Aufträge

Freigabe

Beim Freigeben eines Auftrags prüft Prosoft, ob alle für den weiteren Ablauf erforderlichen Angaben vollständig sind. Für versandrelevante Aufträge sind dabei Lieferbedingung und Versandart Pflicht — fehlt eines der beiden Felder, wird die Freigabe blockiert.

So ist sichergestellt, dass bei jedem Auftrag, der zu einem physischen Warenausgang führt, von Anfang an feststeht, wie die Ware das Haus verlässt. Eine bei der Freigabe fehlende Versandart würde sich sonst durch Kommissionierung, Warenausgang, Versand und Faktura fortpflanzen.

Wann ist ein Auftrag versandrelevant?

Ein Auftrag gilt als versandrelevant, sobald er mindestens eine Position mit einem lagerbaren Artikel enthält (Artikelart-Kennzeichen „kann gelagert werden").

Nicht versandrelevant sind Aufträge, die ausschließlich nicht-lagerbare Leistungen enthalten — etwa reine Dienstleistungen oder digitale Leistungen. Sie lassen sich weiterhin ohne Lieferbedingung und Versandart freigeben.

Welche Positionen zählen?

Berücksichtigt werden nur aktive Positionen mit Artikelbezug. Text- und stornierte Positionen sowie Zu-/Abschlag-Positionen ohne Artikel bleiben außer Betracht. Artikel ohne hinterlegte Artikelart werden vorsorglich als lagerbar behandelt.

Pflichtfelder bei der Freigabe

Ist ein Auftrag versandrelevant, wird die Freigabe verhindert, solange eines der beiden Felder fehlt:

Fehlendes Feld	Meldung
Lieferbedingung	„Der Auftrag enthält lagerbare Artikel und kann nur mit Lieferbedingung freigegeben werden."
Versandart	„Der Auftrag enthält lagerbare Artikel und kann nur mit Versandart freigegeben werden."

Die Prüfung greift bei jeder Form der Freigabe: bei der manuellen Freigabe im Auftrag, bei Sofortaufträgen und beim Datenimport bereits freigegebener Aufträge. Die Regel gilt einheitlich für alle Mandanten und lässt sich nicht abschalten.

Lieferbedingung und Versandart — der Unterschied

Beide Felder beschreiben unterschiedliche Achsen des Versands und ergänzen sich:

	Lieferbedingung	Versandart
Charakter	Kaufmännisch (Incoterm-Logik)	Operativ/logistisch
Steuert	Wer Frachtkosten und Transportrisiko trägt; Ausweis von Fracht und Verpackung auf der Rechnung	Wie bzw. womit physisch versendet wird; Anbindung des Carriers, Erzeugung von Lieferschein und Sendung
Beispiele	„Ab Werk", „Frei Haus"	„Spedition", „DPD", „Abholung", „Fuhrpark"
Stammdaten	Lieferbedingungen	Versandarten

Merksatz: Die Lieferbedingung klärt, wer zahlt und wer das Risiko trägt, die Versandart klärt, wie physisch versendet wird. Eine Selbstabholung ist keine Ausnahme von der Pflicht, sondern wird über eine eigene Versandart mit dem Versandtyp „Abholung" abgebildet.

Automatische Vorbelegung aus dem Kundenstamm

Damit die Pflichtfelder in der Regel bereits korrekt gesetzt sind, werden Lieferbedingung und Versandart beim Anlegen eines Auftrags sowie bei einem Partnerwechsel automatisch aus dem Kundenstamm übernommen. Eine bewusst abweichend gesetzte Versandart bleibt dabei erhalten. Die Pflichtprüfung bei der Freigabe wirkt damit nur als Sicherheitsnetz für Fälle, in denen kein Standard hinterlegt ist.

Umstellungshinweis

Betriebe, die den Versand bisher ausschließlich über die Lieferbedingung gesteuert und keine Versandarten gepflegt haben, müssen vor dem Update entsprechende Versandart-Stammdaten anlegen und an ihren Partnern hinterlegen. Andernfalls lassen sich versandrelevante Aufträge nach dem Update nicht mehr freigeben.

Budgets

Zu jeder Auftragsposition können Budgets je Kostenart hinterlegt werden. Ein Budget gibt an, mit welcher Menge und welchem Verrechnungssatz für eine bestimmte Kostenart kalkuliert wird.

Die Budgets dienen als Planungsbasis für die Kostenkontrolle des Auftrags. In Verbindung mit einem Projekt können die budgetierten Werte in der Projektüberwachung den tatsächlich angefallenen Kosten gegenübergestellt werden.

Anlegen eines Budgets

Im Reiter Budgets einer Auftragsposition kann über den Button Neu ein Budget angelegt werden. Folgende Felder sind anzugeben:

Feld	Beschreibung
Kostenart	Die Kostenart, für die das Budget gilt (z. B. Entwicklung, Fertigung).
Menge	Die budgetierte Menge in der Bezugsgröße der Kostenart (z. B. Stunden).

Der Verrechnungssatz und der budgetierte Betrag werden automatisch aus dem zum Bestelldatum des Auftrags gültigen Verrechnungssatz der Kostenart berechnet und am Datensatz gespeichert.

Negative Budgetpositionen

Budgetpositionen können auch mit einer negativen Menge angelegt werden. Dies ist sinnvoll, wenn eine Auftragsänderung den geplanten Aufwand reduziert — zum Beispiel wenn weniger Material benötigt wird oder Stunden entfallen.

Übernahme aus einem Angebot

Wird ein Auftrag aus einem Angebot erstellt, werden alle aktiven (nicht stornierten) Angebotsbudgets automatisch in den Auftrag übernommen. Der Verrechnungssatz wird dabei zum Bestelldatum des neuen Auftrags neu ermittelt.

Eine manuelle Nachpflege ist nur dann erforderlich, wenn die Planung nach der Auftragserteilung angepasst werden soll.

Stornieren eines Budgets

Ein Budget kann über den Befehl Stornieren storniert werden. Stornierte Budgets bleiben sichtbar und können nicht wieder aktiviert werden. Korrekturen erfolgen durch Stornieren des alten und Anlegen eines neuen Budgets.

Import

Budgets können auch per Datenimport aus einer Excel-Datei angelegt werden. Weitere Informationen dazu finden sich im Abschnitt Datenimport.

Nachträge

Im Reiter Nachträge werden alle Nachträge angezeigt, die zu dem selektierten Auftrag gehören. Von hier aus können neue Nachträge angelegt und bestehende freigegeben, abgelehnt oder storniert werden.

Nachtragspositionen pro Auftragsposition

Im Positionsbereich des Auftrags gibt es den Reiter Nachtragspositionen. Dieser zeigt alle Nachtragspositionen, die sich auf die aktuell selektierte Auftragsposition beziehen — mit Hyperlink zum zugehörigen Nachtrag und dem Freigabestatus. So ist auf einen Blick erkennbar, welche Änderungen zu einer bestimmten Position existieren.

Zu-/Abschlag-Positionen

Bestimmte Artikel können als Zu- oder Abschlag in einen Auftrag aufgenommen werden — zum Beispiel eine Versandpauschale oder ein Rabatt auf den Gesamtauftrag. Diese Positionen werden wie normale Auftragspositionen manuell hinzugefügt und stehen eigenständig im Auftrag, ohne Bezug zu einer anderen Position.

Typische Anwendungsfälle:

• Pauschale Versandkosten für den gesamten Auftrag
• Rabatt auf den Gesamtauftrag (negativer Preis)
• Bearbeitungsgebühr ohne Artikelbezug

Lieferschein

Zu-/Abschlag-Positionen erscheinen nicht im Lieferschein — sie werden ausschließlich auf der Rechnung ausgewiesen.

Zusatzkosten

Zusatzkosten sind Nebenkosten, die direkt einer bestimmten Auftragsposition zugeordnet sind. Sie erscheinen eingerückt unter der zugehörigen Position und werden automatisch berechnet.

Zusatzkosten können automatisch aus den Konditionen eines Artikels übernommen werden, wenn sie dort hinterlegt sind. Sie lassen sich aber auch manuell direkt im Auftrag zu einer Position hinzufügen.

Lieferschein und Rechnung

Zusatzkosten erscheinen nicht im Lieferschein, werden aber auf der Rechnung gemeinsam mit ihrer zugehörigen Position ausgewiesen.

Berechnungsarten

Berechnungsart	Beschreibung
Pauschal	Fixer Betrag, unabhängig von Menge oder Preis (wird genau 1× berechnet)
Mengenabhängig	Betrag skaliert mit der Menge der zugehörigen Position
Gewichtsabhängig	Betrag skaliert mit dem Nettogewicht der zugehörigen Position
Prozentual	Prozentualer Anteil am Nettowert der zugehörigen Position

Wann was verwenden?

Situation	Empfehlung
Versandpauschale für den gesamten Auftrag	Zu-/Abschlag-Position
Rabatt auf den gesamten Auftrag	Zu-/Abschlag-Position mit negativem Preis
Zeugnis oder Prüfbescheinigung zu einem Artikel	Zusatzkosten, Berechnungsart „Pauschal"
Frachtkosten abhängig von der gelieferten Menge	Zusatzkosten, Berechnungsart „Mengenabhängig"
Prozentualer Aufschlag auf eine bestimmte Position	Zusatzkosten, Berechnungsart „Prozentual"

Dispobereich

Der Dispobereich steuert, in welchem Planungsbereich der Auftrag für die Disposition berücksichtigt wird.

Ist das Feature Vorbelegung Dispobereich aktiviert, wird der Dispobereich beim Anlegen eines neuen Auftrags automatisch mit dem Standard-Dispobereich des im Mandanten hinterlegten Werks vorbelegt. Das Feld kann anschließend manuell angepasst werden.

Aktivierung

Das Feature wird unter Administration → Feature Flags aktiviert (Bezeichnung: VorbelegungDispobereich).