Lieferantenbewertung

Die Lieferantenbewertung beurteilt einen Lieferanten über einen frei gewählten Zeitraum nach einem Bewertungsschema. Objektive Werte wie Termintreue, Mengentreue und Prüfergebnisse ermittelt Prosoft selbst aus den Wareneingängen; subjektive Kriterien wie Kommunikation oder Flexibilität trägt der Bewerter ein. Ergebnis ist eine Gesamtnote in Prozent und eine Klasse A, B oder C. Nach dem Festschreiben ist eine Bewertung ein unveränderlicher Beleg.

Die beiden Module liegen unter Qualität → Lieferantenbewertung:

Modul	Zweck
`Bewertungsschemas`	Maßstäbe der Bewertung pflegen: Kriteriengruppen, Kriterien, Abzugsstaffeln und die Schwellwerte für die Klassen
`Lieferantenbewertungen`	Bewertungen anlegen, prüfen, korrigieren, festschreiben und stornieren

Zusätzlich zeigt der Reiter Lieferantenbewertungen in der Einzelansicht eines Lieferanten alle Bewertungen dieses Lieferanten.

Bewertungsschema

Das Bewertungsschema legt fest, wonach bewertet wird. Es ist in Ebenen aufgebaut: Das Schema enthält Kriteriengruppen, jede Gruppe enthält Kriterien, und Kriterien mit einer Systemkennzahl haben eine Abzugsstaffel. Es können mehrere Schemas nebeneinander bestehen, etwa für unterschiedliche Lieferantenarten.

Feld	Beschreibung
Bezeichnung	Name des Schemas
Schwellwert Klasse A	Ab dieser Gesamtnote (in %) ist ein Lieferant ein A-Lieferant
Schwellwert Klasse B	Ab dieser Gesamtnote (in %) ist ein Lieferant ein B-Lieferant; darunter Klasse C

Die Schwellwerte liegen zwischen 0 und 100 %, der Schwellwert für Klasse A muss über dem für Klasse B liegen.

Kriteriengruppen

Im Reiter Kriteriengruppen werden die Gruppen des Schemas gepflegt. Jede Gruppe trägt ein Gewicht in Prozent; die Gewichte aller Gruppen eines Schemas müssen zusammen genau 100 % ergeben. Geprüft wird das beim Festschreiben einer Bewertung.

Eine Gruppe ist entweder objektiv oder subjektiv:

Objektive Gruppe — wird je Wareneingang bewertet, etwa Qualität oder Lieferung.
Subjektive Gruppe (Kennzeichen Subjektiv) — wird einmal je Bewertung erfasst, etwa Kommunikation oder Flexibilität.

Kriterien

Im Reiter Bewertungskriterien einer Gruppe werden ihre Kriterien angelegt. Jedes Kriterium hat maximale Punkte und eine Datenquelle:

Datenquelle	Woher der Wert kommt
Manuell	Der Bewerter trägt die Punkte ein.
Prüfmerkmal	Ergebnis der Wareneingangsprüfung zum gewählten Prüfmerkmal.
Systemkennzahl	Termintreue oder Mengentreue, von Prosoft aus Bestellung und Wareneingang berechnet und über die Abzugsstaffel in Punkte umgerechnet.

Eine feste Notenskala gibt es nicht: Die Punkte werden je Gruppe in einen Erfüllungsgrad in Prozent umgerechnet.

Wichtig: Manuelle Kriterien gehören in eine subjektive Gruppe. In einer objektiven Gruppe zählt ein manuelles Kriterium wie eine zusätzliche Lieferung und verzerrt den Erfüllungsgrad der Gruppe.

Abzugsstaffel

Für Kriterien mit einer Systemkennzahl legt die Abzugsstaffel im Reiter Abzugsstaffel fest, wie viele Punkte bei welcher Abweichung vergeben werden. Jede Zeile nennt eine Maximale Abweichung und die zugehörigen Punkte. Die Abweichung wird bei der Termintreue in Tagen, bei der Mengentreue in Prozent gemessen.

Prosoft prüft die Zeilen aufsteigend nach der maximalen Abweichung; die erste Zeile, deren Grenze nicht überschritten ist, liefert die Punkte. Liegt die Abweichung über allen Zeilen, gibt es 0 Punkte. Ohne Abzugsstaffel gilt: keine Abweichung ergibt die vollen Punkte, jede Abweichung 0 Punkte.

Beispiel

Gruppe	Gewicht	Kriterium	Datenquelle und Staffel
Qualität	50 %	Materialqualität, 10 Punkte	Prüfmerkmal „Materialzeugnis"
Lieferung	30 %	Termintreue, 10 Punkte	0 Tage → 10 · bis 2 Tage → 7 · bis 5 Tage → 3 · darüber 0
		Mengentreue, 10 Punkte	0 % → 10 · bis 5 % → 7 · bis 10 % → 3 · darüber 0
Zusammenarbeit (subjektiv)	20 %	Kommunikation und Flexibilität, je 10 Punkte	manuell

Schwellwerte: Klasse A ab 85 %, Klasse B ab 70 %.

Änderungen an einem verwendeten Schema

Sobald ein Schema in einer Bewertung verwendet wird — auch in einer stornierten —, lassen sich seine Gruppen und Kriterien nicht mehr löschen und die Abzugsstaffeln nicht mehr ändern. Gewichte, maximale Punkte und Datenquellen bleiben änderbar; offene Entwürfe rechnen dann sofort mit den neuen Werten, festgeschriebene Bewertungen bleiben unberührt.

Über Archivieren wird ein Schema stillgelegt. Das geht erst, wenn alle Bewertungen mit diesem Schema storniert sind. Über Veröffentlichen wird es wieder verwendbar.

Wie Prosoft die Werte ermittelt

Grundlage sind alle Wareneingänge des Lieferanten, deren Lieferdatum im Bewertungszeitraum liegt. Ein Wareneingang zählt als eine Lieferung. Beim Anlegen einer Bewertung entstehen die Werte so:

Für jedes Kriterium mit Prüfmerkmal oder Systemkennzahl in einer objektiven Gruppe entsteht ein Wert je Wareneingang.
Für jedes Kriterium einer subjektiven Gruppe und jedes manuelle Kriterium entsteht ein Wert je Bewertung, vorbelegt mit 0 Punkten.

Termintreue

Die Abweichung ist die Zahl der Tage zwischen dem Lieferdatum und dem spätesten Wunschliefertermin der Bestellpositionen, die im Wareneingang geliefert wurden. Eine Lieferung vor dem Wunschliefertermin zählt als pünktlich. Fehlt der Wunschliefertermin, ist der Wert nicht bewertbar.

Mengentreue

Je Position des Wareneingangs wird die Abweichung zwischen bestellter und gelieferter Menge in Prozent der bestellten Menge ermittelt; maßgeblich ist der Durchschnitt über die Positionen. Zu viel und zu wenig geliefert wiegen gleich. Positionen ohne Bestellbezug werden übersprungen; bleibt keine Position übrig, ist der Wert nicht bewertbar.

Prüfmerkmal

Prosoft wertet die Prüfaufträge aus, die aus dem Wareneingang entstanden sind, und darin die Ergebnisse zum gewählten Prüfmerkmal. Sind alle Ergebnisse Bestanden, gibt es die vollen Punkte, sonst 0. Liegt kein Prüfergebnis vor, ist der Wert nicht bewertbar. Teilpunkte lassen sich nur über eine Korrektur des Werts vergeben.

Beispiel für einen Wareneingang

Im Schema aus dem obigen Beispiel kommt ein Wareneingang drei Tage nach dem Wunschliefertermin. Er hat zwei Positionen mit 4 % und 0 % Mengenabweichung, das Materialzeugnis ist bestanden.

Kriterium	Ermittlung	Punkte
Materialqualität	Prüfergebnis bestanden	10 von 10
Termintreue	3 Tage zu spät, Staffelzeile „bis 5 Tage"	3 von 10
Mengentreue	Durchschnitt (4 % + 0 %) ÷ 2 = 2 %, Staffelzeile „bis 5 %"	7 von 10

Für diesen Wareneingang erreicht die Gruppe Qualität 100 % und die Gruppe Lieferung 50 % (10 von 20 Punkten).

Wie Gesamtnote und Klasse entstehen

Zunächst ermittelt Prosoft je Gruppe einen Erfüllungsgrad. Werte, die als nicht bewertbar gekennzeichnet sind, zählen dabei nicht mit.

Objektive Gruppe: je Wareneingang erreichte Punkte geteilt durch mögliche Punkte, anschließend der Durchschnitt über alle Wareneingänge. Jede Lieferung zählt gleich viel.
Subjektive Gruppe: Summe der erreichten Punkte geteilt durch die Summe der möglichen Punkte.

Die Gesamtnote ist der mit den Gruppengewichten gewichtete Durchschnitt der Erfüllungsgrade. Hat eine Gruppe keinen bewertbaren Wert — etwa weil im Zeitraum kein Wareneingang liegt —, fällt sie heraus, und die Gesamtnote wird auf die Gewichte der übrigen Gruppen umgerechnet. Ein fehlender Datenpunkt drückt die Note so nicht.

Aus der Gesamtnote und den Schwellwerten des Schemas ergibt sich die Klasse: A ab dem Schwellwert A, B ab dem Schwellwert B, darunter C.

Gruppe	Erfüllungsgrad	Gewicht	Anteil
Qualität	82,50 %	50 %	41,25
Lieferung	75,00 %	30 %	22,50
Zusammenarbeit (17 von 20 Punkten, Flexibilität nicht bewertbar)	85,00 %	20 %	17,00
Gesamtnote			80,75 %

Mit den Schwellwerten 85 % und 70 % ist der Lieferant ein B-Lieferant.

Bewertung durchführen

Eine Bewertung durchläuft die Zustände Entwurf, Festgeschrieben und Storniert.

Anlegen

In Lieferantenbewertungen wird über Neu eine Bewertung angelegt:

Feld	Beschreibung
Lieferant	Der zu bewertende Lieferant
Bewertungsschema	Das Schema, nach dem bewertet wird; archivierte Schemas stehen nicht zur Auswahl
Bewertungszeitraum	Von–bis; maßgeblich für die Auswahl der Wareneingänge

Prosoft ermittelt die Werte sofort; die Bewertung steht danach im Entwurf. Bewertet wird je Lieferant einzeln.

Im Entwurf prüfen und korrigieren

Solange die Bewertung im Entwurf ist, zeigt die Liste eine vorläufige Gesamtnote und Klasse. Im Bereich Bewertungswerte stehen die Einzelwerte der markierten Bewertung mit erreichten und möglichen Punkten.

Über Wert korrigieren werden Punkte zwischen 0 und dem Maximum eingetragen oder der Wert als Nicht bewertbar gekennzeichnet. Der Wert gilt danach als manuell korrigiert.
Über Neu ermitteln zieht Prosoft die automatischen Werte erneut, etwa wenn inzwischen Wareneingänge oder Prüfergebnisse nachgetragen wurden. Manuell korrigierte Werte und die Werte subjektiver Gruppen bleiben dabei erhalten.

Wichtig: Manuelle und subjektive Kriterien starten mit 0 Punkten, nicht als nicht bewertbar. Vor dem Festschreiben sollten alle diese Werte eingetragen oder ausdrücklich als Nicht bewertbar gekennzeichnet werden — sonst drücken sie die Gesamtnote.

Festschreiben

Über Festschreiben werden Gesamtnote, Klasse und die Erfüllungsgrade der Gruppen dauerhaft gespeichert. Voraussetzung ist, dass das Schema mindestens eine Gruppe hat, die Gruppengewichte zusammen 100 % ergeben und beide Schwellwerte gesetzt sind.

Eine festgeschriebene Bewertung ist unveränderlich. Muss sie korrigiert werden, wird sie storniert und neu angelegt.

Stornieren

Über Stornieren wird eine Bewertung im Entwurf oder nach dem Festschreiben unwirksam; ein Stornogrund kann angegeben werden. Die Bewertung bleibt als storniert erhalten. Gelöscht werden Bewertungen nicht.

Was die Lieferantenbewertung nicht berücksichtigt

Reklamationen, Preise und das Einkaufsvolumen fließen nicht automatisch ein. Sollen sie zählen, werden sie als manuelles Kriterium in einer subjektiven Gruppe bewertet.
Die Termintreue misst gegen den Wunschliefertermin der Bestellposition.
Die Klasse wirkt nicht auf andere Bereiche: Sie sperrt keinen Lieferanten und ändert nichts an den Freigegebenen Lieferanten (ASL).