Modulübersicht

Prosoft ist modular aufgebaut. Jedes Modul deckt einen fachlichen Bereich ab und kann unabhängig lizenziert werden. Alle Module teilen sich eine gemeinsame Datenbasis (Microsoft SQL Server) und kommunizieren über interne Dienste. Einzelne Funktionen können pro Mandant über Feature Flags aktiviert oder deaktiviert werden.

Diese Seite beschreibt den Funktionsumfang und die Abgrenzung der Module. Die Buchungslogik, Kontenfindung und Steuerermittlung sind in der Seite Verarbeitungsregeln dokumentiert.

Lesehinweis

Module, die buchungsrelevante Vorgänge auslösen, sind mit gekennzeichnet. Module, die Lagerbestände verändern, tragen das Zeichen .

Module im Überblick

Modul	Beschreibung
CRM	Kunden- und Interessentenpflege, Akquise
Vertrieb	Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen
Abonnements	Wiederkehrende Verträge und automatische Abrechnung
Kasse	Kassenvorgänge im Direktverkauf mit TSE-Anbindung
Einkauf	Anfragen, Bestellungen, Eingangsrechnungen
Lager	Bestandsführung, Disposition, Inventur
Logistik	Versand, Spedition, Transportabwicklung
Produktion	Fertigungsplanung, Arbeitsplätze, BDE-Rückmeldung
Qualitätsmanagement	Prüfpläne, Prüfaufträge, Reklamationen
Finanzen	Buchhaltung, Kostenrechnung, Zahlungsverkehr
Projekte	Projektverwaltung und Budgetüberwachung
DMS	Dokumentenverwaltung und Versionierung
Personal	Personalstammdaten und Zeiterfassung
Field Service	Serviceaufträge und Einsatzplanung
Berichte	Modulübergreifende Auswertungen

Modulzusammenspiel

Das folgende Diagramm zeigt die drei zentralen Belegflüsse durch die operativen Module. Fettgedruckte Pfeile kennzeichnen buchungsrelevante Übergaben.

flowchart LR
    VK["Vertrieb"] -->|Lieferscheine| LOG["Logistik"]
    LOG -->|Sendung| LAG["Lager"]
    VK ==>|Rechnungen| FIN["Finanzen"]

    EK["Einkauf"] -->|Bestellungen| LAG
    EK ==>|Eingangsrechnungen| FIN

    PROD["Produktion"] -->|Material & Fertigteile| LAG
    PROD -->|Fremdfertigung| EK

    FIN ==>|Export| EXT["DATEV / Diamant"]

Die drei Hauptprozesse im Überblick:

Order-to-Cash: Vertrieb → Logistik → Lager → Finanzen
Procure-to-Pay: Einkauf → Lager → Finanzen
Plan-to-Produce: Produktion → Lager, Produktion → Einkauf (Fremdfertigung)

Modulbeschreibungen

Stammdaten

Stammdaten sind keine eigenständiges Modul, sondern eine Querschnittsfunktion. Alle operativen Module greifen auf gemeinsame Stammdaten zu:

Artikel — Artikelstamm, Artikelgruppen, Artikelarten, Stücklisten, Sachmerkmale, Seriennummern, Alternativartikel
Partner — Kunden, Lieferanten, Ansprechpartner, Anschriften, Bankverbindungen, Partnergruppen
Konditionen — Verkaufs- und Einkaufskonditionen, Preislisten, Frachttarife, Rabattgruppen
Konfiguration — Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen, Versandarten, Währungen, Steuersätze, Nummernkreise, Mengeneinheiten

Änderungen an Stammdaten wirken sich unmittelbar auf alle abhängigen Module aus. Die parametrierbaren Stammdaten sind in der Seite Datenstrukturen beschrieben.

CRM

Aufgabe: Verwaltung von Kundenbeziehungen, Akquise-Unterstützung und Kontaktpflege.

Kernfunktionen:

Partnerverwaltung (Kunden, Kontakte, Adressverzeichnis)
Opportunity-Übersicht und Partnersuche
Besuchsberichte und Aktivitäten
CRM-Übersicht mit Statusverfolgung

Buchungsrelevanz: Keine.

Modulabhängigkeiten: Liefert Kundendaten an den Vertrieb. Nutzt Stammdaten (Partner, Partnergruppen, Branchen).

Vertrieb

Aufgabe: Abwicklung des gesamten Verkaufsprozesses vom Angebot bis zur Rechnung.

Kernfunktionen:

Verkauf — Angebote, Aufträge, Streckenaufträge, Rahmenaufträge, Lieferpläne und Lieferplanabrufe, Lieferscheine, Sofortaufträge
Faktura — Rechnungserstellung und -verarbeitung, Proformarechnungen, Gutschriften, Rechnungsjournal
Preise — Verkaufskonditionen, Preislisten, Frachttarife, Rabattgruppen, Zahlungsplanvorlagen
Provisionen — Provisionssätze und Provisionsübersicht
Planung — Absatzpläne, Umsatzplanung, Verteilerschlüssel
Überwachung — Verfügbarkeitsübersicht, Terminmonitor, offene Lieferscheine, nicht bestätigte Aufträge
Auswertungen — Kunden-Umsatz, Auftragsbestand, Auftragseingang, Rückstandsliste

Buchungsrelevanz: Ja — Rechnungserstellung erzeugt Buchungsstapel für Ausgangsrechnungen, die an das Finanzmodul übergeben werden.

Modulabhängigkeiten: Stammdaten (Artikel, Kunden, Konditionen), Lager (Verfügbarkeitsprüfung), Logistik (Versand), Finanzen (Kontierung), Projekte (Kostenzuordnung auf Aufträgen).

Abonnements

Aufgabe: Verwaltung wiederkehrender Verträge und automatisierte Rechnungserzeugung.

Kernfunktionen:

Vertragsverwaltung (Vertragspositionen, Laufzeiten)
Automatische Vertragsverarbeitung (periodische Rechnungserstellung)

Buchungsrelevanz: Ja — die Vertragsverarbeitung erzeugt automatisch Ausgangsrechnungen im Vertriebsmodul.

Modulabhängigkeiten: Vertrieb (Rechnungserstellung).

Kasse

Aufgabe: Abwicklung von Kassenvorgängen im Direktverkauf.

Kernfunktionen:

Kassenterminal für den Direktverkauf
Kassenverwaltung und Kassenabschlüsse
TSE-Integration (Technische Sicherheitseinrichtung) gemäß Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)

Buchungsrelevanz: Ja — Kassenbelege und Tagesabschlüsse sind buchungsrelevant. Die TSE gewährleistet die Unveränderbarkeit der Kassenvorgänge.

Modulabhängigkeiten: Stammdaten (Artikel), Lager (Bestandsabgang bei Verkauf).

Einkauf

Aufgabe: Abwicklung des Beschaffungsprozesses von der Anfrage bis zur Eingangsrechnung.

Kernfunktionen:

Beschaffung — Bestellvorschläge (aus MRP), Bestellanforderungen, Transferbestellungen
Einkauf — Anfragen, Bestellungen, Rahmenbestellungen, Bestellfreigabe
Rechnungsprüfung — Eingangsrechnungen mit Freigabe-Workflow, Kreditorenposten
Preise — Einkaufskonditionen, Artikelrabattgruppen
Mahnwesen — Angebotsanmahnung, Bestellungen ohne Auftragsbestätigung
Auswertungen — Bestellbestand, Bestellhistorie, Einkaufsplanung

Buchungsrelevanz: Ja — gebuchte Eingangsrechnungen erzeugen Buchungsstapel, die an das Finanzmodul übergeben werden.

Modulabhängigkeiten: Stammdaten (Artikel, Lieferanten, Konditionen), Lager (Wareneingang), Finanzen (Kontierung), Produktion (Fremdfertigungsbestellungen).

Lager

Aufgabe: Bestandsführung, Lagerverwaltung und Materialbedarfsplanung (MRP).

Kernfunktionen:

Wareneingang — Anlieferungen, erwartete Anlieferungen, Wareneingangsbuchung
Warenausgang — Warenausgangsbuchung, offene Warenausgänge
Lagerverwaltung — Lagerorte, Lagerplätze, Lagerplatzarten, Versorgungsbereiche, Wareneingangsbereiche, Bestandskorrektur, Sperrungen, Lagerprotokoll
Disposition (MRP) — MRP-Bereiche, Beschaffungskonfigurationen, Dispositionsübersicht, Bedarfsübersicht, MRP-Vorschläge, Terminanfragen
Inventur — Inventurlisten, Inventurdifferenzen
Bewertung — Abwertungstabellen, Bewertungsschemas, Bestandsbewertung
Verpackung — Verpackungsübersicht, Verpackungseinheiten, Verpackungsvorschriften, Ladungsträgerkonten und -tausch
Chargen & Seriennummern — Chargenverfolgung, Seriennummernverwaltung

Buchungsrelevanz: Keine direkte Buchungsrelevanz, aber alle Lagerbewegungen verändern Bestände und sind Grundlage für die Bestandsbewertung.

Modulabhängigkeiten: Stammdaten (Artikel, Werke), Vertrieb (Aufträge → Warenausgang), Einkauf (Bestellungen → Wareneingang), Produktion (Materialentnahme, Fertigmeldung), QM (Sperrbestand).

Logistik

Aufgabe: Physischer Warenversand und Transportabwicklung.

Kernfunktionen:

Transport — Speditionsaufträge, Logistikaufträge, Lieferschein-Signatur
Außenhandel — Ursprungszeugnisse, Intrahandelsmeldung, Gelangensbestätigungen, Zolltarifnummern
Konfiguration — Ladestellen, Transportgutarten

Buchungsrelevanz: Keine direkte Buchungsrelevanz, aber die Sendungsbuchung löst Bestandsveränderungen im Lagermodul aus.

Modulabhängigkeiten: Lager (Warenausgang), Vertrieb (Lieferscheine), Versanddienstleister (externe API-Anbindung).

Produktion

Aufgabe: Fertigungsplanung und Fertigungssteuerung.

Kernfunktionen:

Stammdaten — Arbeitsplätze, Arbeitsplatzgruppen, Arbeitsvorgänge, Stücklisten, Werkstoffe, Werkstoffarten, Arbeitszeitkalender
Planung — Planungsparameter, Produktionsvorschläge, Verfügbarkeitsübersicht, Fremdvergabe
Leitstand — Offene Produktionsaufträge, Reihenfolgeplanung, Plantafel, Materialverfügbarkeitsmonitor
Fertigung — Produktionsaufträge, BDE-Rückmeldung (Zeitmeldungen), Werkzeugverwaltung

Buchungsrelevanz: Keine direkte Buchungsrelevanz, aber Materialentnahmen mindern Bestände und Fertigmeldungen erzeugen Lagerzugänge. Fremdfertigungsaufträge erzeugen Bestellungen im Einkauf.

Modulabhängigkeiten: Stammdaten (Stücklisten, Arbeitspläne), Lager (Materialverfügbarkeit, Bestandsbuchungen), Einkauf (Fremdfertigung), Personal/PZE (Arbeitszeiten für Rückmeldung).

Qualitätsmanagement

Aufgabe: Qualitätsprüfung und Reklamationsbearbeitung.

Kernfunktionen:

Prüfwesen — Prüfpläne, Prüfplangruppen, Prüfmerkmale, Prüfmethoden, Prüfmittelgruppen, Prüfaufträge, Prüfergebnisse, Kontrollpunkte
Reklamationen — Kunden- und Lieferantenreklamationen, Reklamationsgründe, Nacharbeit
Qualitätsstandards — Qualitätsstandards und -vorgaben
Objekte — Objektverwaltung (Anlagen, Betriebsmittel), Objektkategorien
Chargen — Chargenübersicht, Chargenverwendungsnachweis

Buchungsrelevanz: Keine direkte Buchungsrelevanz, aber beeinflusst den Bestandsstatus (Sperrbestand bei Qualitätsmängeln).

Modulabhängigkeiten: Lager (Chargen, Sperrbestand), Einkauf (Lieferantenreklamationen), Vertrieb (Kundenreklamationen).

Finanzen

Aufgabe: Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Zahlungsverkehr.

Kernfunktionen:

Kontierung — Sachkonten, Erlöskontengruppen, Aufwandskontengruppen, Buchungsstapel-Übergabe (Ein- und Ausgangsrechnungen)
Offene Posten — Debitoren- und Kreditorenposten, Kontenblatt
Mahnwesen — Mahnstufen, Mahnlauf, Mahnungsverarbeitung
Zahlungsverkehr — SEPA-Lastschriftmandate, Bankkontoein- und -ausgänge, Factoring
Kostenrechnung — Kostenstellen, Kostenträger, Kostenarten, Bezugsgrößen, Profit-Center
Produktkostenkalkulation — Gemeinkosten, Gemeinkostengruppen, Kalkulationsschemas, Kalkulationsgruppen, Bewertungsvarianten
Kalkulation — Standardpreise, Planpreise, Gestehungspreise, Lieferkosten
Steuern — Steuersätze, Steuerschlüssel

Buchungsrelevanz: Ja — das Finanzmodul ist die zentrale Buchungsinstanz. Es nimmt Buchungsstapel aus Vertrieb und Einkauf entgegen und übergibt sie an DATEV oder Diamant.

Modulabhängigkeiten: Vertrieb (Ausgangsrechnungen), Einkauf (Eingangsrechnungen), externe Systeme (DATEV, Diamant).

Projekte

Aufgabe: Projektverwaltung und Budgetüberwachung.

Kernfunktionen:

Projektstamm (Anlage, Zuordnung zu Kostenträgern)
Projektbudgets überwachen (Soll-/Ist-Vergleich je Kostenträger)

Buchungsrelevanz: Keine — Projekte verwalten Budgetdaten, erzeugen aber keine Buchungen.

Modulabhängigkeiten: Finanzen (Kostenträger), Vertrieb und Einkauf (Projektbezug auf Aufträgen und Bestellungen).

DMS

Aufgabe: Zentrale Dokumentenverwaltung mit Versionierung.

Kernfunktionen:

Dateiübersicht und Verzeichnisstruktur
Dokumentenarten zur Klassifizierung
Check-out/Check-in mit exklusiver Bearbeitung
Revisionshistorie
Integrierter Editor und Tabellenkalkulation
Dokumente können an jeden Beleg in jedem Modul angehängt werden

Buchungsrelevanz: Keine.

Modulabhängigkeiten: Alle Module (Dokumentenanhänge an Belegen).

Personal

Aufgabe: Personalstammdaten, Abwesenheitsverwaltung und Arbeitszeiterfassung.

Kernfunktionen:

Personalstamm — Mitarbeiter, Abteilungen, Personalgruppen, Anwesenheitsübersicht
Abwesenheiten — Abwesenheitsarten, Urlaubskalender, Urlaubsfreigabe, Feiertage
Zeiterfassung (PZE) — Personalzeitbuchungen, Stempeltypen, Arbeitszeitmodelle, Überstundenvereinbarungen, NFC-Tags

Buchungsrelevanz: Keine.

Modulabhängigkeiten: Produktion (Arbeitszeiten für BDE-Rückmeldung).

Field Service

Aufgabe: Planung und Abwicklung von Serviceeinsätzen.

Kernfunktionen:

Service-Objekte (Anlagen beim Kunden)
Serviceaufträge und Servicetermine
Einsatzplanung und Terminierung

Buchungsrelevanz: Keine direkt — die Abrechnung von Serviceeinsätzen erfolgt über das Vertriebsmodul (Rechnungserstellung).

Modulabhängigkeiten: CRM (Kundenkontakt), Vertrieb (Faktura).

Berichte

Aufgabe: Modulübergreifende Auswertungen und Controlling.

Kernfunktionen:

Berichtscenter mit vordefinierten Auswertungen
Umsatzübersicht, Ertragsvorschau, gebuchte Umsätze
Bestandsbewertung, Bestandsentwicklung
Artikel-Hitlisten (Einkauf und Verkauf)
Einkaufsvolumen nach Lieferanten
Bestellobligo, Verbrauchsübersicht
Arbeitszeitenübersicht

Buchungsrelevanz: Keine — rein lesender Zugriff auf die Daten aller operativen Module.

Modulabhängigkeiten: Alle operativen Module (liest Daten modulübergreifend aus).

Integrationsmodule

Die folgenden Module haben keine eigene Benutzeroberfläche, sondern stellen Schnittstellen zu externen Systemen bereit. Technische Details sind in der Seite Schnittstellen dokumentiert.

DATEV-Schnittstelle

Export buchungsrelevanter Daten an die DATEV-Buchhaltungssoftware. Exportiert werden Buchungsstapel aus Ein- und Ausgangsrechnungen.

Diamant-Integration

Bidirektionale Anbindung an die Finanzbuchhaltungssoftware Diamant.

EDI (Elektronischer Datenaustausch)

Elektronischer Belegaustausch mit Geschäftspartnern. Unterstützt werden EDI-Profile, EDI-Verbindungen und eine zentrale EDI-Verwaltung. Relevante Belegarten: Bestellungen, Aufträge, Lieferplanabrufe, Rechnungen.

Versanddienstleister

Anbindung an Paketdienste (z. B. DPD) für die automatische Sendungserstellung und Tracking-Verfolgung.

Module in Geschäftsprozessen

Die folgende Tabelle zeigt, welche Module an den dokumentierten End-to-End-Geschäftsprozessen beteiligt sind.

Geschäftsprozess	Beteiligte Module	Dokumentation
Order-to-Cash	CRM, Vertrieb, Lager, Logistik, Finanzen	Order-to-Cash
Procure-to-Pay	Einkauf, Lager, Finanzen	Procure-to-Pay
Plan-to-Produce	Produktion, Lager, Einkauf, Logistik, Vertrieb, Finanzen	Plan-to-Produce
Versandprozess	Lager, Logistik, Vertrieb	Versandprozess
Qualitätssicherung	QM, Lager, Einkauf, Vertrieb	Qualitätssicherung
Field Service	Field Service, CRM, Vertrieb	Field Service

Rechnungslegungsrelevante Vorgänge nach Modul

Buchungsrelevanz

Die folgende Tabelle zeigt alle Module und Vorgänge, die buchungsrelevante oder bestandsverändernde Geschäftsvorfälle erzeugen.

Modul	Vorgang	Art	Auswirkung
Vertrieb	Rechnungserstellung	Buchungsrelevant	Debitorenposten, Umsatzbuchung
Vertrieb	Gutschrift	Buchungsrelevant	Stornierung oder Minderung
Abonnements	Vertragsverarbeitung	Buchungsrelevant	Erzeugt Ausgangsrechnungen
Kasse	Kassenbeleg	Buchungsrelevant	Umsatz, Bestandsabgang
Kasse	Kassenabschluss	Buchungsrelevant	Tagesabschluss
Einkauf	Eingangsrechnung buchen	Buchungsrelevant	Kreditorenposten, Aufwandsbuchung
Finanzen	Buchungsstapel-Übergabe	Buchungsrelevant	Export an DATEV/Diamant
Finanzen	Mahnlauf	Buchungsrelevant	Mahngebühren
Finanzen	Zahlungsbuchung	Buchungsrelevant	OP-Ausgleich
Lager	Wareneingang	Bestandsverändernd	Bestandserhöhung
Lager	Warenausgang	Bestandsverändernd	Bestandsminderung
Lager	Bestandskorrektur	Bestandsverändernd	Bestandsanpassung
Lager	Inventurbuchung	Bestandsverändernd	Bestandskorrektur nach Zählung
Lager	Umlagerung	Bestandsverändernd	Lagerortwechsel
Logistik	Sendung buchen	Bestandsverändernd	Löst Warenausgang aus
Produktion	Materialentnahme	Bestandsverändernd	Verbrauchsbuchung
Produktion	Fertigmeldung	Bestandsverändernd	Lagerzugang Fertigteil
QM	Sperrbestandsbuchung	Bestandsverändernd	Bestand gesperrt/freigegeben