Artikel-Lieferanten

Die Artikel-Lieferanten-Liste hält fest, bei welchen Lieferanten ein Artikel beschafft wird — unabhängig davon, ob für diese Beziehung schon eine Einkaufskondition existiert. Je Beziehung werden die Lieferanten-Artikel-Nr. sowie eine Bezeichnung und Beschreibung beim Lieferanten gepflegt. Die Liste trägt keine Preise; die Preisfindung bleibt Sache der Einkaufskonditionen, Rahmenbestellungen und Anfrage-Angebote.

Gepflegt wird die Liste im Modul Artikel-Lieferanten unter Einkauf. Das Gegenstück für die Verkaufsseite ist die Liste Artikel-Kunden.

Eine Beziehung

Feld	Beschreibung
Artikel	Der Artikel, für den die Beziehung gilt
Lieferant	Der Partner, bei dem der Artikel beschafft wird. Nur Partner mit der Rolle Lieferant sind auswählbar.
Lieferanten-Artikel-Nr.	Die Nummer, unter der der Lieferant diesen Artikel führt
Bezeichnung	Eine abweichende Bezeichnung des Artikels beim Lieferanten
Beschreibung	Eine ergänzende Beschreibung beim Lieferanten
Hauptlieferant	Kennzeichen für den bevorzugten Lieferanten des Artikels

Beziehungen werden archiviert, nicht gelöscht. Eine archivierte Beziehung bleibt als Historie sichtbar, wird bei der Übernahme in Belege aber nicht mehr berücksichtigt und lässt sich über Veröffentlichen wieder aktiv setzen.

Eine aktive Beziehung je Artikel und Lieferant

Zu einem Artikel und einem Lieferanten gibt es höchstens eine nicht archivierte Beziehung. Damit ist immer eindeutig, welche Nummer in einem Beleg gilt.

Soll sich die Nummer ändern — etwa bei einer Nachfolgenummer —, gibt es zwei Wege: Entweder wird die bestehende Beziehung bearbeitet, oder sie wird archiviert und eine neue angelegt. Der zweite Weg erhält die Historie.

Wichtig: Der Versuch, eine zweite aktive Beziehung zum selben Lieferanten anzulegen, wird mit einem Hinweis abgewiesen. Dasselbe gilt für das Veröffentlichen einer archivierten Beziehung, solange eine andere aktiv ist.

Hauptlieferant

Je Artikel trägt höchstens eine Beziehung das Kennzeichen Hauptlieferant. Es wird nicht automatisch gesetzt — auch nicht bei der ersten Beziehung. Wird eine andere als Hauptlieferant markiert, verliert die bisherige das Kennzeichen automatisch.

Eine Liste ohne Hauptlieferant ist zulässig. Die einzige Folge ist, dass keine Vorbelegung erfolgt: der Bestellvorschlag belegt den Hauptlieferanten aus der Liste vor und greift ohne ihn auf den Partner der Standard-Einkaufskondition zurück.

Wird die Beziehung des Hauptlieferanten archiviert, entfällt das Kennzeichen — die Archivierung selbst wird nicht blockiert.

Automatische Aufnahme

Neben der Pflege im Modul nimmt Prosoft Lieferanten auch selbst auf, und zwar ausschließlich dort, wo eine dauerhafte Beziehung entsteht:

beim Anlegen und Duplizieren einer Einkaufskondition
bei der Funktion EK-Konditionen erstellen aus einer Anfrage
bei der Freigabe einer Rahmenbestellung

Aufgenommen wird nur, wenn zwischen Artikel und Lieferant noch keine aktive Beziehung besteht. Eine gepflegte Beziehung bleibt unangetastet — ein Massenlauf oder eine beiläufig angelegte Kondition überschreibt die Stammdatenpflege nie.

Bei der Rahmenbestellung entstehen die Beziehungen erst mit der Freigabe, nicht beim Erfassen der Positionen: erst die Freigabe macht den Rahmen zur Dauerbeziehung. Je Position werden Lieferanten-Artikel-Nr., Bezeichnung und Beschreibung aus der Position übernommen; Text- und Hilfspositionen werden übersprungen. Wird eine Freigabe zurückgezogen, bleiben die entstandenen Beziehungen stehen.

Wichtig: Aus Bestellungen entsteht nie eine Beziehung. Wer die Liste nicht pflegt und nur bestellt, behält also leere Listen.

Import und Hintergrund-Import

Beim Import von Einkaufskonditionen über ein Importprofil und beim automatischen Artikel-Import eines Lieferanten wird die Liste ebenfalls fortgeschrieben — dort ohne Hinweis, weil kein Anwender den Vorgang begleitet.

Übernahme in Anfragen, Bestellungen und Rahmenbestellungen

Passen Artikel und Lieferant einer Anfrage-, Bestell- oder Rahmenbestellposition zu einer aktiven Beziehung, übernimmt Prosoft Lieferanten-Artikel-Nr., Bezeichnung und Beschreibung automatisch in die Position. Damit steht die Lieferanten-Artikel-Nr. auch in der Anfrage zur Verfügung — dort existiert noch keine Einkaufskondition, weil noch kein Preis vereinbart ist. Voraussetzung ist ein Lieferant im Belegkopf; archivierte Beziehungen bleiben unberücksichtigt.

Gibt es keine Beziehung, bleibt die Lieferanten-Artikel-Nr. leer, und Bezeichnung und Beschreibung kommen aus dem Artikelstamm — ohne Meldung.

Nachträgliche Änderungen an der Position

Die einmal übernommene Lieferanten-Artikel-Nr. bleibt mit Bezeichnung und Beschreibung erhalten, wenn an der Position anschließend Menge, Preiseinheit oder Qualitätsstandard geändert werden.

Eine Ausnahme ist die Verpackungseinheit in Bestellung und Rahmenbestellung: Da eine Verpackungseinheit ihre eigene Lieferanten-Artikel-Nr. tragen kann, wird diese beim Wechsel der Verpackungseinheit in die Position übernommen.

Artikel über die Lieferanten-Artikel-Nr. finden

Der Weg funktioniert auch umgekehrt: Wird in einer Bestellposition eine Lieferanten-Artikel-Nr. eingegeben, sucht Prosoft die passende Beziehung des Beleg-Lieferanten und übernimmt den zugehörigen Artikel. Ist die Nummer unbekannt, bleibt sie stehen und der Artikel leer — ohne Meldung.

Führt der Lieferant dieselbe Nummer für mehrere Artikel, entscheidet der Anwender. Die Auswahl Einkaufsartikel auswählen zeigt alle Treffer mit Artikel-Nr., Bezeichnung, GTIN, Lieferanten-Artikel-Nr. und Verpackungseinheit. Beziehung und Verpackungseinheit erscheinen dabei als eigene Zeilen, auch wenn sie zum selben Artikel gehören: Nur über die Verpackungszeile kommt die Verpackungseinheit mit in die Position.

Wichtig: In Anfragen und Rahmenbestellungen wird eine eingegebene Lieferanten-Artikel-Nr. nicht in einen Artikel aufgelöst — dort wird der Artikel direkt erfasst.

Artikel nach Lieferant suchen

In der Artikelsuche findet der Filter Lieferant alle Artikel, bei denen der gesuchte Partner in der Artikel-Lieferanten-Liste steht — unabhängig davon, ob er dort der Hauptlieferant ist.

Bestandsdaten

Bei der Umstellung auf die Artikel-Lieferanten-Liste wurden vorhandene Daten übernommen: der bisherige Hauptlieferant des Artikels als Beziehung mit gesetztem Kennzeichen, dazu je Lieferant eine Beziehung aus den bestehenden Einkaufskonditionen samt Bezeichnung und Beschreibung. Trug ein Artikel beim selben Lieferanten mehrere Nummern, wird die zuletzt gültige aktiv gesetzt, die übrigen werden archiviert.