Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen erfassen Rechnungen von Lieferanten und bereiten sie für die Buchung und den DATEV-Export vor. Sie werden im Modul Eingangsrechnungen verwaltet.

Anlegen einer Eingangsrechnung

Über den Befehl Neu wird eine neue Eingangsrechnung angelegt.

Feld	Beschreibung
Lieferant	Der rechnungsstellende Lieferant oder Spediteur
Rechnungs-Nr. Lieferant	Die Rechnungsnummer des Lieferanten
Lieferschein-Nr.	Lieferscheinnummer des Lieferanten (optional)
Rechnungsdatum	Datum der Rechnung
Leistungsdatum	Datum der Leistungserbringung — bestimmt die Buchungsperiode
Posteingangsdatum	Datum des Posteingangs (optional)
Währung	Wird automatisch vom Lieferanten übernommen
Zahlungsbedingung	Wird automatisch vom Lieferanten übernommen
Steuerschlüssel	Für die automatische Kontierung
Netto / Steuer / Brutto	Rechnungsbeträge

PDF-Upload mit ZUGFeRD

Beim Upload eines PDF-Dokuments prüft Prosoft automatisch, ob ZUGFeRD-Daten enthalten sind. Falls ja, werden Rechnungsnummer, Beträge und Lieferant automatisch befüllt.

Positionen

Rechnungspositionen können manuell erfasst oder aus offenen Kreditorenposten übernommen werden. Kreditorenposten entstehen automatisch aus Wareneingängen und Bestellungen.

Feld	Beschreibung
Artikel	Der abgerechnete Artikel
Menge	Rechnungsmenge
Einzelpreis	Preis pro Einheit
Pro	Preisbezugsmenge
Kostenstelle	Kostenstelle für die Kontierung (optional)
Steuersatz	Anzuwendender Steuersatz

Kontierung

Über den Befehl Automatisch kontieren erzeugt Prosoft die Kontierungszeilen für die Buchhaltung. Dabei wird für jede Position das passende Sachkonto anhand des Artikels und Steuerschlüssels ermittelt.

Wichtig: Die Kontierung kann nur durchgeführt werden, wenn ein Steuerschlüssel hinterlegt ist und die Buchungsperiode nicht geschlossen ist.

Freigabeprozess

Eingangsrechnungen durchlaufen vor der Buchung einen Freigabeprozess.

Eigenfreigabe

Über den Befehl Eigenfreigabe gibt der aktuelle Benutzer die Rechnung selbst frei.

Mehrschritt-Freigabe

Über Freigabe anfordern werden ein oder mehrere Prüfer ausgewählt
Die Prüfer erhalten die Anfrage im Modul Freizugebende Eingangsrechnungen
Jeder Prüfer kann die Rechnung akzeptieren, ablehnen oder an einen anderen Prüfer weiterleiten
Bei Ablehnung ist ein Kommentar mit dem Ablehnungsgrund erforderlich
Sobald alle Prüfer akzeptiert haben, gilt die Rechnung als freigegeben

Buchungsstapel

Freigegebene und kontierte Eingangsrechnungen werden über das Modul Übergabe Buchungsstapel Eingangsrechnungen an die Finanzbuchhaltung übergeben. Dabei werden zwei DATEV-konforme Exportdateien erzeugt: ein Buchungsstapel und eine Lieferanten-Stammdatei.

Nach der Übergabe wird die Eingangsrechnung als übergeben markiert. Änderungen an Beträgen oder Kontierungen sind danach nicht mehr möglich.

Storno

Eine Eingangsrechnung kann über den Befehl Storno storniert werden. Dabei wird eine Stornorechnung erzeugt. Stornierte Rechnungen können nicht mehr bearbeitet werden.

Belegverkettung

graph LR
    BE[Bestellung] --> WE[Wareneingang]
    WE --> KP[Kreditorenposten]
    KP --> ER[Eingangsrechnung]
    ER --> BS[Buchungsstapel / DATEV]