Personalstamm
Der Personalstamm enthält die Stammdaten aller Mitarbeiter des Unternehmens. Er wird im Modul Personalstamm verwaltet und bildet die Grundlage für Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Provisionsabrechnung.
Stammdaten
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Personalnummer | Eindeutige Nummer des Mitarbeiters |
| Vorname / Nachname | Name des Mitarbeiters |
| Adresse | Straße, Postleitzahl, Ort, Land |
| Telefon / Mobil / E-Mail | Private Kontaktdaten |
| Diensttelefon / Dienst-E-Mail | Geschäftliche Kontaktdaten |
| Abteilung | Zugehörige Abteilung |
| Kostenstelle | Zugeordnete Kostenstelle |
| Personalgruppe | Zugehörige Personalgruppe |
| Eintrittsdatum | Datum des Beschäftigungsbeginns |
| Austrittsdatum | Datum des Beschäftigungsendes (optional) |
Finanzielle Daten
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| IBAN / BIC | Bankverbindung für Gehaltsüberweisung |
| Kontoinhaber | Name des Kontoinhabers |
| Steuernummer | Steuer-Identifikationsnummer |
| SV-Nummer | Sozialversicherungsnummer |
| Einkaufsfreigabegrenze | Maximale Bestellsumme, die der Mitarbeiter freigeben darf |
Urlaubsverwaltung
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Urlaubsanspruch | Jahresurlaubstage |
| Resturlaub Vorjahr | Übertragene Urlaubstage |
| Genehmigungsverfahren | Workflow für die Urlaubsfreigabe |
Die Urlaubsplanung erfolgt über die Module Abwesenheitskalender und Urlaubstabelle. Urlaubsanträge durchlaufen ein mehrstufiges Genehmigungsverfahren (z. B. Teamleitung → Personalabteilung).
Die Urlaubstabelle zeigt je Mitarbeiter Anspruch, Übertrag, genommenen, geplanten und verbleibenden Urlaub. Über einen Stichtag lässt sich der Stand zu einem beliebigen Datum auswerten: „Genommen" umfasst dann die Abwesenheiten bis zum Stichtag, „Geplant" die danach, und „Rest" ergibt sich aus Anspruch abzüglich des bis zum Stichtag genommenen Urlaubs. Zusätzlich wird der Überstunden-Saldo je Mitarbeiter zum selben Stichtag angezeigt, sodass Urlaubs- und Arbeitszeitkonto gemeinsam auf einen Blick sichtbar sind.
Abwesenheitsarten
Im Modul Abwesenheitsarten werden die verschiedenen Abwesenheitsgründe konfiguriert:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kürzel | Abkürzung (z. B. „U" für Urlaub, „K" für Krankheit) |
| Bezeichnung | Voller Name der Abwesenheitsart |
| Tagesanteil | Wie viel Urlaubstag wird verbraucht (ganzer Tag, halber Tag etc.) |
| Bezahlt | Handelt es sich um eine bezahlte Abwesenheit? |
| Zeitgutschrift | Auswirkung auf das Arbeitszeitkonto |
| Farbe | Darstellung im Abwesenheitskalender |
Anwesenheitsübersicht
Das Modul Anwesenheitsübersicht stellt den aktuellen Stempelzustand jedes Mitarbeiters seinem heutigen Soll gegenüber und zeigt das Ergebnis je Zeile als farbigen Ampelpunkt.
Mitarbeiter und Benutzer
Ein Mitarbeiter ist nicht automatisch ein Systembenutzer. Mitarbeiter, die Prosoft nutzen sollen, benötigen zusätzlich ein Benutzerkonto unter Einstellungen → Benutzer. Das Benutzerkonto wird mit dem Personalstamm verknüpft.