Notizen

Das globale Notizwesen bündelt alle Freitext-Hinweise zu einem Datensatz an einer zentralen Stelle. Statt Informationen über viele verschiedene Kommentar- und Infofelder zu verteilen, werden sie als Notizen erfasst — jeweils einer Kategorie zugeordnet und chronologisch in einem eigenen Notiz-Tab gesammelt.

Eine Notiz kann an nahezu jeder relevanten Entität hinterlegt werden — vom Kunden über den Auftrag bis zur Reklamation. Welche Notizen an einem Datensatz zusammenkommen, ergibt sich aus der Vererbung zwischen den Entitäten: Notizen verlinkter Stammdaten und vorgelagerter Belege werden automatisch mit angezeigt. Was davon sichtbar ist, steuert die Kategorie — über ihre je Entitätstyp einstellbare Sichtbarkeit (Sichtbar bei), die Berechtigungen des Anwenders sowie die Filter-Chips im Tab.

Vorbild: der Dokumente-Tab

Das Notizwesen funktioniert analog zum Dokumente-Tab: So wie sich ein Dokument an jede Entität anhängen lässt, lässt sich auch eine Notiz polymorph an jede unterstützte Entität anhängen.

Der Notiz-Tab

In der Detailansicht einer unterstützten Entität steht der Reiter Notizen zur Verfügung. Er zeigt alle für diesen Datensatz sichtbaren Notizen — eigene wie geerbte — nach ihrer Herkunft gruppiert.

Die Anzahl der aktuell gepinnten Notizen, die der angemeldete Anwender sehen darf, wird direkt im Reiter-Titel angezeigt: Notizen ohne und Notizen (3) mit gepinnten Notizen.

Verfügbarkeit

Der Notiz-Tab steht an folgenden Entitäten zur Verfügung:

Bereich	Entitäten
Stammdaten	Partner (Kunde / Lieferant), Anschrift, Ansprechpartner, Artikel
Vertrieb	Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung
Einkauf	Anfrage, Bestellung, Eingangsrechnung
Lager & Logistik	Anlieferung, Wareneingang
Produktion	Produktionsauftrag
Qualität	Reklamation
Service	Serviceauftrag
CRM	Verkaufschance, Aktivität
Projekte	Projekt

Bei den Belegen mit Positionen steht der Notiz-Tab zusätzlich auf Positionsebene zur Verfügung — siehe Notizen an Belegpositionen.

Notizen bleiben unabhängig vom Belegstatus pflegbar

Eine Notiz ist eine eigenständige Entität und nicht Teil des Belegs. Sie lässt sich deshalb auch dann noch erfassen und bearbeiten, wenn der Beleg bereits versendet oder festgeschrieben und damit schreibgeschützt ist — etwa an einem verschickten Angebot oder einer verschickten Anfrage. Das gilt auch für die Notizen an dessen Positionen, etwa an einem abgelehnten Angebot. Das alte, mit dem Beleg gesperrte Freitextfeld wird dadurch abgelöst.

Aufbau des Tabs

Die Notizen sind nach Herkunft gruppiert und in fester Reihenfolge sortiert:

Gepinnt — bis zu einem Stichtag oben angeheftete Notizen, unabhängig von ihrer Herkunft.
Eigene — Notizen, die direkt an der aktuellen Entität hängen.
Quelle: … — geerbte Notizen, gruppiert nach ihrem Ursprung (verlinkte Stammdaten und Vorgängerbelege). Diese Gruppen sind eingeklappt und lassen sich über Zur Quelle springen direkt öffnen.

Innerhalb jeder Gruppe sind die Notizen alphabetisch nach Kategorie sortiert; bei gleicher Kategorie steht die zuletzt erstellte oben.

Jede Notiz zeigt Kategorie (farblich gekennzeichnet), Betreff, Inhalt sowie Ersteller und Erstelldatum; bei einer Bearbeitung zusätzlich, wer sie zuletzt geändert hat.

Filter nach Kategorie

Über die Filter-Chips am oberen Rand des Tabs lassen sich einzelne Kategorien ein- und ausblenden. Angeboten werden nur Kategorien, die am Typ der aktuellen Entität sichtbar sind und die der Anwender sehen darf. Ist kein Chip aktiv, werden alle sichtbaren Notizen angezeigt.

Eine Notiz anlegen

Über Notiz hinzufügen wird eine neue Notiz an der aktuellen Entität erfasst:

Feld	Beschreibung
Kategorie	Die Notizkategorie der Notiz. Pflichtfeld.
Betreff	Kurze Überschrift der Notiz (optional, max. 256 Zeichen).
Inhalt	Der eigentliche Notiztext. Pflichtfeld.
Gepinnt bis	Datum, bis zu dem die Notiz oben angeheftet bleibt (optional). Das Datum muss in der Zukunft liegen.

Erfasst werden kann eine Notiz überall dort, wo der Anwender sie braucht. An welche weiteren Datensätze sie anschließend weitergereicht wird, ergibt sich aus der Vererbung zwischen den Entitäten. Ob sie dort auch erscheint, hängt zusätzlich von ihrer Kategorie ab — über deren je Entitätstyp einstellbare Sichtbarkeit und die Berechtigungen.

Notizen bearbeiten, pinnen und archivieren

Pro Notiz stehen — abhängig von den Berechtigungen — folgende Aktionen zur Verfügung:

Aktion	Wirkung
Bearbeiten	Kategorie, Betreff, Inhalt und Pin-Datum ändern. Die Änderung wird mit Bearbeiter und Datum protokolliert.
Pinnen	Notiz bis zu einem Datum oben anheften. Das Pin-Datum muss in der Zukunft liegen.
Pin entfernen	Hebt das Anheften wieder auf.
Archivieren	Blendet die Notiz aus dem Tab aus.
Veröffentlichen	Holt eine archivierte Notiz zurück.

Pin-Badge

Der Zähler im Reiter-Titel berücksichtigt nur Notizen, deren Pin-Datum noch nicht abgelaufen ist. Läuft das Datum ab, rutscht die Notiz automatisch aus der Gruppe Gepinnt in ihre Herkunftsgruppe.

Zur Quelle springen

Geerbte Notizen tragen die Aktion Zur Quelle springen. Sie öffnet die Entität, an der die Notiz tatsächlich hängt — zum Beispiel den Kunden, dessen Versandhinweis am Lieferschein mit angezeigt wird. Notizen, die direkt an der aktuellen Entität hängen, bieten diese Aktion nicht.

Notizen an Belegpositionen

Der Notiz-Tab steht nicht nur am Belegkopf, sondern auch an der einzelnen Belegposition zur Verfügung. So lassen sich Hinweise erfassen, die genau eine Position betreffen — etwa eine preisrelevante Information für den Lieferanten zu einer bestimmten Bestellposition.

Eine Positions-Notiz wird in der Positionsansicht auf dieselbe Weise erfasst und bearbeitet wie eine Belegkopf-Notiz: mit Kategorie, Betreff, Inhalt und Pin-Datum. Auch Kategorie-Sichtbarkeit und Berechtigungen gelten unverändert.

Verfügbarkeit auf Positionsebene

Der Positions-Notiz-Tab steht an den Positionen folgender Belege zur Verfügung:

Bereich	Belege mit Positions-Notizen
Vertrieb	Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung
Einkauf	Anfrage, Bestellung, Eingangsrechnung
Lager & Logistik	Anlieferung, Wareneingang
Qualität	Lieferantenreklamation

Vererbung von Positions-Notizen

Eine Belegposition ist im Notizwesen ein Blatt: Die Vererbung endet dort — in beide Richtungen.

Die Positionsansicht erbt nichts. Der Tab an der Position zeigt ausschließlich die Notizen, die direkt an dieser Position hängen — keine Belegkopf-Notizen, keine Notizen aus verlinkten Stammdaten und keine aus Vorgängerbelegen. Was am Belegkopf zusammenläuft, bleibt am Belegkopf.
Positions-Notizen werden nicht weitervererbt. Sie erscheinen ausschließlich im Tab ihrer eigenen Position — weder am Belegkopf noch über die Vererbungskette an anderen Belegen oder Positionen. Wird aus dem Beleg ein Folgebeleg erzeugt (z. B. Anfrage → Bestellung), bleibt die Positions-Notiz an ihrer Ursprungsposition.

Warum die Positionsebene abgegrenzt ist

Eine Position trägt in der Regel wenige, sehr konkrete Hinweise. Würde sie zusätzlich die gesamte Notizenkette ihres Belegs anzeigen, ginge genau dieser Hinweis in der Menge unter. Der allgemeine Kontext gehört deshalb an den Belegkopf, das Positionsspezifische an die Position.

Berechtigung der Positions-Notiz

Das Archivieren und Veröffentlichen einer Positions-Notiz folgt dem Berechtigungskonzept der Belegebene: Wer den Beleg bearbeiten darf, darf auch dessen Positions-Notizen archivieren und veröffentlichen.

Vererbung von Notizen

Beim Öffnen einer Entität sammelt Prosoft die anzuzeigenden Notizen aus drei Quellen und zeigt sie gemeinsam im Notiz-Tab an:

flowchart TD
    O[Eigene Notizen<br/>an der Entität] --> T[Notiz-Tab]
    M[Notizen an verlinkten<br/>Stammdaten] --> T
    V[Notizen an Vorgängerbelegen<br/>transitiv] --> T
    T --> F{Kategorie am Entitätstyp<br/>sichtbar und lesbar?}
    F -- Ja --> Z[Notiz wird angezeigt]
    F -- Nein --> X[Notiz wird ausgeblendet]

Eigene Notizen — direkt an der Entität hinterlegte Notizen.
Aus verlinkten Stammdaten — Notizen an den Stammdaten, die mit der Entität verknüpft sind (z. B. der Versandhinweis des Kunden am Auftrag).
Aus Vorgängerbelegen — Notizen an vorgelagerten Belegen entlang der Belegkette, und zwar transitiv über mehrere Stufen hinweg (z. B. Rechnung → Lieferschein → Auftrag).

Welche Stammdaten als „verlinkt" gelten, hängt vom Entitätstyp ab:

Entität	Erbt Notizen von
Partner	seinen Anschriften und Ansprechpartnern
Anschrift	dem zugehörigen Partner
Ansprechpartner	dem zugehörigen Partner
Artikel	— (keine verlinkten Stammdaten)
Projekt	— (keine verlinkten Stammdaten)
Angebot	Kunde, Auftrags-, Liefer- und Rechnungsanschrift, Artikel der Positionen
Auftrag	Kunde, Auftrags-, Liefer- und Rechnungsanschrift, Artikel der Positionen
Lieferschein	Kunde, Lieferanschrift, Artikel der Positionen
Rechnung	Kunde, Rechnungsanschrift, Artikel der Positionen
Anfrage	Lieferant, Partner- und Lieferanschrift, Artikel der Positionen
Bestellung	Lieferant, Artikel der Positionen
Eingangsrechnung	Lieferant, Artikel der Positionen
Anlieferung	Partner, Artikel der Positionen
Wareneingang	Partner, Artikel der Positionen
Produktionsauftrag	Artikel und Stücklisten-Artikel
Reklamation	Partner, Artikel der Positionen
Serviceauftrag	Kunde, Serviceanschrift, Ansprechpartner
Verkaufschance	Partner, Ansprechpartner
Aktivität	Partner, Ansprechpartner, Verkaufschance
Projekt	— (keine verlinkten Stammdaten)

Vererbung sammelt, die Kategorie filtert

Die Vererbung bestimmt, welche Notizen an einer Entität zusammengetragen werden. Ob eine so gesammelte Notiz dann auch im Tab erscheint, entscheidet ihre Kategorie: Sie muss am Typ der geöffneten Entität sichtbar sein und der Anwender muss Leserecht auf die Kategorie haben. So lässt sich ein über die Vererbung mitgebrachter Versandhinweis im Lieferschein anzeigen, in der Rechnung dagegen ausblenden — indem die Kategorie „Versand" entsprechend eingegrenzt wird.

Notizen am Projekt stehen für sich

Das Projekt zeigt ausschließlich seine eigenen Notizen. Notizen der zugeordneten Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Anfragen, Bestellungen und Wareneingänge laufen nicht am Projekt zusammen — und umgekehrt erscheint eine Projekt-Notiz an keinem dieser Belege.

Notizkategorien

Notizkategorien sind Stammdaten und werden im Modul Einstellungen → Systemwerkzeuge → Notizkategorien gepflegt. Eine Kategorie steuert, was im Notiz-Tab sichtbar ist — nicht, an welche Datensätze eine Notiz vererbt wird. Maßgeblich sind zwei Dinge:

Filterung — über Sichtbar bei wird festgelegt, an welchen Entitätstypen Notizen der Kategorie eingeblendet werden; zusätzlich blendet der Anwender über die Filter-Chips im Tab Kategorien ein und aus.
Berechtigung — wer Notizen der Kategorie sehen und bearbeiten darf, regelt das Berechtigungskonzept auf den Kategorie-Stammsatz (analog zur Artikelart).

Massenpflege per Datenimport

Notizkategorien und Notizen lassen sich auch per Datenimport in Masse anlegen und pflegen — Details im Abschnitt Datenimport.

Felder einer Kategorie

Feld	Beschreibung
Bezeichnung	Eindeutiger Name der Kategorie (Pflichtfeld, max. 64 Zeichen).
Beschreibung	Erläuterung der Kategorie (optional).
Farbe	Farbe, mit der Notizen und Filter-Chips dieser Kategorie gekennzeichnet werden.
Sichtbar bei	Entitätstypen, an denen Notizen dieser Kategorie erscheinen (siehe unten).

Ausgelieferte Kategorien

Prosoft liefert acht System-Kategorien aus. Sie sind zunächst überall sichtbar und für alle Benutzergruppen les- und schreibbar:

Kategorie	Farbe
Allgemein	Grau
Versand	Blau
Logistik	Orange
Finanzen	Grün
Vertrieb	Rot
Einkauf	Violett
Produktion	Braun
Qualität	Rosa

Darüber hinaus kann jeder Mandant über Notizkategorie anlegen eigene Kategorien ergänzen.

Sichtbarkeit steuern

Über das Feld Sichtbar bei wird festgelegt, an welchen Entitätstypen Notizen einer Kategorie überhaupt erscheinen:

Leer = die Kategorie ist überall sichtbar.
Auswahl einzelner Typen = Notizen dieser Kategorie erscheinen nur an den markierten Entitätstypen.

Diese Eingrenzung lässt sich für jede Kategorie separat festlegen und wirkt zusätzlich zur Vererbung: Auch eine über die Vererbung mitgebrachte Notiz wird nur an den Entitätstypen angezeigt, die hier markiert sind. So lässt sich beispielsweise erreichen, dass eine „Versand"-Notiz im Lieferschein und Versandauftrag auftaucht, in der Rechnung dagegen nicht.

System- und eigene Kategorien

Bei den ausgelieferten System-Kategorien lassen sich Beschreibung, Farbe und Sichtbarkeit anpassen; ebenso lassen sie sich archivieren und wieder aktivieren.

Einschränkung bei System-Kategorien

Der Name einer System-Kategorie kann nicht geändert werden. Eine ausgelieferte Kategorie, die im Mandanten nicht gebraucht wird, wird deshalb archiviert statt umbenannt.

Selbst angelegte Kategorien können darüber hinaus frei umbenannt werden.

Kategorien archivieren und wieder aktivieren

Eine Notizkategorie, die im Mandanten nicht gebraucht wird, wird über den Befehl Archivieren stillgelegt und über Veröffentlichen wieder aktiviert. Gelöscht werden Kategorien nicht — der vorhandene Notizbestand bleibt dadurch in jedem Fall erhalten.

Archivieren ist ohne Einschränkung möglich: für jede Kategorie, auch für die ausgelieferten, auch wenn Notizen auf sie verweisen, und auch für die letzte verbleibende.

Betrifft	Wirkung des Archivierens
Vorhandene Notizen	Bleiben unverändert an ihrem Datensatz stehen und zeigen weiterhin Name und Farbe ihrer Kategorie.
Notiz anlegen	Die Kategorie wird nicht mehr zur Auswahl angeboten.
Notiz umkategorisieren	Eine bestehende Notiz kann nicht mehr auf die archivierte Kategorie umgestellt werden.
Notiz bearbeiten	Bleibt möglich: Betreff, Inhalt und Pin-Datum einer Notiz in einer archivierten Kategorie sind weiterhin änderbar.
Filter-Chips	Die Kategorie wird nicht mehr als Filter im Notiz-Tab angeboten.
Berechtigungen	Bleiben unverändert erhalten und gelten nach dem Veröffentlichen unmittelbar wieder.

Bestehen beim Archivieren noch aktive Notizen, fragt Prosoft vorher nach und nennt dabei, wie viele Notizen betroffen sind und an welchen Objekten sie hängen. Die Rückfrage ist kein Hindernis, sondern macht die Folge sichtbar; ohne Notizbestand entfällt sie und der Vorgang läuft direkt durch.

Die Sperre gilt auch außerhalb der Oberfläche

Eine archivierte Kategorie wird nicht nur in der Auswahlliste ausgeblendet. Prosoft weist eine Notiz auf eine archivierte Kategorie auch dann zurück, wenn sie über den Datenimport oder eine Schnittstelle angelegt oder umkategorisiert wird.

Wenn keine Kategorie mehr aktiv ist

Jede Notiz braucht eine Kategorie. Sind alle am jeweiligen Datensatz sichtbaren Kategorien archiviert, meldet Notiz hinzufügen dies verständlich und nennt den Weg: Ein Administrator muss zuerst eine Notizkategorie wieder aktivieren. Ist lediglich die Kategorie „Allgemein" archiviert, greift beim Anlegen automatisch die nächste verfügbare Kategorie als Vorbelegung.

Berechtigungen

Jede Notizkategorie ist ein eigenes Berechtigungsobjekt im Standard-Rechtesystem (analog zur Artikelart). Über die Benutzergruppen-Rechte auf die Kategorie wird gesteuert:

Recht auf die Kategorie	Erlaubt
Lesen	Notizen dieser Kategorie sehen — sowohl eigene als auch geerbte.
Schreiben	Notizen dieser Kategorie anlegen, bearbeiten sowie pinnen / Pin entfernen.

Das Archivieren einer Notiz ist davon entkoppelt: Es ist erlaubt, wer Schreibrecht auf ein Modul hat, das die Quell-Entität der Notiz verwaltet (z. B. das Kundenmodul für eine Notiz am Kunden). Notizen an Entitäten ohne ein solches Modul können nur von Super-Usern archiviert werden.

Standardvergabe neuer Kategorien

Die ausgelieferten System-Kategorien erhalten automatisch Lese- und Schreibrecht für alle Benutzergruppen. Für selbst angelegte Kategorien gilt der System-Standard: Sie haben zunächst keine Rechte — ein Administrator vergibt sie gezielt. Super-User sehen und bearbeiten alle Notizen unabhängig von den Kategorie-Rechten.

Datenimport

Notizkategorien und Notizen lassen sich über den Datenimport exportieren, in Excel bearbeiten und zurückimportieren — etwa zur Übernahme aus einem Vorsystem oder zur Massenpflege. Da jede Notiz einer Kategorie zugeordnet ist, wird der Typ Notizkategorien vor Notizen importiert.

Notizkategorien werden über die Kategorie-Nr. zugeordnet: eine leere Nr. legt neu an (eine bereits vergebene Bezeichnung ist ein Zeilenfehler), eine gefüllte Nr. aktualisiert genau diese Kategorie und erlaubt auch das Umbenennen. Eine importierte Kategorie erhält — wie eine über die Verwaltung angelegte — zunächst keine Rechte; diese vergibt ein Administrator anschließend über die Benutzergruppen anhand der Kategorie-Nr. aus dem Export.

Bei Notizen bestimmen Typ und Referenz gemeinsam die Quelle: „Referenz" ist die Nummer der Quell-Entität, „Typ" ihr technischer Name aus dieser Tabelle:

Entität	Typ-Wert
Partner	`Partner`
Anschrift	`Address`
Ansprechpartner	`Contact`
Artikel	`Article`
Angebot	`SalesQuotation`
Auftrag	`SalesOrder`
Lieferschein	`DeliveryNote`
Rechnung	`Invoice`
Anfrage	`Inquiry`
Bestellung	`PurchaseOrder`
Eingangsrechnung	`IncomingInvoice`
Anlieferung	`InboundDelivery`
Wareneingang	`StockReceipt`
Produktionsauftrag	`ProductionOrder`
Reklamation	`Complaint`
Serviceauftrag	`ServiceOrder`
Opportunität	`CrmOpportunity`
Aktivität	`CrmActivity`
Auftragsposition	`SalesOrderPosition`
Lieferscheinposition	`DeliveryNotePosition`
Rechnungsposition	`InvoicePosition`
Bestellposition	`PurchaseOrderPosition`
Eingangsrechnungsposition	`IncomingInvoicePosition`
Position Anlieferung	`InboundDeliveryPosition`
Wareneingangsposition	`StockReceiptPosition`
Reklamationsposition	`ComplaintPosition`

Ein unbekannter Typ, eine nicht auffindbare Referenz oder eine am Typ nicht zugelassene Kategorie führt zu einem Zeilenfehler; der übrige Import läuft weiter.

Migration bestehender Notizfelder

Mit der Einführung des Notizwesens werden die bisher über zahlreiche Kommentar- und Infofelder verteilten Freitexte automatisch in Notizen überführt. Die Migration läuft beim Update und erfordert keine manuelle Aktion.

Autor jeder migrierten Notiz ist der System-Benutzer „System".
Das Erstelldatum entspricht dem letzten Änderungsdatum des Quell-Datensatzes (ersatzweise dessen Anlagedatum bzw. dem Migrationszeitpunkt).
Die ursprünglichen Felder bleiben technisch erhalten; im Programm werden Hinweise jedoch künftig über das Notizwesen gepflegt.

Die Zuordnung der alten Felder zu Kategorien erfolgt nach folgendem Schema:

Entität	Übernommene Felder	Kategorie
Partner	Kommentar, externe Info, zweites Kommentarfeld	Allgemein¹
Partner	Versandhinweis	Versand
Anschrift	Kommentar	Allgemein
Anschrift	Warenannahmezeiten	Logistik
Ansprechpartner	Kommentar	Allgemein
Artikel	interne Info, weitere Textfelder	Allgemein
Artikel	Einkaufsinfo	Einkauf
Artikel	Gefahrguthinweise	Versand
Angebot	Kommentar	Allgemein
Auftrag	Kommentar, Freigabeinfo	Allgemein
Auftrag	Versandkommentar, Versandhinweis	Versand
Auftrag	Warenannahmezeiten	Logistik
Lieferschein	Kommentar	Allgemein
Lieferschein	Versandkommentar, Versandhinweis	Versand
Lieferschein	Warenannahmezeiten	Logistik
Rechnung	Kommentar, Mahnsperre-Kommentar	Finanzen
Anfrage	Notizen	Allgemein
Bestellung	Kommentar	Allgemein
Eingangsrechnung	Kommentar	Finanzen
Produktionsauftrag	Kommentar, Artikelinfo	Produktion
Wareneingang	Kommentar	Logistik
Anlieferung	Notizen, Entladeinformationen	Logistik
Reklamation	Notizen	Qualität
Aktivität (CRM)	Beschreibung, Kommentar	Vertrieb
Verkaufschance (CRM)	Thema, Kundensituation, Kommentar, Kundenwunsch, Ideen	Vertrieb

¹ Das zweite Kommentarfeld des Partners kann mandantenabhängig einer anderen Kategorie zugeordnet sein (Standard: Allgemein).

Druckbare Belegtexte bleiben unverändert

Felder, die als Text auf Belegen gedruckt werden — etwa Kopf- und Fußtexte sowie Vor- und Nachtexte von Belegpositionen — sind Bestandteil des Belegs und werden nicht in das Notizwesen übernommen. Sie bleiben an ihrer bisherigen Stelle erhalten.