Gelangensbestätigungen
Gelangensbestätigungen dienen als Nachweis für die Umsatzsteuerbefreiung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen. Der Warenempfänger bestätigt damit, dass die Ware im EU-Zielland angekommen ist. Geführt wird der Nachweis über zwei Module unter Logistik → Transport: Abliefernachweise gibt den Überblick über alle nachweispflichtigen Sendungen, Gelangensbestätigungen führt die daraus angeforderten Bestätigungen.
Abliefernachweise
Für jede Sendung mit einer Lieferadresse in einem anderen EU-Land legt Prosoft beim Warenausgang automatisch einen Abliefernachweis an. Für Inlands- und Drittlandslieferungen entsteht keiner — im Inland besteht keine Nachweispflicht, bei Drittlandslieferungen läuft der Nachweis über die Ausfuhranmeldung.
Der Abliefernachweis ist die Klammer über den Vorgang. Er zeigt die zugehörigen Lieferschein- und Auftragsnummern, den Warenempfänger und die Quelle des Nachweises, und er behält seinen Status, bis der Nachweis geführt oder hinfällig ist.
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Offen | Nachweis erforderlich, bisher ist nichts veranlasst |
| Warte auf Gelangensbestätigung | Eine Bestätigung wurde angefordert, der Rücklauf steht aus |
| Erfüllt | Der Nachweis liegt vor — als bestätigte Gelangensbestätigung oder als Alternativnachweis |
| Befreit | Der Vorgang wurde mit Begründung von der Nachweispflicht ausgenommen |
| Abgebrochen | Die zugehörige Sendung wurde storniert, der Nachweis ist hinfällig |
Die Liste lässt sich nach Empfängerland, Kunde und Quelltyp einschränken. Über den Quelltyp lassen sich gezielt die Vorgänge zeigen, die über eine Gelangensbestätigung, über einen Alternativnachweis oder noch gar nicht abgedeckt sind.
Ein offener Nachweis kennt drei Wege:
| Befehl | Wirkung |
|---|---|
| Gelangensbestätigung erstellen | Legt die Anforderung an den Warenempfänger an |
| Alternativnachweis hinterlegen | Führt den Nachweis über ein anderes Dokument |
| Befreien | Nimmt den Vorgang mit Begründung von der Nachweispflicht aus |
Alternativnachweis
Nicht jeder Nachweis läuft über eine unterschriebene Gelangensbestätigung. Liegt ein anderes geeignetes Dokument vor, wird es als Alternativnachweis hinterlegt — mit Nachweistyp, Nachweisdatum und dem Dokument selbst als Anlage.
| Nachweistyp | Typischer Beleg |
|---|---|
| CMR mit Empfangsbestätigung | Frachtbrief mit abgezeichnetem Empfangsfeld |
| Spediteursbescheinigung | Bescheinigung des Transportdienstleisters über die Ablieferung |
| Tracking-Daten | Zustellprotokoll des Paketdienstleisters |
| Sonstiges | Anderer geeigneter Nachweis, etwa eine Empfangsbestätigung per E-Mail |
Der Abliefernachweis gilt damit als erfüllt.
Anforderung an den Warenempfänger
Über Gelangensbestätigung erstellen entsteht aus dem Abliefernachweis die Anforderung. Sie erscheint im Modul Gelangensbestätigungen und trägt zunächst den Status Angefordert; der Abliefernachweis wechselt auf Warte auf Gelangensbestätigung.
Versendet wird sie über den Befehl Anforderung senden. Prosoft erzeugt das Anforderungsformular als PDF und öffnet das Mailfenster: Betreff, Nachrichtentext sowie Cc und Bcc kommen aus der E-Mail-Vorlage, die der Belegart hinterlegt ist, das Formular hängt als Anhang an. Nach dem Versand werden das Anforderungsdatum und die tatsächlich verwendeten Adressen am Beleg festgehalten, das gesendete PDF wird als Dokument abgelegt.
Empfänger der Anforderung
Wer die Anforderung erhält, wird am Warenempfänger im Reiter E-Mail-Empfänger unter der Kategorie Gelangensbestätigung hinterlegt — wahlweise ein Ansprechpartner oder eine feste Adresse, aufgeteilt nach An, Cc und Bcc. Die Pflege ist unter Partner & Kunden beschrieben.
Wichtig: Anders als bei allen übrigen Belegarten treten diese Empfänger an die Stelle der Firmen-Hauptadresse, statt zu ihr hinzuzukommen. Die Gelangensbestätigung muss bestätigt zurückkommen; erreicht die Anforderung zusätzlich die Firmenzentrale, wird sie entweder doppelt bearbeitet oder gar nicht. Ist kein Empfänger hinterlegt, wird die Haupt-Adresse des Warenempfängers verwendet.
Die Empfänger bleiben im Mailfenster änderbar. Der Versand über Prosoft und über Outlook liefert dieselben Adressen.
Rücklauf bearbeiten
Kommt die unterschriebene Bestätigung zurück, wird sie über Als erhalten markieren dokumentiert. Dabei werden das Empfangsdatum und das Dokument selbst erfasst. Die Gelangensbestätigung wechselt auf Erhalten, der zugehörige Abliefernachweis auf Erfüllt.
Ist die Anforderung gegenstandslos geworden — etwa weil sie an die falsche Stelle ging oder die Ware noch nicht vollständig eingetroffen ist —, wird sie über Verwerfen mit einer Begründung geschlossen. Die Gelangensbestätigung wechselt auf Verworfen, der Abliefernachweis geht auf Offen zurück und kann neu angefordert werden.