Eingabekontrollen

Prosoft setzt an verschiedenen Stellen Eingabekontrollen ein, um die Korrektheit, Vollständigkeit und Konsistenz der erfassten Daten sicherzustellen. Diese Seite beschreibt die Kontrollmechanismen, die das System bei der Erfassung und Verarbeitung von Daten anwendet.

Pflichtfeldprüfungen

Pflichtfelder sind auf Ebene des Datenmodells definiert. Das System verhindert das Speichern eines Datensatzes, wenn ein Pflichtfeld nicht befüllt ist. Die Prüfung erfolgt vor dem Schreiben in die Datenbank.

Typische Pflichtfelder auf Belegen:

Belegtyp	Pflichtfelder
Auftrag	Kunde, Werk, Währung, Zahlungsbedingung, Lieferbedingung
Rechnung	Kunde, Rechnungsdatum, Zahlungsbedingung, Buchungsperiode
Eingangsrechnung	Lieferant, Rechnungsdatum, Lieferanten-Rechnungsnummer
Gutschriftsanzeige	Partner, Werk, Währung, Zahlungsbedingung, Gutschrift-Nr. des Partners
Produktionsauftrag	Artikel, Menge, Quell- und Ziellager

Geschäftsregel-Validierungen

Über die Pflichtfeldprüfung hinaus werden fachliche Geschäftsregeln bei jeder Verarbeitung geprüft. Verstößt eine Eingabe gegen eine Geschäftsregel, wird die Verarbeitung abgebrochen und der Benutzer erhält eine Fehlermeldung.

Beispiele für Geschäftsregeln

Vertrieb:

Ein Auftrag kann nur freigegeben werden, wenn er noch nicht freigegeben ist.
Bei der Rechnungserstellung muss der Lieferschein bereits versendet sein (Versanddatum vorhanden).
Die Lieferadresse muss ein gültiges Land hinterlegt haben (für die Steuerermittlung).

Einkauf:

Eingangsrechnungen können erst gebucht werden, wenn die Buchungsperiode geöffnet ist.
Fremdfertigungsaufträge können nur bestellt werden, wenn sie weder archiviert noch storniert sind.

Produktion:

Bei einer Mengenmeldung muss mindestens eine Gut- oder Ausschussmenge angegeben werden.
Negative Gutmengen und Ausschussmengen sind nicht zulässig.
Eine Bestellmenge für Fremdfertigung muss größer als 0 sein.

Finanzen:

Bei Budgets muss die budgetierte Menge größer als 0 sein.
Der Wert für „Pro" (Preiseinheit) muss größer als 0 sein.
Gesperrte Kostenstellen können nicht bebucht werden.

Lager:

Bei seriennummernpflichtigen Artikeln muss jede Lagerbewegung genau eine Einheit betragen.
Negativbestände können pro Artikel und Lagerort unterbunden werden.
Wareneingänge, Umlagerungen und Inventurbuchungen können nur einmal gebucht werden (Doppelbuchungsschutz).

Eindeutigkeitsprüfungen

Das System stellt sicher, dass bestimmte Felder und Feldkombinationen eindeutig sind. Diese Prüfungen werden sowohl auf Datenbank- als auch auf Anwendungsebene durchgesetzt.

Beispiele:

Entität	Eindeutige Felder
Benutzer	Benutzername
Kostenart	Bezeichnung
Mahnstufe	Bezeichnung, Stufe
Datei (DMS)	Dateiname + Verzeichnis
Mitarbeiter	Personalnummer, Kürzel
Abwesenheitsart	Bezeichnung, Kürzel
Buchungsperiode	Bezeichnung

Belegnummern werden über das Nummernkreisverfahren automatisch eindeutig vergeben (siehe Verarbeitungsregeln).

Statusprüfungen

Viele Verarbeitungsschritte sind nur in einem bestimmten Belegstatus zulässig. Das System prüft den aktuellen Status vor der Ausführung:

Prüfung	Fehlermeldung
Archivierter Datensatz soll bearbeitet werden	„Datensatz ist archiviert"
Stornierter Beleg soll erneut storniert werden	„Beleg ist bereits storniert"
Fakturierte Gutschrift soll direkt storniert werden	„Eine fakturierte Gutschriftsanzeige kann nicht direkt storniert werden"
Bereits freigegebener Auftrag soll freigegeben werden	„Auftrag ist bereits freigegeben"
Bereits bestellte Fremdfertigung soll erneut bestellt werden	„Fremdfertigung ist bereits bestellt"

Sperrungen

Prosoft verfügt über Sperrmechanismen für Artikel und Partner, die bestimmte Geschäftsvorgänge gezielt unterbinden.

Artikelsperrungen

Eine Artikelsperrung kann pro Anwendungsbereich konfiguriert werden:

Feld	Beschreibung
Artikel	Betroffener Artikel
Gültig von / bis	Zeitraum der Sperrung
Grund	Begründung (Pflichtfeld)
Sperre oder Warnung	Sperre verhindert die Verwendung, Warnung weist nur darauf hin
Vertrieb	Sperrt die Verwendung in Angeboten und Aufträgen
Einkauf	Sperrt die Verwendung in Anfragen und Bestellungen
Produktion	Sperrt die Verwendung in Produktionsaufträgen

Partnersperrungen

Analog zu Artikelsperrungen können Partner gesperrt werden:

Feld	Beschreibung
Partner	Betroffener Partner (Kunde oder Lieferant)
Gültig von / bis	Zeitraum der Sperrung
Grund	Begründung
Sperre oder Warnung	Sperre verhindert die Belegerfassung, Warnung weist nur darauf hin

Wird ein gesperrter Partner bei der Belegerfassung verwendet, bricht das System mit einem Fehler ab und zeigt den hinterlegten Sperrgrund an.

Buchungsperiodenprüfung

Buchungsrelevante Vorgänge werden gegen die konfigurierte Buchungsperiode geprüft. Jede Buchungsperiode hat einen Status:

Offen — Buchungen sind zulässig
Geschlossen — Buchungen werden abgelehnt

Das Schließen einer Buchungsperiode verhindert, dass nachträglich Belege in einen abgeschlossenen Zeitraum gebucht werden. Die Prüfung erfolgt bei Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und allen weiteren buchungsrelevanten Vorgängen.

Berechtigungskonzept

Benutzer und Benutzergruppen

Das Berechtigungssystem in Prosoft basiert auf Benutzergruppen. Jeder Benutzer ist einer oder mehreren Benutzergruppen zugeordnet. Die Berechtigungen werden auf der Benutzergruppe definiert, nicht auf dem einzelnen Benutzer.

Modulberechtigungen

Berechtigungen werden auf Modulebene vergeben. Für jedes Modul kann einer Benutzergruppe einer der folgenden Zugriffsmodi zugeordnet werden:

Zugriffsmodus	Beschreibung
Kein Zugriff	Das Modul ist für die Benutzergruppe nicht sichtbar
Lesend	Die Daten des Moduls können eingesehen, aber nicht verändert werden
Schreibend	Die Daten des Moduls können eingesehen und verändert werden

Superuser

Benutzer mit dem Kennzeichen Superuser haben uneingeschränkten Zugriff auf alle Module und Funktionen. Nur Superuser können:

das Superuser-Kennzeichen anderer Benutzer ändern
Kennwörter von anderen Superusern zurücksetzen
Superuser-Konten löschen

Sitzungsverwaltung

Jede Anmeldung an Prosoft erzeugt eine Sitzung (Session). Die Sitzung enthält die Zuordnung zum Benutzer und zum aktiven Mandanten. Alle Aktionen werden im Kontext dieser Sitzung ausgeführt und dem angemeldeten Benutzer zugeordnet.

Referenzielle Integrität

Das System prüft bei der Erfassung, dass referenzierte Stammdaten tatsächlich existieren. Wird beispielsweise eine ungültige Zahlungsbedingung, ein unbekannter Mitarbeiter oder eine nicht existierende Mengeneinheit angegeben, wird die Verarbeitung mit einem Fehler abgebrochen.

Auf Datenbankebene werden Fremdschlüsselbeziehungen zwischen Tabellen automatisch aus dem Datenmodell generiert, sodass auch auf Datenbankebene keine verwaisten Referenzen entstehen können.

Zusammenfassung der Kontrollmechanismen

Kontrollart	Ebene	Wirkung
Pflichtfeldprüfung	Datenmodell + Verarbeitung	Verhindert unvollständige Datensätze
Geschäftsregel-Validierung	Verarbeitungslogik	Verhindert fachlich ungültige Vorgänge
Eindeutigkeitsprüfung	Datenbank + Verarbeitung	Verhindert doppelte Einträge
Statusprüfung	Verarbeitungslogik	Verhindert ungültige Statusübergänge
Artikelsperrung	Verarbeitungslogik	Unterbindet Verwendung gesperrter Artikel
Partnersperrung	Verarbeitungslogik	Unterbindet Belegerfassung für gesperrte Partner
Buchungsperiodenprüfung	Verarbeitungslogik	Verhindert Buchungen in geschlossenen Perioden
Modulberechtigungen	Benutzergruppe	Steuert Lese-/Schreibzugriff auf Module
Referenzielle Integrität	Datenbank + Verarbeitung	Verhindert ungültige Verweise