Dokumentenverwaltung

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) in Prosoft ermöglicht die zentrale Verwaltung, Versionierung und Verknüpfung von Dateien mit ERP-Datensätzen.

Dateiübersicht

Die Dateiübersicht ist der zentrale Einstiegspunkt ins DMS. Sie zeigt alle Dateien in einer hierarchischen Ordnerstruktur. Ordner können erstellt, umbenannt und gelöscht werden. Dateien können per Drag-and-Drop oder über einen Dateidialog hochgeladen werden.

Dokumentenarten

Dokumentenarten kategorisieren Dateien nach ihrem Zweck — z. B. „Vertrag", „Zeichnung", „Bestellung" oder „Prüfbericht". Sie werden im Modul Dokumentenarten verwaltet.

Jeder Datei kann eine Dokumentenart zugewiesen werden, um die Suche und Organisation zu erleichtern.

Versionierung

Jede Datei verfügt über einen Revisionsverlauf. Bei jeder Änderung wird eine neue Revision mit Zeitstempel, Benutzer und optionalem Kommentar angelegt. Ältere Revisionen bleiben abrufbar.

Checkout und Checkin

Damit Dateien nicht gleichzeitig von mehreren Benutzern bearbeitet werden, bietet Prosoft ein Checkout-System:

1. Checkout: Die Datei wird für den aktuellen Benutzer gesperrt. Andere Benutzer können die Datei lesen, aber nicht bearbeiten.
2. Bearbeitung: Die Datei wird lokal bearbeitet.
3. Checkin: Die Änderungen werden als neue Revision gespeichert und die Sperre aufgehoben.

Das Modul Meine ausgecheckten Dateien zeigt alle aktuell vom Benutzer gesperrten Dateien.

Verknüpfung mit ERP-Datensätzen

Dateien können als Anhang mit beliebigen ERP-Datensätzen verknüpft werden — z. B. mit Artikeln, Bestellungen, Aufträgen oder Prüfaufträgen. Die Anhänge sind über den Reiter Dokumente im jeweiligen Datensatz einsehbar.

Integrierte Editoren

Prosoft bietet zwei integrierte Editoren für die Bearbeitung von Dateien direkt im System:

Editor	Unterstützte Formate
Texteditor	TXT, SQL, JSON, XML
Tabellenkalkulation	XLSX