Technische Dokumentation
Die technische Dokumentation richtet sich an IT-Verantwortliche, Systemadministratoren und Prüfer. Sie beschreibt den inneren Aufbau von Prosoft, die Verarbeitungsregeln buchungsrelevanter Vorgänge sowie alle Informationen, die für den sicheren und ordnungsgemäßen Betrieb des Systems erforderlich sind.
Die Dokumentation ist in zwei Bereiche gegliedert: Die Systemdokumentation erklärt, wie Prosoft funktioniert — die Betriebsdokumentation erklärt, wie Prosoft betrieben wird.
Systemdokumentation
Die Systemdokumentation beschreibt den Aufbau und die Funktionsweise von Prosoft aus technischer Sicht. Sie ermöglicht es, die korrekte Umsetzung rechnungslegungsrelevanter Anforderungen nachzuvollziehen.
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Systemanforderungen
Hardware, Betriebssystem, Datenbank und Netzwerkvoraussetzungen für den Betrieb von Prosoft.
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Modulübersicht
Aufgabenstellung, Funktionsumfang und Zusammenspiel der einzelnen Module — von Finanzen über Vertrieb bis Produktion.
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Datenstrukturen
Organisation der Datenbank, Tabellenaufbau und veränderbare Inhalte wie Kontenrahmen, Steuersätze und Nummernkreise.
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Verarbeitungsregeln
Buchungslogik, automatische Kontenfindung, Steuerermittlung, Preisfindung und Bestandsfortschreibung.
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Eingabekontrollen
Pflichtfeldprüfungen, Formatvalidierungen, Plausibilitätsprüfungen und Berechtigungskonzept.
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Schnittstellen
Datenexport für Betriebsprüfungen, DATEV-Anbindung, Versanddienstleister, E-Mail-Versand und Bankanbindung.
Betriebsdokumentation
Die Betriebsdokumentation beschreibt, wie Prosoft im laufenden Betrieb korrekt betrieben, gesichert und aktualisiert wird. Sie unterstützt IT-Administratoren bei der Einrichtung und Wartung des Systems.
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Lizenzen
Lizenzmodell, Aktivierung und Verwaltung der Benutzerlizenzen.
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Feature Flags
Optionale Funktionen gezielt aktivieren oder deaktivieren — pro Mandant konfigurierbar.
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Datensicherung
Empfohlene Backup-Strategien für Datenbank und Dokumentenverzeichnis, Wiederherstellungsverfahren.
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Updates und Freigabe
Update-Prozess, Freigabeverfahren für neue Versionen und Versionsnachweise (Changelog).
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Protokollierung
Änderungsprotokoll (Audit Trail), Verarbeitungsnachweise, Buchungsjournale und Zugriffsprotokollierung.