Gruppenbuchung am BDE-Terminal

Die Gruppenbuchung ist ein alternativer Erfassungsweg am BDE-Terminal: Der Mitarbeiter lässt zunächst die Zeit laufen und entscheidet erst danach, welche Aufträge wie lange beteiligt waren. Das eignet sich überall dort, wo während der Arbeit kein Umbuchen möglich ist — etwa wenn mehrere Aufträge gleichzeitig oder in schneller Folge bearbeitet werden.

Verteilt wird ausschließlich die Zeit, in der tatsächlich gearbeitet wurde. Pausen rechnet Prosoft aus dem Zeitblock heraus, bevor er zur Aufteilung angeboten wird.

Block starten und stoppen

Die Gruppenbuchung setzt eine laufende Anwesenheit voraus: Zuerst am Terminal Kommen buchen, dann über Gruppenbuchung in die Ansicht wechseln und Start drücken. Ein Zähler zeigt die laufende Zeit.

Stop beendet den Block. Anschließend erscheint die Aufteilung, und das Terminal zeigt, wie sich die zu verteilende Zeit errechnet:

Zeile	Bedeutung
Block	Der erfasste Zeitraum von Start bis Stop, mit Uhrzeiten.
abzüglich Pause	Die Pausenzeit, die in den Block gefallen ist. Erscheint nur, wenn tatsächlich Pause abgezogen wurde.
zu verteilen	Die verbleibende Arbeitszeit — die Summe, die auf die Aufträge verteilt werden muss.

Wichtig: Solange ein Block läuft oder gestoppt, aber noch nicht aufgeteilt ist, sind Gehen und der Wechsel von Kostenstelle oder Auftrag gesperrt. Andernfalls ginge der Block verloren oder es entstünden überlappende Buchungen. Der Block muss also erst aufgeteilt oder verworfen werden.

Pause während eines Blocks

Pause und Pausenende lassen sich am Terminal buchen, während ein Block läuft oder auf seine Aufteilung wartet. Die gestempelte Pause wird aus dem Block herausgerechnet — sie landet nicht auf den Aufträgen.

Solange eine Pause läuft, lässt sich der Block weder stoppen noch aufteilen noch verwerfen: Die zu verteilende Zeit steht erst fest, wenn die Pause beendet ist. Das Terminal weist mit einem Hinweis darauf hin und sperrt die Schaltflächen.

Neben der gestempelten Pause berücksichtigt der Block auch die automatischen Pausen aus dem Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters — also Pausenfenster mit dem Kennzeichen „Automatisch buchen" (siehe Arbeitszeitmodelle). Fällt ein solches Fenster in den Block, wird es genauso herausgeschnitten wie eine gestempelte Pause. Ob eine gestempelte Pause gegen die automatische verrechnet wird, richtet sich nach derselben Einstellung, die auch für den Arbeitstag gilt — der Block rechnet nach denselben Regeln.

Zeit auf Aufträge aufteilen

Über Auftrag hinzufügen werden die beteiligten Aufträge oder Positionen gewählt und je Zeile die Minuten eingetragen. Die Anzeige Rest zeigt, wie viel noch zu verteilen ist; erst wenn der Rest null beträgt, lässt sich die Aufteilung bestätigen.

Reicht ein Anteil über eine Pause hinweg, teilt Prosoft ihn an der Pause und bucht die realen Zeitabschnitte. Auf dem Auftrag steht damit genau die Zeit, die eingegeben wurde.

Block verwerfen

Verwerfen bucht den Block auf die Stammkostenstelle des Mitarbeiters, statt ihn auf Aufträge zu verteilen. Auch hier zählt nur die tatsächlich gearbeitete Zeit — Pausen werden ebenso abgezogen wie beim Aufteilen.

Bleibt nach Abzug der Pausen keine Zeit übrig, weil der Block vollständig in eine Pause fiel oder kürzer als eine Minute war, ist eine Aufteilung nicht möglich. Der Block lässt sich dann nur verwerfen.

Nachträgliche Korrektur

Wird die Pause eines Arbeitstags später in der Personalzeiterfassung korrigiert, kommt die Korrektur auf dem Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters an. Die frei gewordene Zeit wandert jedoch nicht automatisch auf die Aufträge — sie erscheint als nicht zugewiesene Buchung im Reiter Betriebsdaten (siehe Zeitbuchungen).

Das ist bewusst so: Aus der Korrektur allein geht nicht hervor, an welchem Auftrag der Mitarbeiter während der Pausenzeit gearbeitet hat. Soll die Zeit einem Auftrag zugeordnet werden, klärt die Personalabteilung das im Einzelfall mit dem Mitarbeiter und trägt sie dort nach.