Rechnungen

Rechnungen werden im Modul Rechnungen verwaltet. Sie entstehen in der Regel aus Lieferscheinen und dokumentieren die finanzielle Abrechnung gelieferter Waren oder Leistungen. Eine Rechnung besteht aus einem Kopf mit allgemeinen Daten (Kunde, Datum, Zahlungsbedingung) sowie einer oder mehreren Positionen.

Belegarten

Prosoft unterscheidet vier Belegarten im Rechnungswesen:

Belegart	Kürzel	Beschreibung
Rechnung	RG	Standardrechnung für gelieferte Waren oder Leistungen
Rechnungskorrektur	RK	Korrektur einer fehlerhaften Rechnung
Stornorechnung	SR	Vollständige Stornierung einer bestehenden Rechnung
Gutschrift	GS	Gutschrift zugunsten des Kunden

Rechnung erstellen

Rechnungen können auf zwei Wegen erstellt werden:

Aus Lieferscheinen

Der übliche Weg führt über das Modul Rechnungserstellung. Dort werden alle abrechnungsfähigen Lieferscheine angezeigt — also Lieferscheine, die versendet, aber noch nicht vollständig fakturiert sind.

1. Im Modul Rechnungserstellung die gewünschten Lieferscheine auswählen
2. Rechnungsdatum und ggf. weitere Parameter festlegen
3. Über den Befehl Abrechnen die Rechnungen erzeugen

Prosoft übernimmt automatisch Positionen, Preise, Adressen und Bedingungen aus den Lieferscheinen.

Sammelrechnung

Mehrere Lieferscheine desselben Kunden können in einer Sammelrechnung zusammengefasst werden.

Manuell

Über den Befehl Rechnung erstellen in der Rechnungsübersicht kann eine Rechnung ohne Bezug zu einem Lieferschein angelegt werden. Dabei werden Zahlungsbedingung, Währung und Adressen automatisch aus den Stammdaten des Kunden vorbelegt.

Rechnungspositionen

Jede Rechnungsposition beschreibt eine abgerechnete Leistung oder ein Produkt.

Feld	Beschreibung
Artikel	Der abgerechnete Artikel
Menge	Fakturierte Menge
Einzelpreis	Preis pro Einheit
Pro	Preisbezugsmenge (z. B. „pro 1" oder „pro 100")
Rabatt	Rabatt in Prozent
Netto	Berechneter Nettobetrag der Position
Steuersatz	Anzuwendender Steuersatz
Sachkonto	Erlöskonto für die Buchung

Neben Artikelpositionen können auch Textpositionen und Zusatzkosten-Positionen hinzugefügt werden.

Preisherkunft

Prosoft zeigt an jeder Position die Herkunft des Preises an:

Herkunft	Bedeutung
Auftrag	Preis wurde aus der zugehörigen Auftragsposition übernommen
VK-Kondition	Preis stammt aus einer Verkaufskondition
Preisliste	Preis stammt aus einer Preisliste
Artikelstamm	Standard-Verkaufspreis des Artikels
Manuell	Preis wurde vom Benutzer manuell eingegeben

Freigabe

Über den Befehl Freigeben wird eine Rechnung zur Verarbeitung freigegeben. Dabei werden Freigabedatum und freigebender Benutzer am Beleg gespeichert. Nach der Freigabe sind nur noch eingeschränkte Änderungen möglich (Bemerkungen, Zahlungsstatus).

Rechnungsverarbeitung

Im Modul Rechnungsverarbeitung werden freigegebene Rechnungen abgeschlossen und versendet. Die Verarbeitung umfasst folgende Schritte:

1. Kontierungen werden finalisiert
2. Der Rechnungsbeleg wird als PDF erzeugt (inkl. ZUGFeRD-Daten)
3. Die Rechnung wird per E-Mail an den Rechnungsempfänger versendet (optional)
4. Die Rechnung wird als abgeschlossen markiert

Wichtig: Vor der Verarbeitung prüft Prosoft, ob eine gültige Buchungsperiode existiert, ob keine gesperrten Kostenstellen betroffen sind und ob der Nettobetrag ungleich null ist.

Stapelverarbeitung

Mehrere Rechnungen können in einem Durchlauf verarbeitet werden. Die Rechnungsverarbeitung zeigt dazu alle unverarbeiteten Rechnungen mit Filteroptionen an.

Storno und Korrektur

Stornorechnung

Über den Befehl Storno wird eine bestehende Rechnung storniert. Prosoft erzeugt dazu eine neue Rechnung mit Belegart „SR", die alle Positionen der Originalrechnung mit negativen Beträgen enthält. Die Originalrechnung bleibt unverändert erhalten.

Rechnungskorrektur

Über den Befehl Rechnungskorrektur wird eine Korrekturrechnung mit Belegart „RK" erzeugt. Diese dient der Berichtigung fehlerhafter Rechnungen.

Zahlungseingänge

Im Reiter Zahlungseingänge einer Rechnung können eingegangene Zahlungen erfasst werden. Der Zahlungsstatus der Rechnung wird entsprechend aktualisiert.

Rechnungsjournal

Das Modul Rechnungsjournal bietet eine Übersicht aller Rechnungen für die Finanzbuchhaltung. Die Ansicht kann nach Zeitraum und Zielwährung gefiltert werden. Beträge in Fremdwährung werden automatisch umgerechnet.

Belegverkettung

graph LR
    AU[Auftrag] --> LS[Lieferschein]
    LS --> RG[Rechnung]
    RG --> ZE[Zahlungseingang]
    RG --> SR[Stornorechnung]
    RG --> RK[Rechnungskorrektur]

Proformarechnungen

Proformarechnungen werden im Modul Proformarechnungen verwaltet. Sie dienen als unverbindliche Vorab-Information an den Kunden und haben keine buchhalterische Wirkung. Proformarechnungen können aus einem Auftrag oder Lieferschein erstellt werden.