Procure-to-Pay

Der Procure-to-Pay-Prozess beschreibt den vollständigen Beschaffungsablauf — vom erkannten Bedarf bis zur bezahlten Lieferantenrechnung. Er verläuft durch die Module Einkauf, Logistik und Finanzen.

Prozessübersicht

flowchart LR
    A([Bedarf]) --> B[Dispositionsvorschlag]
    B --> C[Bedarfsanforderung]
    C --> D[Anfrage]
    D --> E[Bestellung]
    E --> F[Anlieferung]
    F --> G[Wareneingang]
    G --> H[Eingangsrechnung]
    H --> I([Zahlung])

Prozessschritte

Schritt	Beleg	Modul	Beschreibung
1	Dispositionsvorschlag	Einkauf / MRP	Die Disposition erkennt Unterdeckungen und schlägt Bestellmengen und -termine vor.
2	Bedarfsanforderung	Einkauf	Interne Anforderung zur Freigabe des Einkaufs — optional, je nach Freigabeprozess.
3	Anfrage	Einkauf	Preisanfrage an einen oder mehrere Lieferanten. Basis für Preisvergleiche.
4	Bestellung	Einkauf	Verbindliche Bestellung beim Lieferanten. Lieferdatum und Konditionen werden festgehalten.
5	Anlieferung	Logistik	Ankündigung der Lieferung durch den Lieferanten (Voranmeldung).
6	Wareneingang	Logistik	Wareneingangsbuchung: Bestand wird erhöht, Chargen und Mengen werden geprüft.
7	Eingangsrechnung	Finanzen	Rechnungsprüfung gegen Bestellung und Wareneingang. Freigabe für Zahlung.
8	Zahlung	Finanzen	Überweisung an den Lieferanten, Buchung auf den offenen Posten. DATEV-Export möglich.

Varianten

StandardbeschaffungRahmenbestellungUmlagerungsbestellungSofortdispositionFremdfertigung

Der häufigste Fall: Dispositionsvorschlag → Bestellung → Wareneingang → Eingangsrechnung.

Dispositionsvorschlag → Bestellung → Wareneingang → Eingangsrechnung → Zahlung

Mit dem Lieferanten wird ein Rahmenvertrag vereinbart. Einzelabrufe erfolgen gegen die Rahmenbestellung.

Rahmenbestellung → Lieferabruf → Wareneingang → Eingangsrechnung

Ware wird intern zwischen zwei Werken oder Lagern transferiert — ohne externen Lieferanten.

Umlagerungsbestellung → Warenausgang (Sendend) → Wareneingang (Empfangend)

Für einen einzelnen Kundenauftrag wird direkt eine Bestellung ausgelöst, ohne den regulären MRP-Lauf abzuwarten.

Auftrag → Sofortdisposition → Bestellung → Wareneingang

Ein Fertigungsauftrag enthält externe Arbeitsgänge. Für diese wird automatisch eine Bestellung beim Lohnfertiger erstellt.

Fertigungsauftrag → Externer Arbeitsgang → Bestellung → Wareneingang

Beteiligte Module

Einkauf

Dispositionsvorschläge, Bedarfsanforderungen, Anfragen, Bestellungen, Rahmenbestellungen
Logistik

Anlieferung, Wareneingang, Lagereinbuchung
Finanzen

Eingangsrechnung, Rechnungsprüfung, Zahlung, DATEV-Export
Lager

Bestandserhöhung, Chargenerfassung, Lagerbewegungen

Rechnungsprüfung

Eingangsrechnungen durchlaufen in Prosoft einen Prüf-Workflow. Erst nach Freigabe durch den zuständigen Mitarbeiter wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben.

Automatischer Dispositionslauf

Der MRP-Lauf analysiert Lagerbestände, offene Aufträge und Bestellungen und erstellt automatisch Dispositionsvorschläge. Er kann manuell angestoßen oder zeitgesteuert ausgeführt werden.

Mahnwesen Einkauf

Für offene Bestellungen, zu denen keine Auftragsbestätigung eingegangen ist, kann Prosoft automatisch Mahnungen an den Lieferanten versenden.