Aufträge

Im Modul Aufträge werden Kundenaufträge erfasst, freigegeben, abgewickelt, abgeschlossen und bei Bedarf storniert. Die Übersicht zeigt die Aufträge als Liste; über Details öffnet sich ein Auftrag als eigener Reiter mit seinem Kopf, den Vorgängen und den Reitern Allgemein, Anschriften, Positionen, Anschreiben, Zahlungsplan, Auftragsänderungen, Revisionen, Notizen, Dokumente, E-Mails, Aufgaben und Freigabeprozesse (siehe Detailansicht).

Bedienung der Übersicht

Die Übersicht folgt demselben Aufbau wie die übrigen Module: links oben die Vorgänge, daneben die Suchleiste, rechts die Blätterung.

Vorbelegung der Liste

Beim Öffnen zeigt die Liste die offenen Aufträge: Der Filter Nicht archiviert ist vorbelegt. Ein abgeschlossener oder stornierter Auftrag ist archiviert und damit zunächst ausgeblendet — im Alltag ist der offene Bestand gemeint, und alles andere würde die Liste mit erledigten Vorgängen füllen.

Die Vorbelegung ist als gesetzter Filter sichtbar und lässt sich wie jeder andere Filter wegnehmen; dann erscheinen auch abgeschlossene und stornierte Aufträge. Stornierte Aufträge sind an der Spalte Storniert? zu erkennen.

Rahmenaufträge stehen nicht in dieser Liste — sie haben ihr eigenes Modul Rahmenaufträge. Ein direkter Sprung auf einen Rahmenauftrag, etwa über den Verweis an einem Abruf, öffnet ihn trotzdem.

Revision und offene Auftragsänderungen

Die Spalte Revision direkt hinter der Auftrags-Nr. zeigt den laufenden Stand des Auftrags, die Spalte Offene Auftragsänderungen die Zahl der erfassten oder genehmigten Auftragsänderungen. Über die rechte Maustaste auf einem Verweis auf einen Auftrag öffnet der Menüpunkt Auftragsänderungen die Liste der Auftragsänderungen, gefiltert auf diesen Auftrag.

Aktionen an der Zeile

Die Vorgänge zu einem Auftrag stehen in der Spalte Aktionen am rechten Rand der Zeile, nicht in der Werkzeugleiste. Dauerhaft sichtbar ist dort nur Details; die fachlichen Vorgänge liegen unter Weitere Aktionen. Angeboten wird nur, was beim jeweiligen Auftrag gerade möglich ist: Ein freigegebener Auftrag bietet kein „Sofort freigeben" mehr, ein abgeschlossener kein „Abschließen". Nach jeder Aktion sind die angebotenen Vorgänge unmittelbar aktuell.

Wichtig: Vorgänge, die nicht anwendbar sind, werden in der Regel nicht ausgegraut, sondern gar nicht angezeigt. Fehlt ein erwarteter Vorgang, liegt es am Zustand des Auftrags — etwa an einer fehlenden Freigabe oder an bereits gelieferten Positionen.

Ausnahmen sind Auftraggeber ändern, Stornieren und Wieder öffnen: Sie erscheinen auch dann, wenn sie gerade nicht möglich sind — ausgegraut, mit dem Grund im Tooltip. So ist erkennbar, dass es den Vorgang gibt und was ihm im Weg steht.

An einem stornierten Auftrag gibt es nur noch Details.

In der Werkzeugleiste bleiben die Vorgänge, die keine einzelne Zeile brauchen oder den Auftrag nicht verändern: Anlegen, Drucken, das Abschließen mehrerer Aufträge sowie die Sprünge zu Warenausgängen und zu Lieferscheinen und Rechnungen.

Suche

Die Suchleiste ersetzt die früheren einzelnen Filterfelder. Zu jedem Suchvorschlag nennt sie die Zahl der Treffer; Vorschläge ohne Treffer werden nicht angeboten. Der Filter greift, sobald die Eingabe mit Eingabetaste bestätigt wird.

Auftrag anlegen

Über Neu öffnet sich der Anlagedialog, gegliedert in Auftraggeber, Basisdaten und Konditionen. Pflicht sind Auftraggeber, Werk und Belegart.

Mit der Auswahl des Auftraggebers übernimmt Prosoft dessen Konditionen — Sprache, Lieferbedingung, Zahlungsbedingung, Versandart, Profit-Center, Werk, Sachbearbeiter und Vertreter. Ist am Partner kein Werk hinterlegt und existiert genau ein aktives Werk, wird dieses gesetzt. Belegart, Währung und Sprache sind vorbelegt.

Nach dem Anlegen öffnet sich der neue Auftrag als eigener Reiter, bereits im Bearbeiten-Modus, sodass Positionen unmittelbar erfasst werden können.

Der Anlagedialog und der Dialog Duplizieren haben kein Feld für Notizen. Notizen zum Auftrag werden im Reiter Notizen der Detailansicht erfasst.

Vorbelegung der Belegart

Welche Belegart der Anlagedialog vorschlägt, ist mandantenweit einstellbar unter Einstellungen → Systemkonfiguration → Reiter Verkauf → Karte Aufträge → Standardbelegart neuer Aufträge. Wer überwiegend eine andere Art als den Normalauftrag verkauft, spart damit den Handgriff bei jeder Anlage.

Die Vorbelegung lässt sich in jedem Auftrag übersteuern — im Anlagedialog selbst und später im Kopfformular. Zur Auswahl stehen alle nicht archivierten Belegarten der Klasse Auftrag; die Auftragsnummer richtet sich nach der Nummernkreisgruppe der jeweils gewählten Belegart. Näheres zur Pflege der Belegarten steht unter Belegarten.

Detailansicht

Der Kopf der Detailansicht zeigt Auftrags-Nr., Auftraggeber und die laufende Revision des Auftrags sowie, wer den Auftrag angelegt und zuletzt geändert hat. Die Revision bleibt leer, solange der Auftrag nie freigegeben war (siehe Auftragsänderungen und Revisionen). Kopf und Reiter bleiben beim Wechsel zwischen den Reitern stehen. Ein geöffneter Rahmenauftrag heißt in Reiter und Kopf Rahmenauftrag.

Ist der Auftrag storniert, steht im Kopf der Hinweis Der Auftrag ist storniert. mit dem Stornogrund, daneben das Kennzeichen Storniert (siehe Stornieren).

Bearbeiten-Modus

Die Angaben des Auftrags lassen sich erst ändern, wenn der Umschalter Bearbeiten eingeschaltet ist. Er wirkt über alle Reiter:

Folgt dem Bearbeiten-Modus	Bleibt ohne Bearbeiten-Modus bedienbar
Felder im Reiter Allgemein	Vorgänge in der Leiste über den Reitern, etwa Terminieren, Warenausgang erstellen, Auftraggeber ändern, Stornieren
Positionen: Hinzufügen, Entfernen, Verschieben und das Positionsformular	Fakturieren im Zahlungsplan
Zahlungsplan: Hinzufügen, Zahlungsplanvorlage übernehmen, Entfernen und die Zellen der Tabelle	Notizen, Dokumente, E-Mails und Aufgaben
	Auftragsänderungen und Revisionen

Ohne Bearbeiten-Modus lässt sich das Positionsformular vollständig durchblättern; nur Eingaben und Verschieben sind gesperrt.

Benutzer, die das Modul nur lesend nutzen dürfen, können gar nichts ändern: Für sie sind auch die Vorgänge, Notizen, Dokumente, E-Mails, Aufgaben und das Fakturieren gesperrt.

Der Umschalter ist gesperrt, wenn der Auftrag storniert, abgeschlossen oder archiviert ist oder eine Freigabeprüfung läuft; der Tooltip nennt den Grund. Ist ein Auftrag bereits freigegeben, fragt Prosoft beim Einschalten, ob die Freigabe dafür zurückgezogen werden soll.

Vorgänge aus der Detailansicht

Terminieren und Warenausgang erstellen öffnen ihre Masken direkt aus der Detailansicht. Nach dem Abschluss lädt die Detailansicht Kopf und Positionen neu.

Informationen

Die frühere Karte Informationen gibt es in der Detailansicht nicht mehr. Notizen werden im Reiter Notizen gepflegt. Versandinfo und interne Logistikinfo werden am Partner hinterlegt, Warenannahmezeiten an der Lieferadresse. Bereits am Auftrag vorhandene Werte bleiben erhalten und gehen weiterhin auf Lieferschein und Versandauftrag über.

Auftraggeber ändern

Im Projektgeschäft wechselt der Auftraggeber gelegentlich während der Laufzeit — etwa wenn zentral bestellt wurde und die Abwicklung später auf einen Standort übergeht. Der Vorgang Auftraggeber ändern wechselt den Auftraggeber am bestehenden Auftrag. Der Beleg behält seine Nummer; es entsteht keine Kopie und kein zweiter Vorgang, der beim Kunden erklärt werden müsste.

Der Vorgang steht in der Aktionsspalte der Übersicht unter Weitere Aktionen und in der Vorgangsleiste der Auftragsdetails.

Angaben im Dialog

Pflicht sind der neue Auftraggeber und eine Begründung; die Begründung wird mit dem Wechsel festgehalten.

Der Ansprechpartner richtet sich nach dem Stamm des neuen Auftraggebers:

Am neuen Auftraggeber	Verhalten
genau ein Ansprechpartner	wird vorbelegt und kann übernommen werden
mehrere Ansprechpartner	einer ist auszuwählen
kein Ansprechpartner	das Feld bleibt leer, der Wechsel ist trotzdem möglich

Was mitwechselt

Die Auftragsanschrift wechselt immer mit — unter ihr erscheint der Auftraggeber auf dem Beleg. Drei weitere Angaben entscheidet der Anwender je Fall über ein Kennzeichen:

Kennzeichen	Wirkung	Vorbelegung
Rechnungsanschrift ändern	Setzt die Rechnungsanschrift des neuen Auftraggebers. Ist an ihm ein abweichender Rechnungsempfänger hinterlegt, wird dessen Anschrift verwendet.	gesetzt
Lieferanschrift ändern	Setzt die Lieferanschrift des neuen Auftraggebers. Sind an ihr Warenannahmezeiten hinterlegt, werden sie übernommen.	nicht gesetzt
Auftraggeber am Projekt mitändern	Setzt denselben Auftraggeber am verknüpften Projekt. Erscheint nur, wenn der Auftrag mit einem Projekt verknüpft ist.	gesetzt

Die Lieferanschrift ist bewusst nicht vorbelegt: Sie benennt das physische Ziel, und das ändert sich beim Auftraggeberwechsel typischerweise nicht.

Der Dialog zeigt zu jeder der drei Angaben die bisherige und die künftige Ausprägung, sobald der neue Auftraggeber gewählt ist — so ist vor dem Bestätigen erkennbar, was sich tatsächlich ändert.

Was unverändert bleibt

Unangetastet bleiben Preise und Rabatte, die Kunden-Artikelnummern und Handhabungsvorgaben der Positionen, Zahlungs- und Lieferbedingung, Währung, Vertreter, Sachbearbeiter, Steuerschlüssel, Spediteur, Versandart sowie die Textbausteine des Belegs.

Das ist beabsichtigt: Im Projektgeschäft sind Preise und Bedingungen verhandelt und nicht ermittelt — ein automatisches Neurechnen würde eine Absprache überschreiben. Sollen die Preise dem neuen Auftraggeber folgen, werden sie anschließend über Preise neu ermitteln im Reiter Positionen neu bestimmt.

Bereits erzeugte Belege behalten ebenfalls ihren Auftraggeber. Das betrifft insbesondere Rechnungen aus dem Zahlungsplan: Sie sind so nach draußen gegangen und werden nicht rückwirkend umgeschrieben.

Wann der Wechsel gesperrt ist

Sobald die Abwicklung begonnen hat, ist der Wechsel gesperrt — Warenausgang, Lieferschein und Rahmenabruf tragen ihren eigenen Auftraggeber und ihre eigene Anschrift, und kein Vorgang zieht sie nach:

Zustand des Auftrags	Grund
archiviert	aus dem Verkehr gezogen
laufender Freigabeprozess	ein Prüfer beurteilt den Beleg mit dem bisherigen Auftraggeber
abgeschlossen	die Abwicklung ist beendet
ist selbst ein Rahmenauftrag	die Abrufe des bisherigen Auftraggebers würden verwaisen
eine Position ist geliefert	der Lieferschein trägt seinen eigenen Auftraggeber
zu einer Position ist ein Warenausgang erfasst	die Ware ist bereits ausgebucht, auch ohne Lieferschein
eine Position hat Rahmenauftrags- oder Lieferplanbezug	der Abruf würde weiter das Kontingent des bisherigen Auftraggebers verbrauchen

Der Vorgang wird in diesen Fällen ausgegraut angeboten, nicht weggelassen; der jeweilige Grund steht als Hinweis am Vorgang. Wer bei Rahmen- oder Lieferplanbezug wechseln will, löst den Bezug vorher selbst — siehe Rahmen zuordnen.

An einem stornierten oder von Hand archivierten Auftrag wird der Vorgang gar nicht angeboten — weder in der Übersicht noch in den Auftragsdetails; dort gibt es nur noch Details. Ein abgeschlossener Auftrag zeigt ihn an beiden Stellen ausgegraut.

Nachvollziehbarkeit

Jeder Wechsel wird im Vorgangsprotokoll festgehalten — unter Finanzen → Betriebsprüfung → Vorgangsprotokoll. Der Eintrag nennt den Benutzer, den Auftrag, den bisherigen und den neuen Auftraggeber, die Begründung und die tatsächlich geänderten Anschriften mit ihrem Wert vorher und nachher.

Freigabe

Beim Freigeben eines Auftrags prüft Prosoft, ob alle für den weiteren Ablauf erforderlichen Angaben vollständig sind. Für versandrelevante Aufträge ist dabei die Lieferbedingung Pflicht; die Versandart ebenfalls, solange die zugehörige Einstellung aktiv ist — das ist der Standard. Fehlt ein verlangtes Feld, wird die Freigabe blockiert.

Damit steht bei jedem Auftrag, der zu einem physischen Warenausgang führt, früh fest, wie die Ware das Haus verlässt; eine erst spät ergänzte Versandart pflanzt sich sonst durch Kommissionierung, Warenausgang, Versand und Faktura fort. Wo diese Entscheidung zum Zeitpunkt der Freigabe fachlich noch nicht getroffen werden kann — etwa bei Ersatzteil- und Einzelaufträgen, bei denen erst der Versand über den Weg entscheidet —, lässt sich die Versandart-Pflicht abschalten. Siehe Versandart-Pflicht abschalten.

Wann ist ein Auftrag versandrelevant?

Ein Auftrag gilt als versandrelevant, sobald er mindestens eine Position mit einem lagerbaren Artikel enthält (Artikelart-Kennzeichen „kann gelagert werden").

Nicht versandrelevant sind Aufträge, die ausschließlich nicht-lagerbare Leistungen enthalten — etwa reine Dienstleistungen oder digitale Leistungen. Sie lassen sich weiterhin ohne Lieferbedingung und Versandart freigeben.

Welche Positionen zählen?

Berücksichtigt werden nur aktive Positionen mit Artikelbezug. Text- und stornierte Positionen sowie Zu-/Abschlag-Positionen ohne Artikel bleiben außer Betracht. Artikel ohne hinterlegte Artikelart werden vorsorglich als lagerbar behandelt.

Pflichtfelder bei der Freigabe

Ist ein Auftrag versandrelevant, wird die Freigabe verhindert, solange ein verlangtes Feld fehlt:

Fehlendes Feld	Meldung	Abschaltbar
Lieferbedingung	„Der Auftrag enthält lagerbare Artikel und kann nur mit Lieferbedingung freigegeben werden."	nein
Versandart	„Der Auftrag enthält lagerbare Artikel und kann nur mit Versandart freigegeben werden."	ja, über eine Einstellung

Die Prüfung greift bei jeder Form der Freigabe: bei der manuellen Freigabe im Auftrag, bei Sofortaufträgen, beim Datenimport bereits freigegebener Aufträge und beim Verarbeiten von Lieferplan-Abrufen.

Beim Lieferplan-Abruf prüft Prosoft dabei am Kunden statt am Auftrag: Die Abrufe erzeugen ihre Aufträge selbst und geben sie unmittelbar frei, weshalb die Angaben vorab im Kundenstamm vorliegen müssen. Fehlt dort etwas, nennt eine Sammelmeldung alle betroffenen Abrufe.

Lieferbedingung und Versandart — der Unterschied

Beide Felder beschreiben unterschiedliche Achsen des Versands und ergänzen sich:

	Lieferbedingung	Versandart
Charakter	Kaufmännisch (Incoterm-Logik)	Operativ/logistisch
Steuert	Wer Frachtkosten und Transportrisiko trägt; Ausweis von Fracht und Verpackung auf der Rechnung	Wie bzw. womit physisch versendet wird; Anbindung des Carriers, Erzeugung von Lieferschein und Sendung
Beispiele	„Ab Werk", „Frei Haus"	„Spedition", „DPD", „Abholung", „Fuhrpark"
Stammdaten	Lieferbedingungen	Versandarten

Merksatz: Die Lieferbedingung klärt, wer zahlt und wer das Risiko trägt, die Versandart klärt, wie physisch versendet wird. Eine Selbstabholung ist keine Ausnahme von der Pflicht, sondern wird über eine eigene Versandart „Abholung" abgebildet.

Automatische Vorbelegung aus dem Kundenstamm

Damit die Pflichtfelder in der Regel bereits korrekt gesetzt sind, werden Lieferbedingung und Versandart beim Anlegen und beim Duplizieren eines Auftrags automatisch aus dem Kundenstamm des gewählten Auftraggebers übernommen. Der Vorgang Auftraggeber ändern am bestehenden Auftrag lässt beide Felder dagegen bewusst stehen. Eine bewusst abweichend gesetzte Versandart bleibt dabei erhalten. Die Pflichtprüfung bei der Freigabe wirkt damit nur als Sicherheitsnetz für Fälle, in denen kein Standard hinterlegt ist.

Umstellungshinweis

Betriebe, die den Versand bisher ausschließlich über die Lieferbedingung gesteuert und keine Versandarten gepflegt haben, haben zwei Wege: entweder Versandart-Stammdaten anlegen und an ihren Partnern hinterlegen — oder die Versandart-Pflicht abschalten (siehe unten). Ohne eines von beiden lassen sich versandrelevante Aufträge nicht freigeben.

Versandart-Pflicht abschalten

Ob die Versandart zur Freigabe verlangt wird, steuert eine Einstellung in der Systemkonfiguration unter Verkauf → Aufträge: „Versandart bei Auftragsfreigabe erforderlich". Sie ist standardmäßig aktiv; nach einem Update verhält sich Prosoft damit unverändert.

Wer die Pflicht deaktiviert, kann versandrelevante Aufträge auch ohne Versandart freigeben. Das ist für Betriebe gedacht, bei denen die Versandentscheidung fachlich erst nach der kaufmännischen Freigabe fällt, sowie für solche, die den Versand über den Spediteur an der Sendung statt über Versandart-Stammdaten steuern. Die Einstellung wirkt an allen Stellen gleich, an denen die Prüfung greift — auch beim Sofortauftrag, beim Import und beim Lieferplan-Abruf.

Die Lieferbedingung bleibt in jedem Fall Pflicht und ist bewusst nicht abschaltbar. Der Grund liegt im unterschiedlichen Charakter der beiden Felder: Die Lieferbedingung ist preisrelevant — sie schaltet die Frachtkostenberechnung ein und steuert, ob Verpackung weiterberechnet wird. Sie muss deshalb zum Zeitpunkt der Freigabe feststehen, weil Preisfindung und Fakturierung darauf aufbauen, und sie ist kaufmännisch mit dem Kunden verhandelt, also ohnehin bekannt. Die Versandart trägt dagegen kein preisrelevantes Feld; ihre Wirkung setzt überwiegend erst beim Warenausgang ein.

Wichtig: Die Einstellung gilt für die gesamte Installation. Betreibt ein Unternehmen mehrere Mandanten in einer Datenbank, teilen sich diese den Wert — wie bei allen übrigen Einstellungen der Systemkonfiguration.

Was ohne Versandart nicht passiert

Die Versandart steuert mehr als die Freigabe. Wird ein Auftrag ohne sie bis zum Warenausgang gebracht, entfallen die daran hängenden Funktionen — teils, ohne dass es auffällt:

Funktion	Verhalten ohne Versandart
Erstellung von Lieferschein und Sendung	Es greifen die Standardvorgaben: je Warenausgang ein Lieferschein und eine Sendung. Abweichende Vorgaben aus der Versandart („pro Auftrag", „pro Versandeinheit") wirken nicht.
Versandbenachrichtigung	Es wird keine Benachrichtigung an Kunde oder Endempfänger versandt — ohne Hinweis in der Oberfläche.
Versandschnittstelle des Dienstleisters	Übermittlung und Etikettendruck stehen nicht zur Verfügung.
Versandart auf dem Beleg	Der zugehörige Text bleibt leer.

Die Versandart lässt sich bis zum Buchen der Sendung jederzeit nachtragen — am Auftrag, oder direkt an der Sendung, von wo aus sie auch auf die zugehörigen Lieferscheine übernommen wird. Wichtig: Die Vorgaben zur Erstellung von Lieferschein und Sendung werden allerdings genau in dem Moment ausgewertet, in dem die Lieferscheine aus dem Warenausgang entstehen. Ein zu diesem Zeitpunkt fehlender Eintrag lässt sich später nicht mehr korrigieren, weil die Belege dann bereits erzeugt sind. Wer die Pflicht abschaltet, sollte die Versandart daher spätestens vor dem Erstellen der Lieferscheine hinterlegen.

Liefertoleranz und automatischer Abschluss

Bei vielen Artikeln lässt sich die bestellte Menge technisch nicht exakt treffen — etwa bei Schüttgut, das über die Waage verladen wird, oder bei Zuschnitten und Chargenware. Für solche Artikel wird am Artikel eine Liefertoleranz gepflegt: Liegt die gelieferte Menge innerhalb dieser Toleranz, gilt die Position als vollständig geliefert.

Die Toleranz wird im Artikelstamm im Feld Erlaubte Toleranz als Prozentwert hinterlegt (siehe Artikel). Sie wirkt zweiseitig — also gleichermaßen bei Unter- wie bei Überlieferung.

Wann eine Position automatisch abschließt

Sobald die insgesamt gelieferte Menge einer Position innerhalb der Toleranz um die Auftragsmenge liegt, wird die Position automatisch als abgeschlossen markiert. Es bleibt kein Restbedarf und keine Nachlieferung offen. Sind alle Positionen eines Auftrags vollständig geliefert, schließt der Auftrag automatisch ab und verschwindet aus den offenen Aufträgen — es sei denn, zu ihm sind noch Auftragsänderungen offen (siehe Abschluss bei offenen Auftragsänderungen).

Bei einer Auftragsmenge von 100 Stück und einer erlaubten Toleranz von 8 % ergibt sich folgendes Bild:

Gelieferte Menge	Bewertung	Ergebnis
95 Stück	innerhalb der Toleranz (Untergrenze 92)	Position schließt automatisch ab
105 Stück	innerhalb der Toleranz (Obergrenze 108)	Position schließt automatisch ab
90 Stück	außerhalb der Toleranz	Position bleibt offen
115 Stück	außerhalb der Toleranz	Position bleibt offen

Die Regel gilt einheitlich für alle Mandanten und lässt sich nicht abschalten.

Lieferungen außerhalb der Toleranz

Liegt die gelieferte Menge außerhalb der Toleranz — zu wenig oder zu viel —, bleibt die Position bewusst offen. Sie kann entweder nachgeliefert oder über den Befehl Abschließen mit Angabe einer Begründung manuell abgeschlossen werden. Der manuelle Abschluss steht sowohl auf Auftrags- als auch auf Positionsebene zur Verfügung.

Artikel ohne gepflegte Toleranz

Ist am Artikel keine Toleranz hinterlegt oder steht sie auf 0 %, gilt ausschließlich die exakt getroffene Auftragsmenge als vollständig geliefert. Eine Überlieferung schließt die Position in diesem Fall nicht automatisch ab. Betriebe, die sich bisher darauf verlassen haben, dass jede Überlieferung eine Position abschließt, pflegen für die betroffenen Artikel eine Toleranz.

Rechnung und Abschluss beurteilen gleich

Abschluss und Fakturierung verwenden dieselbe Toleranz. Eine innerhalb der Toleranz gelieferte Position bleibt daher auch dann abgeschlossen, wenn die berechnete Menge unter der Auftragsmenge liegt — die Situation „fakturiert, aber Auftrag noch offen" entsteht nicht mehr.

Bei einem Abruf aus einem Rahmenauftrag wird die Toleranz auf die Menge des Abrufs angewendet. Der Rahmenauftrag selbst schließt dagegen über die abgerufene Menge ab — siehe Rahmenaufträge.

Freigabeprozess mit Prüfern

Neben der direkten Freigabe kann ein Auftrag zur Prüfung gegeben werden. Über Freigabe anfordern werden ein oder mehrere Prüfer benannt; der Auftrag ist bis zu deren Entscheidung für Änderungen gesperrt. Läuft der Prozess erfolgreich durch, ist der Auftrag freigegeben — dieselbe Wirkung wie bei der direkten Freigabe. Ist die Belegart des Auftrags in einer Checklisten-Vorlage hinterlegt, entsteht beim Anfordern zusätzlich eine Checkliste für die Prüfer.

Sofort freigeben übergeht den Prozess und gibt unmittelbar frei. Freigabe entfernen nimmt eine bestehende Freigabe zurück und stößt damit einen neuen Prozess an. Die drei Vorgänge schließen sich gegenseitig aus: Angeboten wird immer nur der, der zum aktuellen Zustand passt.

Jede Freigabe speichert das Belegbild der Auftragsbestätigung als Bild der laufenden Revision; die erste Freigabe legt Revision 1 an. Freigabe entfernen erzeugt keine neue Revision — eine neue Revision entsteht nur beim Umsetzen einer Auftragsänderung.

Der Reiter Freigabeprozesse zeigt alle Prozesse zum Auftrag mit ihren Prüfern und Entscheidungen; ein Zähler am Reiter weist auf laufende Prüfungen hin. Zu jedem Prozess lassen sich über Details die einzelnen Stufen einsehen.

Abschließen

Ein Auftrag wird abgeschlossen, wenn er nicht weiter abgewickelt werden soll — etwa weil eine Restmenge bewusst nicht geliefert wird. Dabei ist eine Begründung Pflicht; sie wird am Auftrag festgehalten.

Aufträge werden selten einzeln abgeschlossen: Am Quartalsende bleibt meist eine Reihe von Restmengen aus demselben Grund liegen. Der Vorgang Abschließen in der Werkzeugleiste nimmt deshalb die gesamte Auswahl der Liste und schließt sie mit einer gemeinsamen Begründung ab. Der Eingabedialog dafür erscheint direkt beim Klick.

Ein abgeschlossener Auftrag ist archiviert und verschwindet damit aus der vorbelegten Liste; ohne den Filter Nicht archiviert ist er weiter erreichbar. Über Wieder öffnen wird er wieder offen und nicht mehr archiviert; von Hand geschlossene Positionen öffnen sich dabei mit.

Wichtig: Sind alle Artikelpositionen vollständig geliefert, lässt sich der Auftrag nicht wieder öffnen — er würde sofort wieder abschließen. Wieder öffnen ist dann gesperrt mit dem Hinweis „Alle Positionen sind vollständig geliefert — der Auftrag bleibt abgeschlossen. Zum Wiedereröffnen zuerst den Lieferschein stornieren."

Umgekehrt öffnet sich ein Auftrag von selbst wieder, sobald eine seiner Positionen wieder offen ist — etwa nach dem Storno eines Lieferscheins.

Abschluss bei offenen Auftragsänderungen

Solange zum Auftrag noch Auftragsänderungen erfasst oder genehmigt sind, schließt er nicht automatisch ab — weder durch vollständige Lieferung noch durch Rechnungen über alle Positionen noch durch die Schlussrechnung aus dem Zahlungsplan. Sonst ginge etwa eine genehmigte Nachbestellung still verloren. Wird die letzte offene Auftragsänderung abgelehnt, storniert oder umgesetzt, prüft Prosoft den Abschluss neu.

Beim manuellen Abschließen und beim Abschluss im Auftragskopf warnt Prosoft vorher, dass offene Auftragsänderungen mit storniert werden, und storniert sie nach dem Bestätigen mit.

Stornieren

Stornieren ist für einen Auftrag gedacht, der nicht hätte entstehen sollen — eine Falscheingabe, ein doppelt erfasster Auftrag, ein Kunde, der vor der Lieferung abspringt. Der Unterschied zum Abschließen (siehe oben): Ein abgeschlossener Auftrag ist erledigt und lässt sich wieder öffnen, ein stornierter ist endgültig beendet.

Beim Stornieren ist ein Stornogrund Pflicht. Er steht danach im Kopf des Auftrags. Auch ein freigegebener Auftrag lässt sich stornieren.

Nicht stornieren lässt sich ein Auftrag, der

• bereits storniert oder abgeschlossen ist,
• in einer laufenden Freigabeprüfung steckt,
• Lieferungen, einen Warenausgang oder Rechnungen hat,
• einen offenen Speditionsauftrag hat,
• mit einem Produktionsauftrag oder einer Bestellung (Streckengeschäft) verknüpft ist.

In diesen Fällen ist Stornieren ausgegraut; der Tooltip nennt den Grund. Die verknüpften Belege sind zuerst zu stornieren oder zu lösen.

Beim Stornieren

• werden alle offenen Positionen mit dem Stornogrund geschlossen,
• werden die Dispositionsbedarfe des Auftrags gelöscht,
• werden die Kostenträger des Auftrags gesperrt,
• wird die Zuordnung von Abrufen zu einem Rahmenauftrag gelöst; die abgerufene Menge steht am Rahmen wieder zur Verfügung,
• werden erfasste und genehmigte Auftragsänderungen mit storniert; Prosoft weist vorher ausdrücklich darauf hin,
• wird der Auftrag archiviert und lässt sich weder bearbeiten noch wieder öffnen.

Ein stornierter Projektauftrag bleibt dem Projekt zugeordnet.

Positionen

Im Reiter Positionen werden die Auftragspositionen erfasst. Neben Artikel-, Text- und Gruppenpositionen sowie Zusatzkosten stehen dort einige Vorgänge, die den ganzen Auftrag oder eine einzelne Position betreffen. Eine neu hinzugefügte Position ist sofort markiert und kann direkt im Positionsformular ausgefüllt werden.

Gruppen

Positionen lassen sich zu Gruppen zusammenfassen. Eine Gruppe beginnt mit einer Position der Art Gruppe; alle Positionen, die ihr folgen, gehören zu ihr — bis die nächste Gruppe beginnt. Positionen oberhalb der ersten Gruppe fasst der Beleg unter einer eigenen Sammelgruppe zusammen.

Die Zugehörigkeit ergibt sich damit allein aus der Reihenfolge. Aus diesem Grund lässt sich das Positionsgrid nicht über die Spaltenköpfe sortieren: Eine abweichende Bildschirmsortierung würde Gruppensummen an Zeilen anzeigen, unter denen ganz andere Positionen stehen. Verschoben wird über Nach oben und Nach unten.

Gruppenpreis

Die Gruppenzeile zeigt in der Spalte Einzelpreis die Nettosumme aller Positionen, die zu ihr gehören — denselben Betrag, den der Beleg als Summenzeile der Gruppe ausweist.

Der Wert wird gerechnet und nur angezeigt. Er lässt sich nicht überschreiben und wird nicht gespeichert: Die Gruppenzeile bleibt eine Textposition ohne eigenen Preis und zählt deshalb auch nicht doppelt in die Auftragssumme.

Einzelpreise auf dem Beleg unterdrücken

An jeder Position steht das Kennzeichen Preise anzeigen?. Ist es nicht gesetzt, weist der Beleg für diese Position weder Einzelpreis noch Nettobetrag noch Rabatt aus. In die Summen zählt die Position unverändert ein.

Wird der Auftrag aus einem Angebot erstellt, übernimmt jede Position die Einstellung ihrer Angebotsposition.

Feste Menge

Am Mengenfeld einer Position sitzt ein Umschalter mit Nadel-Symbol. Ist er gesetzt, muss die Auftragsmenge exakt eingehalten werden — Teilmengen sind dann nicht vorgesehen.

Stufe

Bei einem Artikel mit Material trägt die Position Linie und Stufe; ihr Preis kommt aus der Stufe. Die Stufe wird in der Karte Stufe geändert und ermittelt den Preis neu. Näheres unter Stufenpreise.

Liefertermine für alle Positionen

Der Vorgang Liefertermine setzt Wunschtermin, Bereitstellungstermin, Warenausgangstermin und Anliefertermin über alle Positionen des Auftrags in einem Schritt. Leer gelassene Termine bleiben je Position unverändert, sodass sich ein einzelner Termin über den ganzen Auftrag verschieben lässt, ohne die übrigen zu überschreiben.

Wichtig: Ist auch nur eine Position des Auftrags abgeschlossen, wird nichts gesetzt. Die Terminverschiebung gilt für den ganzen Auftrag; an einem teilweise abgeschlossenen wäre nicht mehr erkennbar, welche Positionen sie erfasst hat.

Rahmen zuordnen

Eine Artikelposition kann einer Position eines Rahmenauftrags zugeordnet werden und wird damit zum Abruf. Zur Auswahl stehen nur Positionen abrufbarer Rahmenaufträge desselben Auftraggebers mit demselben Artikel, die noch offen sind und deren Gültigkeitszeitraum das Auftragsdatum umfasst.

Beim Erfassen des Artikels ordnet Prosoft die Position automatisch zu, wenn es genau einen passenden Rahmen gibt: abrufbar, weder abgeschlossen noch storniert, derselbe Auftraggeber, derselbe Artikel, gültig am Auftragsdatum und mit ausreichender Restmenge. Kommen mehrere Rahmen in Frage, ordnet Prosoft nicht selbst zu, sondern öffnet den Dialog Rahmen zuordnen.

Der Dialog Rahmen zuordnen — ebenso über Weitere Aktionen an der Position erreichbar — fragt ausdrücklich, ob die Position aus einem Rahmenauftrag abgerufen werden soll:

Auswahl	Wirkung
Kein Rahmen	Die Position wird ohne Rahmen geführt; eine bestehende Zuordnung wird gelöst. Die Auswahl der Rahmenposition entfällt.
Aus Rahmenauftrag abrufen	Eine Rahmenposition ist Pflicht. Zur Wahl stehen nur die passenden Rahmen; jeder Eintrag nennt Rahmenauftrag, Position und Bezeichnung. Die Suche (Lupe) zeigt zusätzlich Bestell-Nr., Menge, abgerufene Menge und Einzelpreis, sodass sich zwei Rahmen zum selben Artikel unterscheiden lassen.

Gibt es keinen passenden Rahmen, weist der Dialog darauf hin. Mit Abbrechen bleibt die Position, wie sie ist.

Die Spalte Rahmen in der Positionsliste zeigt den zugeordneten Rahmenauftrag als Verweis; ohne Zuordnung bleibt sie leer.

Wichtig: Überschreitet die abgerufene Menge die Restmenge des Rahmens, wird die Zuordnung abgewiesen. Ein Abruf über den Rahmen hinaus ist nicht möglich.

Sachmerkmale erfassen

Im Reiter Sachmerkmale einer Position werden die Merkmale der gewählten Sachmerkmalsgruppe eingetragen. Typ, Schlüssel und Bezeichnung sind vorgegeben, eingetragen wird nur der Wert.

Die Werte lassen sich am Stück erfassen: Die Eingabetaste schreibt den Wert und springt in die Wertzelle der nächsten Zeile, wo die Eingabe direkt weitergeht. Ein Klick in jede einzelne Zelle ist nicht nötig.

Positionen und Gruppen duplizieren

Der Vorgang Duplizieren legt eine Kopie der ausgewählten Position an. Was kopiert wird, hängt von der Positionsart ab:

Ausgewählte Position	Ergebnis
Gruppe	Die gesamte Gruppe — die Gruppenzeile und alle ihr zugeordneten Positionen bis zur nächsten Gruppe
Artikel, Text oder Zusatzkosten	Genau diese eine Position

Die Kopie steht unmittelbar hinter dem Original; die Reihenfolge der übrigen Positionen bleibt erhalten. Eine kopierte Gruppe trägt den Namen des Originals mit dem Zusatz „(Kopie)".

Preise, Mengen, Rabatte, Sachmerkmale und Zusatzkosten werden unverändert übernommen — es findet keine Preisneuermittlung statt. Zusatzkosten einer kopierten Position werden mitkopiert und der Kopie zugeordnet.

Kopiert wird der Inhalt, nicht der Bearbeitungsstand. An der Kopie sind deshalb zurückgesetzt:

• die gelieferten, berechneten, abgerufenen und beschafften Mengen sowie die Abschluss-Kennzeichen — eine Kopie ist immer eine offene Position
• die Seriennummer, denn sie bezeichnet genau ein physisches Stück
• die Zuordnung zu einem Rahmenauftrag und zu einem Produktionsauftrag
• der Verweis auf die Angebotsposition, aus der das Original entstanden ist

Entfallene Positionen (siehe Auftragsänderungen und Revisionen) werden beim Duplizieren einer Position oder Gruppe und beim Duplizieren des Auftrags nicht mitkopiert.

Wichtig: Eine Gruppe lässt sich auch dann duplizieren, wenn sie seriennummerngeführte Positionen enthält. Die Kopien entstehen ohne Seriennummer und werden neu belegt.

Der Vorgang steht nur zur Verfügung, solange der Auftrag bearbeitbar ist. An einem abgeschlossenen Auftrag wird er nicht angeboten.

Bruttomarge und Aufschlag

Wie im Angebot weist Prosoft auch am Auftrag zwei Kennzahlen aus: die Bruttomarge bezieht den Gewinn auf den Verkaufspreis, der Aufschlag auf die Herstellkosten. Beide stehen je Position und am Belegkopf, werden vom System aus Einzelpreis und Herstellkosten ermittelt und sind nicht überschreibbar. Entsteht der Auftrag aus einem Angebot, werden sie für die übernommenen Positionen neu berechnet.

Bedeutung, Rechenweg und die Abhängigkeit von der EK/HK-Ermittlung beschreibt Bruttomarge und Aufschlag beim Angebot; für den Auftrag gilt dasselbe. Angezeigt werden die Kennzahlen in der neuen Auftragsansicht; in der klassischen Ansicht fehlt der Aufschlag.

Projekt

Ein Auftrag kann mit einem Projekt verknüpft werden. Die Verknüpfung wird im Auftrag über das Feld Projekt gepflegt und lässt sich auch aus dem Projekt selbst heraus setzen.

In der Übersicht zeigt die Spalte Projekt-Nr. die Nummer des verknüpften Projekts als Verweis. Ein Klick darauf führt direkt ins Modul Projekte, gefiltert auf genau dieses Projekt — das manuelle Heraussuchen über das Modulmenü entfällt.

Über die rechte Maustaste stehen auf der Projekt-Nummer drei Ziele zur Auswahl:

Ziel	Wohin es führt
Projekt	Modul Projekte, gefiltert auf dieses Projekt (entspricht dem Klick mit der linken Maustaste)
Projektdetails	Detailansicht des Projekts mit den zugehörigen Belegen
Projektüberwachung	Projektüberwachung für dieses Projekt

Ist am Auftrag kein Projekt hinterlegt, bleibt die Zelle leer und enthält keinen Verweis.

Zum Projekt gehören alle seine Aufträge, auch abgeschlossene und stornierte. In Projektsummen und Budgets zählen stornierte Aufträge nicht mit.

Archivierte Projekte

Die Projektliste blendet archivierte Projekte aus. Führt der Verweis auf ein inzwischen archiviertes Projekt, bleibt die Liste deshalb leer — das Projekt ist über das Modul Projekte mit dem Filter auf archivierte Datensätze erreichbar.

Budgets

Zu jeder Auftragsposition können Budgets je Kostenart hinterlegt werden. Ein Budget gibt an, mit welcher Menge und welchem Verrechnungssatz für eine bestimmte Kostenart kalkuliert wird.

Die Budgets dienen als Planungsbasis für die Kostenkontrolle des Auftrags. In Verbindung mit einem Projekt können die budgetierten Werte in der Projektüberwachung den tatsächlich angefallenen Kosten gegenübergestellt werden.

Anlegen eines Budgets

Im Reiter Budgets einer Auftragsposition kann über den Button Neu ein Budget angelegt werden. Folgende Felder sind anzugeben:

Feld	Beschreibung
Kostenart	Die Kostenart, für die das Budget gilt (z. B. Entwicklung, Fertigung).
Menge	Die budgetierte Menge in der Bezugsgröße der Kostenart (z. B. Stunden).

Der Verrechnungssatz und der budgetierte Betrag werden automatisch aus dem zum Bestelldatum des Auftrags gültigen Verrechnungssatz der Kostenart berechnet und am Datensatz gespeichert. Beide stehen als Spalten Verrechnungssatz und Summe neben der Menge und sind nur Anzeige — eine Zeile ohne Mengenvorgabe bleibt dort leer.

Negative Budgetpositionen

Budgetpositionen können auch mit einer negativen Menge angelegt werden. Dies ist sinnvoll, wenn sich der geplante Aufwand nachträglich verringert — zum Beispiel wenn weniger Material benötigt wird oder Stunden entfallen.

Steht eine Position in einer offenen Auftragsänderung, sind ihre Budgets gesperrt; geändert werden sie dann in der Auftragsänderung und beim Umsetzen übernommen.

Übernahme aus einem Angebot

Wird ein Auftrag aus einem Angebot erstellt, werden alle aktiven (nicht stornierten) Angebotsbudgets automatisch in den Auftrag übernommen. Der Verrechnungssatz wird dabei zum Bestelldatum des neuen Auftrags neu ermittelt.

Eine manuelle Nachpflege ist nur dann erforderlich, wenn die Planung nach der Auftragserteilung angepasst werden soll.

Stornieren eines Budgets

Ein Budget kann über den Befehl Stornieren storniert werden. Stornierte Budgets bleiben sichtbar und können nicht wieder aktiviert werden. Korrekturen erfolgen durch Stornieren des alten und Anlegen eines neuen Budgets.

Import

Budgets können auch per Datenimport aus einer Excel-Datei angelegt werden. Weitere Informationen dazu finden sich im Abschnitt Datenimport.

Auftragsänderungen und Revisionen

Ändert sich der Lieferumfang eines freigegebenen Auftrags nach der Auftragsbestätigung, wird die Änderung als Auftragsänderung mit neuen, geänderten und entfallenden Positionen erfasst, intern genehmigt und umgesetzt. Erst beim Umsetzen ändert sich der Auftrag; er erhält dabei eine neue Revision, und das Belegbild der vorigen Revision wird eingefroren.

Der Reiter Auftragsänderungen zeigt alle Auftragsänderungen des Auftrags mit Plus, Minus und Saldo (Plus-Minus-Liste); dort werden neue Auftragsänderungen angelegt und genehmigte umgesetzt. Der Reiter Revisionen listet die Stände des Auftrags mit ihrem Belegbild. Beide Reiter folgen nicht dem Bearbeiten-Modus. An einem Rahmenauftrag gibt es den Reiter Auftragsänderungen nicht; an einem noch nicht freigegebenen Auftrag weist er darauf hin, dass Auftragsänderungen erst nach der Freigabe erfasst werden können.

Änderungen über Freigabe entfernen bleiben daneben möglich; sie erzeugen keine Revision und erscheinen nicht in der Plus-Minus-Liste.

Position in Änderung

Steht eine Position in einer erfassten oder genehmigten Auftragsänderung, ist sie am Auftrag vollständig gesperrt — kein Feld, kein Budget, kein Löschen, kein Abschließen ohne Lieferung —, auch nach Freigabe entfernen. Das Positionsformular nennt die Auftragsänderung, etwa „Die Position ist in Auftragsänderung Nr. 6 in Bearbeitung und bis zu deren Umsetzung, Ablehnung oder Storno gesperrt." Lieferung und Faktura bleiben möglich. Sammelvorgänge wie Preise neu ermitteln oder Liefertermine überspringen gesperrte Positionen und melden das. Die Spalte In Änderung im Reiter Positionen nennt die Nummer der Auftragsänderung.

Entfallene Position

Eine Position, die über eine Auftragsänderung entfällt, bleibt mit ihrer Positionsnummer und Menge 0 im Auftrag stehen und ist in der Spalte Entfallen gekennzeichnet. Auf der Auftragsbestätigung erscheint sie mit „0 Stück". Sie gilt als erledigt, steht nicht mehr in den offenen Lieferungen und hält den Abschluss des Auftrags nicht auf; ihr Budget ist storniert. Einzelheiten unter Entfallene Position.

Zu-/Abschlag-Positionen

Bestimmte Artikel können als Zu- oder Abschlag in einen Auftrag aufgenommen werden — zum Beispiel eine Versandpauschale oder ein Rabatt auf den Gesamtauftrag. Diese Positionen werden wie normale Auftragspositionen manuell hinzugefügt und stehen eigenständig im Auftrag, ohne Bezug zu einer anderen Position.

Typische Anwendungsfälle:

• Pauschale Versandkosten für den gesamten Auftrag
• Rabatt auf den Gesamtauftrag (negativer Preis)
• Bearbeitungsgebühr ohne Artikelbezug

Lieferschein

Zu-/Abschlag-Positionen erscheinen nicht im Lieferschein — sie werden ausschließlich auf der Rechnung ausgewiesen.

Zusatzkosten

Zusatzkosten sind Nebenkosten, die direkt einer bestimmten Auftragsposition zugeordnet sind. Sie erscheinen eingerückt unter der zugehörigen Position und werden automatisch berechnet.

Zusatzkosten können automatisch aus den Konditionen eines Artikels übernommen werden, wenn sie dort hinterlegt sind. Sie lassen sich aber auch manuell direkt im Auftrag zu einer Position hinzufügen.

Lieferschein und Rechnung

Zusatzkosten erscheinen nicht im Lieferschein, werden aber auf der Rechnung gemeinsam mit ihrer zugehörigen Position ausgewiesen.

Berechnungsarten

Berechnungsart	Beschreibung
Pauschal	Fixer Betrag, unabhängig von Menge oder Preis (wird genau 1× berechnet)
Mengenabhängig	Betrag skaliert mit der Menge der zugehörigen Position
Gewichtsabhängig	Betrag skaliert mit dem Nettogewicht der zugehörigen Position
Prozentual	Prozentualer Anteil am Nettowert der zugehörigen Position

Wann was verwenden?

Situation	Empfehlung
Versandpauschale für den gesamten Auftrag	Zu-/Abschlag-Position
Rabatt auf den gesamten Auftrag	Zu-/Abschlag-Position mit negativem Preis
Zeugnis oder Prüfbescheinigung zu einem Artikel	Zusatzkosten, Berechnungsart „Pauschal"
Frachtkosten abhängig von der gelieferten Menge	Zusatzkosten, Berechnungsart „Mengenabhängig"
Prozentualer Aufschlag auf eine bestimmte Position	Zusatzkosten, Berechnungsart „Prozentual"

Dispobereich

Der Dispobereich steuert, in welchem Planungsbereich der Auftrag für die Disposition berücksichtigt wird.

Ist das Feature Vorbelegung Dispobereich aktiviert, wird der Dispobereich beim Anlegen eines neuen Auftrags automatisch mit dem Standard-Dispobereich des im Mandanten hinterlegten Werks vorbelegt. Das Feld kann anschließend manuell angepasst werden.

Aktivierung

Das Feature wird unter Administration → Feature Flags aktiviert (Bezeichnung: VorbelegungDispobereich).