Abteilungen

Abteilungen strukturieren das Unternehmen in organisatorische Einheiten. Sie werden Mitarbeitern zugeordnet und dienen als Grundlage für die Kostenrechnung. Zusätzlich lassen sich je Abteilung ein Abteilungsleiter samt Stellvertreter sowie eine Besetzungsvorgabe hinterlegen — wie viele Mitarbeiter an einem Arbeitstag mindestens verfügbar sein sollen, bei Bedarf zusätzlich je Qualifikationsart.

Verwalten

Abteilungen werden im Modul Personal → Abteilungen verwaltet. Dort können neue Abteilungen angelegt sowie bestehende bearbeitet oder archiviert werden.

Anlegen einer Abteilung

Beim Anlegen einer Abteilung sind folgende Felder anzugeben:

Feld	Beschreibung
Abteilungs-Nr.	Eindeutiger Schlüssel der Abteilung (z. B. Prod, VB).
Bezeichnung	Name der Abteilung (z. B. „Produktion", „Vertrieb").
Kostenstelle	Die Kostenstelle, der die Abteilung zugeordnet ist.
Werk	Das Werk, dem die Abteilung angehört.

Bearbeiten

Die Stammdaten einer Abteilung können in der Detailansicht geändert werden. Dort stehen folgende Felder zur Bearbeitung zur Verfügung:

• Bezeichnung
• Kostenstelle
• Werk
• Benötigte Personalzahl – die Grundbesetzung der Abteilung, siehe Besetzungsvorgabe.
• Urlaubsfreigabeverfahren – legt fest, welches Genehmigungsverfahren für Urlaubsanträge der Mitarbeiter dieser Abteilung gilt.
• Abteilungsleiter und Stellvertreter – siehe unten.

Die Abteilungs-Nr. kann nachträglich nicht geändert werden.

Abteilungsleiter und Stellvertreter

Der Abteilungsleiter ist der Verantwortliche einer Abteilung, der Stellvertreter vertritt ihn. Beide bestimmen, wer die Abteilung in der Abteilungstafel sieht und im Abteilungskalender für ihre Mitarbeiter Urlaub beantragen darf. Beide Angaben sind freiwillig: Eine Abteilung ohne Leiter bleibt gültig, denn nicht jede Abteilung hat eine Führungskraft. Beide lassen sich jederzeit wechseln oder wieder leeren.

Leiter und Stellvertreter müssen der Abteilung nicht selbst angehören. Ein Meister verantwortet in der Praxis mehrere Abteilungen, gehört aber nur einer an.

Derselbe Mitarbeiter kann nicht zugleich Leiter und Stellvertreter derselben Abteilung sein — die Vertretung wäre sonst wirkungslos. Der Versuch wird beim Speichern abgewiesen.

Wichtig: Leiter und Stellvertreter entscheiden nicht über Urlaubsanträge. Wer einen Urlaubsantrag freigibt, legt weiterhin allein das Urlaubsfreigabeverfahren über seine Freigabestufen fest.

Scheidet ein eingetragener Leiter oder Stellvertreter aus, bleibt die Zuordnung bestehen und wird nicht automatisch geleert. Der Nachfolger wird bewusst eingetragen — ein sichtbar veralteter Eintrag fällt auf, ein leeres Feld nicht.

Besetzungsvorgabe

Die Besetzungsvorgabe legt fest, wie viele Mitarbeiter einer Abteilung an einem Arbeitstag mindestens verfügbar sein sollen. Sie besteht aus zwei Teilen, die an unterschiedlichen Stellen gepflegt werden und nebeneinander gelten. Auf ihr beruht der Besetzungsbefund in Abteilungstafel und Abteilungskalender.

Grundbesetzung

Die Grundbesetzung ist das Feld Benötigte Personalzahl in den Stammdaten der Abteilung, zu finden im Reiter Allgemein. Sie zählt alle verfügbaren Mitarbeiter der Abteilung, unabhängig von deren Qualifikation. Je Abteilung gibt es genau eine Grundbesetzung.

Das Feld ist freiwillig. Bleibt es leer, findet keine Prüfung auf die Kopfzahl statt. Eine 0 wird dagegen abgewiesen — sie wäre die Aussage „es muss niemand da sein", und die ist etwas anderes als „keine Vorgabe".

Anforderungen je Qualifikationsart

Zusätzlich lassen sich im Reiter Qualifikationen Anforderungen pflegen, die an eine Qualifikation gebunden sind. Jede Zeile nennt:

Feld	Beschreibung
Mindestanzahl	Wie viele Mitarbeiter mit dieser Qualifikation mindestens verfügbar sein sollen.
Qualifikationsart	Die geforderte Qualifikation. Gezählt wird nur, wer sie am betreffenden Tag gültig besitzt.

Wichtig: Beide Angaben sind Pflicht. Eine Zeile ohne Qualifikationsart ist nicht möglich — die reine Kopfzahl wird über die Benötigte Personalzahl gepflegt. Je Qualifikationsart ist eine Zeile möglich.

So lässt sich „mindestens vier Personen, davon einer mit Staplerschein und ein Ersthelfer" abbilden: die Vier als Benötigte Personalzahl, Staplerschein und Ersthelfer als je eine Zeile im Reiter Qualifikationen.

Die Besetzungsvorgabe ist insgesamt freiwillig. Eine Abteilung, für die weder eine Benötigte Personalzahl noch eine Anforderung je Qualifikationsart gepflegt ist, wird nicht geprüft und gilt an keinem Tag als unterbesetzt.

Wer als verfügbar zählt

Verfügbar ist, wer an diesem Tag laut seinem Arbeitszeitmodell arbeitet und nicht ganztägig abwesend ist. Im Einzelnen:

• Arbeitsfreie Tage werden nicht geprüft. Maßgeblich sind der Tagesplan des Arbeitszeitmodells und der Feiertagskalender. An einem Tag, an dem in der Abteilung niemand eingeteilt ist, entsteht kein Befund — auch dann nicht, wenn für diesen Tag Abwesenheiten eingetragen sind. Ein genehmigter Urlaub schreibt nämlich für jeden Kalendertag des Zeitraums eine Abwesenheit, Wochenenden eingeschlossen.
• Teilweise Abwesende zählen mit. Wer einen Viertel-, halben oder Dreiviertel-Tag abwesend ist, gilt weiterhin als verfügbar; sein Abwesenheitsanteil wird dabei ausgewiesen. Mehrere Teil-Abwesenheiten am selben Tag werden addiert — ergeben sie zusammen einen ganzen Tag, gilt der Mitarbeiter als ganztägig abwesend.
• Ausgeschiedene Mitarbeiter zählen nach ihrem Austrittstag nicht mehr mit.
• Die Zeiterfassung spielt keine Rolle. Wer nicht in der Personalzeiterfassung eingeschrieben ist, ist trotzdem im Haus.

Ob ein Mitarbeiter ganztägig abwesend ist, entscheidet der Abwesenheitsanteil seiner Abwesenheitsart — nicht deren Urlaubsanteil. Beide sind getrennt zu pflegen, siehe Abwesenheiten.

Bei einer qualifikationsgebundenen Zeile zählt nur, wessen Qualifikation am betreffenden Tag gültig ist. Abgelaufene und widerrufene Qualifikationen zählen nicht mit.

Wichtig: Eine Unterbesetzung ist ein Befund, keine Sperre. Sie stellt fest und verhindert keinen Vorgang — weder einen Urlaubsantrag noch eine Freigabe.

Vorgabe zurücknehmen

Eine nicht mehr gültige Zeile im Reiter Qualifikationen wird über den Befehl Archivieren aus der Prüfung genommen. Archivierte Zeilen sind in der Liste zunächst ausgeblendet; sie werden sichtbar, sobald der Filter Nicht archiviert entfernt wird, und lassen sich dort über Veröffentlichen wieder aktivieren.

Wichtig: Solange eine archivierte Zeile für eine Qualifikationsart besteht, lässt sich für dieselbe Qualifikationsart keine zweite anlegen. Veröffentlichen Sie in diesem Fall die vorhandene Zeile, statt eine neue zu erstellen.

Die Grundbesetzung wird zurückgenommen, indem das Feld Benötigte Personalzahl geleert wird.

Archivieren und Veröffentlichen

Nicht mehr benötigte Abteilungen können über den Befehl Archivieren deaktiviert werden. Archivierte Abteilungen stehen bei der Mitarbeiterzuordnung nicht mehr zur Auswahl. Über den Befehl Veröffentlichen lässt sich eine archivierte Abteilung wieder aktivieren.

Hinweis: Das Löschen von Abteilungen ist nicht möglich.

Abteilungstafel

Ist an einer Abteilung ein Abteilungsleiter oder ein Stellvertreter hinterlegt, steht diesem die Abteilungstafel zur Verfügung — der laufende Tag der Abteilung mit Anwesenheit, Soll und Ist, Besetzungsbefund und offenen Klärfällen.