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Order-to-Cash

Der Order-to-Cash-Prozess beschreibt den vollständigen Vertriebsablauf — von der ersten Kundenanfrage bis zum Zahlungseingang. Er verläuft durch die Module Vertrieb, Logistik und Finanzen.

Prozessübersicht

flowchart LR
    A([Kundenanfrage]) --> B[Angebot]
    B --> C[Auftrag]
    C --> D[Warenausgang]
    D --> E[Sendung]
    E --> F[Lieferschein]
    F --> G[Rechnung]
    G --> H([Zahlung])

Prozessschritte

Schritt Beleg Modul Beschreibung
1 Angebot Vertrieb Angebotserstellung mit Positionen, Preisen und Konditionen. Kann direkt in einen Auftrag übernommen werden.
2 Auftrag Vertrieb Verbindliche Bestellung des Kunden. Lieferdaten, Zahlungsbedingungen und ggf. Projekt werden hinterlegt.
3 Warenausgang Logistik Entnahme der Ware aus dem Lager. Bestand wird reduziert. Verpackung und Ladeeinheiten werden erfasst.
4 Sendung Logistik Bündelt einen oder mehrere Lieferscheine für einen Versandvorgang. Tracking-Nummer wird eingetragen und Sendung gebucht.
5 Lieferschein Vertrieb Begleitdokument zur Lieferung. Wird nach der Sendungsbuchung als versendet markiert.
6 Rechnung Finanzen Wird aus dem Lieferschein erstellt. Enthält alle gelieferten Positionen sowie Zu-/Abschläge.
7 Zahlung Finanzen Zahlungseingang wird auf die offene Rechnung gebucht. Bei Verzug greift der Mahnprozess.

Varianten

Der häufigste Fall: Ware liegt auf Lager, wird über einen Warenausgang entnommen und als Sendung versendet.

Auftrag → Warenausgang → Sendung → Lieferschein → Rechnung

Die Ware wird direkt aus dem Auftrag ohne Lagerbuchung geliefert — z. B. für nicht lagerbare Artikel oder Dienstleistungen.

Auftrag → Lieferschein (direkt) → Rechnung

Der Lieferant liefert direkt an den Kunden. In Prosoft wird ein Strecken-Lieferschein (Typ DLS oder SLS) erstellt, ohne eigenen Warenausgang.

Auftrag → Strecken-Lieferschein → Rechnung

Der Kunde ruft Mengen zu festgelegten Terminen ab. Der Lieferplan steuert, wann welche Menge geliefert wird.

Rahmenauftrag → Lieferplan → Abruf → Lieferschein → Rechnung

Bei größeren Projekten können Teilrechnungen vor der vollständigen Lieferung gestellt werden.

Auftrag → Abschlagsrechnung(en) → Lieferschein → Schlussrechnung

Beteiligte Module

  • Vertrieb

    Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Rahmenauftrag, Lieferplan

  • Logistik

    Warenausgang, Sendung, Verpackung, Ladeeinheiten

  • Finanzen

    Rechnung, Zahlungseingang, Mahnwesen, DATEV-Export

  • Lager

    Bestandsreduzierung bei Warenentnahme, Lagerbewegungen

Mahnwesen

Bleibt eine Rechnung nach Fälligkeit unbezahlt, erzeugt Prosoft automatisch Mahnbriefe nach den konfigurierten Mahnstufen. Weitere Informationen findest du unter Finanzen → Mahnwesen.

Auftrag aus Angebot übernehmen

Über den Befehl Als Auftrag übernehmen im Modul Angebote werden alle Positionen, Preise und Konditionen direkt in einen neuen Auftrag übertragen — inklusive hinterlegter Budgets.