Verarbeitungsregeln

Diese Seite beschreibt die zentralen Verarbeitungsregeln für buchungsrelevante und bestandsverändernde Vorgänge in Prosoft. Für eine Übersicht der Module und ihrer Aufgaben siehe Modulübersicht, für die zugrunde liegenden Konfigurationsdaten siehe Datenstrukturen.

Grundprinzipien

Geschäftsvorfälle werden über Belege erfasst und verarbeitet (Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen etc.).
Buchungsrelevante Vorgänge erzeugen automatisch die zugehörigen Finanzbuchungen.
Stornierte Belege werden als storniert gekennzeichnet und archiviert — eine physische Löschung findet nicht statt.
Alle Verarbeitungsschritte werden im Änderungsprotokoll mit Benutzer und Zeitstempel festgehalten (siehe Protokollierung).
Belegnummern werden aus konfigurierbaren Nummernkreisen automatisch und lückenlos vergeben.

Belegfluss

Order-to-Cash (Vertrieb)

Der Verkaufsprozess durchläuft folgende Belegstufen:

flowchart LR
    ANG["Angebot"] -->|Beauftragung| AUF["Auftrag"]
    AUF -->|Lieferung| LS["Lieferschein"]
    LS -->|Faktura| RE["Rechnung"]
    RE ==>|Buchungsstapel| FIN["Finanzen"]

Belegstufe	Auslöser	Auswirkung
Angebot	Manuelle Erfassung	Keine — unverbindliches Angebot
Auftrag	Beauftragung durch den Kunden	Reservierung, Dispositionsrelevanz
Lieferschein	Erstellung aus Auftrag	Grundlage für Warenausgang und Faktura
Rechnung	Erstellung aus Lieferschein(en)	Buchungsrelevant — erzeugt Debitorenposten

Bei der Rechnungserstellung werden ein oder mehrere Lieferscheine zu einer Rechnung zusammengefasst (Sammelrechnung). Die Rechnungspositionen übernehmen dabei Mengen, Preise und Steuerinformationen aus den Lieferscheinpositionen.

Procure-to-Pay (Einkauf)

flowchart LR
    ANF["Anfrage"] -->|Bestellung| BEST["Bestellung"]
    BEST -->|Wareneingang| WE["Wareneingang"]
    WE -->|Rechnungsprüfung| ER["Eingangsrechnung"]
    ER ==>|Buchungsstapel| FIN["Finanzen"]

Belegstufe	Auslöser	Auswirkung
Anfrage	Manuelle Erfassung oder MRP-Vorschlag	Keine — Angebotsanfrage an Lieferanten
Bestellung	Freigabe durch Einkauf	Verbindliche Bestellung, Dispositionsrelevanz
Wareneingang	Physischer Wareneingang	Bestandserhöhung im Lager
Eingangsrechnung	Eingang der Lieferantenrechnung	Buchungsrelevant — erzeugt Kreditorenposten

Eingangsrechnungen durchlaufen einen konfigurierbaren Freigabe-Workflow: Ein oder mehrere Benutzer müssen die Rechnung prüfen und freigeben, bevor sie gebucht werden kann.

Preisfindung

Bei der Erfassung von Angebots-, Auftrags- und Rechnungspositionen ermittelt das System den Preis automatisch. Die Preisfindung folgt einer festen Hierarchie mit absteigender Priorität:

Priorität	Preisquelle	Beschreibung
1	Verkaufs-/Einkaufskonditionen	Partner- und artikelspezifische Sonderpreise mit Mengenstaffeln und Gültigkeitszeitraum. Kundenspezifische Konditionen haben Vorrang vor gruppenspezifischen.
2	Preislisten	Preislistenpositionen je Artikel. Partner- oder partnergruppenspezifisch, mit Gültigkeitszeitraum.
3	Artikelstamm	Standardpreis aus dem Artikelstamm als Rückfallwert.

Auf jeder Belegposition wird die verwendete Preisquelle protokolliert (z. B. „VK-Kondition ab 2024-01-01", „Preisliste PL001", „Artikelstamm"). Der Preis kann manuell überschrieben werden — in diesem Fall wird „Manuell" als Preisquelle gespeichert.

Positionsberechnung

Die Berechnung einer Belegposition erfolgt nach folgendem Schema:

Nettobetrag = (Menge ÷ Preiseinheit) × Einzelpreis × (1 − Rabatt / 100)
Bruttobetrag = Nettobetrag × (1 + Steuersatz / 100)
Steuerbetrag = Bruttobetrag − Nettobetrag

Alle Beträge werden auf zwei Nachkommastellen gerundet (kaufmännische Rundung). Rundungsdifferenzen auf Belegebene werden gegen die Steuersummen ausgeglichen.

Steuerermittlung

Die Steuer wird pro Belegposition automatisch ermittelt. Drei Faktoren bestimmen den anzuwendenden Steuersatz:

Steuerschlüssel — bestimmt durch den Partner (Kunde oder Lieferant) und das Lieferland. Liegt das Lieferland in einem anderen Steuergebiet als der Partner, wird automatisch der passende Steuerschlüssel für das Zielland ermittelt.
Steuersatz — bestimmt durch den Artikel (z. B. „Normal", „Ermäßigt", „Steuerfrei").
Steuerrate — der gültige Prozentsatz zum Belegdatum. Steuerraten sind datumsbezogen hinterlegt, sodass Steuersatzänderungen zum Stichtag automatisch greifen.

Ermittlungslogik

flowchart LR
    P["Partner"] -->|Steuerschlüssel| SK["Steuerschlüssel"]
    L["Lieferland"] -->|Steuergebiet| SK
    A["Artikel"] -->|Steuersatz| SS["Steuersatz"]
    SK --> KOM["Kombination"]
    SS --> KOM
    KOM -->|Belegdatum| SR["Steuerrate (%)"]

Das System sucht die Steuerrate anhand der Kombination aus Steuerschlüssel und Steuersatz, die zum Belegdatum gültig ist. Existiert keine gültige Kombination, wird ein Fehler ausgegeben.

Kontenfindung

Bei der Verarbeitung von Rechnungen ermittelt das System automatisch die Sachkonten für die Finanzbuchhaltung. Die Kontenfindung unterscheidet zwischen Ausgangs- und Eingangsrechnungen.

Ausgangsrechnungen (Erlöskontierung)

Die Kontenzuordnung basiert auf der Erlöskontengruppe des Artikels in Kombination mit dem Steuerschlüssel und dem Steuersatz:

Artikel → Erlöskontengruppe → Zuordnungsregel (Steuerschlüssel + Steuersatz + Gültigkeit) → Sachkonto

Wird keine Zuordnungsregel gefunden, greift das auf der Kombination aus Steuerschlüssel und Steuersatz direkt hinterlegte Sachkonto als Rückfallwert.

Eingangsrechnungen (Aufwandskontierung)

Analog zur Erlöskontierung, basierend auf der Aufwandskontengruppe des Artikels:

Artikel → Aufwandskontengruppe → Zuordnungsregel → Sachkonto

Kostenzuordnung

Zusätzlich zur Sachkontierung können Belegpositionen einem Profit-Center und einer Kostenstelle zugeordnet werden. Sind auf einer Rechnung mehrere Profit-Center beteiligt, wird die Kontierung je Sachkonto anteilig auf die Profit-Center aufgeteilt.

Gesperrte Kostenstellen werden bei der Kontierung erkannt — eine Buchung auf eine gesperrte Kostenstelle wird mit einem Fehler abgewiesen.

Nummernvergabe

Belegnummern werden automatisch aus konfigurierbaren Nummernkreisen vergeben. Jeder Belegtyp (Rechnung, Auftrag, Lieferschein etc.) ist einem eigenen Nummernkreis zugeordnet.

Vergabelogik

Belegtyp bestimmt die Nummernkreisgruppe
Anhand des Belegdatums wird der gültige Nummernkreis ermittelt (genau ein Nummernkreis muss für das Datum gültig sein)
Der Zähler wird um 1 erhöht
Die Belegnummer wird aus Präfix und formatiertem Zähler zusammengesetzt

Beispiel: Nummernkreis mit Präfix „RE-", 5 Stellen, Zähler bei 122 → nächste Nummer: RE-00123

Validierung

Pro Belegtyp und Datum muss genau ein gültiger Nummernkreis existieren
Der Zähler darf die konfigurierte Obergrenze nicht überschreiten
Eine Lücke in der Nummerierung kann nur durch Stornierung eines Belegs entstehen — der stornierte Beleg bleibt mit seiner Nummer erhalten

Bestandsführung

Alle Lagerbewegungen in Prosoft werden zentral über ein einheitliches Buchungsverfahren verarbeitet. Jede Bestandsveränderung erzeugt einen unveränderlichen Eintrag im Lagerprotokoll.

Lagerbewegungsarten

Bewegungsart	Auslöser	Richtung	Auswirkung
Wareneingang	Anlieferung vom Lieferanten	Zugang	Bestandserhöhung am Ziellagerplatz
Warenausgang	Sendungsbuchung / Lieferschein	Abgang	Bestandsminderung am Quelllagerplatz
Umlagerung	Manuelle Umlagerung	Abgang + Zugang	Lagerplatzwechsel, Gesamtbestand unverändert
Bestandskorrektur	Manuelle Korrektur	Zugang oder Abgang	Bestandsanpassung mit Begründung
Inventurbuchung	Inventurdifferenz	Zugang oder Abgang	Angleichung an physischen Bestand
Materialentnahme	Produktionsauftrag	Abgang	Verbrauchsbuchung für Fertigungsauftrag
Fertigmeldung	Produktionsabschluss	Zugang	Lagerzugang des Fertigteils

Bestandsdimensionen

Bestände werden mehrdimensional geführt. Jede eindeutige Kombination der folgenden Merkmale wird als eigener Bestandssatz verwaltet:

Artikel (Pflicht)
Charge (optional — für chargengeführte Artikel)
Seriennummer (optional — für seriennummernpflichtige Artikel)
Packstück (optional — für verpackte Bestände)
Verpackungseinheit (optional — sekundäre Mengenführung)

Chargen- und Seriennummernverfolgung

Chargen werden beim Wareneingang angelegt oder zugeordnet und über den gesamten Lebenszyklus verfolgt (Eingang → Lagerung → Produktion/Versand).
Seriennummern erlauben die Verfolgung einzelner Einheiten. Bei seriennummernpflichtigen Artikeln muss jede Lagerbewegung genau eine Einheit betragen.
Nach jeder Lagerbewegung wird der Bestandsstatus der Charge bzw. Seriennummer automatisch aktualisiert.

Sperrbestand

Bestände können auf drei Ebenen gesperrt werden:

Sperrebene	Auswirkung
Charge	Alle Bestände dieser Charge sind gesperrt
Lagerort	Alle Bestände an diesem Lagerort sind gesperrt
Lagerplatz	Alle Bestände auf diesem Lagerplatz sind gesperrt

Sperren können richtungsbezogen konfiguriert werden: nur Zugang gesperrt, nur Abgang gesperrt, oder beides. Eine Lagerbewegung, die gegen eine aktive Sperre verstößt, wird mit einem Fehler abgewiesen.

Validierungen bei Lagerbewegungen

Negativbestand: Kann pro Artikel und Lagerort unterbunden werden. Ist die Prüfung aktiviert, wird eine Abgangsbuchung abgelehnt, wenn der resultierende Bestand negativ wäre.
Doppelbuchungsschutz: Wareneingänge, Umlagerungen und Inventurbuchungen können nur einmal gebucht werden.
Sperrbestandsprüfung: Vor jeder Buchung wird geprüft, ob der betroffene Artikel, die Charge, der Lagerort oder der Lagerplatz gesperrt ist.

Buchungsstapel-Übergabe

Die Finanzbuchungen aus Prosoft werden nicht direkt in der Finanzbuchhaltung verarbeitet, sondern als Buchungsstapel an ein externes Buchhaltungssystem übergeben (DATEV oder Diamant).

Ablauf

Kontierung: Bei der Rechnungsverarbeitung werden die Sachkonten, Steuerinformationen und Kostenstellenzuordnungen automatisch ermittelt (siehe Kontenfindung).
Stapelerstellung: Die kontierten Rechnungen werden zu einem Buchungsstapel zusammengefasst — getrennt nach Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen.
Übergabe: Der Buchungsstapel wird an das Zielsystem exportiert (DATEV-Format oder Diamant-Schnittstelle).

Die Erstellung und Übergabe von Buchungsstapeln erfordert eine manuelle Auslösung durch einen berechtigten Benutzer.

Produktionskostenberechnung

Für die Kalkulation von Produktionskosten stehen folgende Mechanismen zur Verfügung:

Stücklisten definieren den Materialbedarf je Fertigteil (Materialkosten).
Arbeitspläne definieren die erforderlichen Arbeitsgänge mit Rüst- und Bearbeitungszeiten (Fertigungskosten).
Verrechnungssätze je Kostenart bestimmen den Wertansatz für die eingesetzten Ressourcen.
Gemeinkostenzuschläge werden über Kalkulationsschemas auf die Einzelkosten aufgeschlagen.
Bewertungsvarianten ermöglichen unterschiedliche Kostenansätze (z. B. Standard- vs. Ist-Kosten).

Die Ist-Kosten eines Produktionsauftrags ergeben sich aus den tatsächlich rückgemeldeten Materialverbräuchen und Arbeitszeiten, bewertet mit den hinterlegten Verrechnungssätzen.