Artikel-Lieferanten
Die Artikel-Lieferanten-Liste hält fest, bei welchen Lieferanten ein Artikel beschafft wird — unabhängig davon, ob für diese Beziehung schon eine Einkaufskondition existiert. Je Eintrag werden die Lieferanten-Artikel-Nr. sowie eine Bezeichnung und Beschreibung beim Lieferanten gepflegt. Die Liste trägt keine Preise; die Preisfindung bleibt Sache der Einkaufskonditionen, Rahmenbestellungen und Anfrage-Angebote.
Gepflegt wird die Liste im Artikel unter dem Reiter Lieferanten.
Ein Eintrag
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Lieferant | Der Partner, bei dem der Artikel beschafft wird. Nur Partner mit der Rolle Lieferant sind auswählbar. |
| Lieferanten-Artikel-Nr. | Die Nummer, unter der der Lieferant diesen Artikel führt |
| Bezeichnung | Die Bezeichnung des Artikels beim Lieferanten |
| Beschreibung | Ergänzende Beschreibung beim Lieferanten |
| Hauptlieferant | Kennzeichen für den bevorzugten Lieferanten des Artikels |
Einträge werden archiviert, nicht gelöscht. Ein archivierter Eintrag wird bei der Übernahme in Belege nicht mehr berücksichtigt und kann über Veröffentlichen wieder aktiv gesetzt werden.
Mehrere Nummern beim selben Lieferanten
Ein Lieferant kann denselben Artikel unter mehreren Nummern führen, etwa bei Verpackungsvarianten oder Nachfolgenummern. Deshalb darf derselbe Lieferant mehrfach in der Liste eines Artikels stehen, solange sich die Lieferanten-Artikel-Nrn. unterscheiden. Ohne Nummer bleibt höchstens ein Eintrag je Lieferant.
Wichtig: Bei der Prüfung auf Doppelung zählen archivierte Einträge mit. Ist eine Nummer bereits durch einen archivierten Eintrag belegt, wird die Neuanlage abgewiesen — der Weg ist dann Veröffentlichen des vorhandenen Eintrags. Prosoft weist mit einer eigenen Meldung darauf hin.
Hauptlieferant
Je Artikel trägt höchstens ein Eintrag das Kennzeichen Hauptlieferant. Es wird nicht automatisch gesetzt — auch nicht beim ersten Eintrag. Wird ein anderer Eintrag als Hauptlieferant markiert, verliert der bisherige das Kennzeichen automatisch.
Eine Liste ohne Hauptlieferant ist zulässig. Die einzige Folge ist, dass keine Vorbelegung erfolgt: der Bestellvorschlag belegt den Hauptlieferanten aus der Liste vor und greift ohne ihn auf den Partner der Standard-Einkaufskondition zurück.
Wird der Eintrag des Hauptlieferanten archiviert, entfällt das Kennzeichen — die Archivierung selbst wird nicht blockiert.
Automatische Aufnahme
Neben der Pflege im Artikel nimmt Prosoft Lieferanten auch selbst in die Liste auf, und zwar ausschließlich dort, wo eine dauerhafte Beziehung entsteht:
- beim Anlegen, Duplizieren oder Ändern einer Einkaufskondition
- bei der Funktion EK-Konditionen erstellen aus einer Anfrage
- bei der Freigabe einer Rahmenbestellung
Entsteht dabei ein neuer Eintrag, meldet Prosoft das mit einem Hinweis — die Aufnahme passiert nicht unbemerkt. Existiert die Kombination aus Artikel, Lieferant und Nummer schon, bleibt der vorhandene Eintrag unverändert.
Bei der Rahmenbestellung entstehen die Einträge erst mit der Freigabe, nicht beim Erfassen der Positionen: erst die Freigabe macht den Rahmen zur Dauerbeziehung. Je Position werden Lieferanten-Artikel-Nr., Bezeichnung und Beschreibung aus der Position übernommen; Text- und Hilfspositionen werden übersprungen. Wird eine Freigabe zurückgezogen, bleiben die entstandenen Einträge stehen.
Wichtig: Aus Anfragen und Bestellungen entsteht nie ein Listeneintrag. Wer die Liste nicht pflegt und nur bestellt, behält also leere Listen.
Import und Hintergrund-Import
Beim Import von Einkaufskonditionen über ein Importprofil und beim automatischen Artikel-Import eines Lieferanten wird die Liste ebenfalls fortgeschrieben — dort ohne Hinweis, weil kein Anwender den Vorgang begleitet.
Übernahme in Anfragen, Bestellungen und Rahmenbestellungen
Passen Artikel und Lieferant einer Anfrage-, Bestell- oder Rahmenbestellposition zu einem Listeneintrag, übernimmt Prosoft Lieferanten-Artikel-Nr., Bezeichnung und Beschreibung automatisch in die Position. Damit steht die Lieferanten-Artikel-Nr. erstmals auch in der Anfrage zur Verfügung — dort existiert noch keine Einkaufskondition, weil noch kein Preis vereinbart ist. Voraussetzung ist ein Lieferant im Belegkopf; archivierte Einträge bleiben unberücksichtigt.
| Treffer in der Liste | Verhalten |
|---|---|
| Genau ein Eintrag | Lieferanten-Artikel-Nr., Bezeichnung und Beschreibung werden in die Position übernommen |
| Mehrere Einträge | Die Auswahl Lieferanten-Artikel-Nr. auswählen öffnet sich |
| Kein Eintrag | Die Lieferanten-Artikel-Nr. bleibt leer, Bezeichnung und Beschreibung kommen aus dem Artikelstamm — ohne Meldung |
Auswahl bei mehreren Nummern
Führt der Lieferant den Artikel unter mehreren Nummern, entscheidet der Anwender. Die Auswahl zeigt alle in Frage kommenden Einträge mit Lieferanten-Artikel-Nr., Bezeichnung und Beschreibung. Es ist bewusst keine Zeile vorausgewählt — die Nummer muss aktiv gewählt werden. Mit OK wird der markierte Eintrag zusammen mit dem Artikel in die Position übernommen.
Wichtig: Wird die Auswahl abgebrochen oder ohne Markierung bestätigt, bleibt der erfasste Artikel in der Position stehen und die Lieferanten-Artikel-Nr. bleibt leer. Sie kann jederzeit direkt in der Position nachgetragen werden.
Ein Eintrag ohne Nummer, der aber eine Bezeichnung oder Beschreibung trägt, erscheint als Zeile mit leerer Nummer und ist eine gültige Wahl: Die Position erhält dann keine Lieferanten-Artikel-Nr., übernimmt aber Bezeichnung und Beschreibung dieses Eintrags. Einträge, bei denen Nummer, Bezeichnung und Beschreibung leer sind, werden vollständig ignoriert — sie erscheinen nicht in der Auswahl und lösen sie auch nicht aus. Steht neben einem solchen Eintrag nur eine gepflegte Nummer, wird diese ohne Rückfrage übernommen.
Nachträgliche Änderungen an der Position
Die einmal übernommene Lieferanten-Artikel-Nr. bleibt mit Bezeichnung und Beschreibung erhalten, wenn an der Position anschließend Menge, Preiseinheit oder Qualitätsstandard geändert werden.
Eine Ausnahme ist die Verpackungseinheit in Bestellung und Rahmenbestellung: Da eine Verpackungseinheit ihre eigene Lieferanten-Artikel-Nr. tragen kann, wird diese beim Wechsel der Verpackungseinheit in die Position übernommen.
Artikel über die Lieferanten-Artikel-Nr. finden
Der Weg funktioniert auch umgekehrt: Wird in einer Anfrage- oder Bestellposition eine Lieferanten-Artikel-Nr. eingegeben, sucht Prosoft den passenden Eintrag in der Liste des Beleg-Lieferanten und übernimmt den zugehörigen Artikel. Führt der Lieferant dieselbe Nummer bei mehreren Artikeln, erscheint eine Auswahl der betroffenen Artikel. Ist die Nummer unbekannt, bleibt sie stehen und der Artikel leer — ohne Meldung.
Artikel nach Lieferant suchen
In der Artikelsuche findet der Filter Lieferant alle Artikel, bei denen der gesuchte Partner in der Artikel-Lieferanten-Liste steht — unabhängig davon, ob er dort der Hauptlieferant ist.
Bestandsdaten
Bei der Umstellung auf die Artikel-Lieferanten-Liste wurden vorhandene Daten übernommen: der bisherige Hauptlieferant des Artikels als Eintrag mit gesetztem Kennzeichen, dazu je Lieferant und Lieferanten-Artikel-Nr. ein Eintrag aus den bestehenden Einkaufskonditionen samt Bezeichnung und Beschreibung.