Bestellungen

Eine Bestellung ist das verbindliche Dokument gegenüber einem Lieferanten über die Abnahme von Waren oder Dienstleistungen. Prosoft unterstützt verschiedene Bestellarten für unterschiedliche Beschaffungsszenarien.

Bestellarten

Belegart	Bezeichnung	Verwendung
`BS`	Standard-Bestellung	Regulärer Einkauf von Waren und Dienstleistungen
`RB`	Rahmenbestellung	Wiederkehrender Bedarf; Abrufe gegen die Rahmenmenge
`MUBS`	Musterbestellung	Muster- und Testlieferungen
`LBBS`	Lohnbearbeitungsbestellung	Bestellung bei einem Lohnbearbeiter inkl. Materialbeistellung — siehe Lohnbearbeitung

Bestellung anlegen

Im Modul Einkauf → Bestellungen wird über Neu eine neue Bestellung erstellt.

Kopfdaten

Feld	Beschreibung
Belegart	Art der Bestellung (s. Tabelle oben)
Lieferant	Der beliefernde Lieferant
Bestelldatum	Datum der Bestellung
Gewünschter Liefertermin	Wunschtermin für die Lieferung
Lieferbedingung	Incoterms (z. B. DDP, FCA)
Zahlungsbedingung	Zahlungsziel und Skonto
Währung	Rechnungswährung
Lieferadresse	Adresse, an die geliefert werden soll
Referenz	Interne Referenz oder Projektnummer

Positionen

Feld	Beschreibung
Artikel	Bestellter Artikel
Menge	Bestellmenge
Einheit	Mengeneinheit
Preis	Einkaufspreis je Einheit
Liefertermin	Gewünschter Termin für diese Position
Lief.-Artikel-Nr.	Artikelnummer beim Lieferanten

Steht der Lieferant in der Artikel-Lieferanten-Liste des Artikels, übernimmt Prosoft Lieferanten-Artikel-Nr., Bezeichnung und Beschreibung automatisch in die Position. Umgekehrt ermittelt die Eingabe der Lief.-Artikel-Nr. den passenden Artikel; führt der Lieferant dieselbe Nummer bei mehreren Artikeln, erscheint eine Auswahl. Der Preis kommt unverändert aus der Preisfindung, nicht aus der Liste.

Keine Aufnahme in die Liste

Eine Bestellung erzeugt keinen Eintrag in der Artikel-Lieferanten-Liste. Bei Rahmenbestellungen entstehen die Einträge erst mit der Freigabe.

Workflow

flowchart LR
    A([Bestellung anlegen]) --> B[An Lieferant senden]
    B --> C[Auftragsbestätigung erfassen]
    C --> D[Eingangslieferung erstellen]
    D --> E[Wareneingang buchen]
    E --> F[Eingangsrechnung erfassen]
    F --> G([Rechnungsprüfung & Zahlung])

Kundenbezogene Lieferantenfreigabe

Ist für den Kunden, für den beschafft wird, eine Freigabeliste hinterlegt, kann eine Bestellung an einen nicht freigegebenen Lieferanten nicht freigegeben werden. Die Sperre ist nicht übersteuerbar — siehe Freigegebene Lieferanten (ASL).

Auftragsbestätigung erfassen

Sobald der Lieferant die Bestellung bestätigt, wird über den Befehl Auftragsbestätigung erfassen das Bestätigungsdatum und ggf. ein geänderter Liefertermin eingetragen.

Eingangslieferung erstellen

Über den Befehl Eingangslieferung erstellen wird der Wareneingang vorbereitet. Dabei werden die offenen Bestellpositionen in eine Eingangslieferung übernommen.

Teillieferungen

Liefert ein Lieferant nur einen Teil der bestellten Menge, bleibt die Bestellposition offen. Weitere Eingangslieferungen können gegen dieselbe Bestellung erstellt werden.

Restmengen schließen

Kommt der offene Rest einer Bestellung nicht mehr — etwa weil der Lieferant nur eine Teilmenge geliefert hat und den Rest nicht nachliefert, oder weil nie etwas geliefert wurde — lässt sich die offene Restmenge über den Befehl Restmengen schließen abschließen. Ohne diesen Schritt bliebe die Bestellung dauerhaft offen stehen.

Der Befehl im Modul Einkauf → Bestellungen öffnet einen Auswahldialog mit allen noch nicht abgeschlossenen Positionen der markierten Bestellung — unabhängig davon, ob bereits eine Teillieferung erfolgt ist oder die Position noch gänzlich unbeliefert ist. Der Anwender wählt gezielt die Positionen aus, deren Restmenge geschlossen werden soll. Es ist bewusst keine Position vorausgewählt, damit auf einer noch aktiven Bestellung nichts versehentlich geschlossen wird; über Alle auswählen und Auswahl leeren lässt sich die Auswahl setzen oder zurücksetzen.

Nach dem Schließen gilt die betroffene Position als abgeschlossen und ihre offene Menge ist 0. Sind alle Positionen einer Bestellung geschlossen, gilt die Bestellung als abgeschlossen und bleibt als Beleg erhalten.

Positionen, die sich derzeit nicht schließen lassen, bleiben im Dialog sichtbar und nennen in der Spalte Hinweis den Grund; ihre Auswahl ist gesperrt:

Grund	Was zu tun ist
Offene Anlieferung	Zuerst die Anlieferung stornieren, dann die Restmenge schließen.
Nicht gebuchter Wareneingang	Zuerst den Wareneingang buchen oder stornieren.
Streckengeschäft	Die Position ist mit einem Kundenauftrag verknüpft und wird nicht über diesen Weg geschlossen.

Wichtig: Bei einer Rahmenbestellung (RB) wird die Restmenge nicht auf der Rahmenzeile geschlossen, sondern über die einzelnen Abrufe.

Rahmenbestellungen

Bei Rahmenbestellungen (RB) wird einmalig eine Gesamtmenge und ein Preis vereinbart. Einzelne Abrufe reduzieren die Restmenge der Rahmenbestellung, bis diese vollständig erfüllt ist.

Überwachung

In der Rahmenbestellung ist jederzeit die offene Restmenge sowie alle bisher getätigten Abrufe einsehbar.

Herkunft aus einer Anfrage

Wurde eine Bestellung aus einer Anfrage erzeugt, hält Prosoft fest, aus welcher Anfrage sie entstanden ist. In der Liste des Moduls Bestellungen zeigt die Spalte Anfrage-Nr. die zugehörige Anfrage; ein Klick auf die Nummer öffnet sie. Der Bezug entsteht beim Erzeugen der Bestellung automatisch und wird nicht von Hand gepflegt.

Bestellungen, die auf einem anderen Weg entstanden sind — manuelle Anlage, Bestellvorschlag, Fremdfertigung oder Abruf aus einer Rahmenbestellung —, haben keinen Anfragebezug; die Spalte bleibt dort leer und ohne Link. Bestellungen, die vor der Einführung der Spalte aus einer Anfrage entstanden sind, zeigen ihre Anfrage ebenfalls an.

Die Spalte lässt sich wie die übrigen Spalten der Liste sortieren und über die Spaltenauswahl aus- und einblenden; die Einstellung bleibt je Benutzer erhalten. Über das Auswahlfeld Anfrage oberhalb der Liste wird die Liste auf die Bestellungen einer einzelnen Anfrage eingeschränkt.

Historischer Verweis

Die Anfrage-Nr. dokumentiert, woraus die Bestellung entstanden ist. Sie bleibt auch dann sichtbar und klickbar, wenn die Anfrage später verworfen oder die Bestellung storniert wird.

Belegverkettung

graph LR
    AN[Anfrage] --> BE[Bestellung]
    BE --> EL[Eingangslieferung]
    EL --> WE[Wareneingang]
    WE --> ER[Eingangsrechnung]