Partner & Kunden

Partner sind die zentralen Geschäftspartner-Stammdaten in Prosoft. Ein Partner kann gleichzeitig mehrere Rollen einnehmen — Kunde, Lieferant, Spediteur oder Interessent. Die Verwaltung erfolgt im Modul Partner.

Rollen

Rolle	Beschreibung
Kunde	Empfänger von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen
Lieferant	Lieferant von Waren und Dienstleistungen
Spediteur	Transportdienstleister für den Versand
Interessent	Potenzieller Kunde im CRM

Ein Partner kann mehrere Rollen gleichzeitig tragen. Die Rollen können jederzeit hinzugefügt oder entfernt werden.

Stammdaten

Feld	Beschreibung
Nummer	Eindeutige Partnernummer
Suchbegriff	Kurzbezeichnung für die Schnellsuche
Name	Firmenname (bis zu drei Zeilen)
Adresse	Straße, Postleitzahl, Ort, Land
GLN	Global Location Number (optional)
Telefon / Fax / E-Mail / Web	Kontaktdaten
Steuernummer	Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Sachbearbeiter	Zuständiger Mitarbeiter
Vertreter	Zugeordneter Vertriebsmitarbeiter

Geschäftsbedingungen

Feld	Beschreibung
Zahlungsbedingung	Standard-Zahlungsbedingung für Verkaufsbelege
Lieferbedingung	Standard-Lieferbedingung (Incoterm)
Versandart	Standard-Versandart für Verkaufsbelege
Währung	Standard-Geschäftswährung
Steuerschlüssel	Standard-Steuerschlüssel
Rabattgruppe	Zugehörige Rabattgruppe für die Rabattmatrix
Profit-Center	Standard-Profit-Center

Für Einkaufsbelege können separate Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen und Versandarten hinterlegt werden. Die beiden Versandarten sind unabhängig voneinander: Bei einem Partner, der Kunde und Lieferant ist, gilt die eine Angabe für Angebote, Aufträge und Lieferscheine, die andere für Anfragen, Bestellungen und Rahmenbestellungen. Wird nur eine der beiden gepflegt, bleibt die andere Richtung ohne Vorbelegung.

Adressen

Jeder Partner kann mehrere Adressen verwalten:

Adressart	Beschreibung
Standardadresse	Rechnungsanschrift (Hauptadresse)
Auftragsadresse	Adresse für Bestellungen
Lieferadresse	Adresse für Warenlieferungen

Jede Adresse enthält Name, Straße, PLZ, Ort, Land, GLN und Kontaktdaten.

Kontakte

Im Reiter Kontakte werden Ansprechpartner des Partners verwaltet. Kontakte können in Belegen als Ansprechpartner referenziert und in Besuchsberichten festgehalten werden.

Feld	Beschreibung
Vorname / Nachname	Name des Ansprechpartners
Position	Funktion im Unternehmen
Telefon / Mobil / E-Mail	Direkte Kontaktdaten

E-Mail-Empfänger

Im Reiter E-Mail-Empfänger wird hinterlegt, wer beim Mailversand eines Belegs angeschrieben wird. Das ist dann nötig, wenn ein Partner für bestimmte Belege eine andere Adresse wünscht als die Firmen-Hauptadresse — etwa einen Einkaufsverteiler für Bestellungen oder eine eigene Adresse für Angebotsanfragen.

Jeder Eintrag besteht aus drei Angaben:

Feld	Beschreibung
Kategorie	Belegart, für die der Empfänger gilt
Versandtyp	An, Cc oder Bcc
Empfänger	Entweder ein Ansprechpartner des Partners oder eine frei eingetragene E-Mail-Adresse

Pro Kategorie können beliebig viele Empfänger hinterlegt werden, auch mit unterschiedlichem Versandtyp.

Belegkategorien

Empfänger lassen sich für diese Belegarten pflegen:

Kategorie	Gilt für
Angebot	Verkaufsangebote
Auftrag	Verkaufsaufträge
Lieferschein	Lieferscheine und Versandbelege
Rechnung	Ausgangsrechnungen
Mahnung	Zahlungserinnerungen und Mahnungen
Anfrage	Anfragen an Lieferanten, einschließlich des Nachfassens
Bestellung	Bestellungen an Lieferanten
Speditionsauftrag	Aufträge an Transportdienstleister
Gelangensbestätigung	Anforderungen einer Gelangensbestätigung beim Warenempfänger

Ansprechpartner oder feste Adresse

Wird ein Ansprechpartner hinterlegt, zieht der Versand dessen aktuelle E-Mail-Adresse aus den Kontaktdaten. Ändert sich die Adresse des Ansprechpartners, wirkt das automatisch auch hier — der Empfänger muss nicht nachgepflegt werden.

Ist der Ansprechpartner archiviert oder hat er keine E-Mail-Adresse hinterlegt, wird stattdessen die im selben Eintrag eingetragene E-Mail-Adresse verwendet. Es lohnt sich deshalb, beides zu pflegen.

Zusammenspiel mit der Vorbelegung

Beim Öffnen des Mailfensters ist bereits eine Adresse vorbelegt: der am Beleg hinterlegte Ansprechpartner, sonst die Haupt-Adresse des Partners. Die hier gepflegten Empfänger kommen zusätzlich dazu, aufgeteilt nach An, Cc und Bcc — sie ersetzen die Vorbelegung nicht. Einzige Ausnahme ist die Gelangensbestätigung, siehe den folgenden Abschnitt.

Daraus folgt: Steht am Beleg ein Ansprechpartner und ist für die Kategorie kein Empfänger gepflegt, stehen Ansprechpartner und Haupt-Adresse gemeinsam im An-Feld. Alle vorbelegten Adressen bleiben im Mailfenster änderbar und können vor dem Senden ergänzt oder entfernt werden.

Die Empfänger gelten unabhängig davon, ob der Versand über Prosoft oder über Outlook läuft.

Ausnahme: Gelangensbestätigung

Für die Kategorie Gelangensbestätigung treten die gepflegten Empfänger an die Stelle der Firmen-Hauptadresse, statt zu ihr hinzuzukommen. Ist am Warenempfänger ein Empfänger hinterlegt, geht die Anforderung ausschließlich dorthin.

Der Grund liegt in der Natur des Belegs: Die Gelangensbestätigung muss vom Abnehmer bestätigt zurückgeschickt werden. Erreicht die Anforderung zusätzlich die Firmenzentrale, wird sie entweder doppelt bearbeitet oder — weil jede Stelle die andere für zuständig hält — gar nicht.

Ist für die Kategorie kein Empfänger gepflegt, wird wie bei allen anderen Belegarten die Haupt-Adresse des Warenempfängers verwendet.

Wichtig: Sind ausschließlich Cc- oder Bcc-Empfänger gepflegt, bleibt das An-Feld leer. Der Versand ist möglich, sobald im Mailfenster eine Adresse ergänzt wird.

Cc- und Bcc-Adressen aus der E-Mail-Vorlage der Belegart bleiben unberührt und werden weiterhin zusätzlich verwendet — sie dienen üblicherweise dem internen Mitlesen und werden von den Empfängern am Partner nicht verdrängt.

Rechnungsversand

Feld	Beschreibung
Rechnungsformat	PDF, ZUGFeRD oder X-Rechnung
Versandmethode	Ausdruck, E-Mail oder EDI
E-Mail-Adressen	Bis zu drei E-Mail-Adressen für den Rechnungsversand
Leitweg-ID	Für X-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber