Prosoft Admin Console (PAC)

Die Prosoft Admin Console — kurz PAC — ist die serverseitige Verwaltungsoberfläche einer Prosoft-Installation. Sie läuft auf dem Prosoft-Server und wird im Browser bedient. Über sie werden Mandanten und deren Umgebungen eingerichtet, Programmversionen verwaltet, Testumgebungen mit Produktivdaten befüllt, Datensicherungen an Prosoft übermittelt und die Serverprotokolle eingesehen.

Diese Seite richtet sich an den IT-Administrator des Kunden.

Abgrenzung zum Administrationsmenü in Prosoft

Die PAC verwaltet die Installation — also welche Mandanten es gibt, welche Version diese verwenden und wie der Server betrieben wird. Das Menü Administration innerhalb der Prosoft-Anwendung verwaltet dagegen die fachlichen Einstellungen eines Mandanten (Benutzer, Berechtigungen, Feature Flags, Datenimport). Beide Bereiche sind vollständig getrennt: PAC-Zugänge sind keine Prosoft-Benutzer und umgekehrt.

Zugang

Die PAC ist Teil des Prosoft-Servers und muss nicht separat installiert werden.

Startseite des Prosoft-Servers im Browser öffnen (https://<prosoft-server>)
Schaltfläche Admin Console wählen — alternativ direkt https://<prosoft-server>/admin aufrufen
Mit dem Zugang superuser anmelden

Die Zugangsdaten für den superuser erhalten Sie von Prosoft. Das Kennwort können Sie jederzeit über die Schaltfläche Passwort in der Kopfzeile ändern.

Zugang zur PAC absichern

Über die PAC lassen sich Datenbanken überschreiben und Datensicherungen übertragen. Der Zugang ist entsprechend restriktiv zu behandeln und ein sicheres Kennwort zu vergeben. In On-Premise-Installationen ist der Prosoft-Server zusätzlich netzseitig abzusichern; in der Prosoft-Cloud übernimmt dies der vorgeschaltete Reverse-Proxy.

Aufbau

Die Navigation gliedert sich in sechs Bereiche:

Bereich	Inhalt
Dashboard	Kennzahlen zur Installation und zuletzt geladene Versionen
Mandanten	Mandanten und ihre drei Umgebungen (Production, Test, Staging)
Datenkopie	Test- oder Staging-Umgebung aus den Produktivdaten neu aufbauen
Datensicherung	Datenhoheit über Remote-Backups, Übermittlung an Prosoft
Versionen	Verfügbare Programmversionen und deren Download-Status
Logs	Live-Konsolenausgabe des Prosoft-Servers

Dashboard

Das Dashboard zeigt vier Kennzahlen, die jeweils direkt auf die zugehörige Seite verlinken:

Mandanten — Anzahl konfigurierter Mandanten
Verfügbar — vollständig heruntergeladene, einsatzbereite Versionen
Wird geladen — Versionen, deren Download gerade läuft
Fehlgeschlagen — Versionen, deren Download nicht abgeschlossen werden konnte

Darunter listet Zuletzt heruntergeladen die fünf jüngsten Versionen mit Paket, Version, Branch, Status und Download-Zeitpunkt.

Solange kein Mandant konfiguriert ist, weist das Dashboard darauf hin, dass das Webinterface des Servers für Anwender gesperrt bleibt. Fehlgeschlagene Downloads werden ebenfalls als Warnung eingeblendet und deuten in der Regel auf eine gestörte Verbindung zum Prosoft-Update-Dienst hin.

Mandanten

Ein Mandant ist ein eigenständiger Datenbestand. Jeder Mandant verfügt in Prosoft über genau drei Umgebungen:

Umgebung	Verwendung
Production	Produktivbetrieb
Test	Erprobung von Abläufen und Schulung
Staging	Vorabprüfung neuer Versionen vor dem Produktiveinsatz

Mandant anlegen

Über Neu öffnet sich der Dialog. Erfasst wird zunächst der Name des Mandanten; anschließend je Umgebung drei Pflichtfelder:

Feld	Bedeutung
Datenbank-Name	Name der SQL-Server-Datenbank dieser Umgebung
Bezeichnung	Anzeigename, den Anwender bei der Anmeldung sehen
Version	Programmversion, mit der diese Umgebung gestartet wird

Alle drei Felder sind für alle drei Umgebungen verpflichtend — ein Mandant kann nicht ohne Test- und Staging-Umgebung gespeichert werden.

Datenbank-Name und Bezeichnung werden automatisch aus dem Mandantennamen abgeleitet und bei jeder Änderung des Namens nachgezogen, etwa PROSOFT_EASY_BIKES_PRODUCTION und Easy Bikes GmbH - Production. Rechtsformzusätze wie „GmbH" oder „KG" werden dabei entfernt. Soll ein Wert abweichen — beispielsweise bei einer bereits bestehenden Datenbank —, wird das Feld über das Schloss-Symbol entsperrt und frei überschrieben; danach greift die automatische Ableitung für dieses Feld nicht mehr.

Zur Auswahl stehen in der Versionsliste nur Versionen, die heruntergeladen und für die jeweilige Umgebung freigegeben sind. Versionen, deren Download läuft oder fehlgeschlagen ist, werden abgewiesen.

Mandant löschen

Das Löschen entfernt ausschließlich den Konfigurationseintrag in der PAC. Die SQL-Server-Datenbanken und die zugehörigen Dokumentenverzeichnisse bleiben unverändert bestehen und müssen — falls gewünscht — separat durch die IT entfernt werden.

Versionen

Die Seite listet alle Programmpakete, die der Server bereits geladen hat oder gerade lädt:

Spalte	Inhalt
Paket	Bezeichnung des Programmpakets
Version	Versionsnummer (Schema `Jahr.Monat.Patch`)
Branch	Release-Linie des Pakets
Umgebungen	Umgebungen, für die diese Version freigegeben ist
Status	`Verfügbar`, `Lädt…` oder `Fehlgeschlagen`
Heruntergeladen am	Zeitpunkt des abgeschlossenen Downloads

Welche Versionen einer Installation überhaupt angeboten werden, steuert Prosoft über die Freigabe je Kunde und Umgebung — siehe Updates und Freigabe. Der Server lädt freigegebene Versionen ereignisgesteuert herunter, sobald eine neue Freigabe erfolgt; es findet kein dauerhaftes Abfragen statt.

Über Pakete synchronisieren kann der Abgleich jederzeit manuell ausgelöst werden — etwa nachdem eine Freigabe angekündigt wurde oder nach einem fehlgeschlagenen Download. Aktualisieren lädt lediglich die Anzeige neu.

Freigabe im Haus bleibt ein eigener Schritt

Eine verfügbare Version ist noch nicht produktiv. Der Wechsel erfolgt erst, wenn die Version unter Mandanten der jeweiligen Umgebung zugewiesen wird. Prosoft empfiehlt, neue Versionen zuerst in Staging zu prüfen.

Datenkopie

Die Datenkopie baut eine Test- oder Staging-Umgebung vollständig aus den Produktivdaten neu auf. Sie ersetzt das manuelle Sichern und Zurücksichern per SQL Server Management Studio und stellt zusätzlich sicher, dass die Kopie keine Aktionen mit Außenwirkung auslöst.

Ablauf

Über Neuer Klon werden Mandant und Ziel-Umgebung gewählt. Vor dem Start weist der Dialog ausdrücklich darauf hin, welche Ziel-Datenbank überschrieben wird. Der Auftrag läuft anschließend im Hintergrund und durchläuft folgende Phasen:

Vorprüfung — Auflösung von Quelle und Ziel, Erfassung des Ziel-Dokumentenpfads, Richtungsschutz
Backends stoppen — laufende Instanzen der Ziel-Umgebung werden beendet
Sicherung — Sicherung der Produktionsdatenbank
Wiederherstellung — Einspielen in die Ziel-Datenbank
Dokumentenpfad — Rückstellung und Prüfung des Dokumentenpfads der Ziel-Umgebung
Dokumentendateien — Abgleich der DMS-Dateien von Produktion nach Ziel
Neutralisierung (Datenbank) — Abschalten aller nach außen wirkenden Funktionen
Neutralisierung (Einstellungen im DMS) — Bereinigung der abgelegten Anwendungseinstellungen
Prüfung — Abschlussprüfung; jede Verletzung führt zum Fehlschlag des Auftrags

Richtungsschutz

Die Datenkopie ist konstruktiv einseitig:

Zulässige Ziel-Umgebungen sind ausschließlich Test und Staging. Production ist als Ziel nicht wählbar.
Sind Quelle und Ziel identisch, bricht der Auftrag ab, bevor irgendetwas gesperrt oder verändert wird.
Zeigt der Dokumentenpfad der Ziel-Umgebung auf dasselbe Verzeichnis wie die Produktion, bricht der Auftrag ab. Es findet unter keinen Umständen ein Schreibzugriff auf das Produktions-DMS statt.

Neutralisierung

Damit eine Kopie der Produktivdaten keine echten Geschäftsvorfälle auslöst, werden in der Ziel-Datenbank unter anderem folgende Änderungen vorgenommen:

Bereich	Maßnahme
Geplante Aufgaben	Alle Aufgaben werden stillgelegt; nur unkritische Wartung (Index-Neuaufbau, Aufräumen temporärer Dateien) bleibt aktiv
E-Mail	Mailserver auf eine nicht erreichbare Adresse gesetzt, Anmeldedaten geleert, Absender entkoppelt
EDI	Alle EDI-Verbindungen deaktiviert
SEPA	Alle Lastschriftmandate auf „widerrufen" gesetzt
Versand	Versandbenachrichtigungen abgeschaltet
Mandantenname	Kennzeichnung mit dem Suffix `[TEST]` bzw. `[STAGING]`
Geräte	API-Schlüssel externer Geräte neu vergeben
Druck	Benutzerbezogene Druckerzuordnungen geleert
Kasse	Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) deaktiviert
Anmeldung	Signierschlüssel verworfen (wird neu erzeugt), aktive Sitzungen geleert

Die Ziel-Umgebung wird vollständig überschrieben

Alle in Test bzw. Staging vorhandenen Daten gehen verloren — einschließlich dort erfasster Testfälle und Anpassungen. Die Ziel-Datenbank wird für die Dauer des Vorgangs gesperrt.

Laufende Aufträge überwachen

Die Übersicht zeigt je Auftrag Mandant, Umgebung, Quell- und Ziel-Datenbank, Status, Startzeitpunkt und Dauer; bei laufenden Aufträgen zusätzlich die aktuelle Phase, bei fehlgeschlagenen die Fehlermeldung. Drei Aktionen stehen zur Verfügung:

Terminal — vollständige Protokollausgabe des Auftrags. Der Puffer ist nach einem Serverneustart leer.
Abbrechen — bricht einen laufenden Auftrag ab. Der Abbruch greift erst an der nächsten Phasengrenze, niemals mitten in einer laufenden Sicherung oder Wiederherstellung. Die Ziel-Datenbank bleibt danach gesperrt und muss neu geklont werden.
Sperre freigeben — hebt die Sperre einer Ziel-Datenbank nach einem fehlgeschlagenen oder abgebrochenen Auftrag auf. Nur zulässig, wenn die Ziel-Umgebung nachweislich in einem unbedenklichen Zustand ist (etwa bei einem Abbruch vor der Wiederherstellung). Im Zweifel ist ein erneuter Klon der sichere Weg.

Datensicherung

Dieser Bereich regelt ausschließlich die Übermittlung von Datenbanksicherungen an Prosoft — etwa zur Fehleranalyse im Supportfall. Die reguläre Sicherungsstrategie für den laufenden Betrieb ist in Datensicherung beschrieben und davon unabhängig.

Remote-Backup durch Prosoft erlauben

Der Schalter bestimmt, ob Prosoft eine Datenbanksicherung aus der Ferne anfordern darf. Ist er ausgeschaltet, werden solche Anforderungen abgewiesen — die Datenhoheit bleibt vollständig beim Kunden. Die Einstellung wirkt unmittelbar und wird auf dem Server dauerhaft gespeichert.

Backup an Prosoft senden

Unabhängig vom Schalter kann die IT-Administration jederzeit selbst eine Sicherung übermitteln: Mandant und Umgebung wählen, dann An Prosoft senden. Der Server erstellt die Sicherung, komprimiert sie und lädt sie in Teilstücken hoch — auch große Datenbestände werden so zuverlässig übertragen.

Inhalt der Übermittlung

Eine Sicherung enthält den vollständigen Datenbestand der gewählten Umgebung, einschließlich personenbezogener Daten. Die Übermittlung sollte daher nur anlassbezogen und im Rahmen der mit Prosoft geschlossenen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung erfolgen.

Logs

Unter Logs wird die Konsolenausgabe des Prosoft-Servers live im Browser mitgelesen. Die Anzeige ist farblich gegliedert: Fehler erscheinen rot, Warnungen gelb, Erfolgsmeldungen grün, Meldungen des Update-Dienstes blau. Der Verbindungszustand wird als Live bzw. Getrennt angezeigt; Leeren setzt lediglich die Anzeige zurück.

Die Ausgabe dient der kurzfristigen Fehlersuche und ist nicht das revisionssichere Protokoll des Systems. Für Änderungsprotokolle, Verarbeitungsnachweise und Zugriffsprotokolle siehe Protokollierung.

Betrieb der PAC selbst

Die PAC ist kein separat zu installierendes Programm. Der Prosoft-Server lädt sie beim Start automatisch herunter und startet sie als eigenen Prozess. Auf neue PAC-Versionen prüft er zyklisch und aktualisiert selbstständig — ein Eingriff durch die IT ist nicht erforderlich.

Ist der zentrale Prosoft-Update-Dienst nicht erreichbar, verwendet der Server die höchste lokal vorhandene PAC-Version. Die Verwaltung der Installation bleibt damit auch bei gestörter Internetverbindung möglich; lediglich neue Programmversionen können in dieser Zeit nicht geladen werden.