Handhabungsvorgaben

Eine Handhabungsvorgabe hält fest, wie ein Artikel hergestellt, verpackt oder versendet werden soll — der Text, der in der Fertigung und im Versand neben der Ware liegt. Gepflegt werden Handhabungsvorgaben im Modul Handhabungsvorgaben unter Qualität → Allgemein.

Anders als ein Freitextfeld am Artikel ist eine Handhabungsvorgabe ein eigener Datensatz mit Freigabe: Sie gilt erst, wenn sie jemand freigegeben hat, und eine Änderung ersetzt die bisherige Fassung, ohne sie zu löschen. Belege, die noch auf der alten Fassung stehen, behalten deren Text, bis sie ausdrücklich nachgezogen werden.

Standardvorgabe und kundenspezifische Vorgabe

Jede Vorgabe gehört zu einem Artikel und wahlweise zu einem Kunden.

Kunde	Bedeutung
leer	Standardvorgabe — gilt für alle Kunden, solange für einen Kunden nichts Eigenes vereinbart ist
gesetzt	Kundenspezifische Vorgabe — gilt für diesen Kunden und verdrängt die Standardvorgabe

Die beiden Texte werden nie zusammengesetzt: Für einen Beleg gilt immer genau eine Vorgabe. Gibt es für den Kunden eine eigene, gilt sie; sonst greift die Standardvorgabe; gibt es auch die nicht, gilt keine Vorgabe.

Je Artikel und Kunde gibt es höchstens eine geltende Vorgabe und höchstens einen Entwurf. Abgelöste Fassungen bleiben daneben beliebig oft erhalten.

Anlegen und freigeben

Eine neue Vorgabe entsteht im Modul über Neu und ist zunächst ein Entwurf. Ein Entwurf gilt noch nicht — neu erfasste Belege ziehen weiterhin die bisherige Fassung. Erst die Freigabe macht ihn geltend.

Feld	Beschreibung
Bezeichnung	Sprechender Name, unter dem die Vorgabe in der Liste und auf dem Ausdruck wiedererkannt wird. Pflicht
Artikel	Der Artikel, für den die Vorgabe gilt. Pflicht
Kunde	Leer lassen für die Standardvorgabe
Text übernehmen aus	Übernimmt den Vorgabetext einer vorhandenen Vorgabe als Ausgangspunkt. Der übernommene Text lässt sich anschließend anpassen
Vorgabetext	Der eigentliche Inhalt. Er kann gegliedert und hervorgehoben werden
Änderungsgrund	Erscheint nur, wenn für die Kombination bereits eine Vorgabe gilt — dann ist er Pflicht

Solange ein Entwurf offen ist, lassen sich Bezeichnung, Vorgabetext, Dokumente und Aufgaben daran bearbeiten. Eine freigegebene Vorgabe ist unveränderlich; wer sie ändern will, legt eine neue an.

Der Änderungsgrund

Bei der ersten Vorgabe eines Artikels oder Kunden wird kein Grund verlangt — es gibt nichts zu erklären, und das Feld erscheint gar nicht erst. Gilt für die Kombination dagegen schon eine Vorgabe, löst die neue sie ab: Dann ist der Änderungsgrund Pflicht, damit später nachvollziehbar bleibt, warum künftig etwas anderes gilt.

Die Freigabe

Die Freigabe verlangt keine weitere Eingabe. Sie hält fest, wann und durch wen sie erfolgt ist, und lässt sich nicht zurücknehmen. Im selben Moment wird die bisher geltende Fassung derselben Kombination archiviert — also erst mit der Freigabe des Nachfolgers, nicht schon beim Anlegen des Entwurfs.

Für das Freigeben ist das Recht Handhabungsvorgaben freigeben nötig. Damit lässt sich trennen, wer eine Vorgabe schreibt und wer sie in Kraft setzt.

Außer Kraft setzen und wieder aktivieren

Eine Vorgabe lässt sich auch ohne Nachfolger archivieren — der Fall „so liefern wir diesen Artikel an diesen Kunden nicht mehr":

• Wird eine kundenspezifische Vorgabe archiviert, greift für diesen Kunden wieder die Standardvorgabe, sofern es eine gibt.
• Wird die Standardvorgabe archiviert und es gibt keine kundenspezifische, gilt für neue Belege keine Vorgabe mehr.

Ein fehlerhafter Entwurf wird auf demselben Weg verworfen: Er wird archiviert, nicht gelöscht. Danach ist die Kombination wieder frei für einen neuen Entwurf. Verworfene Entwürfe erscheinen nicht im Verlauf — sie haben nie gegolten.

Eine archivierte Vorgabe lässt sich wieder aktivieren, solange dadurch weder eine zweite geltende Vorgabe noch ein zweiter offener Entwurf derselben Kombination entsteht.

Verlauf

Der Verlauf läuft über dieselbe Liste: Wer wissen will, was früher galt, filtert auf Artikel und Kunde und blendet über den Archiv-Filter die abgelösten Fassungen ein. Jede trägt ihr Freigabedatum, den Freigeber und den Änderungsgrund.

Vorgaben an Artikel und Belegen

An Artikel, Auftragsposition und Produktionsauftrag zeigt der Reiter Handhabungsvorgabe die jeweils geltende Vorgabe — nur lesend. Angelegt und geändert werden Vorgaben ausschließlich im Modul, damit jede Änderung die Freigabe durchläuft.

Ort	Angezeigt wird
Artikel	Die Standardvorgabe des Artikels
Auftragsposition	Die für Artikel und Kunde der Position geltende Vorgabe
Produktionsauftrag	Die für den Beleg geltende Vorgabe; ohne Kundenbezug die Standardvorgabe

Über Handhabungsvorgaben springt man von dort ins Modul, gefiltert auf den Artikel — dort stehen alle Vorgaben des Artikels über alle Kunden samt der abgelösten Fassungen. Denselben Weg bietet das Kontextmenü der Artikel-Nummer im Modul Artikel; das Kontextmenü der Kunden-Nummer führt zu den Vorgaben, die für diesen Kunden eigens vereinbart wurden.

Nachziehen

Ein Beleg behält die Vorgabe, die beim Erfassen galt. Wird später eine neue Fassung freigegeben, wechselt ein laufender Auftrag nicht von selbst — sonst änderte sich die Fertigungsanweisung mitten im Vorgang.

Betroffene Belege weisen im Reiter darauf hin, dass inzwischen eine andere Vorgabe gilt, und bieten Geltende Vorgabe nachziehen an. Nachziehen ist nur an einem offenen Beleg möglich; an einem abgeschlossenen dokumentiert die Vorgabe, wonach tatsächlich gefertigt und versendet wurde.

Ausdruck

Über Druckvorschau lässt sich eine Handhabungsvorgabe als eigenes Blatt drucken. Es nennt Bezeichnung, Nummer, Artikel, Kunde, Status, Freigabedatum, Freigeber und Änderungsgrund, darunter den Vorgabetext.

Zwei Hinweise erscheinen dort bewusst im Klartext:

• Eine Vorgabe ohne Kundenbezug ist als Standardvorgabe gekennzeichnet, die für alle Kunden gilt.
• Eine abgelöste Fassung trägt einen Warnhinweis. Auf Papier fehlt sonst jeder Anhaltspunkt, der sie von der geltenden unterscheidet.

Auf dem Ausdruck des Fertigungsauftrags erscheint der Vorgabetext in einem eigenen Abschnitt, zusammen mit Nummer und Bezeichnung der Vorgabe — siehe Fertigungsaufträge.

Abgrenzung zur Info Produktion

Das Feld Info Produktion am Artikel und am Produktionsauftrag bleibt unverändert bestehen und wird weiterhin gepflegt. Beide laufen nebeneinander:

	Info Produktion	Handhabungsvorgabe
Pflege	Direkt am Artikel bzw. am Beleg	Nur im Modul Handhabungsvorgaben
Freigabe	keine	Entwurf, Freigabe, Archivierung
Kundenbezug	keiner	Standard oder kundenspezifisch
Verlauf	keiner	abgelöste Fassungen bleiben erhalten
Ausdruck	eigenes Feld auf dem Produktionsauftrag	eigener Abschnitt und eigenes Blatt

Wer mit der Info Produktion arbeitet, kann das unverändert weiter tun. Die Handhabungsvorgabe kommt daneben dazu — für Vorgaben, die dauerhaft gelten, kundenabhängig sind oder eine nachvollziehbare Freigabe brauchen.

Für eine einmalige Abweichung an genau einem Beleg ist die Handhabungsvorgabe nicht gedacht: Sie gilt immer für alle künftigen Belege ihrer Kombination. Solche Einzelfälle gehören in den Positions- oder Belegtext.