Mahnwesen

Das Mahnwesen in Prosoft umfasst die Verwaltung von Mahnstufen, die Durchführung von Mahnläufen und die Verarbeitung der erzeugten Mahnungen. Die Module befinden sich unter Finanzen.

Mahnstufen

Im Modul Mahnstufen werden die einzelnen Eskalationsstufen definiert.

Feld	Beschreibung
Stufe	Nummer der Mahnstufe (1, 2, 3 ...)
Bezeichnung	Name der Stufe (z. B. „Zahlungserinnerung", „2. Mahnung")
Überfälligkeitstage	Anzahl Tage nach Fälligkeit, ab der diese Stufe greift
Mahngebühr	Pauschale Mahngebühr für diese Stufe
Verzugszinssatz	Jährlicher Zinssatz für die Berechnung der Verzugszinsen

Zu jeder Mahnstufe können sprachabhängige Texte hinterlegt werden (Einleitung und Schlusstext), die auf dem Mahnschreiben erscheinen.

Mahnlauf

Im Modul Mahnlauf werden Mahnungen erzeugt.

Rechnungen für den Mahnlauf

Prosoft ermittelt automatisch alle mahnfähigen Rechnungen. Eine Rechnung ist mahnfähig, wenn:

• das Fälligkeitsdatum überschritten ist
• die Rechnung nicht vollständig bezahlt ist
• die Rechnung gedruckt (verarbeitet) wurde
• es sich nicht um eine Stornorechnung oder Gutschrift handelt
• die Rechnung nicht an ein Factoring-Unternehmen abgetreten ist

Für jede Rechnung berechnet Prosoft die nächste fällige Mahnstufe. Wurde eine Rechnung bereits gemahnt, wird die nächsthöhere Stufe verwendet. Bei der höchsten Stufe wird diese erneut angewandt.

Mahnungen erstellen

1. Im Mahnlauf die mahnfähigen Rechnungen prüfen
2. Gewünschte Rechnungen auswählen
3. Über den Befehl Mahnungen erstellen die Mahnschreiben erzeugen

Prosoft fasst dabei alle Rechnungen desselben Kunden in derselben Währung und Mahnstufe zu einem Mahnschreiben zusammen. Verzugszinsen werden automatisch berechnet.

Mahnungsverarbeitung

Im Modul Mahnungsverarbeitung werden die erzeugten Mahnungen gedruckt oder per E-Mail versendet.

1. Unverarbeitete Mahnungen werden in einer Übersicht angezeigt
2. Pro Mahnung kann eine Druckvorschau (PDF) erzeugt werden
3. Über den Befehl Verarbeiten wird die Mahnung abgeschlossen — optional mit E-Mail-Versand an den Kunden

E-Mail-Versand

Der E-Mail-Versand erfolgt nur, wenn beim Kunden eine E-Mail-Adresse für Rechnungen oder Mahnungen hinterlegt ist.

Mahnsperre

Auf Rechnungsebene kann eine Mahnsperre gesetzt werden. Gesperrte Rechnungen werden im Mahnlauf nicht berücksichtigt. Die Sperre kann mit einem Kommentar versehen werden, um den Grund zu dokumentieren.