Abwesenheiten

Das Abwesenheitsmanagement umfasst die Definition von Abwesenheitsarten, die Erfassung von Abwesenheiten und das Freigabeverfahren für Urlaubsanträge. Abwesenheiten wirken sich auf das Arbeitszeitkonto aus und fließen in die Lohnabrechnung ein.

Abwesenheitsarten

Abwesenheitsarten definieren die verschiedenen Gründe für eine Abwesenheit und deren Auswirkung auf das Arbeitszeitkonto.

Felder einer Abwesenheitsart

Feld	Beschreibung
Kürzel	Eindeutiges Kürzel (max. 2 Zeichen, z. B. U, K, SU).
Bezeichnung	Name der Abwesenheitsart (z. B. „Urlaub", „Krank").
Farbe	Farbcode für die Darstellung im Abwesenheitsplan.
Urlaubsanteil	Anteil am Urlaubstag: Ganzer Tag, 3/4 Tag, 1/2 Tag, 1/4 Tag oder Kein Urlaubsabzug.
PZE-Effekt	Auswirkung auf das Arbeitszeitkonto (siehe unten).
Faktor Zeitgutschrift	Faktor für die Berechnung der Zeitgutschrift (Standard: 1,0).
Bezahlt?	Gibt an, ob die Abwesenheit lohnfortzahlungspflichtig ist.

PZE-Effekte

Effekt	Beschreibung
Zeitgutschrift	Die Sollarbeitszeit (multipliziert mit dem Faktor) wird dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben.
Überstunden abbauen	Die Abwesenheit wird mit dem Überstundensaldo verrechnet.
Informativ	Keine Auswirkung auf das Arbeitszeitkonto — nur zur Information.

Beispiel: Halber Tag Urlaub

Eine Abwesenheitsart „Halber Tag Urlaub" mit Urlaubsanteil 1/2 Tag und PZE-Effekt Zeitgutschrift mit Faktor 0,5 schreibt die Hälfte der Sollarbeitszeit auf das Konto gut.

Abwesenheiten erfassen

Abwesenheiten werden den Mitarbeitern als einzelne Tageseinträge zugeordnet:

Feld	Beschreibung
Mitarbeiter	Der betroffene Mitarbeiter.
Abwesenheitsart	Die Art der Abwesenheit.
Datum	Das Datum der Abwesenheit.
Zeitgutschrift (Override)	Optionale manuelle Überschreibung der berechneten Gutschrift in Minuten.

Tipp

Verwenden Sie das Feld Zeitgutschrift (Override) nur in Ausnahmefällen, z. B. wenn für einen bestimmten Tag eine abweichende Gutschrift gewährt werden soll.

Urlaubsanträge

Mitarbeiter können über den Bereich Mein Urlaub selbstständig Urlaubsanträge einreichen.

Antrag stellen

Öffnen Sie Personal → Mein Urlaub.

Klicken Sie auf Urlaubsantrag hinzufügen.

Füllen Sie folgende Felder aus:

Feld	Beschreibung
Start	Erster Tag der Abwesenheit.
Stop	Letzter Tag der Abwesenheit.
Abwesenheits-Typ	Die gewünschte Abwesenheitsart.
Überstundenausgleich	Wenn aktiviert, wird der Urlaub mit Überstunden verrechnet statt mit Urlaubstagen.

Bestätigen Sie den Antrag.

Der Antrag erhält den Status Offen und wird dem zuständigen Vorgesetzten zur Freigabe vorgelegt.

Antragsstatus

Status	Beschreibung
Offen	Der Antrag wurde eingereicht und wartet auf Freigabe.
Genehmigt	Der Antrag wurde genehmigt. Die Abwesenheit wird im Arbeitszeitkonto berücksichtigt.
Abgelehnt	Der Antrag wurde abgelehnt.

Urlaubsfreigabe

Vorgesetzte bearbeiten Urlaubsanträge im Modul Personal → Urlaubsfreigabe.

Antrag genehmigen oder ablehnen

Öffnen Sie Personal → Urlaubsfreigabe.

Wählen Sie den zu bearbeitenden Antrag aus.

Klicken Sie auf Genehmigen oder Ablehnen.

Urlaubsfreigabeverfahren

Das Freigabeverfahren wird in der Abteilung des Mitarbeiters konfiguriert. Dort wird festgelegt, welche Genehmigungsstufen ein Urlaubsantrag durchlaufen muss.

Urlaubsfreigabeverfahren

Freigabeverfahren definieren die Genehmigungskette für Urlaubsanträge. Sie werden im Modul Personal → Urlaubsfreigabeverfahren verwaltet.

Feld	Beschreibung
Bezeichnung	Name des Verfahrens (z. B. „Standard-Freigabe").

Im Detailbereich Mitarbeiter werden die Genehmiger in der gewünschten Reihenfolge hinterlegt:

Feld	Beschreibung
Reihenfolge	Position in der Genehmigungskette.
Mitarbeiter	Der genehmigende Mitarbeiter.

Auswirkungen auf das Arbeitszeitkonto

Genehmigte Abwesenheiten wirken sich je nach PZE-Effekt auf das Arbeitszeitkonto aus:

• Zeitgutschrift: Die Sollarbeitszeit (× Faktor) wird als Gutschrift verbucht. Im Arbeitszeitkonto erscheint der Betrag in der Spalte Gutschrift (Abwesenheit) und das Kürzel in der Spalte Abwesenheitsart.
• Überstunden abbauen: Der Überstundensaldo wird entsprechend reduziert.
• Informativ: Keine Änderung am Saldo.