Datenbankkorrekturen

Es gibt Datenkonstellationen, die sich aus dem System heraus nicht mehr auflösen lassen — typischerweise, wenn sich fachliche Sperren gegenseitig blockieren. Das Modul Datenbankkorrekturen macht den außergewöhnlichen Eingriff in solche Datensätze zu einem Vorgang im System: vorbereitet, begründet, freigegeben und im Änderungsprotokoll am betroffenen Beleg als außerordentlicher Eingriff erkennbar.

Wichtig: Der reguläre Korrekturweg bleibt unverändert der Storno mit Neuerfassung. Dieser Vorgang ist ausdrücklich das dokumentierte Ausnahme-Ventil für den Fall, dass auch der reguläre Weg blockiert ist — keine zweite, gleichrangige Möglichkeit.

Wann der Vorgang zum Einsatz kommt

Ein typischer Fall: Eine Eingangsrechnung wurde bereits bei der Kontierung festgeschrieben und trägt die falsche Buchungsperiode. Die Periode gehört nicht zu den nach der Festschreibung änderbaren Feldern, die Übertragung an die Finanzbuchhaltung scheitert an der geschlossenen Periode, und der Storno ist ebenfalls versperrt, weil ein festgeschriebener Beleg nicht auf „nicht kontiert" zurückgesetzt werden darf. Jeder verbleibende Weg führte bisher aus dem System heraus.

Solche Lagen entstehen vor allem versionsübergreifend: Ein Zustand, der in einer Vorversion erreichbar war, ist in der Nachfolgeversion nicht mehr auflösbar.

Rollen und Ablauf

Der Vorgang trennt bewusst zwei Rollen: Der Ersteller stellt die Korrektur zusammen und begründet sie — in der Regel der Hersteller. Der Freigeber prüft sie und löst sie aus — ein Mitarbeiter des Anwenderunternehmens. Ein Vorgang kann nicht von derselben Person durchgeführt werden, die ihn erstellt hat.

Status	Bedeutung
Neu	Der Vorgang wird zusammengestellt; Positionen und Begründung sind änderbar
Vorbereitet	Die Positionsliste steht fest und ist prüf- und freigebbar
Durchgeführt	Freigegeben und ausgeführt; ab hier unveränderlich
Abgebrochen	Verworfen, bevor er ausgeführt wurde; bleibt als Historie sichtbar

Vorgang anlegen

Über die Schaltfläche Neu entsteht ein neuer Vorgang. Dabei sind zwei Begründungen anzugeben, beide sind Pflicht:

1. Sachverhalt und Begründung — welcher Sachverhalt korrigiert wird, warum, und welche fachliche Auswirkung zu erwarten ist.
2. Grund gegen den regulären Weg — warum der Storno mit Neuerfassung im konkreten Fall nicht möglich ist.

Die zweite Angabe ist genau die zweite Frage eines Prüfers und zugleich eine interne Bremse: Wer sie nicht schlüssig beantworten kann, hat die Sperrsituation noch nicht verstanden. Beide Texte lassen sich in der Detailansicht nachschärfen, solange der Vorgang den Status Neu trägt.

Positionen erfassen

Eine Position benennt genau einen Datensatz, ein Feld und den neuen Wert. Sie wird im Reiter Positionen der Detailansicht über die Schaltfläche Neu hinzugefügt.

Datensatz und Feld werden technisch benannt: der Modellname, die Nummer des Datensatzes und der Name des Feldes. Diese Angaben lassen sich im Model Explorer nachschlagen. Das System prüft jede der drei Angaben einzeln und meldet, welche nicht auflösbar ist — ein Tippfehler im Feldnamen führt also nicht zu einem Vorgang, der freigegeben wird und nichts korrigiert.

Den alten Wert liest das System selbst aus der Datenbank und zeigt ihn beim Hinzufügen an. Er ist nicht erfassbar und ändert sich danach nicht mehr — er ist Beweismittel, nicht Eingabe.

Ein Vorgang darf Positionen zu mehreren Datensatz-Arten enthalten. Ein fachlicher Sachverhalt betrifft in der Praxis oft mehrere Belege zugleich und soll deshalb nicht in mehrere Vorgänge zerfallen.

Soll ein Feld geleert werden, wird das Kennzeichen Wert leeren gesetzt und das Feld Neuer Wert leer gelassen. Das ausdrückliche Kennzeichen verhindert, dass eine vergessene Eingabe versehentlich als Leerung freigegeben wird.

Eine versehentlich erfasste Position lässt sich über Entfernen wieder aus dem Vorgang nehmen, solange er den Status Neu trägt. Sie wird dabei storniert, nicht gelöscht.

Vorbereiten

Die Schaltfläche Vorbereiten schließt die Zusammenstellung ab. Sie verlangt mindestens eine Position und beide Begründungen. Ab diesem Status steht die Positionsliste fest — genau darauf bezieht sich die Freigabe. Ein Vorgang, der noch nachgebessert werden muss, wird abgebrochen und neu angelegt.

Prüfen und durchführen

Der Freigeber sieht im Reiter Positionen die vollständige Vorschau: je Position den Beleg mit seiner Nummer, die Bezeichnung des Feldes sowie den alten und den neuen Wert. Über Durchführen wird der Vorgang freigegeben und in einem Schritt ausgeführt.

Ausgeführt wird immer die eingefrorene Liste. Weicht der aktuelle Wert auch nur einer Position von dem geprüften alten Wert ab, wurde der Datensatz nach der Vorbereitung verändert; die Freigabe bezieht sich dann nicht mehr auf den tatsächlichen Zustand. In diesem Fall wird gar nichts geschrieben, der Vorgang benennt die betroffenen Positionen und bleibt auf Vorbereitet.

Ein durchgeführter Vorgang ist festgeschrieben: Positionen, Werte und Begründung sind auch für den Ersteller nicht mehr änderbar, und er lässt sich nicht erneut ausführen. Eine fehlerhafte Korrektur wird nicht repariert, sondern durch einen neuen Vorgang korrigiert.

Was protokolliert wird

Jede ausgeführte Position erzeugt am betroffenen Datensatz einen Eintrag im Änderungsprotokoll mit dem alten und dem neuen Wert. Der Eintrag trägt die Einordnung Datenkorrektur und ist damit als außerordentlicher Eingriff erkennbar — nicht als Änderung wie jede andere. Als Benutzer erscheint der Freigeber, denn er verantwortet die Änderung.

Vom Protokolleintrag führt die Spalte Ausgelöst durch zurück auf den Vorgang, wo Ersteller, Begründung und die vollständige Positionsliste stehen. Umgekehrt zeigt der Reiter Geänderte Felder der Detailansicht, welche Felder dieser eine Eingriff bewegt hat. Damit sind beide Einstiegsrichtungen offen: vom Beleg zum Vorgang und vom Vorgang zum Beleg.

Abbrechen

Solange ein Vorgang nicht durchgeführt ist, lässt er sich über Abbrechen verwerfen. Er bleibt in der Übersicht sichtbar und dokumentiert damit auch die Korrektur, die geprüft und bewusst nicht ausgeführt wurde.

Grenzen des Werkzeugs

Der Eingriff ist bewusst so klein wie möglich gehalten. Daraus ergeben sich Grenzen, die vor dem Zusammenstellen eines Vorgangs bekannt sein sollten:

• Nur Ändern. Datensätze lassen sich weder anlegen noch löschen. So entsteht nie eine Datenlücke, die der Vorgang erklären müsste.
• Nur die Festschreibungssperre wird ausgesetzt, und nur für die freigegebenen Positionen dieses einen Vorgangs. Andere Sperren bleiben in Kraft — etwa der Bearbeitungsschutz eingefrorener Belege, die Sperre bewerteter Bestände und die Feldsperre nach Abschluss der Kontierung. Greift eine davon, wird der Vorgang mit Nennung der auslösenden Position vollständig zurückgenommen.
• Nachberechnungen laufen nur teilweise mit. Die Änderung läuft über die reguläre Änderungsmechanik, sodass die an den Datensatz gebundenen Automatismen greifen. Berechnungen, die an einem eigenen Geschäftsvorgang hängen, werden dagegen nicht ausgelöst. Für die fachliche Folgekonsistenz ist der Ersteller verantwortlich; die zu erwartende Auswirkung gehört in die Begründung.
• Der Vorgang selbst ist nicht korrigierbar. Weder eine Datenbankkorrektur noch das Änderungsprotokoll lassen sich über dieses Werkzeug ändern — andernfalls ließe sich der Nachweis selbst umschreiben.
• Felder, die immer einen Wert tragen müssen (etwa Ja/Nein-Kennzeichen, Zahlen oder Status), lassen sich nicht leeren.

Berechtigung

Wer Vorgänge anlegen, vorbereiten und durchführen darf, entscheidet das Schreibrecht auf das Modul Datenbankkorrekturen — es gibt keine Sonderrolle. Der Anwender bestimmt damit selbst, wer freigeben darf. Der Betriebsprüfer-Zugang enthält das Modul lesend: Ein Prüfer sieht die Vorgänge samt Begründung, kann sie aber nicht auslösen.

Aufruf

Das Modul findet sich unter Einstellungen → Systemwerkzeuge → Datenbankkorrekturen.