Fremdbearbeitung

Fremdbearbeitung bezeichnet Fertigungsschritte, die nicht im eigenen Unternehmen durchgeführt werden, sondern an einen externen Dienstleister (den Fremdbearbeiter) vergeben werden. Typische Beispiele sind Lackierung, Wärmebehandlung, Galvanik oder Konfektionierung.

Prosoft bildet diesen Prozess vollständig ab – von der Stammdatenpflege über die automatische Belegverkettung bis hin zur Mengenmeldung im Produktionsauftrag. Nach der kaufmännischen Anlage des Warenausgangs läuft der Vorgang über den Versand: Die Bestellung beim Fremdbearbeiter entsteht beim Abschluss des Warenausgangs von selbst, und an jedem Status ist ablesbar, wer als Nächstes handelt.

Stammdaten einrichten

Bevor Fremdbearbeitung in Produktionsaufträgen genutzt werden kann, müssen einmalig folgende Stammdaten gepflegt werden:

Artikelart Lieferant Arbeitsgang Arbeitsplan

Die Artikelart für Fremdbearbeitungsartikel muss die Verwendungsarten Einkaufbar und Arbeitsgang aktiviert haben.

Warum?

Prosoft legt für jeden Fremdbearbeitungsarbeitsgang automatisch einen Artikel an, der als Bestellposition und in Warenbewegungen verwendet wird. Dieser Artikel benötigt diese Verwendungsarten.

Einstellung: Stammdaten → Artikel → Artikelarten

Verwendungsart	Wert
Einkaufbar	✅ aktiv
Arbeitsgang	✅ aktiv

Der Fremdbearbeiter muss als Lieferant in Prosoft angelegt sein.

Einstellung: Einkauf → Lieferanten

Tipp

Legen Sie den Lieferanten vorab mit vollständiger Adresse, Zahlungs- und Lieferbedingung sowie Versandart (Abschnitt „Versand") an. Die Versandart wird beim Erstellen des Warenausgangs vorgeschlagen, Zahlungs- und Lieferbedingung gehen in die automatisch erzeugte Bestellung.

Der Arbeitsgang, der extern vergeben werden soll, muss als Fremdbearbeitung gekennzeichnet werden.

Einstellung: Produktion → Arbeitsgänge

Arbeitsgang öffnen oder neu anlegen
Checkbox Fremdbearbeitung aktivieren
Artikelart für den Fremdbearbeitungsartikel auswählen

Fremdbearbeitungsartikel wird automatisch erzeugt

Sobald ein als Fremdbearbeitung markierter Arbeitsgang einem Arbeitsplan hinzugefügt wird, erstellt Prosoft automatisch einen Fremdbearbeitungsartikel. Die Artikel-Nr. setzt sich zusammen aus der Artikel-Nr. des Fertigteils und der Nummer des Arbeitsgangs. Wie der Fremdbearbeitungsartikel wieder verschwindet, beschreibt der Abschnitt Fremdbearbeitungsartikel löschen.

Der Arbeitsplan des Fertigungsartikels muss mindestens einen Arbeitsschritt mit einem Fremdbearbeitungsarbeitsgang enthalten.

Einstellung: Produktion → Arbeitspläne

Reihenfolge beachten

Der Fremdbearbeitungsschritt kann an beliebiger Stelle im Arbeitsplan stehen. Prosoft erkennt automatisch, welcher Schritt unmittelbar vor dem externen Schritt liegt, und zeigt dessen Rückmeldemenge im Modul Fremdbearbeitung an (Menge bereit).

Im Arbeitsplan des Artikelstamms und in den Arbeitsschritten des Produktionsauftrags zeigt die Spalte Fremdbearbeitungsartikel den zugehörigen Artikel als Verweis — ein Klick öffnet ihn direkt.

Prozessablauf

flowchart TD
    A([🏭 Produktionsauftrag anlegen]) --> B{Enthält externen\nArbeitsschritt?}
    B -- Nein --> C([Normaler\nProduktionsprozess])
    B -- Ja --> D[📋 Fremdbearbeitungs-\ndatensatz wird automatisch\nerstellt]
    D --> E[📦 Innendienst:\nWarenausgang erstellen mit\nVersandart & Logistikinfo]
    E --> F[📋 Versand:\nVerpacken &\nLieferschein erstellen]
    F --> G[🛒 Bestellung beim\nFremdbearbeiter entsteht\nautomatisch]
    G --> H[✉️ Einkauf:\nBestellung versenden]
    H --> H2[🚚 Versand:\nSendung buchen]
    H2 --> I[🔧 Fremdbearbeiter führt\nArbeitsschritt durch]
    I --> J[📥 Wareneingang buchen\nvom Fremdbearbeiter]
    J --> K[✅ Mengenmeldung und\nAbschluss des Arbeitsgangs]
    K --> L([Nächste Schritte im\nProduktionsauftrag])

    style A fill:#1976d2,color:#fff,stroke:none
    style D fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2
    style E fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2
    style F fill:#fff3e0,stroke:#f57c00
    style G fill:#fff3e0,stroke:#f57c00
    style H fill:#fff3e0,stroke:#f57c00
    style H2 fill:#fff3e0,stroke:#f57c00
    style I fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2
    style J fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c
    style K fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c
    style L fill:#388e3c,color:#fff,stroke:none
    style C fill:#9e9e9e,color:#fff,stroke:none

Produktionsauftrag anlegen

Wenn ein Produktionsauftrag auf Basis eines Arbeitsplans mit mindestens einem Fremdbearbeitungsarbeitsgang erstellt wird, legt Prosoft automatisch für jeden solchen Arbeitsschritt einen Fremdbearbeitungsdatensatz an.

Automatische Erstellung

Es ist keine manuelle Aktion erforderlich. Der Datensatz ist sofort im Modul Fremdbearbeitung sichtbar.

Fremdbearbeitung prüfen

Im Modul Produktion → Fremdbearbeitung erscheint der neue Datensatz. Die Listenansicht zeigt auf einen Blick:

Spalte	Bedeutung
Status	Aktueller Bearbeitungsstand (siehe Status)
Produktionsauftrag	Verknüpfter PA
Artikel	Bezeichnung des Original-Artikels aus dem Produktionsauftrag
Fremdbearbeiter	Der beauftragte Fremdbearbeiter (nach Auswahl)
Arbeitsschritt	Der extern vergebene Schritt
Menge Produktion	Gesamtmenge des Auftrags
Menge bereit	Vom Vorgängerschritt zurückgemeldete Gutmenge abzüglich der bereits versendeten Mengen — zeigt, was jetzt noch an den Fremdbearbeiter gehen kann
Menge versendet	Tatsächlich versendete Menge aus der gebuchten Sendung
Menge erhalten	Summe der beim Wareneingang gebuchten Mengen
Bereitstellungstermin	Gewünschter Liefertermin aus dem PA
Fremdbearbeitungsartikel	Der automatisch erzeugte Serviceartikel
Warenausgang	Verknüpfter Beistellungs-WA (nach Erstellung)
Bestellung	Verknüpfte Bestellung (nach Erstellung)

Die Spalte mit den Aktionen bleibt beim horizontalen Blättern am rechten Rand stehen und ist damit immer erreichbar. Angeboten wird jeweils nur die Aktion, die im aktuellen Status ansteht.

Vorfilter „Warenausgang bereit"

Über Anzeige: Warenausgang bereit zeigt die Liste nur Fremdbearbeitungen im Status Offen, für die der Vorgängerschritt bereits Menge bereitgestellt hat — also genau die Datensätze, für die jetzt ein Warenausgang ansteht.

Warenausgang erstellen (Innendienst)

Nach dem (außerhalb von Prosoft stattfindenden) Anfrageprozess wählt der Innendienst den Fremdbearbeiter konkret aus und gibt dem Versand alles mit, was er zum Packen braucht. Die Aktion „Warenausgang erstellen" steht im Status Offen zur Verfügung und fragt ab:

Feld	Vorbelegung
Lieferant	Der am Datensatz hinterlegte Fremdbearbeiter, sonst der Hauptlieferant des Fremdbearbeitungsartikels
Warenausgangsmenge	Menge bereit
Versandart	Versandart des Fremdbearbeiters (Lieferantenstamm, Abschnitt „Versand"); änderbar. Wird ein anderer Lieferant gewählt, übernimmt der Dialog dessen Versandart neu.
Interne Logistikinfo	leer — Freitext als Hinweis für den Versand. Die Angabe steht anschließend im gleichnamigen Feld des Warenausgangs und erscheint auf keinem gedruckten Beleg.

Liegt die Warenausgangsmenge über der bereitgestellten Menge, fragt Prosoft vor dem Anlegen nach. Der Warenausgang lässt sich trotzdem erstellen — etwa wenn die Fremdbearbeitung sich auf Material bezieht, das nicht aus dem Vorgängerschritt stammt.

Der gewählte Fremdbearbeiter wird am Fremdbearbeitungsdatensatz hinterlegt, und es entsteht der Warenausgangsbeleg für die Beistellung (Rohmaterial oder Halbzeuge, die zum Fremdbearbeiter geschickt werden). Der Status wechselt auf Warenausgang erstellt. Damit ist der Innendienst aus dem Vorgang heraus.

Beistellung vs. Einkauf

Die Beistellung ist kein Einkauf — das Material bleibt im Eigentum des Unternehmens und wird nur zur Bearbeitung versendet. Die Bestellung gilt nur für die erbrachte Dienstleistung.

Kundenbezogene Lieferantenfreigabe

Ist für den Kunden, für den der Produktionsauftrag läuft, eine Freigabeliste hinterlegt, wird ein nicht freigegebener Fremdbearbeiter bereits beim Erstellen des Warenausgangs abgelehnt — der Warenausgang schickt die Beistellteile aus dem Haus, eine Sperre erst bei der Bestellung käme zu spät. Dieselbe Prüfung greift bei der Bestellung und beim Buchen des Beistellungsverbrauchs. Siehe Freigegebene Lieferanten (ASL).

Verpacken und Lieferschein erstellen (Versand)

Der Versand erkennt Beistellungen in der Liste Offene Warenausgänge an der Spalte Fremdbearbeitungs-Nr. — ein Klick darauf öffnet die zugehörige Fremdbearbeitung. Die Interne Logistikinfo steht am Warenausgang im Abschnitt Verladung.

Beim Vorbereiten der Beistellteile (z. B. durch Verwiegung oder Zählung) wird die tatsächliche Menge ermittelt. Anschließend wird der Warenausgang verpackt und der Lieferschein erstellt.

Bestellung entsteht automatisch

Mit dem Erstellen des Lieferscheins erzeugt Prosoft die Bestellung beim Fremdbearbeiter — ohne dass jemand eine Aktion auslöst. Der Status wechselt auf Bestellung erstellt.

Als Lieferant wird der Fremdbearbeiter aus dem Warenausgang übernommen
Als Bestellmenge wird die verpackte Ist-Menge des Warenausgangs übernommen, ohne Verpackung die Warenausgangsmenge
Als Wunschtermin wird der Bereitstellungstermin des Produktionsauftrags minus 2 Tage gesetzt, frühestens der morgige Tag
Als Bestellposition wird der Fremdbearbeitungsartikel verwendet
Preis, Preisbasismenge und Preiseinheit werden aus der Einkaufskondition des Fremdbearbeitungsartikels für den Lieferanten übernommen
Liefer- und Zahlungsbedingung sowie Versandart kommen aus den Einkaufsdaten des Lieferanten
Die Bestellung wird mit dem Fremdbearbeitungsdatensatz verknüpft, ihre Nummer steht auf dem Lieferschein der Beistellung

Die Bestellung wird nicht automatisch versendet — das Rausschicken bleibt ein bewusster Schritt des Einkaufs.

„Bestellung erstellt" heißt „Lieferschein erstellt"

Die Bestellung hängt am Lieferschein, nicht am Verpacken. Ein Warenausgang, zu dem ohne vorheriges Verpacken ein Lieferschein erstellt wird, erzeugt die Bestellung ebenso — dann mit der Warenausgangsmenge.

Abrechnung in alternativer Einheit (z. B. pro 100 kg)

Rechnet der Fremdbearbeiter nach Gewicht ab, obwohl die Teile in Stück geführt werden, kann die Einkaufskondition mit einer abweichenden Preiseinheit gepflegt werden (z. B. Preis pro 100 kg). Prosoft rechnet die Bestellmenge automatisch um — über eine gepflegte Einheitenumrechnung am Artikel oder ersatzweise über das Artikelgewicht des Original-Artikels.

Wenn die Bestellung nicht entstehen kann

Scheitert die automatische Bestellung — etwa an einer fehlenden Einkaufskondition, einer fehlenden Einheitenumrechnung oder einer verweigerten Lieferantenfreigabe —, wird der Lieferschein trotzdem erstellt. Die Fremdbearbeitung bleibt auf Warenausgang erstellt, und der Ersteller des Produktionsauftrags sowie der Anwender, der den Lieferschein erstellt hat, erhalten eine Benachrichtigung mit dem Grund. Nach Behebung der Ursache wird die Bestellung im Modul Fremdbearbeitung über die Aktion „Bestellung erstellen" nachgeholt; der Dialog ist mit denselben Werten vorbelegt wie die automatische Anlage.

Bestellung versenden (Einkauf)

Der Einkauf prüft die Bestellung und schickt sie an den Fremdbearbeiter — per E-Mail oder durch Drucken und anschließendes Markieren als versendet. Der Status wechselt auf Bestellt. Trifft die Auftragsbestätigung ein und sind alle Positionen der Bestellung bestätigt, wechselt der Status auf Bestätigt. Solange das nicht der Fall ist, erkennt der Einkauf am Status Bestellt den ausstehenden AB-Eingang.

Sendung buchen (Versand)

Der physische Versand der Beistellteile erfolgt über Logistik → Sendungen. Mit dem Buchen der Sendung wechselt der Status auf Versendet.

Sendung erst nach versendeter Bestellung

Eine Sendung zu einem Beistellungs-Warenausgang lässt sich erst buchen, wenn die zugehörige Bestellung an den Fremdbearbeiter versendet ist. Andernfalls lehnt Prosoft die Buchung mit dem Hinweis ab, welche Bestellung noch versendet werden muss. Die Auftragsbestätigung muss dafür nicht vorliegen — eine ausbleibende AB blockiert den Versand nicht.

Wareneingang buchen

Nach Abschluss der Bearbeitung liefert der Fremdbearbeiter die Teile zurück. Der Wareneingang wird regulär über die Bestellung gebucht. Die gebuchte Menge wird in Menge erhalten aufsummiert; mehrere Wareneingänge zur selben Fremdbearbeitung addieren sich. Sind alle Positionen der Bestellung abgearbeitet, steht die Fremdbearbeitung auf Abgeschlossen.

Eine Teillieferung archiviert die Fremdbearbeitung nicht — sie bleibt in der Liste, bis der Arbeitsgang vollständig zurückgemeldet ist.

Sendung muss versendet sein

Der Wareneingang vom Fremdbearbeiter kann erst gebucht werden, wenn die Sendung zur Beistellung den Status Versendet hat.

Folge-Fremdbearbeitung für die Restmenge

Wurde nur ein Teil der Auftragsmenge an den Fremdbearbeiter ausgeliefert, legt Prosoft nach dem Wareneingang automatisch eine Folge-Fremdbearbeitung im Status Offen für die Restmenge an — mit demselben Fremdbearbeiter. Voraussetzung: Der Arbeitsgang ist noch nicht final abgeschlossen, und es gibt zu diesem Arbeitsgang keine weitere offene Fremdbearbeitung.

Mengenmeldung und Abschluss des Arbeitsgangs

Der Wareneingang meldet die zurückgelieferte Menge an den Fremdbearbeitungsschritt im Produktionsauftrag — genauso wie eine Rückmeldung interner Arbeitsschritte. Ist der Arbeitsschritt damit vollständig zurückgemeldet (Summe der Rückmeldungen erreicht die Auftragsmenge), schließt Prosoft ihn automatisch final ab und archiviert alle Fremdbearbeitungen dieses Arbeitsschritts. Die Produktion kann mit dem nächsten Schritt fortfahren.

Offene Zeitmeldungen

Gibt es am Arbeitsschritt noch offene Zeitmeldungen, wird er nicht automatisch abgeschlossen. Die Rückmeldung selbst wird trotzdem gebucht, und der Ersteller des Produktionsauftrags sowie der buchende Anwender erhalten eine Benachrichtigung. Nach dem Schließen der Zeitmeldungen wird der Arbeitsschritt über Arbeitsschritte abschließen im Produktionsauftrag abgeschlossen.

Storno des Wareneingangs

Wird ein Wareneingang zur Fremdbearbeitung storniert, nimmt Prosoft die zugehörige Mengenmeldung zurück und zieht die stornierte Menge von Menge erhalten ab. Ist der Arbeitsschritt danach nicht mehr vollständig zurückgemeldet, wird auch sein Abschluss zurückgenommen, und die Fremdbearbeitung erscheint wieder in der Liste.

Status

Jeder Fremdbearbeitungsdatensatz durchläuft folgende Zustände. Der Status wird aus den verknüpften Belegen abgeleitet und nach jeder Änderung — auch nach einem Storno — neu bestimmt.

Status	Bedeutung	Wer ist dran
Offen	Bedarf erkannt, noch kein Warenausgang	Innendienst — Warenausgang erstellen
Warenausgang erstellt	Warenausgang angelegt	Versand — verpacken und Lieferschein erstellen
Bestellung erstellt	Lieferschein erstellt, Bestellung beim Fremdbearbeiter automatisch erzeugt	Einkauf — Bestellung versenden
Bestellt	Bestellung an den Fremdbearbeiter versendet, Auftragsbestätigung steht aus	Einkauf — AB abwarten; Versand — Sendung buchen
Bestätigt	Alle Positionen der Bestellung bestätigt	Versand — Sendung buchen
Versendet	Sendung zur Beistellung gebucht	Fremdbearbeiter
Abgeschlossen	Wareneingang vollständig gebucht	—
Storniert	Datensatz wurde storniert	—

Arbeitsvorrat des Versands

Über den Filter auf die Statusspalte findet der Versand seinen Arbeitsvorrat: Warenausgang erstellt sind die Beistellungen, die gepackt werden müssen, Bestellt und Bestätigt die, deren Sendung gebucht werden kann.

Archivierung

Eine Fremdbearbeitung verschwindet aus der offenen Liste, sobald sie erledigt ist — unabhängig von ihrem Status:

Arbeitsgang final abgeschlossen: automatisch nach vollständiger Rückmeldung (siehe oben) oder von Hand über Arbeitsschritte abschließen im Produktionsauftrag. Archiviert werden alle Fremdbearbeitungen dieses Arbeitsschritts, auch solche im Status Bestellt oder Versendet.
Produktionsauftrag erledigt: Alle noch offenen Fremdbearbeitungen des Auftrags werden archiviert — auch wenn die Ware nie fremdbearbeitet zurückkam, weil sie etwa intern nachgearbeitet wurde.

Archiviert heißt nicht gelöscht: Die Fremdbearbeitung bleibt mit allen verknüpften Belegen erhalten.

Belege für den Fremdbearbeiter

Lieferschein und Bestellung einer Fremdbearbeitung sind auf den Fremdbearbeiter zugeschnitten, der die prosoft-internen Nummern nicht kennt:

In der Artikelspalte beider Belege steht die Artikel-Nr. des Teils aus dem Produktionsauftrag. Die Nummer des Fremdbearbeitungsartikels steht als Fremdbearbeitungsartikel-Nr. im Beschreibungsblock der Position.
Die Bestellung nennt im Kopf unter Lieferschein-Nr. den Lieferschein, mit dem die Beistellteile herausgegangen sind. Teilt die Versandart den Warenausgang auf mehrere Lieferscheine auf, sind alle genannt.
Der Lieferschein trägt die Bestellnummer, damit der Fremdbearbeiter die Anlieferung seiner Bestellung zuordnen kann.
Weichen Mengen- und Preiseinheit voneinander ab (z. B. Stück und 100 kg), zeigt der Lieferschein wie die Bestellung beide Größen untereinander. Stimmen sie überein, bleibt es bei einer Zeile.

Die Artikelzuordnung der Belegpositionen bleibt dabei auf dem Fremdbearbeitungsartikel — Einkaufskondition, Lieferantenfreigabe und Wareneingang arbeiten unverändert. Geändert ist nur das Druckbild.

Eigene Belegvorlagen

Die Darstellung gilt für die Standard-Belegvorlagen von Lieferschein und Bestellung. Werden eigene Vorlagen verwendet, müssen Lieferschein-Nr. und doppelte Mengenzeile dort entsprechend ergänzt werden.

Fremdbearbeitungsartikel löschen

Der Fremdbearbeitungsartikel ist kein selbst gepflegter Stammsatz: Er entsteht mit dem ersten Arbeitsschritt, der den Fremdbearbeitungsarbeitsgang nutzt, und verschwindet von selbst wieder, sobald der letzte dieser Arbeitsschritte im Arbeitsplan des Artikels entfernt wird und der Fremdbearbeitungsartikel nirgends verwendet wird. Einzeln löschen lässt er sich nicht.

Ein Artikel mit Fremdbearbeitungsarbeitsgang lässt sich deshalb ganz normal löschen; seine Fremdbearbeitungsartikel werden mit abgeräumt. Wird ein Fremdbearbeitungsartikel noch verwendet — etwa in einer Bestellung, einem Lieferschein oder an einer Fremdbearbeitung —, lehnt Prosoft das Löschen ab und nennt den betroffenen Beleg.

Ein Produktionsauftrag mit Fremdbearbeitung lässt sich löschen, solange an der Fremdbearbeitung noch kein Warenausgang und keine Bestellung hängt; die Fremdbearbeitung wird dann mit gelöscht. Andernfalls nennt die Meldung den vorhandenen Beleg.

Belegverkettung

Die beteiligten Belege sind in Prosoft vollständig miteinander verknüpft:

graph LR
    PA[Produktionsauftrag] --> FB[Fremdbearbeitung]
    FB --> WA[Warenausgang\nBeistellung]
    WA --> LS[Lieferschein]
    FB --> BE[Bestellung]
    WA --> SE[Sendung]
    BE --> WE[Wareneingang]

    style PA fill:#1976d2,color:#fff,stroke:none
    style FB fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2
    style WA fill:#fff3e0,stroke:#f57c00
    style LS fill:#fff3e0,stroke:#f57c00
    style BE fill:#fff3e0,stroke:#f57c00
    style SE fill:#fff3e0,stroke:#f57c00
    style WE fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c

Alle Belege lassen sich direkt aus dem Modul Fremdbearbeitung per Verlinkung öffnen.