Angebote

Angebote können im Modul Angebote erstellt und verwaltet werden. Ein Angebot besteht aus einem Kopf mit allgemeinen Informationen (Kunde, Datum, Währung) sowie einer oder mehreren Positionen.

Ein Angebot kann auch aus einer Kundenanfrage entstehen — dem Beleg für Anfragen, deren Machbarkeit erst geklärt werden muss. Anfragenummer und Anfragedatum werden dabei übernommen.

Angebotsliste

Die Liste zeigt standardmäßig das jüngste Angebot oben — sortiert nach Angebots-Nr. absteigend. Eine eigene Sortierung über eine Spaltenüberschrift bleibt erhalten und wird nicht überschrieben. Archivierte Angebote sind ausgeblendet.

Eingegrenzt wird die Liste über die Suchleiste oberhalb des Grids. Der Suchbegriff wird eingetippt, aus der Vorschlagsliste das gewünschte Feld gewählt und mit der Eingabetaste übernommen. Jeder Vorschlag nennt seine Trefferzahl; Vorschläge ohne Treffer werden nicht angezeigt. Der oberste Vorschlag Alle Felder sucht über die wesentlichen Spalten hinweg und bleibt immer stehen. Details zur Bedienung und zu den Suchzeichen (*, =, !, >, <) finden sich unter Suchen und Filtern.

Zusätzlich zu den Feldern der Liste lassen sich Angebote über die Artikelnummer ihrer Positionen suchen — gefunden werden alle Angebote, in denen der Artikel als Position vorkommt.

Unter Weitere Filter stehen zwei fertige Auswahlmöglichkeiten:

Auswahl	Wirkung
Anzeigestatus	Alle, Nur Offene (weder Auftrag noch Ablehnung), Nur Erledigte (ein Auftrag ist entstanden) oder Nur Abgelehnte (ein Ablehnungsgrund ist vermerkt).
Archiviert	Nicht archiviert (Standard) oder Archiviert.

Wichtig: Ein Angebot, aus dem ausschließlich ein Rahmenauftrag entstanden ist, gilt weiterhin als offen und erscheint nicht unter Nur Erledigte.

Die erste Spalte zeigt den Freigabezustand als Ampel: blau für ein angelegtes, orange für ein Angebot mit laufender Freigabe und grün für ein freigegebenes Angebot.

Angebot anlegen

Über Neu öffnet sich der Anlage-Dialog mit den drei Abschnitten Angebotsempfänger, Basisdaten und Konditionen. Als Angebotsempfänger sind nur Partner wählbar, die als Kunde geführt werden.

Ein Ansprechpartner ist optional: Entweder wird ein bestehender Kundenkontakt ausgewählt — angeboten werden nur die Kontakte des gewählten Partners — oder es wird Neuen Kontakt anlegen eingeschaltet und mindestens ein Nachname erfasst. Bleibt beides leer, entsteht das Angebot ohne Ansprechpartner. Das kommt Anfragen entgegen, die direkt aus dem System des Kunden stammen und dort keinen Ansprechpartner tragen.

Mit der Auswahl des Partners werden dessen Konditionen übernommen: Sprache, Lieferbedingung, Zahlungsbedingungen, Versandart, Profit-Center, Werk und Währung. Existiert am Partner kein Werk und ist genau ein Werk aktiv, wird dieses gesetzt. Ein Werk ist Pflicht.

Nach dem Anlegen öffnet sich das neue Angebot als eigener Reiter, bereits im Bearbeiten-Modus, sodass Kopfangaben und Positionen direkt erfasst werden können.

Über Duplizieren wird ein bestehendes Angebot entweder als Duplikat oder als neue Version übernommen. Stehen alle Positionen des Angebots auf gesperrten Artikeln, wird das Duplizieren abgewiesen; bei einzelnen gesperrten Positionen erscheint eine Rückfrage.

Vorgänge zu einem Angebot

Die fachlichen Vorgänge liegen als Aktionen in der Zeile des jeweiligen Angebots. Angezeigt wird nur, was im aktuellen Zustand des Angebots möglich ist.

Aktion	Erscheint, wenn
Freigabe anfordern	Das Angebot ist nicht freigegeben und es läuft keine Freigabe. Die Prüfer werden je Stufe ausgewählt.
Freigeben	Das Angebot ist nicht freigegeben. Übersteuert eine laufende Freigabe.
Freigabe stornieren	Das Angebot ist freigegeben.
Ablehnung vermerken	Das Angebot ist freigegeben und noch nicht abgelehnt. Ablehnungsgrund und optional ein Kommentar werden erfasst.
Auftrag erstellen	Das Angebot ist freigegeben, nicht abgelehnt und der Partner ist als Kunde geführt.
Rahmenauftrag erstellen	wie Auftrag erstellen.
VK-Konditionen erstellen	wie Auftrag erstellen. Erzeugt Verkaufskonditionen aus den gewählten Positionen.
Terminieren	Das Angebot hat mindestens eine Artikelposition und es ist weder ein Auftrag noch ein Rahmenauftrag entstanden.
Archivieren	Das Angebot ist nicht archiviert.
Veröffentlichen	Das Angebot ist archiviert. Es ist dann die einzige angebotene Aktion.

Ist aus einem Angebot ein Auftrag oder Rahmenauftrag entstanden, stehen die Freigabe-Aktionen nicht mehr zur Verfügung.

Aktualisieren, Excel-Export, Neu, Duplizieren und die Druckvorschau bleiben in der Werkzeugleiste, weil sie nicht an den Zustand einer einzelnen Zeile gebunden sind. Enthält eine Position den Einzelpreis 0,00, fragt die Druckvorschau nach, ob sie dennoch geöffnet werden soll.

Archivieren statt Löschen

Ein Angebot ist ein Geschäftsvorfall und wird nicht gelöscht, sondern archiviert. Archivierte Angebote sind in der Liste standardmäßig ausgeblendet und über Weitere Filter → Archiviert wieder erreichbar. Über Veröffentlichen wird die Archivierung zurückgenommen.

Angebotspositionen

Jede Angebotsposition beschreibt eine angebotene Leistung oder ein Produkt. Positionen können als Alternative oder Option gekennzeichnet werden — diese fließen nicht in den Gesamtbetrag des Angebots ein. Eine neu hinzugefügte Position ist sofort markiert und kann direkt ausgefüllt werden.

Gruppen

Positionen lassen sich zu Gruppen zusammenfassen. Eine Gruppe beginnt mit einer Position der Art Gruppe; alle Positionen, die ihr folgen, gehören zu ihr — bis die nächste Gruppe beginnt. Positionen oberhalb der ersten Gruppe fasst der Beleg unter einer eigenen Sammelgruppe zusammen.

Die Zugehörigkeit ergibt sich damit allein aus der Reihenfolge. Aus diesem Grund lässt sich das Positionsgrid nicht über die Spaltenköpfe sortieren: Eine abweichende Bildschirmsortierung würde Gruppensummen an Zeilen anzeigen, unter denen ganz andere Positionen stehen. Verschoben wird über Nach oben und Nach unten.

Gruppenpreis

Die Gruppenzeile zeigt in der Spalte Einzelpreis die Nettosumme aller Positionen, die zu ihr gehören — denselben Betrag, den der Beleg als Summenzeile der Gruppe ausweist. So ist der Preis einer Gruppe schon bei der Erfassung sichtbar und nicht erst in der Druckvorschau.

Der Wert wird gerechnet und nur angezeigt. Er lässt sich nicht überschreiben und wird nicht gespeichert: Die Gruppenzeile bleibt eine Textposition ohne eigenen Preis und zählt deshalb auch nicht doppelt in die Angebotssumme.

Einzelpreise auf dem Beleg unterdrücken

An jeder Position steht im Reiter Allgemein das Kennzeichen Preise anzeigen?. Ist es nicht gesetzt, weist der Angebots-Beleg für diese Position weder Einzelpreis noch Nettobetrag noch Rabatt aus. In die Summen zählt die Position unverändert ein — der Kunde sieht also den Preis der Gruppe und des Angebots, nicht die Kalkulation dahinter.

Vorbelegt ist Preise anzeigen; bestehende Angebote verhalten sich unverändert. Das Kennzeichen wird je Position gesetzt und wandert beim Erstellen eines Auftrags aus dem Angebot mit — im Auftrag gilt dieselbe Einstellung, ohne dass sie erneut gepflegt werden muss.

Wichtig: Bei Positionen der Art Option oder Alternative bleibt der entsprechende Hinweis auf dem Beleg stehen. Er kennzeichnet die Position und ist keine Preisangabe.

Positionen und Gruppen duplizieren

Der Vorgang Duplizieren legt eine Kopie der ausgewählten Position an. Was kopiert wird, hängt von der Positionsart ab:

Ausgewählte Position	Ergebnis
Gruppe	Die gesamte Gruppe — die Gruppenzeile und alle ihr zugeordneten Positionen bis zur nächsten Gruppe
Artikel, Text oder Zusatzkosten	Genau diese eine Position

Die Kopie steht unmittelbar hinter dem Original; die Reihenfolge der übrigen Positionen bleibt erhalten. Eine kopierte Gruppe trägt den Namen des Originals mit dem Zusatz „(Kopie)", damit Original und Kopie auch auf dem Beleg unterscheidbar sind.

Preise, Mengen, Rabatte, Sachmerkmale und Zusatzkosten werden unverändert übernommen — es findet keine Preisneuermittlung statt. Wer eine Gruppe kopiert, will dieselbe Zusammenstellung, nicht dieselben Artikel zu heute gültigen Konditionen. Hängen an einer kopierten Position Zusatzkosten, werden sie mitkopiert und der Kopie zugeordnet; am Original ändert sich nichts.

Der Vorgang steht nur zur Verfügung, solange das Angebot bearbeitbar ist. An einem freigegebenen Angebot wird er nicht angeboten.

Positionspreis kalkulieren

Der Preis einer Artikelposition lässt sich direkt im Angebot kalkulieren, statt ihn über eine Verkaufskondition zu pflegen. Die Kalkulation läuft die Stückliste des Artikels ab, bewertet das Material — etwa aus einer Börsennotierung — legt Zuschläge und Marge auf und schreibt das Ergebnis als Positionspreis zurück. Das lohnt vor allem bei rohstoffabhängigen Artikeln, deren Preis sich mit der Notierung bewegt.

Der Vorgang Kalkulieren steht an einer Artikelposition zur Verfügung, solange das Angebot bearbeitet wird. Im Dialog werden Bewertungsvariante, Kalkulationsschema und Gemeinkostengruppe gewählt; Arbeitsplan und Stückliste sind mit den Vorgaben des Artikels belegt und können abweichend gesetzt werden. Berechnen zeigt das Ergebnis, ohne es zu übernehmen — erst OK schreibt den Preis in die Position.

Die Preisherkunft der Position steht danach auf Kalkulation. Der Preis ist damit fest: Er wird nicht erneut ermittelt, wenn sich Menge, Artikelstamm oder Konditionen ändern, und wandert unverändert in Auftrag und Rechnung. Zusatzkosten aus einer Preisquelle werden bei einer kalkulierten Position nicht übernommen — die Kalkulation bildet ihre Zuschläge selbst ab.

Kalkulierte und konditionsbasierte Positionen können in einem Angebot nebeneinander stehen; die Wahl trifft der Anwender je Position.

Wie Kalkulationsschema, Gemeinkosten und Bewertungsvarianten aufgebaut sind, beschreibt Produktkostenkalkulation.

Werte im Dialog anpassen

Die Berechnung zeigt jeden Kalkulationsschritt mit dem angewandten Wert und dessen Einheit. Zwei Arten von Werten lassen sich für diese eine Kalkulation überschreiben, ohne die Stammdaten zu verändern:

Wert	Bedeutung
Zuschlag	Gemeinkostenzuschlag sowie prozentualer und absoluter Zu-/Abschlag. Bei prozentualen Zeilen der Satz, bei absoluten der Betrag je Stück
Notierung	Der Kurs, mit dem das Material bewertet wird — je Kalkulationsgruppe

Ein geänderter Wert wird sofort in die Berechnung übernommen. Überschriebene Werte sind hervorgehoben und nennen im Tooltip den Wert, der ohne den Eingriff gegolten hätte. Beim Wechsel der Notierungsquelle wird der Kurs der neuen Quelle geladen.

Wichtig: Überschrieben wird bei der Notierung nur der Wert. Währung und Bezugsmenge stammen weiterhin aus der Quelle — bei einer Quelle „je 1 t" ist ein eingetragener Wert also ein Preis je Tonne.

Kalkulation einsehen

Zu jeder kalkulierten Position bleibt die Kalkulation erhalten und ist über Kalkulation anzeigen einsehbar — an der Angebotsposition ebenso wie an der Auftragsposition, die daraus entstanden ist. Die Detailansicht zeigt die vollständige Berechnung samt der überschriebenen Werte, auch Monate später und selbst dann, wenn Notierungen oder Gemeinkostensätze inzwischen andere sind.

Neu kalkulieren und Freigabe

Solange das Angebot nicht freigegeben ist, kann eine Position beliebig oft neu kalkuliert werden; die Neukalkulation überschreibt den vorherigen Preis. Der Dialog ist dabei mit den Einstellungen der letzten Kalkulation vorbelegt, sodass sich gezielt einzelne Werte ändern lassen.

Nach der Freigabe des Angebots ist die Kalkulation gesperrt — der Preis steht endgültig fest. Ab diesem Zeitpunkt bleibt nur noch Kalkulation anzeigen.

Bruttomarge und Aufschlag

Zu jeder Position weist Prosoft zwei Kennzahlen aus, die denselben Gewinn auf zwei verschiedene Bezugsgrößen beziehen. Die Bruttomarge setzt ihn ins Verhältnis zum Verkaufspreis, der Aufschlag (Kalkulationsaufschlag) zu den Herstellkosten. Bei 100 € Herstellkosten und 130 € Einzelpreis sind das 23,08 % Bruttomarge und 30,00 % Aufschlag.

Welche der beiden man liest, ist eine Frage der Rechenrichtung: Wer von oben rechnet — wie viel vom Umsatz bleibt hängen — nimmt die Bruttomarge; wer von unten kalkuliert — wie viel lege ich auf meine Kosten auf — den Aufschlag. Beide Werte ermittelt das System selbst aus Einzelpreis und Herstellkosten der Position. Sie lassen sich nicht von Hand überschreiben und ziehen automatisch nach, sobald sich einer der Ausgangswerte ändert.

Am Belegkopf stehen dieselben Kennzahlen für das gesamte Angebot. Sie werden aus der Nettosumme und der Summe der Herstellkosten aller Positionen gebildet, nicht als Mittelwert der Positionswerte. Eine Position mit hoher Marge und kleinem Betrag hebt den Belegwert also nicht nennenswert an.

Liegt der Einzelpreis unter den Herstellkosten, werden beide Kennzahlen negativ ausgewiesen.

Wichtig: Sind für eine Position keine Herstellkosten hinterlegt, ist der Aufschlag rechnerisch nicht bestimmbar und bleibt leer. Die Bruttomarge zeigt dort 100 % und wirkt dadurch plausibel, obwohl die Kalkulationsgrundlage fehlt. Die leere Zelle neben der gefüllten ist genau dieser Hinweis — und ein Anlass, die Herstellkosten zu prüfen.

Wie aussagekräftig beide Kennzahlen sind, hängt daran, woher die Herstellkosten stammen. Das steuert die EK/HK-Ermittlung der Artikelgruppe: Im Modus Budget stammen sie aus den Positions-Budgets und bilden den geplanten Aufwand ab; in den übrigen Modi wird gegen einen Artikelpreis gerechnet, der bei Einzel- und Auftragsfertigung wenig über den tatsächlichen Aufwand aussagt.

Beide Kennzahlen stehen in der Positionsliste, in der Karte Kalkulation der Positionsmaske und in der Angebotsliste zur Verfügung und lassen sich dort filtern und sortieren. Angezeigt werden sie in der neuen Angebotsansicht; in der klassischen Ansicht fehlt der Aufschlag.

Budgets

Zu jeder Angebotsposition können Budgets je Kostenart hinterlegt werden. Ein Budget gibt an, mit welcher Menge und welchem Verrechnungssatz für eine bestimmte Kostenart kalkuliert wird.

Anlegen eines Budgets

Im Reiter Budgets einer Angebotsposition kann über den Button Neu ein Budget angelegt werden. Folgende Felder sind anzugeben:

Feld	Beschreibung
Kostenart	Die Kostenart, für die das Budget gilt (z. B. Entwicklung, Fertigung).
Menge	Die budgetierte Menge in der Bezugsgröße der Kostenart (z. B. Stunden).

Der Verrechnungssatz und der budgetierte Betrag werden automatisch aus dem zum Angebotsdatum gültigen Verrechnungssatz der Kostenart berechnet und am Datensatz gespeichert.

Stornieren eines Budgets

Ein Budget kann über den Befehl Stornieren storniert werden. Stornierte Budgets bleiben sichtbar und können nicht wieder aktiviert werden. Korrekturen erfolgen durch Stornieren des alten und Anlegen eines neuen Budgets.

Import

Budgets können auch per Datenimport aus einer Excel-Datei angelegt werden. Weitere Informationen dazu finden sich im Abschnitt Datenimport.

Auftrag erstellen

Über die Aktion Auftrag erstellen kann direkt aus einem freigegebenen Angebot heraus ein Verkaufsauftrag erzeugt werden. Dabei sind folgende Felder anzugeben:

Feld	Beschreibung
Belegart	Die Belegart des neuen Auftrags.
Kunde	Der Auftraggeber — wird automatisch aus dem Angebot vorbelegt, kann aber geändert werden.
Ansprechpartner	Der Ansprechpartner des Auftrags — zur Auswahl stehen ausschließlich Ansprechpartner des gewählten Kunden.
Bestell-Nr.	Die Bestellnummer des Kunden.
Bestelldatum	Das Bestelldatum des neuen Auftrags.
Neues Projekt anlegen	Wird diese Option gesetzt, wird automatisch ein neues Projekt für den Kunden angelegt und der Auftrag diesem Projekt zugeordnet. Als Referenz des Projekts wird die Bestell-Nr. übernommen.

Kundenwechsel im Dialog

Im Feld Kunde kann ein anderer Kunde als der des Angebots gewählt werden — etwa, wenn der Auftrag von einer Schwestergesellschaft erteilt wird. Die im Angebot verhandelten Angaben bleiben dabei erhalten; die Angaben, die zum Kunden selbst gehören, werden aus dem Stamm des gewählten Kunden neu ermittelt.

Neu ermittelt werden bei einem Kundenwechsel:

• Bestell-, Liefer- und Rechnungsanschrift aus den Standardanschriften des gewählten Kunden. Ist am Kunden keine eigene Bestell-, Liefer- bzw. Rechnungsanschrift hinterlegt, wird seine allgemeine Standardanschrift verwendet. Ist am Kunden ein abweichender Rechnungsempfänger hinterlegt, kommt die Rechnungsanschrift von diesem.
• Steuerschlüssel aus dem Kundenstamm des gewählten Kunden. Ein im Angebot abweichend gesetzter Steuerschlüssel wird dabei überschrieben, da er sich auf den ursprünglichen Kunden bezog.
• Ansprechpartner — siehe unten.

Unverändert aus dem Angebot übernommen werden Sprache, Währung, Zahlungs- und Lieferbedingung, Versandart, Spediteur, Vertreter und Profitcenter sowie die Preise, Rabatte, Kundenartikelnummern und Kunden-Positionsnummern der Positionen.

Wichtig: Bleibt der Kunde des Angebots gewählt, werden auch die drei Anschriften und der Steuerschlüssel unverändert aus dem Angebot übernommen. Eine dort bewusst abweichend gewählte Anschrift bleibt damit erhalten.

Ansprechpartner

Der Ansprechpartner gehört zu einem bestimmten Kunden und kann einen Kundenwechsel deshalb nicht überdauern. Die Auswahlliste des Felds enthält immer nur Ansprechpartner des aktuell gewählten Kunden. Die Vorbelegung richtet sich danach, was am gewählten Kunden hinterlegt ist:

Gewählter Kunde	Verhalten des Felds
Kunde des Angebots	Der Ansprechpartner des Angebots ist vorbelegt.
Anderer Kunde mit genau einem Ansprechpartner	Dieser Ansprechpartner ist vorbelegt.
Anderer Kunde mit mehreren Ansprechpartnern	Das Feld ist leer, die Auswahl ist Pflicht — der Auftrag lässt sich erst danach erstellen.
Anderer Kunde ohne Ansprechpartner	Das Feld ist leer und bleibt es — der Auftrag lässt sich ohne Ansprechpartner erstellen.

Übernahme von Positionen und Budgets

Alle aktiven (nicht stornierten) Angebotspositionen werden automatisch in den Auftrag übernommen. Ebenso werden alle aktiven Angebotsbudgets positionsweise in den Auftrag übernommen. Der Verrechnungssatz der Budgets wird dabei zum Bestelldatum des neuen Auftrags neu ermittelt.

Eine manuelle Nachpflege der Auftragsbudgets ist nur dann erforderlich, wenn die Planung nach der Auftragserteilung angepasst werden soll.

Automatische Artikelanlage

Enthält eine Angebotsposition keinen verknüpften Artikel, wird beim Erstellen des Auftrags automatisch ein neuer Artikel angelegt. Die Artikelnummer wird dabei aus dem Artikelnummernkreis vergeben (Präfix ART).

Auswertung nicht beauftragter Angebote

Angebote, aus denen kein Auftrag geworden ist, werden im Modul Angebote ohne Beauftragung ausgewertet.