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Qualifikations- und Schulungsmanagement

Das Qualifikations- und Schulungsmanagement erfasst, welche Qualifikationen Mitarbeiter besitzen, wann diese ablaufen und wann sie nachgeprüft werden müssen. Schulungen lassen sich als Vorlagen anlegen, als Veranstaltungen planen und nach Durchführung in Qualifikationsnachweise überführen.

Das Themenfeld umfasst mehrere zusammenwirkende Module:

  • Qualifikationsarten — Stammdaten der relevanten Nachweise
  • Schulungsvorlagen — wiederkehrende Schulungen als Vorlage
  • Schulungen — konkrete Schulungstermine mit Teilnehmern
  • Qualifikationsübersicht — aktueller Qualifikationsstand pro Mitarbeiter samt den zugrunde liegenden Qualifikationsnachweisen

Qualifikationsarten

Qualifikationsarten werden im Modul Personal → Qualifikationsarten als Stammdaten gepflegt. Eine Qualifikationsart beschreibt, welche Art von Nachweis grundsätzlich im Unternehmen relevant ist — zum Beispiel „Datenschutzunterweisung", „Ersthelfer" oder „Führerschein Klasse B".

Anlegen einer Qualifikationsart

Beim Anlegen einer Qualifikationsart sind folgende Felder anzugeben:

Feld Beschreibung
Bezeichnung Name der Qualifikationsart (z. B. „Ersthelfer").
Beschreibung Ausführliche Beschreibung der Qualifikationsart (optional).
Gültigkeitsdauer Zeitraum in Monaten, in dem ein Nachweis ab Ausstellungsdatum gilt — für zeitlich begrenzte Qualifikationen wie Zertifikate (optional, leer = unbefristet gültig).
Nachprüfungsintervall Zeitraum in Monaten, in dem der Arbeitgeber prüfen muss, ob die Qualifikation noch vorliegt — typisch für unbefristet gültige Nachweise wie einen Führerschein (optional, leer = keine Nachprüfung erforderlich).
Rechtsgrundlage Verweis auf den gesetzlichen Hintergrund, z. B. 㤠12 ArbSchG" (optional).
Dokument erforderlich Legt fest, ob zu jedem Nachweis dieser Qualifikationsart ein Dokument hinterlegt sein muss. Standard: deaktiviert.

Gültigkeitsdauer und Nachprüfungsintervall können einzeln oder gemeinsam genutzt werden.

Wichtig

Qualifikationsarten können archiviert, aber nicht gelöscht werden, sobald Nachweise auf sie verweisen.

Schulungsvorlagen

Im Modul Personal → Schulungsvorlagen werden wiederkehrende Schulungen einmalig beschrieben. Eine Vorlage dient als Grundlage für konkrete Schulungstermine und muss dadurch nicht für jeden Termin erneut definiert werden.

Anlegen einer Schulungsvorlage

Beim Anlegen einer Schulungsvorlage sind folgende Felder anzugeben:

Feld Beschreibung
Bezeichnung Name der Schulungsvorlage.
Beschreibung Ausführliche Beschreibung der Schulungsinhalte (optional).
Schulungsart Intern oder Extern.
Dauer Geplante Dauer der Schulung in Minuten (optional).
Anbieter Verweis auf den externen Anbieter, in der Regel nur bei externen Schulungen (optional).
Qualifikationsart Verknüpfung mit einer Qualifikationsart (optional).

Die Verknüpfung mit einer Qualifikationsart steuert, ob aus der Teilnahme an einer Schulung automatisch ein Qualifikationsnachweis entsteht. Allgemeine Schulungen ohne fachliche Qualifikationswirkung — zum Beispiel Produktschulungen — bleiben ohne Verknüpfung.

Schulungen

Im Modul Personal → Schulungen werden konkrete Schulungstermine als Veranstaltung geplant. Jede Schulung verweist auf eine Schulungsvorlage und ergänzt diese um Datum, Ort, internen Schulungsleiter oder externen Referenten. Über einen Reiter im Detailbereich werden Mitarbeiter als Teilnehmer eingeladen.

Anlegen einer Schulung

Beim Anlegen einer Schulung sind folgende Felder anzugeben:

Feld Beschreibung
Schulungsvorlage Die zugrunde liegende Vorlage.
Datum Geplantes Datum der Schulung.
Ort Veranstaltungsort (optional).
Schulungsleiter Interner Schulungsleiter, ausgewählt aus dem Personalstamm — in der Regel bei internen Schulungen (optional).
Externer Referent Frei eingebbarer Name des externen Referenten — in der Regel bei externen Schulungen (optional).
Kommentar Interne Notizen zur Schulung (optional).

Der Status einer neu angelegten Schulung steht initial auf Geplant und wird im weiteren Verlauf durch die entsprechenden Aktionen geändert.

Status einer Schulung

Eine Schulung durchläuft folgende Stati:

Status Bedeutung
Geplant Schulung ist angelegt; Teilnehmer können hinzugefügt, bestätigt oder abgelehnt werden.
Durchgeführt Schulung hat stattgefunden; Teilnahmen werden pro Mitarbeiter bestätigt.
Abgesagt Schulung wurde abgesagt und kann nicht erneut aktiviert werden.

Nach der Durchführung wird die Schulung über die entsprechende Funktion auf Durchgeführt gesetzt; anschließend wird die Teilnahme pro Mitarbeiter mit Teilgenommen oder Nicht teilgenommen bestätigt.

Automatik bei Absage

Wird eine Schulung abgesagt, setzt das System automatisch alle noch offenen Teilnahmen (Status Eingeladen oder Bestätigt) auf Schulung abgesagt.

Teilnahmestatus

Jeder Mitarbeiter kann pro Schulung nur einmal als Teilnehmer eingetragen sein. Die Teilnahme läuft über folgende Stati:

Status Bedeutung
Eingeladen Mitarbeiter wurde zur Schulung eingeladen, hat noch nicht reagiert.
Bestätigt Mitarbeiter hat die Teilnahme zugesagt.
Abgesagt Mitarbeiter hat die Teilnahme abgelehnt.
Teilgenommen Mitarbeiter war anwesend; ggf. wird automatisch ein Qualifikationsnachweis erzeugt.
Nicht teilgenommen Mitarbeiter war trotz Zusage nicht anwesend.
Schulung abgesagt Schulung wurde abgesagt, bevor sie stattgefunden hat.

Wichtig

Sobald eine Teilnahme auf Teilgenommen gesetzt wird und die zugrunde liegende Schulungsvorlage eine Qualifikationsart hinterlegt hat, erzeugt das System automatisch einen Qualifikationsnachweis vom Typ Schulung und legt — falls noch nicht vorhanden — einen Eintrag in der Qualifikationsübersicht an.

Qualifikationsübersicht

Im Modul Personal → Qualifikationsübersicht werden alle aktuell hinterlegten Qualifikationen sämtlicher Mitarbeiter angezeigt. Pro Mitarbeiter und Qualifikationsart existiert höchstens ein Eintrag, der den aktuellen Zustand abbildet:

Feld Beschreibung
Mitarbeiter Der Mitarbeiter, dem die Qualifikation zugeordnet ist.
Qualifikationsart Die zugrunde liegende Qualifikationsart.
Erstmals erworben am Datum des ersten gültigen Nachweises.
Gültig bis Datum, an dem die Qualifikation ihre Gültigkeit verliert (leer = unbefristet gültig).
Letzte Nachprüfung Datum der zuletzt durchgeführten Nachprüfung.
Nächste Nachprüfung Datum der nächsten fälligen Nachprüfung.
Kommentar Interne Notizen zum Eintrag (optional).

Pro Mitarbeiter und Qualifikationsart kann höchstens ein Eintrag existieren.

Ampelsystem

Die Übersicht arbeitet mit einem Ampelsystem:

Farbe Bedeutung
Grün Qualifikation ist gültig, keine Nachprüfung fällig.
Gelb Gültigkeit endet demnächst oder eine Nachprüfung steht in Kürze an.
Rot Qualifikation ist abgelaufen oder die Nachprüfung ist überfällig.

Über Filter lässt sich die Liste auf einzelne Qualifikationsarten, Abteilungen oder Statuszustände eingrenzen.

Wichtig

Einträge in der Qualifikationsübersicht werden nicht direkt gepflegt, sondern ergeben sich ausschließlich aus den darunterliegenden Qualifikationsnachweisen. Wer den Stand korrigieren will, legt einen neuen Nachweis an oder widerruft einen bestehenden.

Qualifikationsnachweise

Qualifikationsnachweise gehören als Entität zur jeweiligen Qualifikation in der Qualifikationsübersicht. Aus ihnen ergibt sich der Zustand des Eintrags. Nachweise entstehen entweder automatisch aus einer durchgeführten Schulung oder werden manuell am Mitarbeiter erfasst — im Personalstamm über den Reiter Qualifikationen.

Arten von Nachweisen

Nachweise werden je nach Quelle in vier Arten unterschieden:

Art Verwendung
Schulung Automatisch erzeugt, wenn ein Mitarbeiter an einer Schulung mit hinterlegter Qualifikationsart teilgenommen hat.
Externes Zertifikat Manuell hinterlegter Nachweis über ein außerhalb des Unternehmens erworbenes Zertifikat (z. B. Staplerschein, Ersthelferzertifikat einer externen Schule).
Sichtprüfung Dokumentation einer turnusmäßigen Sichtprüfung durch den Arbeitgeber (z. B. Führerscheinkontrolle). Aktualisiert das Datum der letzten Nachprüfung.
Dokument Hinterlegung eines reinen Nachweisdokuments ohne Schulungs- oder Prüfungskontext (z. B. polizeiliches Führungszeugnis).

Felder eines Nachweises

Ein Qualifikationsnachweis trägt folgende Informationen:

Feld Beschreibung
Datum Ausstellungs- bzw. Prüfungsdatum des Nachweises.
Art Eine der vier Nachweisarten (Schulung, Externes Zertifikat, Sichtprüfung, Dokument).
Aussteller Ausstellende Stelle, z. B. Schulungsanbieter oder Zertifizierungsstelle.
Zertifikatsnummer Nummer des Zertifikats oder Nachweises.
Gültig bis Individuelles Gültigkeitsende des Nachweises. Bleibt das Feld leer, wird der Wert automatisch aus Datum und Gültigkeitsdauer der Qualifikationsart berechnet.
Geprüft durch Mitarbeiter, der die Prüfung durchgeführt hat — bei Art Sichtprüfung zwingend.
Schulungsdurchführung Verweis auf die zugrunde liegende Schulung — wird nur bei Art Schulung gesetzt und automatisch befüllt.
Widerrufsgrund Begründung für den Widerruf — wird beim Widerruf des Nachweises gesetzt.
Kommentar Interne Notizen zum Nachweis.

Bei einem automatisch aus einer Schulung erzeugten Nachweis werden die Felder anhand der zugehörigen Schulungsvorlage und Schulung befüllt. Welche dieser Felder beim manuellen Anlegen erfasst werden müssen und welche optional sind, ist im Abschnitt Manuellen Nachweis anlegen beschrieben.

Aus dem Datum und den Intervallen der Qualifikationsart berechnet das System automatisch das Ende der Gültigkeit sowie das nächste Nachprüfungsdatum.

Widerruf eines Nachweises

Ein bestehender Nachweis kann widerrufen werden — etwa bei einer Fehleingabe oder weil eine Berechtigung entzogen wurde. Beim Widerruf ist ein Grund verpflichtend anzugeben.

Neuberechnung nach Widerruf

Nach dem Widerruf wird der Zustand des zugehörigen Eintrags in der Qualifikationsübersicht aus den verbleibenden gültigen Nachweisen neu berechnet. Existiert kein gültiger Nachweis mehr, gilt die Qualifikation als ungültig.

Mitarbeiter-Detail: Reiter „Qualifikationen"

In der Detailansicht eines Mitarbeiters im Personalstamm steht der Reiter Qualifikationen zur Verfügung. Dort sind alle Qualifikationen des aktuellen Mitarbeiters mit Gültigkeit, letzter Nachprüfung und nächster Nachprüfung aufgelistet. Der Reiter ist zugleich der zentrale Einstieg für die manuelle Pflege von Nachweisen.

Manuellen Nachweis anlegen

Über den Reiter lassen sich Nachweise erfassen, ohne den Umweg über eine Schulung — etwa für Dokumente wie Führerschein oder Führungszeugnis. Beim Anlegen sind anzugeben:

Feld Beschreibung
Qualifikationsart Die zugrunde liegende Qualifikationsart. Existiert für den Mitarbeiter zu dieser Art noch kein Eintrag in der Qualifikationsübersicht, wird er automatisch angelegt.
Datum Ausstellungs- bzw. Prüfungsdatum des Nachweises.
Art Eine der drei manuell wählbaren Nachweisarten (Externes Zertifikat, Sichtprüfung, Dokument). Die Art Schulung ist automatisch erzeugten Nachweisen vorbehalten.
Geprüft durch Mitarbeiter, der die Prüfung durchgeführt hat. Bei Art Sichtprüfung zwingend anzugeben, ansonsten optional.
Aussteller Ausstellende Stelle (optional).
Zertifikatsnummer Nummer des Zertifikats oder Nachweises (optional).
Gültig bis Individuelles Gültigkeitsende des Nachweises (optional, leer = automatische Berechnung aus Datum und Gültigkeitsdauer der Qualifikationsart).
Kommentar Interne Notizen (optional).

Dokument hinterlegen

Zu jedem Nachweis im Reiter kann das zugehörige Belegdokument hinterlegt werden — zum Beispiel die eingescannte Zertifikatsurkunde, eine PDF-Kopie des Führerscheins oder ein unterschriebenes Schulungsprotokoll.

Dokumentpflicht

Ist auf der zugrunde liegenden Qualifikationsart das Feld Dokument erforderlich aktiviert, kann der Nachweis ohne hinterlegtes Dokument nicht als gültig geführt werden.