Abwesenheiten

Das Abwesenheitsmanagement umfasst die Definition von Abwesenheitsarten, die Erfassung von Abwesenheiten und das Freigabeverfahren für Urlaubsanträge. Abwesenheiten wirken sich auf das Arbeitszeitkonto aus und fließen in die Lohnabrechnung ein.

Abwesenheitsarten

Abwesenheitsarten definieren die verschiedenen Gründe für eine Abwesenheit und deren Auswirkung auf das Arbeitszeitkonto.

Felder einer Abwesenheitsart

Feld	Beschreibung
Kürzel	Eindeutiges Kürzel (max. 2 Zeichen, z. B. U, K, SU).
Bezeichnung	Name der Abwesenheitsart (z. B. „Urlaub", „Krank").
Farbe	Farbcode für die Darstellung im Abwesenheitsplan.
Urlaubsanteil	Anteil am Urlaubstag: Ganzer Tag, 3/4 Tag, 1/2 Tag, 1/4 Tag oder Kein Urlaubsabzug.
Abwesenheitsanteil	Wie viel des Tages der Mitarbeiter nicht im Haus ist: Ganzer Tag, 3/4 Tag, 1/2 Tag, 1/4 Tag oder Keine Abwesenheit (siehe unten).
PZE-Effekt	Auswirkung auf das Arbeitszeitkonto (siehe unten).
Faktor Zeitgutschrift	Faktor für die Berechnung der Zeitgutschrift (Standard: 1,0).
Bezahlt?	Gibt an, ob die Abwesenheit lohnfortzahlungspflichtig ist.

Urlaubsanteil und Abwesenheitsanteil

Die beiden Anteile beantworten zwei verschiedene Fragen und sind getrennt zu pflegen:

• Der Urlaubsanteil bestimmt, wie viel Urlaubskontingent die Abwesenheit kostet. Er fließt in den Resturlaub des Mitarbeiters ein.
• Der Abwesenheitsanteil bestimmt, wie viel des Tages der Mitarbeiter nicht im Haus ist. Er wird für die Besetzungsvorgabe einer Abteilung ausgewertet.

Sie fallen häufig auseinander. „Krank" zieht keinen Urlaub ab — der Urlaubsanteil ist also Kein Urlaubsabzug —, der Mitarbeiter fehlt aber den ganzen Tag; der Abwesenheitsanteil ist Ganzer Tag. Umgekehrt kann eine interne Schulung als Abwesenheit erfasst sein, obwohl der Mitarbeiter im Haus ist: Dann steht der Abwesenheitsanteil auf Keine Abwesenheit.

Wichtig: Nach dem Update steht der Abwesenheitsanteil bei allen bestehenden Abwesenheitsarten auf Ganzer Tag. Bevor Sie in einer Abteilung eine Besetzungsvorgabe pflegen, gehen Sie die Abwesenheitsarten einmal durch und setzen Sie die halbtägigen und die rein informativen Arten passend. Solange keine Besetzungsvorgabe existiert, hat die Einstellung keine Wirkung.

PZE-Effekte

Effekt	Beschreibung
Zeitgutschrift	Die Sollarbeitszeit (multipliziert mit dem Faktor) wird dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben.
Überstunden abbauen	Die Abwesenheit wird mit dem Überstundensaldo verrechnet.
Informativ	Keine Auswirkung auf das Arbeitszeitkonto — nur zur Information.

Beispiel: Halber Tag Urlaub

Eine Abwesenheitsart „Halber Tag Urlaub" mit Urlaubsanteil 1/2 Tag, Abwesenheitsanteil 1/2 Tag und PZE-Effekt Zeitgutschrift mit Faktor 0,5 schreibt die Hälfte der Sollarbeitszeit auf das Konto gut. Der Mitarbeiter zählt an diesem Tag weiterhin zur Besetzung seiner Abteilung.

Abwesenheiten erfassen

Abwesenheiten werden den Mitarbeitern als einzelne Tageseinträge zugeordnet:

Feld	Beschreibung
Mitarbeiter	Der betroffene Mitarbeiter.
Abwesenheitsart	Die Art der Abwesenheit.
Datum	Das Datum der Abwesenheit.
Zeitgutschrift (Override)	Optionale manuelle Überschreibung der berechneten Gutschrift in Minuten.

Tipp

Verwenden Sie das Feld Zeitgutschrift (Override) nur in Ausnahmefällen, z. B. wenn für einen bestimmten Tag eine abweichende Gutschrift gewährt werden soll.

Abwesenheitskalender

Der Abwesenheitskalender (Personal → Abwesenheitskalender) stellt Abwesenheiten als Matrix dar und ist der schnellste Weg, sie zu erfassen oder zu entfernen. Dieselben Daten lassen sich in zwei Ansichten betrachten: die Monatsansicht zeigt alle Mitarbeiter über einen Monat, die Jahresansicht einen Mitarbeiter über zwölf Monate.

Zwischen den Ansichten wechseln

Der Kalender öffnet in der Monatsansicht. Über die Schaltflächen Monatsansicht und Jahresansicht wechseln Sie zwischen beiden. Beim Wechsel in die Jahresansicht wird der Mitarbeiter übernommen, dessen Zeile Sie zuvor markiert haben — Sie müssen ihn also nicht erneut suchen.

Mit der Ansicht wechselt auch der Auswahlbereich:

Ansicht	Auswahl	Zeilen	Spalten
Monatsansicht	Monat und Abteilung	je ein Mitarbeiter	Tage des gewählten Monats
Jahresansicht	Jahr und Mitarbeiter	Januar bis Dezember	Tag 1 bis 31

In der Jahresansicht bleiben Spalten leer, zu denen es im jeweiligen Monat keinen Tag gibt — im Februar etwa die Spalten 29 bis 31. Sie lassen sich nicht markieren.

Abwesenheiten im Kalender erfassen

Markieren Sie die gewünschten Tage in der Matrix. Mehrere Zellen wählen Sie wie gewohnt mit gedrückter Umschalt- oder Strg-Taste aus.

Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Kürzel der gewünschten Abwesenheitsart. Die markierten Tage werden in der Farbe der Abwesenheitsart hinterlegt.

Zum Entfernen markieren Sie die betroffenen Tage und klicken auf Löschen.

In der Jahresansicht dürfen sich Markierungen über mehrere Monatszeilen erstrecken. So erfassen Sie einen Abwesenheitsblock, der über einen Monatswechsel läuft, in einem Zug.

Wochenenden und Feiertage

Tage, die auf ein Wochenende (WE) oder einen Feiertag (FT) fallen, sind nicht bebuchbar. Sie behalten ihre Kennzeichnung auch dann, wenn sie innerhalb eines markierten Blocks liegen — ein durchgehend markierter Urlaubsblock lässt sie also unberührt.

Sind einem Tag mehrere Abwesenheitsarten zugeordnet, zeigt die Zelle deren Kürzel untereinander, jeweils in der zugehörigen Farbe. Der Tooltip der Zelle nennt die vollständigen Bezeichnungen.

Weitere Schaltflächen

Schaltfläche	Wirkung
Details	Öffnet die Abwesenheits-Details des ausgewählten Mitarbeiters. In der Monatsansicht für den angezeigten Monat, in der Jahresansicht für das gesamte Jahr.
Excel-Export	Gibt die gerade angezeigte Ansicht aus.

Urlaubsfreigabetypen

Urlaubsfreigabetypen sind die Auswahl, die der Mitarbeiter im Urlaubsantrag trifft — zum Beispiel „Frei", „Halber Tag frei" oder „Sonderurlaub". Sie werden im Modul Personal → Urlaubsfreigabetypen gepflegt.

Der Typ sagt, was beantragt wird. Welche Abwesenheitsart den Tag am Ende deckt — und damit, ob er vom Urlaubsanspruch abgeht, Überstunden abbaut oder unbezahlt ist —, entscheidet erst der Freigeber. So bleibt die Sprache des Antrags von der Verrechnung getrennt.

Felder eines Urlaubsfreigabetyps

Feld	Beschreibung
Bezeichnung	Name, den der Mitarbeiter im Antrag sieht (z. B. „Sonderurlaub"). Jede Bezeichnung darf nur einmal vergeben werden.
Zeitbezug	Einzelner Tag oder Zeitraum. Bei „Einzelner Tag" weist prosoft einen Antrag ab, dessen Beginn und Ende auseinanderliegen.

Ein Typ, der nicht mehr angeboten werden soll, wird archiviert: Er verschwindet aus dem Antragsdialog, bestehende Anträge behalten ihn, und das Archivieren lässt sich rückgängig machen. Gelöscht wird nichts.

Nach dem Update

Mit dem Update legt prosoft einen Startsatz an — „Frei", „Halber Tag frei" und „Sonderurlaub". Benennen Sie ihn um oder erweitern Sie ihn nach Ihren Gepflogenheiten; bestehende Urlaubsanträge bekommen automatisch einen Typ, der zu ihrer Dauer passt.

Urlaubsanträge

Mitarbeiter reichen ihre Urlaubsanträge im Bereich Meine Urlaubsanträge selbstständig ein.

Mitarbeiter ohne Arbeitsplatzrechner stellen ihren Antrag stattdessen am Zeiterfassungsterminal — siehe Urlaubsantrag am Terminal.

Meine Urlaubsanträge steht auch im Web-Zugang zur Verfügung, ebenfalls über das Benutzermenü — mit denselben Anträgen und Vorgängen wie im prosoft-Client. Ein Antrag, den Sie im Browser stellen, erscheint im Client und am Terminal und durchläuft dieselbe Freigabe. Der Eintrag erscheint nur, wenn Ihrem Benutzer ein Mitarbeiter zugeordnet ist.

Antrag stellen

Öffnen Sie Meine Urlaubsanträge über das Benutzermenü.

Klicken Sie auf Neu.

Füllen Sie folgende Felder aus:

Feld	Beschreibung
Urlaubsfreigabetyp	Was Sie beantragen — siehe Urlaubsfreigabetypen.
Urlaubsbeginn	Erster Tag der Abwesenheit.
Urlaubsende	Letzter Tag der Abwesenheit. Bei einem Typ mit Zeitbezug Einzelner Tag muss er dem Beginn entsprechen.

Bestätigen Sie den Antrag.

Der Antrag erhält den Status Offen und wird dem zuständigen Vorgesetzten zur Freigabe vorgelegt. Die Abwesenheitsart bleibt zunächst leer — sie entsteht in der Freigabe.

Antrag ansehen

Der Vorgang Details zeigt den Antrag mit seinem Freigabeverlauf: je Freigabestufe den Freigeber, den Status, wann und von wem entschieden wurde, und die Anmerkung — bei einer Ablehnung steht dort die Begründung. Im Web-Zugang öffnet auch der Verweis in der Benachrichtigung „Ihr Urlaub … wurde genehmigt" bzw. „… abgelehnt" direkt diese Ansicht; im prosoft-Client führt er auf die Liste, gefiltert auf den Antrag.

Antrag zurückziehen

Solange keine Freigabestufe entschieden hat, können Sie Ihren Antrag über den Vorgang Zurückziehen selbst beenden; er erhält dann den Status Zurückgezogen. Hat bereits jemand zugestimmt, ist der Vorgang gesperrt und nennt den Grund — eine erteilte Zustimmung soll nicht stillschweigend verschwinden. Wenden Sie sich dann an Ihren Vorgesetzten.

Erledigte Anträge lassen sich archivieren und später wieder veröffentlichen. Ein offener Antrag lässt sich nicht archivieren: Er wartet auf eine Entscheidung.

Antragsstatus

Status	Beschreibung
Offen	Der Antrag wurde eingereicht und wartet auf Freigabe.
Genehmigt	Der Antrag wurde genehmigt. Die Abwesenheit wird im Arbeitszeitkonto berücksichtigt.
Abgelehnt	Der Antrag wurde abgelehnt. Die Begründung steht im Freigabeverlauf.
Zurückgezogen	Der Mitarbeiter hat den Antrag selbst beendet, bevor eine Stufe entschieden hat.

Urlaubsfreigabe

Vorgesetzte bearbeiten Urlaubsanträge im Modul Personal → Urlaubsanträge. Die Liste zeigt genau die Anträge, bei denen für Sie eine Freigabestufe offen ist.

Antrag genehmigen

Öffnen Sie Personal → Urlaubsanträge.

Klicken Sie in der Zeile des Antrags auf Genehmigen.

Legen Sie die Abwesenheitsart fest. Sie entscheidet, wie der Urlaub verrechnet wird — Urlaubsanspruch, Überstundenabbau oder unbezahlt. Der beantragte Urlaubsfreigabetyp und der zuständige Freigeber stehen daneben; eine Anmerkung ist freiwillig.

Bestätigen Sie.

Bei einem mehrstufigen Verfahren darf jede Stufe die Abwesenheitsart neu setzen — gebucht wird die Setzung der letzten Stufe. Erst mit ihr entstehen die Abwesenheitstage und die Zeitgutschrift im Arbeitszeitkonto.

Antrag ablehnen

Klicken Sie auf Ablehnen und geben Sie eine Begründung an. Sie ist verpflichtend: Der Mitarbeiter sieht sonst nur, dass sein Urlaub nicht stattfindet, aber nicht warum. Mit der Ablehnung ist der gesamte Antrag erledigt, auch wenn weitere Stufen offen stehen.

Freigabeverlauf ansehen

Der Vorgang Details öffnet den Antrag mit seinem vollständigen Freigabeverlauf: je Stufe der zuständige Freigeber, der Status, der Zeitpunkt der Entscheidung, wer entschieden hat und die Begründung. Die Ansicht steht in beiden Listen offen — für den Mitarbeiter ist sie der Ort, an dem er die Begründung einer Ablehnung nachliest.

Alle Anträge sehen

Mit dem Recht auf die Vollsicht erscheint in der Liste die Schaltfläche Alle Anträge anzeigen. Eingeschaltet zeigt sie alle Anträge des Unternehmens in jedem Status. Wer sie sehen darf, darf auch entscheiden, wenn er nicht der hinterlegte Freigeber ist — damit ein Antrag nicht liegenbleibt, solange der Vorgesetzte abwesend ist. Der Dialog nennt in diesem Fall den zuständigen Freigeber, und der Freigabeverlauf weist ihn und den tatsächlichen Entscheider getrennt aus.

Urlaubsfreigabeverfahren

Das Freigabeverfahren wird in der Abteilung des Mitarbeiters konfiguriert. Dort wird festgelegt, welche Genehmigungsstufen ein Urlaubsantrag durchlaufen muss.

Urlaubsfreigabeverfahren

Freigabeverfahren definieren die Genehmigungskette für Urlaubsanträge. Sie werden im Modul Personal → Urlaubsfreigabeverfahren verwaltet.

Feld	Beschreibung
Bezeichnung	Name des Verfahrens (z. B. „Standard-Freigabe").

Im Detailbereich Mitarbeiter werden die Genehmiger in der gewünschten Reihenfolge hinterlegt:

Feld	Beschreibung
Reihenfolge	Position in der Genehmigungskette.
Mitarbeiter	Der genehmigende Mitarbeiter.

Ein Mitarbeiter kann in einem Verfahren nur einmal als Genehmiger stehen.

Archivieren und Veröffentlichen

Nicht mehr benötigte Freigabeverfahren können über den Befehl Archivieren deaktiviert werden. Über Veröffentlichen lässt sich ein archiviertes Verfahren wieder aktivieren. Verfahren werden grundsätzlich archiviert statt gelöscht — an ihnen hängt jeder Urlaubsantrag, der je durch sie gelaufen ist.

Wichtig: Ein archiviertes Verfahren lässt sich Abteilung und Mitarbeiter nicht mehr neu zuordnen; bestehende Zuordnungen bleiben gültig, und laufende Urlaubsanträge durchlaufen weiterhin ihre Genehmigungsstufen. Bearbeiten lässt sich ein archiviertes Verfahren erst wieder, wenn es veröffentlicht ist.

Archivierte Verfahren sind in der Liste standardmäßig ausgeblendet und lassen sich über die Filterleiste einblenden. Beim Import von Abteilungen werden sie nicht mehr aufgelöst — eine Importdatei, die ein archiviertes Verfahren nennt, wird abgewiesen.

Auswirkungen auf das Arbeitszeitkonto

Genehmigte Abwesenheiten wirken sich je nach PZE-Effekt auf das Arbeitszeitkonto aus:

• Zeitgutschrift: Die Sollarbeitszeit (× Faktor) wird als Gutschrift verbucht. Im Arbeitszeitkonto erscheint der Betrag in der Spalte Gutschrift (Abwesenheit) und das Kürzel in der Spalte Abwesenheitsart.
• Überstunden abbauen: Der Überstundensaldo wird entsprechend reduziert.
• Informativ: Keine Änderung am Saldo.

Geplante Abwesenheiten einer Abteilung

Welche Abwesenheiten in den kommenden Wochen bereits geplant sind, zeigt der Abteilungskalender. Dort lässt sich Urlaub auch beantragen und — für den im Verfahren zuständigen Freigeber — genehmigen oder ablehnen.