Protokollierung

Prosoft protokolliert alle geschäftsrelevanten Vorgänge lückenlos. Jede Datenänderung, jede Bestandsbewegung und jeder Belegvorgang wird mit Zeitstempel und Benutzer aufgezeichnet. Diese Seite beschreibt die verschiedenen Protokollierungsmechanismen.

Übersicht

Mechanismus	Zweck	Aufbewahrung
Aktivitätenprotokoll	Alle Geschäftsvorgänge (Anlegen, Ändern, Stornieren)	Dauerhaft
Service-Aufrufprotokoll	Aufrufe der (noch nicht auf Geschäftsvorgänge umgestellten) Service-Schnittstellen	Dauerhaft
Änderungsprotokoll	Zeitpunkt und Benutzer jeder Datenänderung	Dauerhaft
Änderungsprotokoll (Feldebene)	Feldgenaue Vorher-/Nachher-Werte rechnungslegungsrelevanter Daten	Dauerhaft
Lagerprotokoll	Alle Bestandsbewegungen mit Mengen und Lagerorten	Dauerhaft
Sitzungsprotokoll	Benutzeranmeldungen und -aktivitäten	Dauerhaft
EDI-Protokoll	Ein- und ausgehende EDI-Nachrichten	Dauerhaft
Dokumentenhistorie	Versionierung von Dateien im DMS	Dauerhaft
Systemprotokoll	Fehler und technische Meldungen	Dauerhaft

Aktivitätenprotokoll

Das Aktivitätenprotokoll ist das zentrale Protokollierungsinstrument in Prosoft. Jede Geschäftstransaktion — ob Beleganlage, Statusänderung, Stornierung oder Stammdatenpflege — wird als Aktivität aufgezeichnet.

Aufgezeichnete Informationen

Feld	Beschreibung
Vorgang	Art der Geschäftstransaktion (z. B. „Auftrag anlegen", „Rechnung stornieren")
Betroffener Datensatz	Der Beleg oder Stammdatensatz, auf den sich der Vorgang bezieht
Ergebnis	Erfolg, Geschäftsfehler oder Systemfehler
Ergebnistext	Beschreibung des Ergebnisses in Klartext (z. B. „Benutzer ‚Müller' hat Rechnung ‚RE-2024-001234' storniert")
Zeitraum	Start- und Endzeitpunkt der Transaktion
Benutzer	Der angemeldete Benutzer, der den Vorgang ausgelöst hat

Betroffene Entitäten

Wenn eine Geschäftstransaktion neben dem Hauptdatensatz weitere Datensätze verändert (z. B. erzeugt eine Rechnungsstellung sowohl die Rechnung als auch Buchungssätze), werden alle betroffenen Entitäten in einer Beziehungstabelle verknüpft. Dadurch lässt sich für jeden Datensatz nachvollziehen, welche Transaktionen ihn verändert haben.

Benachrichtigungen

Geschäftsvorgänge können Benachrichtigungen an abonnierte Benutzer auslösen. Jede Benachrichtigung verweist auf den zugehörigen Aktivitätseintrag, sodass der Empfänger den Kontext nachvollziehen kann.

Service-Aufrufprotokoll

Neben den Geschäftsvorgängen verfügt Prosoft über eine ältere Schicht von Service-Schnittstellen, die schrittweise auf Geschäftsvorgänge umgestellt wird. Damit auch diese Vorgänge bis zur vollständigen Umstellung lückenlos nachvollziehbar bleiben, wird jeder Service-Aufruf protokolliert — analog zum Aktivitätenprotokoll.

Aufgezeichnete Informationen

Feld	Beschreibung
Vorgang	Die aufgerufene Service-Methode
Ergebnis	Erfolg, Geschäftsfehler oder Systemfehler
Ergebnistext	Meldungstext bzw. Fehlerbeschreibung
Zeitraum	Start- und Endzeitpunkt des Aufrufs
Benutzer	Der angemeldete Benutzer, der den Aufruf ausgelöst hat

Auch fehlgeschlagene Aufrufe werden mit Ergebnis und Meldungstext festgehalten; der Protokolleintrag bleibt selbst dann erhalten, wenn der fachliche Vorgang abgebrochen und zurückgerollt wird.

Umfang

Standardmäßig wird jeder Aufruf protokolliert. Rein lesende Standard-Abfragen sind bewusst ausgenommen, um das Protokoll auf nachweisrelevante Vorgänge zu fokussieren.

Wichtig: Sensible Lesezugriffe — insbesondere Datenexporte (GoBD/Z3) — bleiben protokolliert. Die Ausnahme gilt nur für unkritische Standard-Abfragen, nicht pauschal für „lesende" Vorgänge.

Änderungsprotokoll

Jeder Datensatz in Prosoft speichert automatisch:

Feld	Beschreibung
Erstellt am	Zeitpunkt der Erstanlage
Erstellt von	Benutzer, der den Datensatz angelegt hat
Geändert am	Zeitpunkt der letzten Änderung
Geändert von	Benutzer, der die letzte Änderung vorgenommen hat

Diese Felder werden automatisch vom System gesetzt und können vom Benutzer nicht verändert werden. Die Erstellungsdaten sind nach der Anlage unveränderlich.

Änderungsprotokoll auf Feldebene (Audit-Trail)

Über das einfache Änderungsprotokoll hinaus führt Prosoft für rechnungslegungsrelevante Daten ein feldgenaues Änderungsprotokoll mit Vorher-/Nachher-Werten. Es ergänzt das Aktivitätenprotokoll (welcher Vorgang) um die Information, welches Feld konkret von welchem auf welchen Wert geändert wurde.

Zwei Ebenen

Vorgangsebene: Jede Anlage, Änderung und Löschung einer protokollierten Entität wird mit Benutzer, Zeitpunkt, Vorgangsart und der auslösenden Geschäftstransaktion festgehalten. Auch der Übergang in den festgeschriebenen Zustand wird vermerkt.
Feldebene: Für die konfigurierten Felder wird je Änderung der alte und der neue Wert gespeichert.

Konfigurierbare Felder

Welche Felder im Detail (Vorher/Nachher) protokolliert werden, ist je Entität und Feld konfigurierbar. Ein Mindestumfang rechnungslegungsrelevanter Felder ist vorkonfiguriert und kann nicht entfernt werden — darunter Steuersätze und deren Gültigkeit, Bezeichnungen von Sachkonten, Bankverbindungen von Geschäftspartnern sowie ausgewählte rechnungslegungsrelevante Systemeinstellungen. Der Kunde kann weitere Felder aufnehmen, ohne dass dafür eine Programmänderung nötig ist.

Auch Änderungen an Systemeinstellungen (Customizing) werden auf diesem Weg mit Vorher-/Nachher-Werten protokolliert.

Sichtbarkeit

Das Änderungsprotokoll ist je Datensatz direkt in der jeweiligen Ansicht einsehbar — derzeit unter anderem bei Steuerschlüsseln, Kunden, Lieferanten sowie Ein- und Ausgangsrechnungen.

Unveränderlichkeit und Benutzerzuordnung

Die Protokolleinträge sind unveränderlich. Eine Änderung an protokollierten Daten ist nur im Rahmen einer gültigen Benutzersitzung möglich; ohne angemeldeten Benutzer wird der Vorgang abgewiesen. Dadurch ist jede protokollierte Änderung lückenlos einem Benutzer und Zeitpunkt zugeordnet.

Lagerprotokoll

Jede Bestandsbewegung wird als eigener Datensatz im Lagerprotokoll festgehalten. Das Lagerprotokoll ist die lückenlose Dokumentation aller Bestandsveränderungen.

Aufgezeichnete Informationen

Feld	Beschreibung
Buchungsdatum	Zeitpunkt der Bestandsbewegung
Quellbeleg	Referenz auf den auslösenden Beleg (z. B. Lieferschein, Bestellung, Produktionsauftrag)
Belegart	Art des Quellbelegs
Benutzer	Benutzer, der die Buchung ausgelöst hat
Kommentar	Optionale Anmerkung zur Buchung

Positionsdaten

Jede Lagerbewegung enthält eine oder mehrere Positionen mit folgenden Details:

Bewegte Menge und Mengeneinheit
Neuer Bestand nach der Buchung
Quell- und Ziellagerort (bei Umlagerungen)
Charge und Packstück (sofern zutreffend)

Stornierung von Lagerbewegungen

Lagerbewegungen werden nicht gelöscht, sondern durch eine Gegenbuchung storniert. Die Stornobuchung verweist auf die ursprüngliche Bewegung, sodass die Nachvollziehbarkeit gewährleistet bleibt.

Bestandssperrungen

Lagerbestände können auf verschiedenen Ebenen gesperrt werden:

Sperrebene	Beschreibung
Charge	Einzelne Charge eines Artikels
Lagerort	Gesamter Lagerort
Lagerplatz	Einzelner Lagerplatz

Für jede Sperrung wird protokolliert:

Wer gesperrt hat und wann
Sperrgrund
Ob Wareneingang und/oder Warenausgang gesperrt ist
Wer entsperrt hat und wann (mit Begründung)

Sitzungsprotokoll

Jede Anmeldung an Prosoft erzeugt einen Sitzungsdatensatz mit folgenden Informationen:

Feld	Beschreibung
Benutzer	Angemeldeter Benutzer
Computername	Name des Client-Rechners
Anmeldezeitpunkt	Zeitpunkt der Anmeldung
Letzte Aktivität	Zeitpunkt der letzten Benutzeraktion
Abmeldegrund	Grund der Sitzungsbeendigung (Benutzerabmeldung, Zeitüberschreitung etc.)
Programmversion	Versionsnummer der verwendeten Prosoft-Installation

EDI-Protokoll

Alle über die EDI-Schnittstelle übertragenen Nachrichten werden protokolliert. Für jede Nachricht wird festgehalten:

Feld	Beschreibung
Referenz	EDI-Nachrichtenreferenz
Nachrichtentyp	ORDERS, INVOIC, DESADV etc.
Status	Unverarbeitet, Verarbeitet oder Fehlerhaft
Zugeordneter Beleg	Interner Beleg, der aus der Nachricht erzeugt oder an den die Nachricht gesendet wurde
Verbindung	EDI-Verbindung (Partner), über die die Nachricht übertragen wurde

Die originale EDI-Datei wird als Anhang im DMS aufbewahrt und kann jederzeit eingesehen werden.

Dokumentenhistorie (DMS)

Das Dokumentenmanagementsystem versioniert Dateien automatisch:

Bei jeder Änderung wird eine neue Revision angelegt
Jede Revision speichert den Ersteller, den Zeitpunkt und einen Hashwert zur Integritätsprüfung
Ältere Revisionen bleiben erhalten und können verglichen oder wiederhergestellt werden
Dokumente können ausgecheckt werden, um parallele Bearbeitung zu verhindern — der Checkout-Vorgang wird mit Benutzer und Begründung protokolliert

Dokumentenanhänge

Dokumente können an beliebige Datensätze angehängt werden (z. B. Rechnungen, Bestellungen, Aufträge). Die Verknüpfung zwischen Dokument und Datensatz wird dauerhaft gespeichert.

Systemprotokoll

Technische Meldungen und Fehler werden im Systemprotokoll aufgezeichnet:

Feld	Beschreibung
Zeitstempel	Zeitpunkt der Meldung
Typ	Fehler oder Information
Kategorie	Fachlicher Bereich (z. B. Lager, Vertrieb, EDI)
Meldung	Beschreibung des Ereignisses
Benutzer	Benutzer, der den Vorgang ausgelöst hat
Sitzung	Zuordnung zur Benutzersitzung

Konsolidierte Vorgangssicht

Aktivitäten-, Service-Aufruf- und Systemprotokoll lassen sich über das Modul Vorgangsprotokoll in einer einheitlichen Liste zusammengeführt einsehen. Die Sicht ist eine reine Projektion über die vorhandenen Protokolle — es werden keine Daten dupliziert, und die Einträge bleiben jederzeit konsistent zu ihrer Quelle.

Angezeigt werden Zeitpunkt, Benutzer, Quelle (Geschäftsvorgang, Service-Aufruf oder System), Vorgang, betroffener Datensatz und Ergebnis. Die Liste lässt sich nach Quelle, Benutzer, Zeitraum und Ergebnis filtern. Von einem Geschäftsvorgang aus ist das feldgenaue Änderungsprotokoll direkt erreichbar, sodass sich von der Vorgangsübersicht bis zur einzelnen Feldänderung durchklicken lässt.

Die Vorgangsbezeichnung wird über die Quellen hinweg bewusst nicht vereinheitlicht: Geschäftsvorgänge erscheinen mit ihrem fachlichen Namen, Service-Aufrufe mit dem technischen Methodennamen, Systemmeldungen mit ihrem Meldungstext — die Spalte „Quelle" liefert den Kontext.

Das Modul findet sich unter Finanzen → Betriebsprüfung → Vorgangsprotokoll.

Keine physische Löschung

Ein grundlegendes Prinzip in Prosoft: Daten werden nicht physisch gelöscht.

Stammdaten (Artikel, Partner, Kostenarten etc.) werden über das Kennzeichen Archiviert deaktiviert. Der Datensatz bleibt in der Datenbank erhalten.
Bewegungsdaten (Belege, Buchungen) werden über das Kennzeichen Storniert entwertet. Der Originaldatensatz bleibt unverändert bestehen.

Dieses Prinzip stellt sicher, dass die Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge jederzeit gegeben ist und historische Auswertungen auf dem vollständigen Datenbestand basieren.

Zusammenfassung

Frage	Antwort
Wer hat wann welchen Vorgang ausgeführt?	Aktivitätenprotokoll
Wer hat wann welchen Service-Aufruf ausgeführt?	Service-Aufrufprotokoll
Alle Vorgänge quellenübergreifend in einer Liste?	Konsolidierte Vorgangssicht (`Vorgangsprotokoll`)
Wer hat einen Datensatz zuletzt geändert?	Änderungsprotokoll (Geändert am/von)
Welche Felder wurden konkret von welchem auf welchen Wert geändert?	Änderungsprotokoll auf Feldebene
Welche Bestandsbewegungen gab es?	Lagerprotokoll
Wer war wann angemeldet?	Sitzungsprotokoll
Welche EDI-Nachrichten wurden übertragen?	EDI-Protokoll
Welche Versionen hat ein Dokument?	Dokumentenhistorie (DMS)
Welche technischen Fehler sind aufgetreten?	Systemprotokoll