Zeiterfassung
Die Personalzeiterfassung (PZE) ermöglicht die lückenlose Erfassung und Auswertung von Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter. Vom Einstempeln über die Pausenverwaltung bis hin zur Überstundenberechnung und Lohnabrechnung bildet das Modul den gesamten Prozess der Arbeitszeiterfassung ab.
Funktionsumfang
Die Zeiterfassung umfasst folgende Bereiche:
| Bereich | Beschreibung |
|---|---|
| Arbeitszeitmodelle | Definition von Vollzeit-, Teilzeit- und Gleitzeitmodellen mit Tagesplänen und Pausen |
| Stempeltypen | Klassifizierung der Arbeitszeit (z. B. Büro, Home Office, Außendienst) |
| Zeitbuchungen | Erfassung und Verwaltung von Anwesenheitssessions, Pausen und Kostenstellen |
| Arbeitszeitkonten | Tages- und Monatsübersicht mit Soll/Ist-Vergleich und Saldoverlauf |
| Überstundenvereinbarungen | Regelungen zu Inklusivstunden, Schwellenwerten und Zuschlägen |
| Feiertagskalender | Verwaltung gesetzlicher Feiertage und Zuordnung zu Mitarbeitern |
| Abwesenheiten | Abwesenheitsarten, Urlaubsanträge und Freigabeverfahren |
| Einschreibung | Aktivierung der Zeiterfassung für Mitarbeiter mit Anfangssaldo |
| Perioden | Monatsabschluss und Verwaltung von Abrechnungsperioden |
| Anwesenheit | Echtzeit-Übersicht der Anwesenheit nach Abteilung |
| NFC-Tags | Verwaltung von NFC-Chips für die hardware-gestützte Zeiterfassung |
Stempelvorgänge
Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit über verschiedene Wege erfassen:
- NFC-Terminal – Stempeln per NFC-Tag am Zeiterfassungsterminal
- Manuelle Buchung – Nachtragen von Arbeitszeiten durch berechtigte Benutzer
Folgende Stempelvorgänge stehen zur Verfügung:
| Vorgang | Beschreibung |
|---|---|
| Einstempeln | Beginn der Arbeitszeit. Der Anwesenheitsstatus wechselt auf Anwesend. |
| Ausstempeln | Ende der Arbeitszeit. Der Anwesenheitsstatus wechselt auf Abwesend. |
| Pause starten | Beginn einer manuellen Pause. Der Status wechselt auf Pause. |
| Pause beenden | Ende der manuellen Pause. Der Status wechselt zurück auf Anwesend. |
Arbeitstag und Cutoff
Ein Arbeitstag beginnt und endet um 04:00 Uhr. Buchungen zwischen Mitternacht und 04:00 Uhr werden dem Vortag zugeordnet. Diese Regelung gilt insbesondere für Nachtschichten.
Beispiel
Ein Mitarbeiter stempelt um 22:00 Uhr ein und um 02:30 Uhr aus. Beide Buchungen werden dem Arbeitstag des Einstempelns zugeordnet.
Anwesenheitsstatus
Jeder Mitarbeiter hat einen aktuellen Anwesenheitsstatus:
| Status | Farbe | Beschreibung |
|---|---|---|
| Anwesend | Grün | Der Mitarbeiter ist eingestempelt und arbeitet. |
| Abwesend | Rot | Der Mitarbeiter ist nicht eingestempelt. |
| Pause | Gelb | Der Mitarbeiter befindet sich in einer manuellen Pause. |
Der Status wird in der Anwesenheitsübersicht in Echtzeit angezeigt.
Ablauf der Zeiterfassung
flowchart LR
A[Einschreibung] --> B[Arbeitszeitmodell\nzuweisen]
B --> C[Feiertagskalender\nzuweisen]
C --> D[Tägliches\nStempeln]
D --> E[Arbeitszeitkonto\nprüfen]
E --> F[Periodenabschluss]
F --> G[Lohnabrechnung]Einschreibung – Der Mitarbeiter wird für die Zeiterfassung eingeschrieben.
Arbeitszeitmodell zuweisen – Dem Mitarbeiter wird ein Arbeitszeitmodell zugeordnet.
Feiertagskalender zuweisen – Dem Mitarbeiter wird ein Feiertagskalender zugeordnet.
Tägliches Stempeln – Der Mitarbeiter erfasst seine Arbeitszeit durch Ein- und Ausstempeln.
Arbeitszeitkonto prüfen – Die erfassten Zeiten werden im Arbeitszeitkonto ausgewertet.
Periodenabschluss – Am Monatsende wird die Periode abgeschlossen.
Lohnabrechnung – Die abgeschlossenen Daten fließen in die Lohnabrechnung.