein der Projektdetails und in der Projektliste werden folgende Kennzahlen angezeigt:

Kennzahl	Beschreibung
Auftragswert	Summe der Nettowerte aller dem Projekt zugeordneten Aufträge.
Nachträge	Summe der Beträge aller freigegebenen Nachträge.
Projektwert	Auftragswert + Nachträge.
Projekt-Budget	Summe aller Auftrags-Budgets und Nachtrags-Budgets.

Die Kennzahlen werden automatisch aktualisiert, wenn Aufträge zugeordnet, Nachträge freigegeben oder Budgets angelegt werden.

Projektüberwachung

Die budgetierten und tatsächlichen Kosten eines Projekts können im Modul Projektüberwachung als Soll-Ist-Matrix je Kostenträger und Kostenart eingesehen werden. Die Überwachung kann direkt aus der Projektliste über den Befehl Überwachung geöffnet werden.

Archivieren und Veröffentlichen

Nicht mehr benötigte Projekte können über den Befehl Archivieren archiviert werden. Archivierte Projekte können über den Befehl Veröffentlichen wieder aktiviert werden.