Probenmanagement

Das Probenmanagement bildet die physische Probenentnahme im System ab. Bei der Erstellung eines Prüfauftrags werden automatisch Proben erzeugt, Prüfetiketten gedruckt und Aufbewahrungsfristen überwacht. Prüfpläne ohne Probenziehungsverfahren sind davon nicht betroffen und verhalten sich wie gewohnt.

Probenziehungsverfahren

Probenziehungsverfahren sind Stammdaten, die festlegen, wie viele Proben in welcher Größe gezogen werden und ob sie aufbewahrt werden müssen. Sie werden unter QM → Probenziehungsverfahren verwaltet.

Jedes Verfahren enthält eine oder mehrere Positionen:

Feld	Beschreibung
Anzahl	Anzahl der zu ziehenden Proben
Probengröße	Menge pro Probe mit Einheit, z. B. 100 mm oder 1 Stück
Aufbewahrungstage	Aufbewahrungsfrist in Tagen nach Einlagerung — leer bedeutet keine Aufbewahrungspflicht

Ein Verfahren kann an einem oder mehreren Prüfplänen hinterlegt werden (Feld „Probenziehungsverfahren" im Prüfplan).

Automatische Probenanlage

Wird beim Wareneingang oder bei einer Produktionsrückmeldung ein Prüfauftrag erzeugt und hat der zugehörige Prüfplan ein Probenziehungsverfahren, passiert Folgendes automatisch:

flowchart LR
    A([WE / Produktion]) --> B[Prüfauftrag\nerstellen]
    B --> C{Probenziehungs-\nverfahren?}
    C -- Ja --> D[Proben erzeugen]
    D --> E[Etiketten drucken]
    C -- Nein --> F([Kein Proben-\nmanagement])

Für jede Position des Verfahrens werden so viele Proben erzeugt, wie die Anzahl vorgibt. Jede Probe erhält eine eindeutige Probennummer.

Prüfetiketten

Für jede erzeugte Probe wird automatisch ein Etikett im Format A6 quer (148 × 105 mm) an den konfigurierten Drucker gesendet.

Das Etikett enthält:

Feld	Beschreibung
QR-Code	Codiert die Probennummer — ermöglicht spätere Einlagerung per Scan
Probennummer	Eindeutige Nummer der Probe
Artikel	Nummer und Bezeichnung des geprüften Artikels
Datum	Erstellungsdatum des Prüfauftrags
Lieferant	Name des Lieferanten
LS / PA Nr.	Lieferscheinnummer (bei WE) oder Produktionsauftragsnummer
Charge	Chargennummer der geprüften Ware
Lagerplatz	Lagerplatz der Ware zum Zeitpunkt des Wareneingangs
Prüfauftrag	Nummer des zugehörigen Prüfauftrags
Probenmenge	Größe der Probe mit Einheit

Einzelne Etiketten können jederzeit über die Aktion Etikett drucken in der Probenübersicht nachgedruckt werden.

Wichtig: Für den automatischen Etikettendruck muss eine Etikettenvorlage vom Typ „Prüfprobenetikett" eingerichtet sein und ein Drucker mit dem Namen PROBEETIKETT für den Benutzer verfügbar sein.

Probenübersicht

Die Probenübersicht ist an zwei Stellen erreichbar:

Eigenständig unter QM → Prüfproben — zeigt alle Proben im System
Im Prüfauftrag im Reiter „Proben" — zeigt nur die Proben des jeweiligen Prüfauftrags

In der Prüfauftrags-Detailansicht können zusätzlich neue Proben manuell hinzugefügt werden (z. B. für Nachproben bei auffälligen Ergebnissen).

Aktionen

Aktion	Verfügbar wenn	Beschreibung
Einlagern	Probe ist nicht im Lager	Lagerplatz zuweisen. Bei Proben mit Aufbewahrungspflicht werden Einlagerungsdatum und Ablaufdatum automatisch berechnet.
Umlagern	Probe ist im Lager	Lagerplatz ändern
Entsorgen	Probe ist im Lager, Aufbewahrungsfrist abgelaufen	Probe aus dem Lager entnehmen und als entsorgt markieren
Etikett drucken	Immer	Prüfetikett für diese Probe nachdrucken

Aufbewahrungsfrist

Proben mit Aufbewahrungstagen im Probenziehungsverfahren unterliegen einer Aufbewahrungspflicht:

Beim Einlagern wird das Ablaufdatum berechnet: Einlagerungsdatum + Aufbewahrungstage
Vor Ablauf der Frist kann die Probe nicht entsorgt werden (der Button ist deaktiviert)
Nach Ablauf der Frist erscheint die Probe in der Übersicht als entsorgungsbereit

Wichtig: Ein Prüfauftrag kann erst abgeschlossen werden, wenn alle Proben mit Aufbewahrungspflicht eingelagert sind.

Aufbewahrungsstatus

Status	Beschreibung
Keine	Keine Aufbewahrungspflicht
Eingelagert	Probe wurde eingelagert, Aufbewahrungsfrist läuft
Entsorgt	Probe wurde nach Ablauf der Frist entsorgt