Kundenanfragen

Kundenanfragen werden im Modul Kundenanfragen erfasst. Der Beleg ist für den einen Fall gedacht, für den ein Angebot zu früh käme: Eine Anfrage lässt sich nicht sofort zusagen, weil erst geklärt werden muss, ob das Gewünschte machbar ist. Erst wenn die Machbarkeit beurteilt und die Anfrage freigegeben ist, entsteht daraus ein Angebot.

Der Beleg ist bewusst schlank und hat keine Positionen. Was angefragt wurde, steht in den Unterlagen des Kunden — die werden als Dokument an die Anfrage gehängt. Wer keine offene Machbarkeitsfrage hat, erfasst wie bisher direkt ein Angebot und trägt die Anfragenummer des Kunden dort ein.

Anfrage erfassen

Über den Button Neu wird eine Anfrage angelegt. Es sind vier Angaben nötig:

Feld	Beschreibung
Kunde	Der anfragende Kunde.
Anfragenummer	Die Nummer, unter der der Kunde die Anfrage führt. Optional.
Anfragedatum	Das Datum, an dem der Kunde angefragt hat. Vorbelegt mit dem heutigen Tag.
Werk	Das Werk, dem die Anfrage zugeordnet ist. Vorbelegt mit dem Werk des Benutzers.

Die Belegnummer wird beim Anlegen automatisch aus dem Nummernkreis vergeben.

Über Details öffnet sich der Beleg. Kunde, Werk und Belegnummer stehen dort im Kopf und sind nicht änderbar; Anfragenummer und Anfragedatum lassen sich im Reiter Allgemein über den Button Bearbeiten anpassen. Die Reiter Dokumente, Aufgaben, E-Mails und Notizen nehmen alles auf, was zum Vorgang gehört — insbesondere die Unterlagen, die der Kunde geschickt hat.

Freigeben

Freigeben hält die Machbarkeitsentscheidung am Beleg fest: Das Gewünschte ist machbar, es kann angeboten werden. Erst danach steht der Befehl Angebot erzeugen überhaupt zur Verfügung.

Wichtig: Nach der Freigabe ist die Anfrage nicht mehr änderbar. Beurteilt wurde der Beleg, wie er zum Zeitpunkt der Freigabe aussah — ließen sich Kunde oder Anfragedatum danach ändern, stünde die Freigabe für einen anderen Vorgang als den geprüften. Muss doch etwas korrigiert werden, wird zuerst über Freigabe entfernen die Freigabe zurückgenommen; die Anfrage ist dann wieder in Bearbeitung und kann geändert, abgesagt oder erneut freigegeben werden.

Eine Freigabe lässt sich zurücknehmen, solange kein Angebot daraus entstanden ist. Danach ist der Vorgang weitergewandert.

Absagen

Kann oder soll die Anfrage nicht bedient werden, wird sie über Absagen abgeschlossen. Der Absagegrund ist dabei Pflicht — ohne ihn wird die Absage abgewiesen. Er ist Freitext und steht anschließend am Beleg und in der Liste, damit beim Nachlesen nachvollziehbar ist, warum abgesagt wurde.

Eine Absage ist endgültig. Passt der Kunde seinen Wunsch an, ist das ein neuer Vorgang und wird als neue Anfrage erfasst. Abgesagt werden kann nur eine Anfrage, die noch nicht freigegeben ist; ist sie freigegeben, wird zuerst die Freigabe zurückgenommen.

Angebot erzeugen

Aus einer freigegebenen Anfrage entsteht über Angebot erzeugen ein Angebot. Abgefragt werden dabei der Ansprechpartner und das Angebotsdatum:

Feld	Beschreibung
Neuen Kontakt anlegen	Steuert, ob ein bestehender Ansprechpartner gewählt oder ein neuer angelegt wird.
Kundenkontakt	Bei Nein: der bestehende Ansprechpartner des Kunden. Pflicht.
Nachname, Vorname	Bei Ja: der neue Ansprechpartner. Beide Pflicht.
Telefon, Mobil, E-Mail	Bei Ja: weitere Angaben zum neuen Ansprechpartner. Optional.
Angebotsdatum	Das Belegdatum des Angebots. Vorbelegt mit dem heutigen Tag.

Je nach Auswahl bei Neuen Kontakt anlegen zeigt der Dialog entweder die Auswahl des bestehenden Kontakts oder die Felder des neuen — der jeweils andere Weg wird ausgeblendet. Ein neu angelegter Ansprechpartner wird beim Kunden hinterlegt und steht künftig auch dort zur Verfügung.

Anfragenummer und Anfragedatum werden in das Angebot übernommen und müssen nicht erneut eingetragen werden. Das Angebot entsteht ohne Positionen — die kalkuliert der Sachbearbeiter anschließend im Angebot selbst. Anfrage und Angebot bleiben über die Belegbeziehung verbunden; die Anfrage steht danach auf Erledigt, und ihre Nummer sowie die Nummer des erzeugten Angebots stehen in der Liste nebeneinander, beide als Sprung zum jeweiligen Beleg.

Näheres zur weiteren Bearbeitung steht unter Angebote.

Stornieren

Ist eine Anfrage versehentlich entstanden — etwa doppelt, weil derselbe Kunde per E-Mail und per Telefon angefragt hat —, wird sie über Stornieren aus dem Arbeitsvorrat genommen. Eine Kundenanfrage wird nie gelöscht; ein Löschen wird deshalb nicht angeboten.

Nicht mehr stornierbar ist eine Anfrage, aus der bereits ein Angebot entstanden ist: Das Angebot verweist auf sie. Eine Stornierung lässt sich nicht zurücknehmen.

Status

Der Status ergibt sich immer aus einer Handlung und ist nicht von Hand pflegbar.

Status	Bedeutung
Erfasst	Die Anfrage liegt vor, die Machbarkeit ist noch nicht beurteilt.
Freigegeben	Die Machbarkeit ist beurteilt, ein Angebot kann erzeugt werden.
Abgesagt	Die Anfrage wurde abgesagt. Der Grund steht am Beleg.
Erledigt	Aus der Anfrage ist ein Angebot entstanden.

Die Liste zeigt zusätzlich, wer die Anfrage erfasst und wer sie zuletzt bearbeitet hat. Damit ist nachvollziehbar, wer die Freigabe erteilt hat.