Datenimport — Erstmaliges Einlesen großer Datenmengen, z. B. bei der Systemeinführung oder bei der Übernahme von Daten aus einem Vorsystem.
Datenpflege — Massenhafte Aktualisierung bestehender Daten, z. B. das Nachtragen von USt-IdNr. bei einer Vielzahl von Kunden, das Anpassen von Preisen oder das Ergänzen fehlender Felder. Anstatt jeden Datensatz einzeln in Prosoft zu öffnen, werden die Daten in Excel gepflegt und anschließend zurück importiert.
Der Datenimport ist über das Menü Administration → Datenimport erreichbar.
Funktionsprinzip
Jeder Importtyp entspricht einem bestimmten Datensatztyp im System. Für jeden Typ ist eine fest definierte Spaltenstruktur hinterlegt.
Der Arbeitsablauf ist immer gleich:
Exportieren — Über den Button Exportieren wird eine Excel-Datei mit den aktuellen Daten heruntergeladen. Diese Datei enthält die korrekte Spaltenstruktur und kann direkt als Vorlage verwendet werden.
Bearbeiten — Die Datei wird in Excel geöffnet und bearbeitet: neue Zeilen ergänzen, bestehende Werte anpassen.
Importieren — Die bearbeitete Datei wird über den Button Importieren hochgeladen. Prosoft verarbeitet jede Zeile.
Hinweise
Pflichtfelder müssen in jeder Zeile befüllt sein.
Fremdschlüssel (z. B. Kostenart-Nr., Angebots-Nr.) müssen auf im System vorhandene Datensätze verweisen.
Manche Importtypen setzen voraus, dass abhängige Daten bereits importiert wurden (z. B. müssen Artikel vor den Stücklisten importiert werden).
Wo eine Spalte nur bestimmte Angaben zulässt, erklärt ein Kommentar an der Spaltenüberschrift die Bedeutung und die erlaubten Werte. In Excel ist das an der kleinen Markierung in der Ecke der Überschriftenzelle erkennbar.
Verfügbare Importtypen
Stammdaten
Importtyp
Beschreibung
Artikel
Artikelstammdaten.
Artikelgruppen
Gruppen zur Klassifizierung von Artikeln.
Artikelrabattgruppen
Rabattgruppen für Artikel.
Artikelsperrungen
Sperrungen von Artikeln.
Sachmerkmalsgruppen
Gruppen für Sachmerkmale.
Sachmerkmale
Sachmerkmale für Artikel.
Sachmerkmale Werte
Vorgabewerte für Sachmerkmale.
Stücklisten
Stücklisten für Artikel.
Werkstoffe
Werkstoffstammdaten.
Werkstoffarten
Arten zur Klassifizierung von Werkstoffen.
Legierungszuschläge
Zuschläge für Legierungen.
Partner
Importtyp
Beschreibung
Partner
Allgemeine Partnerstammdaten.
Kunden
Kundenstammdaten.
Lieferanten
Lieferantenstammdaten.
Ansprechpartner
Ansprechpartner von Partnern.
Anschriften
Anschriften von Partnern.
Bankverbindungen
Bankverbindungen von Partnern.
Partnersperrungen
Sperrungen von Partnern.
Lastschriftmandate
SEPA-Lastschriftmandate.
Vertrieb
Importtyp
Beschreibung
Aufträge
Verkaufsaufträge.
Auftragspositionen
Positionen von Verkaufsaufträgen.
Angebots-Budgets
Budgets je Kostenart für Angebotspositionen.
Verkaufskonditionen
Verkaufskonditionen für Artikel und Kunden.
Zusatzkosten Verkaufskonditionen
Zusatzkosten zu Verkaufskonditionen.
Preislistenpositionen
Positionen von Preislisten.
Linienstufen
Stufen und Rechenwerte der Linien eines Materials.
Rahmenaufträge
Rahmenaufträge.
Lieferpläne
Lieferpläne.
Absatzplanpositionen
Positionen von Absatzplänen.
Umsatzplanung-Artikel
Artikelbezogene Umsatzplanung.
Umsatzplanung-Kunden
Kundenbezogene Umsatzplanung.
Umsatzplanung-Plandaten
Allgemeine Plandaten für die Umsatzplanung.
Umsatzplanung-Planpreise
Planpreise der Positionen eines Umsatzplans.
Einkauf
Importtyp
Beschreibung
Bestellungen
Einkaufsbestellungen.
Einkaufskonditionen
Einkaufskonditionen für Artikel und Lieferanten.
Lager
Importtyp
Beschreibung
Lagerorte
Lagerorte.
Lagerplätze
Lagerplätze innerhalb von Lagerorten.
Lagerplatzarten
Arten zur Klassifizierung von Lagerplätzen.
Chargen
Chargen von Artikeln.
Packstücke
Packstücke.
Produktion
Importtyp
Beschreibung
Arbeitsplatzgruppen
Gruppen zur Klassifizierung von Arbeitsplätzen.
Arbeitsplätze
Arbeitsplätze in der Produktion, inklusive Kostenstelle.
Arbeitsgänge
Arbeitsgänge.
Arbeitspläne
Arbeitspläne für Artikel.
Ausschusscodes
Gründe für Ausschussmeldungen in der Fertigung.
Qualitätsmanagement
Importtyp
Beschreibung
Prüfmittelgruppen
Prüfmittelgruppen. Legt nur an, ändert keine vorhandenen.
Prüfmittel
Prüfmittel mit Ident-Nr. Legt nur an, ändert keine vorhandenen.
Prüfmittelzuordnungen
Zuordnung der Prüfmittel zu Prüfmittelgruppen. Legt nur an.
Beim Umstieg aus einem Altsystem werden die Importtypen in der Reihenfolge Artikel → Seriennummern → Prüfmittelgruppen → Prüfmittel → Prüfmittelzuordnungen → Dokumente eingespielt; die Kalibrierscheine kommen über Dokumente an das Prüfmittel. Spalten und Regeln beschreibt Prüfmittel → Datenimport.
Finanzen
Importtyp
Beschreibung
Kostenarten
Kostenartenstammdaten.
Kostenstellen
Kostenstellenstammdaten.
Kostenträger
Kostenträgerstammdaten.
Projekt-Kostenträger-Budgets
Budgets je Kostenträger für Projekte.
Sachkonten
Sachkonten für die Finanzbuchhaltung.
Planpreise
Planpreise für Artikel.
Standardpreise
Standardpreise für Artikel.
Durschn. Einstandspreis
Durchschnittliche Einstandspreise für Artikel.
Historische Umsätze
Historische Umsatzdaten.
Kalkulationsparameter
Kalkulationsparameter mit Wirkung und Bezugsdimension.
Kalkulationsparameter-Artikelwerte
Artikel- und Artikelgruppenwerte je Kalkulationsparameter.
Kalkulationsparameter-Kundenwerte
Kunden- und Kundengruppenwerte je Kalkulationsparameter.
Administration
Importtyp
Beschreibung
Benutzer
Benutzerstammdaten.
Benutzergruppe
Benutzergruppen.
Mitarbeiter
Mitarbeiterstammdaten.
Werke
Werksstammdaten.
Profit-Center
Profit-Center.
Zahlungsbedingungen
Zahlungsbedingungen.
Lieferbedingungen
Lieferbedingungen.
Versandarten
Versandarten.
Spediteure
Spediteurdaten.
Zolltarifnummern
Zolltarifnummern für Artikel.
Mengeneinheiten
Mengeneinheiten.
Einheitenumrechnungen
Umrechnungsfaktoren zwischen Mengeneinheiten.
Verpackungseinheiten
Verpackungseinheiten für Artikel.
Warengruppen
Warengruppen.
Produktgruppen
Produktgruppen.
E-Mail Templates
Vorlagen für automatisch versendete E-Mails.
Dokumente
Dokumente und Dateien.
Notizen
Importtyp
Beschreibung
Notizkategorien
Kategorien des Notizwesens (Bezeichnung, Farbe, Sichtbarkeit).
Notizen
Notizen zu beliebigen Entitäten; Typ und Referenz bestimmen die Quelle.