Freigegebene Lieferanten (ASL)

Kunden aus regulierten Branchen schreiben vor, von welchen Quellen das Material und die ausgelagerten Arbeitsgänge für ihre Teile bezogen werden dürfen. Im Modul Freigegebene Lieferanten (ASL) wird diese Vorgabe je Kunde als Positivliste hinterlegt: Was nicht auf der Liste steht, ist für diesen Kunden nicht erlaubt. Prosoft setzt die Liste im Einkauf und beim Materialverbrauch durch, statt sie dem Gedächtnis einzelner Mitarbeiter zu überlassen.

Das Modul ist unter QM → Freigegebene Lieferanten (ASL) erreichbar. Zusätzlich zeigt der Reiter Freigegebene Lieferanten in der Einzelansicht eines Kunden dessen Listen.

Die Liste gilt pauschal für alles, was für diesen Kunden beschafft wird — unabhängig vom Material. Kunden ohne hinterlegte Liste sind unbeschränkt; für sie ändert das Modul nichts.

Liste anlegen und pflegen

Eine Liste wird über Neu angelegt.

Feld	Beschreibung
Kunde	Der Kunde, dessen Vorgabe die Liste abbildet
Gültig ab	Tag, an dem die Liste in Kraft tritt und eine bisherige ablöst
Begründung/Quelle	Worauf die Liste beruht, etwa das Kundenschreiben oder die Revision der Kundenvorgabe

Der Gültigkeitsbeginn darf nicht in der Vergangenheit liegen — eine rückwirkende Vorgabe würde bereits abgewickelte Vorgänge nachträglich unzulässig machen. Je Kunde und Gültigkeitsbeginn kann es nur eine Liste geben.

In der Einzelansicht führt der Reiter Freigegebene Lieferanten die zugelassenen Lieferanten. Über Lieferant aufnehmen kommt ein Lieferant hinzu, über Archivieren wird er wieder herausgenommen. Einträge werden archiviert statt gelöscht, damit nachweisbar bleibt, wer wann auf einer Liste stand — über Veröffentlichen wird ein archivierter Eintrag wieder wirksam.

Im Reiter Dokumente werden die Belege zur Liste hinterlegt, etwa das Kundenschreiben, auf dem sie beruht.

Entwurf, Freigabe und Versionierung

Eine Liste durchläuft zwei Zustände: Entwurf und Freigegeben.

Solange eine Liste im Entwurf ist und ihr Gültigkeitsbeginn noch nicht verstrichen ist, lassen sich Gültigkeitsbeginn, Begründung und die Lieferanten ändern. Mit Freigeben wird sie unveränderlich. Ab ihrem Gültigkeitsbeginn ist sie die geltende Vorgabe des Kunden.

Wichtig: Eine freigegebene Liste ist nicht mehr änderbar — jede Änderung entsteht über Neue Version als eigene Liste mit eigenem Gültigkeitsbeginn. Nur so bleibt nachweisbar, welche Vorgabe zu welchem Zeitpunkt galt. Die neue Version übernimmt die Lieferanten der Quellliste als Entwurf; ihr Gültigkeitsbeginn muss nach dem der Quellliste liegen.

Es gibt bewusst kein Bis-Datum. Die Gültigkeit einer Liste endet mit dem Gültigkeitsbeginn der nächsten freigegebenen Liste desselben Kunden. Zwei Datumsfelder würden Überlappungen und Lücken erlauben, die bei der Frage „welche Vorgabe galt wann" nicht auflösbar wären. Abgelöste Listen bleiben mit ihrem Gültigkeitsbeginn einsehbar.

Maßgeblich zu einem Stichtag ist immer die jüngste freigegebene Liste, deren Gültigkeitsbeginn bis einschließlich Stichtag reicht. Entwürfe und archivierte Listen wirken nicht.

Liste ohne Lieferanten

Eine Liste ohne freigegebene Lieferanten kann nicht freigegeben werden — sie würde jede Beschaffung für diesen Kunden sperren.

Berechtigung

Das Anlegen, Ändern, Freigeben und Versionieren einer Liste setzt die Berechtigung Lieferantenfreigabe (ASL) pflegen voraus. Sie wird in der Benutzergruppen-Verwaltung vergeben.

Wichtig: Die Berechtigung ist nach der Einrichtung keiner Benutzergruppe zugeordnet — bis sie bewusst vergeben wird, pflegen nur Superuser die Listen. Das ist beabsichtigt: Die Liste ist eine QM-Vorgabe und keine Einkaufsentscheidung, deshalb ist sie vom Erfassen und Freigeben von Bestellungen getrennt. Wäre sie ab Werk an alle bestehenden Gruppen vergeben, hätte auch jede Einkaufsgruppe sie.

Wie Prosoft den Kunden ermittelt

Ob geprüft wird, hängt daran, ob sich zu einem Beschaffungsvorgang ein Kunde ermitteln lässt. Prosoft prüft dazu vier Wege in fester Reihenfolge; der erste Treffer gewinnt:

Der Auftragsbezug direkt an der Bestellposition (Auftragsdisposition, Streckengeschäft)
Die Belegbeziehungskette rückwärts bis zum auslösenden Kundenauftrag — etwa Bestellung → Produktionsauftrag → Kundenauftrag oder Bestellung → Auftragsstücklistenposition → Kundenauftrag
Die Angaben am Fremdbearbeitungsdatensatz, für Lohnbearbeitungsbestellungen aus der Zeit vor der Einführung dieses Moduls
Der am Bestellkopf hinterlegte Auftragsbezug

Eine Bestellung kann Positionen für mehrere Aufträge und damit mehrere Kunden tragen. Dann wird gegen jeden dieser Kunden geprüft.

Wichtig: Lässt sich kein Kunde ermitteln, greift die Prüfung nicht und der Vorgang läuft durch. Das ist der Normalfall bei Lagerbestellungen ohne Auftragsbezug, tritt aber auch dann auf, wenn ein Beleg fachlich einen Auftragsbezug hat, die Belegkette ihn aber nicht liefert, weil ein Glied fehlt. Die Wirksamkeit des Moduls hängt damit an der korrekten Verknüpfung der Belege. Die zweite Stufe, die Prüfung beim Verbrauch, fängt einen Teil dieser Lücken auf.

Prüfung im Einkauf

Eine Bestellung an einen für den Kunden nicht freigegebenen Lieferanten kann nicht entstehen oder nicht freigegeben werden. Maßgeblich ist die heute geltende Liste — geprüft wird, was jetzt neu nach außen geht.

Auf welchem Weg beschafft wird, entscheidet, wann die Prüfung greift:

Beschaffungsweg	Prüfzeitpunkt
Bestellung aus der Auftragsdisposition	Beim Erzeugen der Bestellung aus dem Bestellvorschlag
Bestellung aus einer Auftragsstückliste	Beim Erzeugen der Bestellung aus dem Bestellvorschlag
Streckenbestellung	Beim Erstellen der Bestellung zum Streckenauftrag
Lohnbearbeitung	Beim Erstellen des Beistellungs-Warenausgangs und beim Erstellen der Bestellung
Freigabe einer Bestellung	Bei der Einzel- und bei der Massenfreigabe

Bei der Disposition, beim Streckengeschäft und bei der Lohnbearbeitung greift die Prüfung bereits beim Entstehen des Belegs. Der Grund: Der Lieferant einer bestehenden Bestellung ist nicht mehr änderbar. Eine Bestellung an eine nicht freigegebene Quelle wäre also ein Beleg, der sich nie freigeben lässt. Bei der Lohnbearbeitung kommt hinzu, dass der Beistellungs-Warenausgang das Material schon aus dem Haus schickt — eine Sperre erst bei der Bestellung käme nach dem Materialabfluss.

Ein abgelehnter Bestellvorschlag bleibt offen und lässt sich mit einer anderen Quelle erneut disponieren. Ein abgelehnter Versuch verbraucht keine Bestell- oder Warenausgangsnummer.

Die Meldung benennt Lieferant, Kunde und den Gültigkeitsbeginn der maßgeblichen Liste, bei der Bestellfreigabe zusätzlich die Bestellnummer — die Massenfreigabe kann mitten in der Liste abbrechen.

Die Sperre ist nicht übersteuerbar

Es gibt keine Möglichkeit, sie im Einzelfall zu umgehen. Ist eine Bestellung fachlich dennoch nötig, nimmt der ASL-Verantwortliche den Lieferanten über eine neue Version in die Liste auf. Damit bleibt die Ausnahme dokumentiert und auditierbar statt versteckt.

Ein Abruf aus einer Rahmenbestellung wird wie der Beschaffungsweg behandelt, über den er entsteht: mit Auftragsbezug wie eine auftragsbezogene Bestellung, ohne Auftragsbezug wie eine Lagerbestellung.

Prüfung beim Materialverbrauch

Die Bestellsperre verhindert nur den Neuzugang. Material aus Altbestand oder aus auftragsneutralen Lagerbestellungen kann trotzdem in ein Kundenprodukt gelangen. Deshalb wird zusätzlich beim Verbrauch geprüft. Die Prüfung greift bei

der Mengenmeldung eines Produktionsauftrags mit Auftragsbezug,
dem Materialverbrauch am Arbeitsschritt und am Produktionstablet,
dem Buchen eines Beistellungsverbrauchs zu einer Lohnbearbeitung.

Stammt die Charge des zugeordneten Bestands von einem Lieferanten, der für den Kunden nicht freigegeben war, wird die Buchung abgelehnt. Die Meldung benennt Charge, Lieferant, Kunde und den Gültigkeitsbeginn der maßgeblichen Liste. Die Prüfung läuft vor jeder Bestandsbuchung, damit keine Teilmeldung entsteht.

Resterückführungen — Meldungen mit negativer Menge, die Material zurückgeben — werden nicht geblockt.

Maßgeblicher Zeitpunkt

Beim Verbrauch gilt nicht die heute geltende Liste, sondern die, die zum Zeitpunkt der Beschaffung der Charge galt. Damit bleibt Material verwendbar, das seinerzeit rechtmäßig beschafft wurde.

Als Beschaffungszeitpunkt zählt der frühere der beiden Zeitpunkte Bestellfreigabe und Wareneingang. Im Regelfall ist das das Wareneingangsdatum. Wurde eine Bestellung dagegen vor einem Vorgabenwechsel freigegeben und erst danach geliefert, zählt die Freigabe (siehe Verhalten beim Listenwechsel).

Verhalten bei erstmaliger Anlage

Wird für einen Kunden erstmals eine Liste angelegt, wirkt sie nach vorn. Bereits vorhandener Bestand und bereits freigegebene Bestellungen bleiben zulässig, weil zum Zeitpunkt ihrer Beschaffung keine Vorgabe bestand.

Wichtig: Soll bekannter Altbestand ebenfalls gesperrt werden, geschieht das über die bestehende Chargen- oder Artikelsperre, nicht über die Freigabeliste.

Verhalten beim Listenwechsel

Tritt eine neue Liste in Kraft, bleiben bereits freigegebene Bestellungen unberührt und laufen aus. Geprüft wird nur, was ab dem Stichtag neu entsteht, neu freigegeben oder neu verbraucht wird.

Damit der Wechsel nicht unbemerkt bleibt, zeigt der Dialog Freigeben die offenen Bestellungen, die nach der neuen Liste nicht mehr zulässig wären — mit Bestellnummer, Lieferant, Bestelldatum und Freigabestatus. Das ist eine Warnung, keine Sperre: Die Freigabe der Liste wird dadurch nicht verhindert. Ob die Bestellungen storniert oder weitergeführt werden, entscheidet der ASL-Verantwortliche fachlich. Das System erzwingt nichts, macht den Konflikt aber sichtbar.

Der Bestandsschutz hält bis zum Verbrauch durch: Material aus einer bewusst weitergeführten Bestellung kommt nach dem Stichtag ins Lager und wäre nach der neuen Liste unzulässig. Weil für den Verbrauch die Liste gilt, die zum Beschaffungszeitpunkt der Charge galt — und dabei die Bestellfreigabe zählt, wenn sie früher liegt als der Wareneingang —, bleibt dieses Material verbrauchbar. Andernfalls wäre die Entscheidung, die Bestellung weiterzuführen, wertlos, weil das Material niemand mehr verbauen dürfte.

Bereits gebuchte Verbrauchsrückmeldungen werden durch einen Listenwechsel nicht rückwirkend ungültig.

Kunde streicht einen Lieferanten wegen eines Qualitätsproblems

Soll in diesem Fall auch der Altbestand nicht mehr verbaut werden, ist das über eine Chargen- oder Artikelsperre abzudecken. Die Freigabeliste wirkt bewusst nicht rückwirkend.

Grenzen

Die folgenden Grenzen sind beabsichtigt. Sie sollten bekannt sein, damit sie im Audit erklärbar sind.

Chargenpflicht als Voraussetzung der Verbrauchsprüfung. Allein die Charge trägt die Lieferantenherkunft. Bei nicht chargengeführtem Material ist die Verbrauchsprüfung prinzipbedingt unmöglich — dort greift ausschließlich die Bestellsperre. Material für Kunden mit Freigabeliste sollte deshalb bewusst chargenpflichtig geführt werden.

Streckengeschäft. Der Lieferant liefert direkt an den Kunden, es entsteht kein eigener Wareneingang und damit kein eigener Verbrauch. Dort greift dauerhaft nur die Bestellsperre — bei der Streckenbestellung allerdings schon beim Erstellen, weil sie bereits freigegeben entsteht.

Eigenfertigungschargen. Sie tragen keinen Lieferanten und lösen keine Prüfung aus. Bei mehrstufiger Fertigung wirkt die Prüfung deshalb auf der Stufe, auf der zugekauftes Material tatsächlich verbraucht wird. Es wird nicht rückwärts aufgelöst, aus welchem zugekauften Material eine Vorfertigungscharge entstanden ist.

Chargen ohne ermittelbaren Beschaffungszeitpunkt. Bei Altdatenübernahme oder manueller Bestandskorrektur lässt sich weder ein Wareneingang noch eine Bestellfreigabe ermitteln. Die Charge gilt dann als vor Inkrafttreten der ersten Liste entstanden und wird nicht blockiert. Auch hier ist die Chargen- oder Artikelsperre das Mittel.

Kein ermittelbarer Kunde. Siehe Wie Prosoft den Kunden ermittelt.

Umfang der Freigabe. Geregelt wird der Lieferant, pauschal je Kunde. Eine Freigabe je Material oder Materialgruppe, eine Trennung zwischen Hersteller und Bezugsweg und eine Lieferantenqualifikation je Norm sind nicht Teil dieses Moduls. Die Einkaufskonditionen bleiben unverändert und behalten ihre bisherige Bedeutung; die Freigabeliste tritt als zusätzliche Prüfebene daneben.