Debitorenposten

Debitorenposten sind das verkaufsseitige Gegenstück zu den Kreditorenposten im Einkauf. Sie machen sichtbar, welche bereits gelieferten Leistungen noch nicht fakturiert sind, und dienen als gemeinsame Datenquelle für die Abrechnung – sowohl für reguläre Rechnungen als auch für Gutschriftsanzeigen im Gutschriftsverfahren (Self-Billing). Buchhalterisch bilden sie die zum Monatsende noch nicht abgerechneten Leistungen ab.

Debitorenposten werden im Modul Finanzen → Rechnungen → Debitorenposten verwaltet.

Abgrenzung zu den Offenen Posten

Debitorenposten sind nicht die klassische FiBu-Sicht „offene Posten Debitoren" (= bereits gestellte, aber noch unbezahlte Rechnungen). Ein Debitorenposten beschreibt eine gelieferte, aber noch nicht abgerechnete Leistung – also die Stufe vor der Rechnung. Unbezahlte Rechnungen finden sich weiterhin unter Offene Posten.

Entstehung

Debitorenposten entstehen automatisch: Beim Buchen einer Sendung wird für jede Lieferscheinposition ein Debitorenposten im Status Offen angelegt. Eine manuelle Erfassung ist nicht vorgesehen.

Dies gilt unabhängig davon, ob der Lieferschein regulär abgerechnet wird oder im Gutschriftsverfahren (Self-Billing) läuft. Beide erscheinen in der Übersicht; das Gutschriftsverfahren steht als Spalte und als Filter zur Verfügung. Unterschiedlich ist nur der weitere Weg der Abrechnung:

Regulär: Übernahme in eine Rechnung.
Gutschriftsverfahren: Übernahme in eine Gutschriftsanzeige.

Keine Debitorenposten ohne Rechnungsbezug

Lieferscheine, die nicht fakturiert werden, sowie Positionen ohne Artikel erzeugen keine Debitorenposten.

Status

Jeder Debitorenposten durchläuft drei Status, die sich aus der noch offenen Menge ergeben:

Status	Bedeutung
Offen	Beim Buchen der Sendung erzeugt, noch nichts abgerechnet.
Zugeordnet	Teilweise in eine Rechnung oder Gutschriftsanzeige übernommen, aber noch nicht vollständig abgerechnet.
Geschlossen	Vollständig abgerechnet (offene Menge ≤ 0) oder manuell geschlossen.

graph LR
    LS[Lieferschein] --> SE[Sendung buchen]
    SE --> DP[Debitorenposten<br/>Offen]
    DP --> RE[Rechnung]
    DP --> GA[Gutschriftsanzeige]
    RE --> ZG[Zugeordnet / Geschlossen]
    GA --> ZG

Offene Menge und offener Betrag

Die ursprünglichen Werte eines Debitorenpostens (gelieferte Menge und Nettobetrag aus der Lieferscheinposition) bleiben unverändert. Abweichungen entstehen erst durch die zugeordneten Rechnungs- bzw. Gutschriftsanzeige-Positionen. Der jeweils noch nicht abgerechnete Rest ist über Offene Menge und Offener Betrag ablesbar.

Mehrfachabrechnung möglich

Wird mehr abgerechnet bzw. gutgeschrieben als ursprünglich geliefert wurde, kann die offene Menge negativ werden. Der Debitorenposten bleibt dann sichtbar, damit die Abweichung nachvollziehbar ist.

Übersicht

Die Übersicht „Debitorenposten" listet alle Posten mit ihrem aktuellen Status. Über die Beleg-, Kunden- und Artikelnummern gelangt man per Klick direkt zum jeweiligen Datensatz.

Spalte	Beschreibung
Status	Offen, Zugeordnet oder Geschlossen
Belegart	Lieferschein, Streckenlieferschein oder Musterlieferschein
Beleg-Nr.	Nummer des zugrunde liegenden Lieferscheins (Sprung zum Beleg)
Leistungsdatum	Lieferdatum der Sendung
Kundenbestellung	Bestellnummer des Kunden
Kunden-Nr. / Partnername	Kunde der Lieferung
Artikel-Nr. / Bezeichnung	Gelieferter Artikel
Offene Menge	Noch nicht abgerechnete Menge
Offener Betrag	Noch nicht abgerechneter Nettobetrag
Währung	Belegwährung
Einzelpreis / Pro / Einheit	Preisangaben der Position
Steuersatz	Steuersatz der Position
Gutschriftsverfahren	Kennzeichen, ob die Abrechnung über eine Gutschriftsanzeige erfolgt
Kostenstelle	Zugeordnete Kostenstelle

Filter

Filter	Beschreibung
Belegart	Lieferschein, Streckenlieferschein oder Musterlieferschein
Beleg-Nr.	Lieferschein-Nummer
Von Datum / Bis Datum	Eingrenzung nach Leistungsdatum
Artikel	Suche nach Artikel-Nr. und Bezeichnung
Partner	Suche nach Partner-Nr. und Name
Währung	Belegwährung
Gutschriftsverfahren	Alle, Gutschriftsverfahren oder Regulär
Anzeige	Alle, Zugeordnet, Offen oder Geschlossen

Die Übersicht lässt sich zudem nach Excel exportieren.

Schließen und Öffnen

Offene Restmengen, die nicht mehr abgerechnet werden, lassen sich über die Schaltfläche Schließen ohne Buchung erledigen – der Status wechselt auf Geschlossen. Über Öffnen kann ein geschlossener Posten wieder aktiviert werden. Beide Aktionen wirken auf alle in der Liste markierten Posten.

Tip

Das manuelle Schließen erzeugt keine Buchung und keine Erlösminderung. Es kennzeichnet eine Restmenge lediglich als „nicht weiter abzurechnen".

Storno

Wird eine Rechnung oder eine Gutschriftsanzeige storniert, werden die zugeordneten Debitorenposten automatisch wieder geöffnet und stehen erneut zur Abrechnung bereit. Wird die Buchung der zugrunde liegenden Sendung rückgängig gemacht, werden die zugehörigen Debitorenposten entfernt.