Abteilungstafel

Die Abteilungstafel zeigt dem Abteilungsleiter den laufenden Tag seiner Abteilung auf einen Blick: wer da ist, wer fehlt und aus welchem Grund, wie Soll und Ist zueinander stehen, woran gerade gearbeitet wird, ob die Besetzungsvorgabe erfüllt ist und für wen noch etwas zu klären ist. Sie ist eine reine Auswertung — geändert wird nichts in ihr, wohl aber führt aus jeder Zeile ein Weg in die zugehörigen Stammdaten und Buchungen.

Verwalten

Die Tafel wird im Modul Personal → Abteilungstafel aufgerufen. Sie erscheint nur für Mitarbeiter, die mindestens eine Abteilung als Leiter oder Stellvertreter verantworten; für alle anderen ist der Menüeintrag nicht sichtbar. Die Tafel zeigt Anwesenheit, Abwesenheitsart und Zeitstände namentlich und ist damit eine Führungsinformation. Anders als der Abteilungskalender zeigt sie ausschließlich Abteilungen, die der Angemeldete selbst verantwortet.

Leiter und Stellvertreter werden je Abteilung im Modul Personal → Abteilungen hinterlegt. Der Stellvertreter sieht die Tafel dauerhaft, nicht erst bei Abwesenheit des Leiters — eine Abteilung soll nicht dadurch blind werden, dass ihr Leiter im Urlaub ist.

Wer mehrere Abteilungen verantwortet, wählt die angezeigte oben über ein Auswahlfeld. Bei nur einer verantworteten Abteilung entfällt das Feld.

Zugriffsrecht

Zusätzlich zur Rolle an der Abteilung wird das Modulrecht Abteilungstafel benötigt. Ein Administrator vergibt es in der Benutzergruppen-Verwaltung.

Kopfzeile

Die Tafel zeigt immer genau eine Abteilung und immer den heutigen Tag. Vergangene oder künftige Tage lassen sich nicht wählen; abgeschlossene Tage stehen im Arbeitszeitkonto.

Über der Liste stehen die Bezeichnung der Abteilung, der Zeitpunkt des angezeigten Standes und — sofern für die Abteilung eine Besetzungsvorgabe hinterlegt ist — der Besetzungsbefund des Tages.

Soll und Ist entstehen bei jedem Abruf neu. Der Stand-Zeitpunkt sagt deshalb, worauf sich die Zahlen beziehen. Die Tafel lädt beim Öffnen und über die Schaltfläche Aktualisieren; selbsttätig erneuert sie sich nicht.

Ampel

Die erste Spalte stellt den Stempelzustand dem Soll des Tages gegenüber — dieselbe Bewertung wie in der Anwesenheitsübersicht:

Farbe	Bedeutung
Grün	Erschienen — hat heute Soll und ist eingestempelt.
Gelb	Erschienen, gerade in Pause.
Rot	Fehlt, obwohl er da sein müsste.
Blau	Anwesend, obwohl er heute frei hat.
Grau	Hat heute frei.
Leerer Ring	Das Soll wurde nicht bewertet.

Unter der Liste steht dieselbe Zuordnung als Legende.

Spalten

Spalte	Beschreibung
Personal-Nr.	Die Personalnummer des Mitarbeiters. Führt in den Personalstamm.
Nachname, Vorname	Der Name des Mitarbeiters.
Ankunft	Beginn der frühesten Anwesenheit des Tages. Leer, solange nicht gestempelt wurde.
Soll	Die Soll-Dauer des Tages. Wer heute frei hat, wird als solcher ausgewiesen — das ist etwas anderes als ein Soll von null Stunden.
Ist	Die bis zum Stand-Zeitpunkt angefallene Nettozeit.
Abwesenheit	Die Art der Abwesenheit im Klartext, sofern eine vorliegt.
davon Auftrag	Der Anteil der Tagesleistung, der nicht auf den Kostenträger der eigenen Abteilung läuft — also die auftragsbezogene Zeit. Eine leere Zelle heißt „keine bewertete Zeit", eine Null dagegen „gearbeitet, aber ausschließlich für die Abteilung".
Kostenstelle	Die Kostenstelle der laufenden Buchung. Führt auf das Stammdatum.
Kostenträger	Der Kostenträger der laufenden Buchung, mit Nummer und Bezeichnung. Führt auf das Stammdatum.
Klärfall	Ein Warnzeichen, wenn für den Tag etwas zu klären ist — etwa ein fehlendes Gehen oder eine unpaarige Pause.
Buchungen	Klappt die Stempelfolge des Tages auf: Anwesenheiten und Pausen mit ihren Zeiten.
Urlaubsanspruch	Anspruch des laufenden Jahres zuzüglich des übertragenen Restes aus dem Vorjahr.
Genommen	Die bereits genommenen Urlaubstage; ein halber Tag zählt als 0,5.
Resturlaub	Anspruch abzüglich genommener Tage. Ist kein Rest mehr vorhanden, wird der Wert hervorgehoben.
Qualifikation läuft ab	Qualifikationen, die innerhalb der nächsten vier Wochen ablaufen oder bereits abgelaufen sind, mit Datum.

Kostenstelle und Kostenträger beziehen sich auf die laufende Buchung. Für Mitarbeiter, die gerade nicht eingestempelt sind, bleiben beide Spalten leer — wer abwesend oder ausgestempelt ist, bucht auf nichts.

Beim Urlaubskonto zählen nur genehmigte und gebuchte Abwesenheiten als genommen. Ein offener Antrag verändert die Zahlen nicht — ob er Urlaub verbraucht, entscheidet erst die Genehmigung.

Die Pflege der Qualifikationen ist unter Qualifikations- und Schulungsmanagement beschrieben.

Soll und Ist des laufenden Tages

Das Ist ist ein Zwischenstand: Es wird bei jedem Abruf neu aus den Stempelungen berechnet und nicht gespeichert. Der Abruf verändert den Arbeitstag des Mitarbeiters nicht.

Gerechnet wird nach denselben Regeln wie beim Tagesabschluss, insbesondere beim Pausenabzug. Der abends abgeschlossene Arbeitstag weist deshalb denselben Wert aus wie die Tafel am Nachmittag — es gibt keinen Sprung.

Das Soll ist die Regelarbeitszeit des Tages aus dem Arbeitszeitmodell. Es entfällt an Feiertagen des eigenen Feiertagskalenders, bei einer gutschreibenden Abwesenheit und ohne gültige Einschreibung in die Zeiterfassung.

Durchstiege

Am rechten Ende jeder Zeile öffnet eine Schaltfläche die Personalzeitbuchungen, vorgefiltert auf den Mitarbeiter der Zeile. Dort wird der Arbeitstag korrigiert. Die Schaltfläche steht an jeder Zeile zur Verfügung, unabhängig davon, ob ein Klärfall vorliegt.

Daneben führen drei Angaben der Zeile direkt auf ihr Stammdatum: die Personal-Nummer in den Personalstamm, die Kostenstelle und der Kostenträger auf das jeweilige Stammdatum.

Wichtig: Das Klärfall-Kennzeichen ist ein reines Warnzeichen und nicht anklickbar. Es zeigt an, dass etwas zu klären ist; geöffnet werden die Buchungen über die Schaltfläche am Zeilenende.

Besetzung

Ist für die Abteilung eine Mindestbesetzung hinterlegt — als Gesamtzahl oder je Qualifikation —, bewertet die Tafel sie für den laufenden Tag und zeigt das Ergebnis in der Kopfzeile. Erfüllte und unterschrittene Vorgaben stehen nebeneinander; bei einer Unterschreitung wird zusätzlich ausgewiesen, wie viele Mitarbeiter fehlen.

Abwesende zählen nicht auf die Besetzung ein. Ebenso fällt aus einer qualifikationsbezogenen Vorgabe heraus, wessen Qualifikation abgelaufen ist — deshalb steht die Spalte Qualifikation läuft ab daneben: Sie zeigt rechtzeitig, worauf eine spätere Unterbesetzung zurückgeht.

Für eine Abteilung ohne hinterlegte Vorgabe erscheint kein Befund. Eine fehlende Vorgabe als „alles erfüllt" darzustellen wäre eine Aussage, die niemand getroffen hat. Gepflegt wird die Vorgabe in den Stammdaten der Abteilung, siehe Abteilungen.

Zugehörigkeit zur Abteilung

Maßgeblich ist die Abteilung, die zum Zeitpunkt des Abrufs am Mitarbeiter hinterlegt ist. Wechselt ein Mitarbeiter mitten am Tag die Abteilung, erscheint er ab dann auf der Tafel der neuen Abteilung. An seinem Austrittstag zählt er noch mit, danach nicht mehr.

Abgrenzung zur Anwesenheitsübersicht

Beide Ansichten zeigen denselben Stempelzustand, verfolgen aber verschiedene Zwecke. Die Anwesenheitsübersicht beantwortet unternehmensweit die Frage, wer gerade fehlt oder unerwartet da ist. Die Abteilungstafel ist auf eine Abteilung eingegrenzt und ergänzt den Stempelzustand um Leistung, Urlaubskonto und Besetzung — also die Angaben, die der Leiter für seine Tagesplanung braucht.

Tipp

Die Abteilungstafel ist dieselbe Ansicht wie im Web-Zugang und lässt sich auch im Browser aufrufen — etwa vom Tablet aus, wenn Sie in der Fertigung unterwegs sind. Dort führt nur die Kostenstelle weiter; der Durchstieg in Personalstamm, Kostenträger und Personalzeitbuchungen steht nur im prosoft-Client zur Verfügung.