Anfragen

Mit einer Anfrage (Lieferantenanfrage) wird bei einem Lieferanten ein Preis oder eine Verfügbarkeit erfragt, bevor eine verbindliche Bestellung ausgelöst wird. Geführt werden Anfragen im Modul Einkauf → Anfragen.

Der Beleg trägt zwei Seiten, die sauber getrennt sind: was wir anfragen und was der Lieferant antwortet. Beides steht am selben Beleg — das Angebot ist kein eigener Vorgang, sondern die Antwortseite der Anfrage.

Prozessverlauf

Jede Anfrage durchläuft einen Lebenszyklus. Der Status ist nicht von Hand pflegbar — er ergibt sich ausschließlich aus dem Vorgang, den Sie ausführen.

stateDiagram-v2
    [*] --> Angelegt

    Angelegt --> InPruefung: Freigabe anfordern
    InPruefung --> Angelegt: Freigabe verweigert
    InPruefung --> Freigegeben: Freigabe erteilt
    Angelegt --> Freigegeben: Freigeben
    Freigegeben --> Angelegt: Freigabe zurücknehmen

    Freigegeben --> Angefragt: Versenden

    Angefragt --> AngebotErhalten: Angebot erfassen
    AngebotErhalten --> Angefragt: Angebot verwerfen
    Angefragt --> AbsageErhalten: Absage erfassen

    AngebotErhalten --> Bestellt: Bestellung erstellen
    AngebotErhalten --> Konditionen: EK-Konditionen erstellen
    AngebotErhalten --> Abgesagt: Angebot absagen

    Angelegt --> Storniert: Stornieren
    Freigegeben --> Storniert: Stornieren
    Angefragt --> Storniert: Stornieren

    Bestellt --> [*]
    Konditionen --> [*]
    Abgesagt --> [*]
    AbsageErhalten --> [*]
    Storniert --> [*]

    Angelegt: Angelegt
    InPruefung: In Prüfung
    Freigegeben: Freigegeben
    Angefragt: Angefragt
    AngebotErhalten: Angebot erhalten
    AbsageErhalten: Absage erhalten
    Bestellt: Bestellt
    Konditionen: EK-Konditionen angelegt
    Abgesagt: Abgesagt
    Storniert: Storniert

„Angebot erhalten“ ist kein Abschluss, sondern die Weggabelung

Das Ziel der Anfrage war ein Angebot. Was danach damit geschieht, tragen die drei Folgevorgänge: Bestellung, EK-Konditionen oder Absage. Erst sie schließen den Vorgang ab.

Die Status im Einzelnen

Status	Bedeutung
Angelegt	Der Beleg wird erfasst und ist frei bearbeitbar
In Prüfung	Eine Freigabe wurde angefordert, der Beleg ist bis zur Entscheidung gesperrt
Freigegeben	Der Beleg darf hinaus
Angefragt	Die Anfrage ist beim Lieferanten, die Antwort steht aus
Angebot erhalten	Der Lieferant hat ein Angebot abgegeben
Absage erhalten	Der Lieferant liefert nicht — seine Entscheidung
Abgesagt	Wir lehnen sein Angebot ab — unsere Entscheidung
Bestellt	Aus dem Angebot ist eine Bestellung entstanden
EK-Konditionen angelegt	Aus dem Angebot sind Einkaufskonditionen entstanden
Storniert	Unser Bedarf ist entfallen

Rückwege

Der Ablauf kennt bewusst kaum Rückwege. Es gibt genau drei:

Rückweg	Möglich solange
Freigabe zurücknehmen	Die Anfrage ist noch nicht versendet
Freigabe verweigert	Ein angeforderter Freigabeprozess läuft noch
Angebot verwerfen	Der Beleg ist noch nicht weitergewandert

Wird eine erzeugte Bestellung später storniert, bleibt die Anfrage auf Bestellt — das Storno ist Sache der Bestellung.

Anfrage anlegen

Über Neu entsteht eine Anfrage im Status Angelegt.

Kopfdaten

Feld	Beschreibung
Lieferant	Der angefragte Lieferant
Lieferantenadresse	Anschrift, an die die Anfrage geht
Werk	Anfragendes Werk
Lieferadresse	Gewünschte Lieferanschrift
Anfragedatum	Datum der Anfrage
Währung	Währung der Anfrage
Steuerschlüssel	Steuerliche Behandlung
Sprache	Sprache des Anfrageformulars
Anschreiben / Fußtext	Texte auf dem Formular

Positionen

Positionen werden direkt in der Liste aufgebaut: Artikelposition hängt eine leere Zeile an, die anschließend im Formular unter der Liste gefüllt wird. Duplizieren setzt eine Kopie unmittelbar hinter das Original — hilfreich, weil die Zeilen einer Anfrage typischerweise Varianten derselben Sache sind: dasselbe Material in anderer Abmessung, dieselbe Abmessung in anderer Menge. Die Angebotsdaten des Lieferanten wandern dabei nicht mit; zur neuen Zeile hat er nichts gesagt.

Textposition legt eine Zeile ohne Artikel an — eine Zwischenüberschrift oder ein Hinweis, der auf dem Anfrageformular mitgeht („Bitte Preis für Alternativmaterial mitangeben“). Sie trägt keine Positionsnummer, wird nicht bepreist und wandert nicht in Bestellung oder Konditionen.

Feld	Beschreibung
Positionsnummer	Nummer der Position im Beleg
Artikel	Angefragter Artikel
Lieferanten-Artikel-Nr.	Artikelnummer beim angefragten Lieferanten
Bezeichnung / Beschreibung	Text zur Position
Qualitätsstandard	Geforderter Qualitätsstandard
Menge	Angefragte Menge samt Einheit
Wunschtermin	Gewünschter Liefertermin dieser Position

Die Einkaufsmenge wird nicht erfasst, sondern gerechnet: dieselbe Menge in der Einheit, in der der Lieferant verkauft und bepreist. Weichen Lager- und Einkaufseinheit voneinander ab, braucht der Artikel einen Umrechnungsfaktor — fehlt er, meldet Prosoft das, statt die Mengen stillschweigend gleichzusetzen.

Sobald der Artikel gewählt ist, übernimmt Prosoft Bezeichnung, Beschreibung und Einheit aus dem Artikelstamm. Steht der angefragte Lieferant in der Artikel-Lieferanten-Liste des Artikels, gehen dessen Angaben vor — seine Artikelnummer und seine Bezeichnung sind das, was er auf dem Angebot wiedererkennt.

Der Weg funktioniert auch umgekehrt: Wird statt des Artikels die Lieferanten-Artikel-Nr. eingetragen, ermittelt Prosoft den Artikel darüber — praktisch, wenn der Katalog oder das Angebot des Lieferanten vorliegt. Führt der Lieferant die Nummer für mehrere Artikel oder zusätzlich an einer Verpackungseinheit, öffnet sich eine Auswahl, in der die gemeinte Zeile gewählt wird. Ist zur Nummer bei diesem Lieferanten kein Artikel hinterlegt, meldet Prosoft das; der Artikel wird dann direkt gewählt. Soll etwas ohne Artikel angefragt werden, ist die Textposition der richtige Weg.

Jede Position führt eigene Notizen im Reiter unter der Liste — etwa ein Klemmmaß, das vor der Bestellung bestätigt werden muss. Notizen lassen sich auch nach dem Versand noch erfassen; sie ändern nichts an dem, was beim Lieferanten liegt.

Keine Aufnahme in die Liste

Eine Anfrage selbst erzeugt keinen Eintrag in der Artikel-Lieferanten-Liste. Erst EK-Konditionen erstellen nimmt den Lieferanten auf.

Freigeben und versenden

Mit der Anfrage geht eine Preisanfrage nach außen. Versendet werden darf deshalb erst ab dem Status „Freigegeben" — wer ohne Freigabe verschicken könnte, hätte die Freigabe umgangen.

Zwei Wege führen dorthin:

Vorgang	Wirkung
Freigeben	Gibt die Anfrage unmittelbar frei
Freigabe anfordern	Startet einen Freigabeprozess mit benannten Prüfern; die Anfrage geht auf In Prüfung und ist bis zur Entscheidung gesperrt

Freigabe zurücknehmen stellt eine freigegebene Anfrage wieder auf Angelegt und macht sie bearbeitbar — möglich, solange sie noch nicht hinaus ist.

Direktes Freigeben übersteuert keinen laufenden Prozess

Läuft bereits ein angeforderter Freigabeprozess, lässt sich die Anfrage nicht per Freigeben daran vorbei freigeben. Die Übersteuerung erfolgt im zentralen Freigabe-Reiter und verlangt eine eigene Berechtigung.

Versenden hält fest, dass die Anfrage hinausgegangen ist: Der Status wechselt auf Angefragt, das Versanddatum wird gesetzt und der Beleg gesperrt. Meldet sich der Lieferant nicht, verschickt Erneut versenden eine zweite Mail.

Im Mailfenster ist der Empfänger vorbelegt: der Ansprechpartner der Anfrage, sonst die Hauptadresse des Lieferanten. Hat der Lieferant eigene Empfänger für Anfragen hinterlegt, kommen diese hinzu. Das gilt für Versenden, Erneut versenden und den Mailversand aus der Druckvorschau gleichermaßen.

Antwort des Lieferanten erfassen

Ob Angebot oder Absage — beides ist die Antwort des Lieferanten und wird im selben Fenster erfasst. Welche der beiden kommt, weiß man vorher nicht.

Angebot erfassen

Angebot erfassen hält das Lieferantenangebot am Anfragebeleg fest. Am Kopf:

Feld	Beschreibung
Angebotsnummer	Referenznummer des Lieferantenangebots
Empfangsdatum	Tag, an dem das Angebot einging
Bindefrist	Bis wann der Lieferant an sein Angebot gebunden ist
Zahlungs- / Lieferbedingung des Angebots	Konditionen laut Angebot
Versandart des Angebots	Versandart laut Angebot
Zugesicherte Lieferzeit (max., Tage)	Zugesagte Lieferzeit
Zusatzkosten Gesamtangebot	Zuschläge auf das Gesamtangebot, wahlweise als geschätzt gekennzeichnet
Angebotssumme	Summe der angebotenen Positionen, von Prosoft errechnet

Beim ersten Erfassen sind das Empfangsdatum mit dem heutigen Tag, Zahlungs- und Lieferbedingung aus den Einkaufsdaten des Lieferanten und die Versandart mit der gewünschten Versandart der Anfrage vorbelegt. Weicht das Angebot ab, werden die Werte überschrieben.

Je Position wird die Antwortseite erfasst:

Feld	Beschreibung
Lieferbar	Ob der Lieferant diese Position liefern kann
Lieferbare Menge	Tatsächlich zugesagte Menge samt Einheit
Angebotseinzelpreis	Angebotener Preis je Preismenge samt Währung — nicht der Gesamtpreis der Position
Preismenge	Menge, auf die sich der Preis bezieht — „18,40 € pro 100 Stück“
Zusatzkosten	Zuschläge auf diese Position, wahlweise als geschätzt gekennzeichnet

Mindestens eine Position muss lieferbar sein

Sagt der Lieferant zu allem ab, ist das keine Teilabsage, sondern eine Komplettabsage — dafür ist Absage erfassen vorgesehen. Andernfalls stünde ein Angebot ohne jede Substanz als „Angebot erhalten" im System.

Der Vorgang ist wiederholbar und überschreibt: Schickt der Lieferant ein korrigiertes Angebot, wird dasselbe Angebot überschrieben — es entsteht kein zweites. An einer bereits beantworteten Anfrage heißt der Vorgang Angebot bearbeiten.

Absage erfassen

Absage erfassen hält fest, dass der Lieferant nicht liefert. Der Status wechselt auf Absage erhalten, die Anfrage wird archiviert.

Der Absagegrund ist Pflicht. Er ist auswertbare Information über den Lieferanten — „kann die Menge nicht", „liefert nicht mehr in unsere Region", „Werkstoff ausgelistet" — und bliebe als optionales Feld am Rand leer.

Der Vorgang steht nur zur Verfügung, solange noch kein Angebot erfasst ist. Liegt bereits eines vor, hat der Lieferant geantwortet; dann führen zwei andere Wege weiter:

War das Angebot ein Erfassungsfehler → Angebot verwerfen, danach die Absage erfassen
Wollen Sie es ablehnen → Angebot absagen

Angebot verwerfen

Angebot verwerfen setzt ein erfasstes Angebot zurück und stellt die Anfrage auf Angefragt — der Beleg wartet danach wieder auf die Antwort des Lieferanten. Das ist der Rückweg aus einer Fehlerfassung, ohne die Anfrage zu stornieren und ihre Historie zu verlieren.

Zurückgesetzt wird der gesamte Angebotsteil, Kopf und Positionen: Angebotsnummer, Empfangsdatum, Bindefrist, Lieferzeit, Konditionen, Zuschläge sowie je Position Lieferbarkeit, Menge, Preis und Preismenge.

Nicht mehr möglich, sobald der Beleg weitergewandert ist

An Bestellung, EK-Kondition und Absage hängen Entscheidungen, die auf genau diesen Zahlen beruhen. Der Rückweg ist dort der jeweilige Folgevorgang, nicht das Löschen der Grundlage.

Aus dem Angebot heraus

Aus Angebot erhalten führen drei gleichrangige Wege. Bestellung und EK-Konditionen schließen sich gegenseitig aus — welcher gilt, entscheidet der Einkäufer.

Bestellung erstellen

Erzeugt aus dem Angebot eine Bestellung. Nur die lieferbaren Positionen wandern mit — genau dafür ist die Teilabsage da. Die erzeugte Bestellung trägt die Nummer dieser Anfrage; der Weg zurück ist damit ebenfalls per Klick möglich, siehe Bestellungen.

EK-Konditionen erstellen

Erzeugt aus dem Angebot Einkaufskonditionen und nimmt den Lieferanten in die Artikel-Lieferanten-Liste auf. Der Weg ist dann richtig, wenn das Angebot nicht zu einer sofortigen Bestellung führen soll, sondern die erfragten Preise als Richtwert für künftige Beschaffungen dienen. Ein Gültig-ab-Datum ist dabei Pflicht.

Die Kondition ist ein Richtwert, kein Abbild des Angebots

Die Einkaufskondition übernimmt nicht alles aus dem Angebot — sie ist ein Stammdaten-Richtwert. Die Zusatzkosten bleiben in beiden Fällen zurück und verlassen den Beleg nicht: Eine womöglich geschätzte Größe hat in einer Bestellung oder Kondition nichts verloren.

Angebot absagen

Lehnt das Angebot ab — unsere Entscheidung, mit Pflicht-Begründung. Der Status wechselt auf Abgesagt.

Der Unterschied zu Absage erfassen ist die Richtung: Dort sagt der Lieferant ab, hier lehnen wir ab. Beides sauber zu trennen, macht die Auswertung über Lieferanten erst belastbar.

Stornieren

Stornieren ist der Weg für den entfallenen Bedarf — möglich in den Status Angelegt, Freigegeben und Angefragt. Der Status wechselt auf Storniert, der Beleg wird archiviert.

Zwei Situationen sperren den Vorgang; Prosoft zeigt ihn dann als gesperrten Knopf mitsamt Grund, statt ihn wegzulassen:

Sperre	Weg stattdessen
Es liegt ein Angebot vor	Angebot absagen — der Lieferant hat gearbeitet, das gehört festgehalten
Ein Freigabeprozess läuft	Erst die Freigabeanforderung zurücknehmen

Mehrere Lieferanten vergleichen

Für denselben Bedarf können mehrere Anfragen an verschiedene Lieferanten gestellt werden. Da jede Anfrage ihre eigene Angebotsseite trägt, lassen sich die Angebote anschließend nebeneinander bewerten, bevor die Bestellung ausgelöst wird — und die Absagen bleiben als auswertbare Information über den jeweiligen Lieferanten erhalten.