Datensicherung

Als ERP-System verwaltet Prosoft geschäftskritische Daten: Aufträge, Rechnungen, Lagerbestände, Buchungen, Kundenstammdaten und Dokumente. Ein Datenverlust — sei es durch einen Hardwaredefekt, einen Softwarefehler, einen Cyberangriff oder ein versehentliches Löschen — kann den Geschäftsbetrieb erheblich beeinträchtigen oder im schlimmsten Fall zum Stillstand bringen.

Darüber hinaus unterliegen viele der in Prosoft gespeicherten Daten gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Handels- und steuerrechtliche Vorschriften (HGB, AO) verlangen, dass buchungsrelevante Unterlagen bis zu 10 Jahre aufbewahrt und jederzeit lesbar gemacht werden können. Eine regelmäßige und zuverlässige Datensicherung ist daher nicht nur eine technische Empfehlung, sondern eine betriebliche Notwendigkeit.

Die Einrichtung und Durchführung der Datensicherung liegt in der Verantwortung des Kunden bzw. dessen IT-Abteilung. Diese Seite beschreibt, welche Daten gesichert werden müssen, welche Strategie wir empfehlen und wie die Wiederherstellung im Ernstfall abläuft.

Zu sichernde Komponenten

Prosoft speichert Daten an zwei Stellen, die beide gesichert werden müssen:

SQL-Server-Datenbank

Die Datenbank ist das Herzstück von Prosoft. Sie enthält:

Alle Stammdaten (Artikel, Partner, Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Sachkonten etc.)
Alle Bewegungsdaten (Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Buchungen, Lagerbewegungen etc.)
Die gesamte Konfiguration (Benutzer, Berechtigungen, Nummernkreise, Druckereinstellungen, E-Mail-Vorlagen, Feature Flags etc.)
Alle Protokolle (Aktivitätenprotokoll, Lagerprotokoll, Sitzungsprotokoll, Systemprotokoll — siehe Protokollierung)

Pro Mandant existiert eine eigene Datenbank.

Prosoft-Verzeichnis

Das Prosoft-Verzeichnis auf dem Server enthält:

DMS-Dokumente — alle Dateien, die über das Dokumentenmanagementsystem hochgeladen wurden (Rechnungs-PDFs, Verträge, Zeichnungen, Fotos etc.). Die Dateien werden im Dateisystem gespeichert und in der Datenbank referenziert. Die Integrität wird über Hashwerte sichergestellt.
Konfigurationsdateien — grundlegende Einstellungen wie Datenbankverbindungsparameter. Der Großteil der Konfiguration liegt jedoch in der Datenbank.
Belegvorlagen — Druckvorlagen für Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine etc.

Pro Mandant existiert ein eigener Unterordner im Prosoft-Verzeichnis.

Konsistenz zwischen Datenbank und Verzeichnis

Datenbank und Prosoft-Verzeichnis müssen zusammen gesichert werden. Die Datenbank enthält Referenzen auf die Dateien im Verzeichnis und prüft deren Integrität über Hashwerte. Wird nur eine der beiden Komponenten wiederhergestellt, können Inkonsistenzen entstehen — beispielsweise verweist die Datenbank auf Dokumente, die im Dateisystem nicht mehr vorhanden sind.

Empfohlene Sicherungsstrategie

Bevorzugt: VM-Sicherung

Die einfachste und sicherste Methode ist die Sicherung der gesamten virtuellen Maschine, auf der Prosoft betrieben wird. Diese Methode bietet mehrere Vorteile:

Konsistenz — Datenbank und Dateisystem werden als Einheit gesichert, Inkonsistenzen sind ausgeschlossen
Einfache Wiederherstellung — die gesamte Umgebung kann auf einen Zeitpunkt zurückgesetzt werden
Vollständigkeit — Betriebssystem, SQL Server, Prosoft-Installation und alle Daten sind in einer Sicherung enthalten
Keine Einzelkonfiguration — es muss kein separater Sicherungsplan für Datenbank und Dateisystem eingerichtet werden

Die VM-Sicherung sollte mindestens täglich erfolgen.

Alternativ: Komponentenweise Sicherung

Falls keine VM-Sicherung möglich ist, müssen Datenbank und Dateisystem separat gesichert werden:

SQL-Server-Datenbank:

Sicherungstyp	Empfohlene Häufigkeit	Beschreibung
Vollsicherung	Täglich	Komplettes Datenbankabbild — bildet die Grundlage für die Wiederherstellung
Inkrementelle Sicherung	Untertägig (z. B. stündlich)	Sichert nur die seit der letzten Sicherung geänderten Daten — reduziert den möglichen Datenverlust bei einem Ausfall

Die Sicherung erfolgt über die Standardmechanismen des Microsoft SQL Servers:

SQL Server Agent mit Wartungsplänen
SQL Server Management Studio (manuell oder skriptgesteuert)
Backup-Software eines Drittanbieters (z. B. Veeam, Acronis, Commvault)

Prosoft-Verzeichnis:

Das Prosoft-Verzeichnis muss parallel zur Datenbank gesichert werden — idealerweise im gleichen Zeitfenster, um die Konsistenz zu gewährleisten. Die Sicherung kann über jede gängige Dateisicherungslösung erfolgen.

Konfiguration

Der Großteil der Prosoft-Konfiguration wird bewusst in der Datenbank gespeichert — nicht in Konfigurationsdateien. Das hat zwei Gründe:

Sicherung: Die Konfiguration wird automatisch mit der Datenbank mitgesichert
Protokollierung: Änderungen an der Konfiguration werden über das Aktivitätenprotokoll nachvollziehbar erfasst

Im Prosoft-Verzeichnis liegen lediglich grundlegende Einstellungen wie der Datenbankverbindungsstring. Ein separates Sicherungsverfahren für Konfigurationsdateien ist daher nicht erforderlich — sie werden über die Datenbank- bzw. Verzeichnissicherung automatisch mitgesichert.

Wiederherstellung

Bevorzugt: VM-Wiederherstellung

Bei einer VM-Sicherung wird die gesamte virtuelle Maschine auf den gewünschten Zeitpunkt zurückgesetzt. Prosoft ist danach sofort betriebsbereit — es sind keine weiteren Schritte erforderlich.

Disaster Recovery (komponentenweise)

Falls keine VM-Sicherung vorliegt, erfolgt die Wiederherstellung in zwei Schritten:

SQL-Server-Datenbank wiederherstellen — über SQL Server Management Studio oder ein Backup-Tool die Datenbanksicherung auf den gewünschten Zeitpunkt einspielen. Bei inkrementellen Sicherungen wird zunächst die letzte Vollsicherung und anschließend die gewünschte inkrementelle Sicherung eingespielt.
Prosoft-Verzeichnis wiederherstellen — den gesicherten Ordner an den ursprünglichen Speicherort zurückkopieren. Dabei ist darauf zu achten, dass der Sicherungsstand zeitlich zur wiederhergestellten Datenbank passt.

Nach der Wiederherstellung beider Komponenten kann Prosoft gestartet werden. Eine weitere Konfiguration ist nicht erforderlich.

Hinweis

Wurde nur die Datenbank beschädigt (z. B. durch einen Softwarefehler), reicht es aus, nur die Datenbank wiederherzustellen — das Prosoft-Verzeichnis muss in diesem Fall nicht zurückgespielt werden.

Empfehlungen

Regelmäßige Restore-Tests

Sicherungen sind nur dann zuverlässig, wenn sie regelmäßig auf Wiederherstellbarkeit geprüft werden. Wir empfehlen, mindestens einmal jährlich einen vollständigen Restore-Test durchzuführen — idealerweise auf einer separaten Testumgebung.

Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungsdauer der Sicherungen sollte sich an den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen orientieren:

Datenart	Aufbewahrungsfrist	Rechtsgrundlage
Buchungsbelege (Rechnungen, Gutschriften)	10 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Handelsbriefe (Aufträge, Angebote)	6 Jahre	§ 147 AO, § 257 HGB
Jahresabschlüsse	10 Jahre	§ 147 AO

Räumliche Trennung

Mindestens eine Sicherungskopie sollte an einem räumlich getrennten Standort aufbewahrt werden (z. B. in einem anderen Brandabschnitt, an einem anderen Firmenstandort oder in einem gesicherten Cloud-Speicher). Dies schützt vor Verlust durch Feuer, Wasserschäden oder Einbruch.

Dokumentation des Sicherungskonzepts

Ein schriftlich dokumentiertes Sicherungskonzept ist ein wesentlicher Bestandteil eines ordnungsgemäßen IT-Betriebs. Es stellt sicher, dass im Ernstfall klar ist, wie die Wiederherstellung abläuft — auch wenn die verantwortliche Person nicht verfügbar ist. Darüber hinaus kann ein dokumentiertes Sicherungskonzept bei Betriebsprüfungen oder Zertifizierungen als Nachweis gefordert werden.

Die Erstellung und Pflege des Sicherungskonzepts liegt in der Verantwortung des Kunden.