Zeiterfassung

Die Personalzeiterfassung (PZE) ermöglicht die lückenlose Erfassung und Auswertung von Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter. Vom Einstempeln über die Pausenverwaltung bis hin zur Überstundenberechnung und Lohnabrechnung bildet das Modul den gesamten Prozess der Arbeitszeiterfassung ab.

Funktionsumfang

Die Zeiterfassung umfasst folgende Bereiche:

Bereich	Beschreibung
Arbeitszeitmodelle	Definition von Vollzeit-, Teilzeit- und Gleitzeitmodellen mit Tagesplänen und Pausen
Stempeltypen	Klassifizierung der Arbeitszeit (z. B. Büro, Home Office, Außendienst)
Zeitbuchungen	Erfassung und Verwaltung von Anwesenheitssessions, Pausen und Kostenstellen
Zeit- und Auftragsbuchung	Buchen aus dem Client heraus, ohne Weg zum Terminal
Arbeitszeitkonten	Tages- und Monatsübersicht mit Soll/Ist-Vergleich und Saldoverlauf
Überstundenvereinbarungen	Regelungen zu Inklusivstunden, Schwellenwerten und Zuschlägen
Feiertagskalender	Verwaltung gesetzlicher Feiertage und Zuordnung zu Mitarbeitern
Abwesenheiten	Abwesenheitsarten, Urlaubsanträge und Freigabeverfahren
Urlaubsantrag am Terminal	Resturlaub ablesen und Urlaub am PZE- oder BDE-Terminal beantragen
Einschreibung	Aktivierung der Zeiterfassung für Mitarbeiter mit Anfangssaldo
Perioden	Monatsabschluss und Verwaltung von Abrechnungsperioden
Anwesenheitsübersicht	Soll-Ist-Ampel des aktuellen Anwesenheitsstatus aller Mitarbeiter
NFC-Tags	Verwaltung von NFC-Chips für die hardware-gestützte Zeiterfassung

Stempelvorgänge

Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit über verschiedene Wege erfassen:

NFC-Terminal – Stempeln per NFC-Tag am Zeiterfassungsterminal
Manuelle Buchung – Nachtragen von Arbeitszeiten durch berechtigte Benutzer

Folgende Stempelvorgänge stehen zur Verfügung:

Vorgang	Beschreibung
Einstempeln	Beginn der Arbeitszeit. Der Anwesenheitsstatus wechselt auf Anwesend.
Ausstempeln	Ende der Arbeitszeit. Der Anwesenheitsstatus wechselt auf Abwesend.
Pause starten	Beginn einer manuellen Pause. Der Status wechselt auf Pause.
Pause beenden	Ende der manuellen Pause. Der Status wechselt zurück auf Anwesend.

Arbeitstag und Cutoff

Ein Arbeitstag beginnt und endet um 04:00 Uhr. Buchungen zwischen Mitternacht und 04:00 Uhr werden dem Vortag zugeordnet. Diese Regelung gilt insbesondere für Nachtschichten.

Beispiel

Ein Mitarbeiter stempelt um 22:00 Uhr ein und um 02:30 Uhr aus. Beide Buchungen werden dem Arbeitstag des Einstempelns zugeordnet.

Anwesenheitsstatus

Jeder Mitarbeiter hat einen aktuellen Anwesenheitsstatus:

Status	Beschreibung
Anwesend	Der Mitarbeiter ist eingestempelt und arbeitet.
Abwesend	Der Mitarbeiter ist nicht eingestempelt.
Pause	Der Mitarbeiter befindet sich in einer manuellen Pause.

Der Status wird in der Anwesenheitsübersicht angezeigt. Die dortige Ampelfarbe ergibt sich nicht aus dem Status allein, sondern aus dem Status zusammen mit der Frage, ob der Mitarbeiter heute überhaupt Soll hat.

Ablauf der Zeiterfassung

flowchart LR
    A[Einschreibung] --> B[Arbeitszeitmodell\nzuweisen]
    B --> C[Feiertagskalender\nzuweisen]
    C --> D[Tägliches\nStempeln]
    D --> E[Arbeitszeitkonto\nprüfen]
    E --> F[Periodenabschluss]
    F --> G[Lohnabrechnung]

Einschreibung – Der Mitarbeiter wird für die Zeiterfassung eingeschrieben.

Arbeitszeitmodell zuweisen – Dem Mitarbeiter wird ein Arbeitszeitmodell zugeordnet.

Feiertagskalender zuweisen – Dem Mitarbeiter wird ein Feiertagskalender zugeordnet.

Tägliches Stempeln – Der Mitarbeiter erfasst seine Arbeitszeit durch Ein- und Ausstempeln.

Arbeitszeitkonto prüfen – Die erfassten Zeiten werden im Arbeitszeitkonto ausgewertet.

Periodenabschluss – Am Monatsende wird die Periode abgeschlossen.

Lohnabrechnung – Die abgeschlossenen Daten fließen in die Lohnabrechnung.