Reklamationen
Prosoft unterscheidet zwei Arten von Reklamationen: Kundenreklamationen (der Kunde beschwert sich über eine Lieferung) und Lieferantenreklamationen (das Unternehmen beschwert sich beim Lieferanten über einen Wareneingang).
Reklamationsarten
| Belegart | Bezeichnung | Richtung |
|---|---|---|
KREK |
Kundenreklamation | Kunde → Unternehmen |
LREK |
Lieferantenreklamation | Unternehmen → Lieferant |
Kundenreklamation erfassen
Im Modul QM → Reklamationen wird über Neu eine neue Reklamation angelegt.
Kopfdaten
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Belegart | KREK für Kundenreklamation |
| Datum | Datum des Eingangs der Reklamation |
| Kunde | Reklamierender Kunde |
| Lieferschein | Lieferschein, auf den sich die Reklamation bezieht |
| Ext. Reklamations-Nr. | Reklamationsnummer des Kunden (für Rückfragen) |
| Versanddatum | Datum der ursprünglichen Lieferung |
Positionen
Für jeden reklamierten Artikel wird eine Position angelegt:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Artikel | Reklamierter Artikel |
| Menge | Reklamierte Menge |
| Reklamationsgrund | Grund der Reklamation (aus Stammdaten, z. B. Lackschaden, Falschlieferung) |
Lieferantenreklamation erfassen
Bei einer Lieferantenreklamation wird statt des Lieferscheins der betroffene Wareneingang referenziert:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Belegart | LREK für Lieferantenreklamation |
| Lieferant | Betroffener Lieferant |
| Wareneingang | Wareneingang, der Gegenstand der Reklamation ist |
| Ext. Reklamations-Nr. | Eigene Referenznummer für die Korrespondenz mit dem Lieferanten |
Bearbeitung
Rücklieferung erstellen
Soll die reklamierte Ware zum Lieferanten zurückgeschickt oder dem Kunden eine Ersatzlieferung gesandt werden, kann über den Befehl Lieferschein erstellen direkt aus der Reklamation ein Rücklieferungsbeleg erzeugt werden.
Reklamation abschließen
Ist die Reklamation vollständig bearbeitet (Ersatzlieferung versandt, Gutschrift erstellt oder Rückgabe abgeschlossen), wird die Reklamation über den Befehl Abschließen geschlossen.
Abgeschlossene Reklamationen
Abgeschlossene Reklamationen bleiben im System sichtbar und können jederzeit zur Dokumentation eingesehen werden. Eine Wiedereröffnung ist nicht vorgesehen — ggf. neue Reklamation anlegen.
Reklamationsgründe pflegen
Die verfügbaren Reklamationsgründe werden in den Stammdaten unter QM → Reklamationsgründe gepflegt. Eine sorgfältige Pflege der Gründe ermöglicht später eine aussagekräftige Auswertung der häufigsten Fehlerursachen.
Belegverkettung
graph LR
LS[Lieferschein] --> RK[Reklamation]
RK --> RL[Rücklieferung]
RK --> GU[Gutschrift]
WE[Wareneingang] --> LRK[Lieferantenreklamation]
LRK --> RT[Rücksendung]