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Field Service

Der Field-Service-Prozess beschreibt die Steuerung von Serviceeinsätzen — von der Serviceauftragserfassung über die Terminplanung bis zur Abrechnung. Er verläuft durch die Module Service, CRM und Vertrieb.

Prozessübersicht

flowchart LR
    A([Serviceanfrage]) --> B[Serviceauftrag\nanlegen]
    B --> C[Einsatz\neinplanen]
    C --> D[Einsatz\nabschließen]
    D --> E[Servicebericht\nbearbeiten]
    E --> F[Bericht\nfreigeben]
    F --> G[Rechnung\nerstellen]
    G --> H([Abgeschlossen])

Prozessschritte

Schritt Beleg / Aktion Modul Beschreibung
1 Serviceanfrage CRM / Service Kunde meldet einen Servicefall — per Telefon, E-Mail oder direkt im System.
2 Serviceauftrag Service Serviceauftrag wird mit Kunde, Anlage, Fehlerbeschreibung und Priorität angelegt. Status: Ungeplant.
3 Einsatz einplanen Service Ein Techniker und ein Plantermin werden zugewiesen. Es entsteht ein Serviceeinsatz. Status Auftrag: Eingeplant.
4 Einsatz abschließen Service Der Einsatz wird abgeschlossen. Ein Servicebericht wird automatisch erzeugt. Auftrag und Einsatz werden archiviert.
5 Servicebericht bearbeiten Service Arbeitszeiten und Materialverbrauch werden im Servicebericht erfasst. Tätigkeitsbeschreibung wird ergänzt.
6 Bericht freigeben Service Der Servicebericht wird freigegeben. Daraus entsteht automatisch ein Lieferschein mit den Berichtspositionen.
7 Rechnung Vertrieb / Finanzen Der Lieferschein wird über den Standardprozess fakturiert.

Varianten

Ein Auftrag, ein Einsatz, ein Techniker. Nach dem Einsatz wird der Bericht bearbeitet und freigegeben.

Serviceauftrag → Einplanen → Abschließen → Bericht bearbeiten → Freigeben → Rechnung

Der Einsatz erfolgt im Rahmen der Garantie und wird nicht berechnet. Der Servicebericht wird nicht freigegeben, sondern verbleibt im Status Erstellt.

Serviceauftrag → Einplanen → Abschließen → Bericht bearbeiten → Abgeschlossen (keine Freigabe)

Ein geplanter Einsatz wird vor der Durchführung abgesagt. Der Serviceauftrag wird zurück auf Ungeplant gesetzt und kann erneut eingeplant werden.

Serviceauftrag → Einplanen → Stornieren → Erneut einplanen

Beteiligte Module

  • Service

    Serviceaufträge, Serviceeinsätze, Serviceanlagen, Serviceberichte

  • CRM

    Besuchsberichte, Besuchsrhythmen, Kundenkontakte

  • Vertrieb

    Lieferschein aus Servicebericht, Rechnungserstellung

  • DMS

    Serviceberichte als Dokumente archivieren, Kundenunterschriften digital ablegen

Serviceanlagen

Technische Anlagen beim Kunden können in Prosoft als Serviceanlagen geführt werden. Ein Serviceauftrag wird direkt mit der betroffenen Anlage verknüpft, sodass die vollständige Servicehistorie nachvollziehbar bleibt.

Besuchsrhythmen nutzen

Für Kunden mit regelmäßigen Wartungsintervallen lassen sich Besuchsrhythmen hinterlegen. Prosoft zeigt dem Service automatisch an, welche Kunden einen Besuch benötigen.