Gelangensbestätigungen

Gelangensbestätigungen dienen als Nachweis für die Umsatzsteuerbefreiung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen. Der Warenempfänger bestätigt damit, dass die Ware im EU-Zielland angekommen ist. Geführt wird der Nachweis über zwei Module unter Logistik → Transport: Abliefernachweise gibt den Überblick über alle nachweispflichtigen Sendungen, Gelangensbestätigungen führt die daraus angeforderten Bestätigungen.

Abliefernachweise

Für jede Sendung mit einer Lieferadresse in einem anderen EU-Land legt Prosoft beim Warenausgang automatisch einen Abliefernachweis an. Für Inlands- und Drittlandslieferungen entsteht keiner — im Inland besteht keine Nachweispflicht, bei Drittlandslieferungen läuft der Nachweis über die Ausfuhranmeldung.

Der Abliefernachweis ist die Klammer über den Vorgang. Er zeigt die zugehörigen Lieferschein- und Auftragsnummern, den Warenempfänger und die Quelle des Nachweises, und er behält seinen Status, bis der Nachweis geführt oder hinfällig ist.

Status	Bedeutung
Offen	Nachweis erforderlich, bisher ist nichts veranlasst
Warte auf Gelangensbestätigung	Eine Bestätigung wurde angefordert, der Rücklauf steht aus
Erfüllt	Der Nachweis liegt vor — als bestätigte Gelangensbestätigung oder als Alternativnachweis
Befreit	Der Vorgang wurde mit Begründung von der Nachweispflicht ausgenommen
Abgebrochen	Die zugehörige Sendung wurde storniert, der Nachweis ist hinfällig

Die Liste lässt sich nach Empfängerland, Kunde und Quelltyp einschränken. Über den Quelltyp lassen sich gezielt die Vorgänge zeigen, die über eine Gelangensbestätigung, über einen Alternativnachweis oder noch gar nicht abgedeckt sind.

Ein offener Nachweis kennt drei Wege:

Befehl	Wirkung
Gelangensbestätigung erstellen	Legt die Anforderung an den Warenempfänger an
Alternativnachweis hinterlegen	Führt den Nachweis über ein anderes Dokument
Befreien	Nimmt den Vorgang mit Begründung von der Nachweispflicht aus

Alternativnachweis

Nicht jeder Nachweis läuft über eine unterschriebene Gelangensbestätigung. Liegt ein anderes geeignetes Dokument vor, wird es als Alternativnachweis hinterlegt — mit Nachweistyp, Nachweisdatum und dem Dokument selbst als Anlage.

Nachweistyp	Typischer Beleg
CMR mit Empfangsbestätigung	Frachtbrief mit abgezeichnetem Empfangsfeld
Spediteursbescheinigung	Bescheinigung des Transportdienstleisters über die Ablieferung
Tracking-Daten	Zustellprotokoll des Paketdienstleisters
Sonstiges	Anderer geeigneter Nachweis, etwa eine Empfangsbestätigung per E-Mail

Der Abliefernachweis gilt damit als erfüllt.

Anforderung an den Warenempfänger

Über Gelangensbestätigung erstellen entsteht aus dem Abliefernachweis die Anforderung. Sie erscheint im Modul Gelangensbestätigungen und trägt zunächst den Status Angefordert; der Abliefernachweis wechselt auf Warte auf Gelangensbestätigung.

Versendet wird sie über den Befehl Anforderung senden. Prosoft erzeugt das Anforderungsformular als PDF und öffnet das Mailfenster: Betreff, Nachrichtentext sowie Cc und Bcc kommen aus der E-Mail-Vorlage, die der Belegart hinterlegt ist, das Formular hängt als Anhang an. Nach dem Versand werden das Anforderungsdatum und die tatsächlich verwendeten Adressen am Beleg festgehalten, das gesendete PDF wird als Dokument abgelegt.

Das Anforderungsformular

Das Formular folgt dem amtlichen Muster (Anlage 1 zum Umsatzsteuer-Anwendungserlass, zu Abschnitt 6a.4). Es weist die Anschrift des Abnehmers aus, den Bestätigungstext und eine Positionstabelle: je Lieferschein eine Kopfzeile mit Lieferschein- und Sendungsnummer, Lieferschein- und Versanddatum, der Bestellnummer des Kunden und der zugehörigen Auftragsbestätigung — darunter die gelieferten Positionen mit Bezeichnung, Artikelnummer, Menge und Einheit. Ist am Kunden eine eigene Artikelnummer gepflegt, steht sie mit in der Positionszeile. Damit enthält der Beleg die Angaben, die für den Nachweis verlangt werden: Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände.

Bündelt eine Sendung mehrere Lieferscheine, erscheint jeder von ihnen mit seinen eigenen Positionen — sonst bliebe ein Teil der Lieferung ohne Nachweis. Umfasst die Bestätigung Sendungen an unterschiedliche Lieferadressen, listet der Kopf des Formulars alle beteiligten Anschriften auf, und jede Kopfzeile nennt zusätzlich die Adresse ihrer Sendung. So bleibt auf einem Sammelbeleg nachvollziehbar, welche Positionen wohin geliefert wurden.

Den Abschluss bilden die Felder, die der Abnehmer ausfüllt: Monat und Jahr des Erhalts, Monat und Jahr des Endes der Beförderung, Bestimmungsmitgliedstaat und -ort, Ausstellungsdatum und Unterschrift. Darunter steht der Hinweis, an welche Adresse der unterschriebene Beleg zurückgeschickt wird — gebildet aus der E-Mail-Adresse des Werks, das die Sendung versendet hat.

Wichtig: Ist am Werk keine E-Mail-Adresse gepflegt, entfällt dieser Rücksendehinweis auf dem Formular.

Das Formular entsteht in der Sprache, die an der Gelangensbestätigung hinterlegt ist; die deutsche und die englische Fassung sind im Aufbau gleich. Der Verweis auf die amtliche Fundstelle bleibt auch in der englischen Fassung in seiner deutschen Originalbezeichnung, weil der Beleg auf die tatsächlich geltende Norm zeigen muss.

Empfänger der Anforderung

Wer die Anforderung erhält, wird am Warenempfänger im Reiter E-Mail-Empfänger unter der Kategorie Gelangensbestätigung hinterlegt — wahlweise ein Ansprechpartner oder eine feste Adresse, aufgeteilt nach An, Cc und Bcc. Die Pflege ist unter Partner & Kunden beschrieben.

Wichtig: Anders als bei allen übrigen Belegarten treten diese Empfänger an die Stelle der Firmen-Hauptadresse, statt zu ihr hinzuzukommen. Die Gelangensbestätigung muss bestätigt zurückkommen; erreicht die Anforderung zusätzlich die Firmenzentrale, wird sie entweder doppelt bearbeitet oder gar nicht. Ist kein Empfänger hinterlegt, wird die Haupt-Adresse des Warenempfängers verwendet.

Die Empfänger bleiben im Mailfenster änderbar. Der Versand über Prosoft und über Outlook liefert dieselben Adressen.

Rücklauf bearbeiten

Kommt die unterschriebene Bestätigung zurück, wird sie über Als erhalten markieren dokumentiert. Dabei werden das Empfangsdatum und das Dokument selbst erfasst. Die Gelangensbestätigung wechselt auf Erhalten, der zugehörige Abliefernachweis auf Erfüllt.

Ist die Anforderung gegenstandslos geworden — etwa weil sie an die falsche Stelle ging oder die Ware noch nicht vollständig eingetroffen ist —, wird sie über Verwerfen mit einer Begründung geschlossen. Die Gelangensbestätigung wechselt auf Verworfen, der Abliefernachweis geht auf Offen zurück und kann neu angefordert werden.