Bonussystem

Im Verbundgruppengeschäft wird ein Teil der Marge nicht am Beleg gewährt, sondern nachträglich — als Bonus auf den Umsatz einer ganzen Periode. Das Bonussystem bildet diesen Fall in zwei Modulen ab: Im Modul Bonusvereinbarungen wird festgelegt, wer wofür einen Bonus bekommt, im Modul Bonusabrechnungen wird er periodisch ausgerechnet und als Gutschrift ausgeschüttet. Beide finden sich im Tab Verkauf in der Gruppe Bonus.

Der Bonus unterscheidet sich damit grundlegend von Verkaufskonditionen und Preislisten: Die wirken sofort im Beleg, der Bonus rückwirkend über einen Zeitraum.

Begriffe

Die Vereinbarungen der Verbundgruppen bringen ein eigenes Vokabular mit. So wird es in Prosoft verwendet:

Begriff	Bedeutung
Bonusvereinbarung	Die abrechenbare Einheit mit genau einem Empfänger. Ein Vertragspapier kann mehrere Bonusvereinbarungen ergeben, wenn es in mehrere Richtungen ausschüttet.
Empfänger	Der Partner, der die Gutschrift erhält — oft der Verband, nicht der umsatztragende Kunde.
Teilnehmer	Die Kunden, deren Umsätze in die Bemessungsbasis eingehen.
Vergütungszeile	Ein Satz innerhalb der Vereinbarung, etwa „Jahresbonus" oder „Kooperationsausgleich". Eine Vereinbarung kann mehrere tragen, die nebeneinander gelten.
Hausbonus	Eine direkt mit einem einzelnen Kunden vereinbarte Vergütung — eine Bonusvereinbarung mit genau einem Teilnehmer, der zugleich Empfänger ist.

Bonusvereinbarung anlegen

Über den Befehl Neu wird im Modul Bonusvereinbarungen eine Vereinbarung angelegt. Die Nummer vergibt Prosoft beim Anlegen aus dem Nummernkreis der Belegart BV.

Feld	Beschreibung
Bezeichnung	Der Name der Vereinbarung. Pflicht.
Referenz	Das Kennzeichen, unter dem der Vertragspartner das Papier führt — etwa eine Vertragslieferantennummer. Optional.
Empfänger	Der Partner, der die Bonusgutschrift erhält. Muss kein Teilnehmer sein. Pflicht.
Laufzeit von	Beginn der Laufzeit. Umsätze davor zählen nicht in die Bemessungsbasis. Pflicht.
Laufzeit bis	Ende der Laufzeit. Leer heißt unbefristet.
Abrechnungsrhythmus	Monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich. Bestimmt die Länge einer Abrechnungsperiode. Pflicht.
Bemessungsbasis	Netto oder brutto — ob auf den Nettobetrag der Rechnungsposition oder auf netto plus Steuerbetrag gerechnet wird. Pflicht.
Währung	Die Vertragswährung. Pflicht.

Wichtig: Nur Rechnungen in der Vertragswährung gehen in die Bemessungsbasis ein. Rechnungen in anderen Währungen werden übersprungen und an der Abrechnung als Anzahl ausgewiesen.

Über Details öffnet sich die Vereinbarung mit den Reitern Allgemein, Teilnehmer, Vergütungszeilen, Abrechnungen, Dokumente und Aufgaben. Das Vertragspapier selbst wird nicht erfasst — es gehört als Dokument in den gleichnamigen Reiter.

Über Duplizieren entsteht eine Kopie mitsamt Teilnehmern und Vergütungszeilen. Das ist der übliche Weg, wenn eine Vereinbarung für die nächste Laufzeit fortgeschrieben wird.

Teilnehmer

Im Reiter Teilnehmer stehen die Kunden, deren Umsätze zählen. Über Teilnehmer aufnehmen wird ein Kunde mit einem eigenen Zeitraum erfasst; über Zeitraum bearbeiten lässt sich der Zeitraum später anpassen.

Feld	Beschreibung
Kunde	Der Teilnehmer. Pflicht.
Teilnahme von	Beginn der Teilnahme. Pflicht.
Teilnahme bis	Ende der Teilnahme. Leer heißt bis zum Ende der Laufzeit.

Ein Teilnehmer, der nur für einen Teil der Periode eingetragen ist, geht auch nur mit den Umsätzen dieses Teilzeitraums ein. Derselbe Kunde darf in der Vereinbarung nicht zweimal mit überschneidenden Zeiträumen stehen — sein Umsatz zählte sonst doppelt.

Die Teilnehmerliste bleibt änderbar, auch wenn bereits abgerechnet wurde: Mitglieder treten unterjährig ein und aus, und ein rückwirkender Austritt muss nachtragbar bleiben.

Derselbe Kunde kann in mehreren Bonusvereinbarungen Teilnehmer sein — etwa unter einem Hausbonus und zugleich unter der Vereinbarung seines Verbands. Die Vereinbarungen rechnen unabhängig voneinander auf denselben Umsatz.

Vergütungszeilen

Im Reiter Vergütungszeilen stehen die Sätze der Vereinbarung. Über Vergütungszeile anlegen entsteht eine neue Zeile.

Feld	Beschreibung
Bezeichnung	Der Name der Zeile, etwa „Jahresbonus". Pflicht.
Staffelbasis	Woran gemessen wird, welche Staffelstufe erreicht ist: Umsatz, Menge oder Gewicht. Pflicht.
Berechnungsart	Wie aus dem Satz ein Betrag wird: Prozentsatz, Betrag je Einheit oder Fixbetrag. Pflicht.
Einheit der Staffelbasis	Nur bei der Staffelbasis Gewicht — der Schwellenwert gilt dann in dieser Einheit, etwa in Tonnen. Bei Umsatz und Menge wird immer mit dem Faktor 1 gerechnet.

Wichtig: Staffelbasis und Berechnungsart lassen sich nach dem Anlegen nicht mehr ändern — sie bestimmen die Kennlinie der Zeile. Passt die Kombination nicht mehr, wird die Zeile archiviert und eine neue angelegt. Die Kombination Berechnungsart „Betrag je Einheit" mit Staffelbasis Umsatz ist nicht rechenbar und wird schon beim Anlegen abgewiesen.

Über Details öffnet sich die Vergütungszeile mit den Reitern Allgemein, Warenbereiche und Staffelstufen.

Warenbereiche

Der Warenbereich grenzt ein, welche Umsätze in diese Vergütungszeile einfließen. Über Warenbereich anlegen wird genau eine Angabe erfasst — Warengruppe, Produktgruppe, Artikelgruppe oder einzelner Artikel. Sind mehrere Warenbereiche hinterlegt, zählt ein Artikel, sobald einer davon passt. Ohne Warenbereich zählt der gesamte Umsatz des Teilnehmers.

Über den Befehl Ausschlüsse öffnet sich die Gegenliste. Ein Ausschluss nimmt einen Teilbereich wieder heraus und wirkt über alle Warenbereiche der Vergütungszeile hinweg — er schlägt jeden Einschluss. So lässt sich etwa „alle Produktgruppen der Vereinbarung, aber keine Artikel der Gruppe Kupfer" abbilden, ohne die Einschlüsse aufzuteilen.

Dieselbe Angabe kann nicht zweimal eingeschlossen oder zweimal ausgeschlossen und auch nicht gleichzeitig ein- und ausgeschlossen werden.

Welcher Warengruppe, Produktgruppe oder Artikelgruppe ein Artikel angehört, wird zum Zeitpunkt der Abrechnung am Artikel abgelesen. Wird ein Artikel später umgruppiert, fällt eine erneut erstellte Abrechnung für denselben Zeitraum anders aus; bereits erstellte Abrechnungen bleiben davon unberührt.

Staffelstufen

Im Reiter Staffelstufen wird hinterlegt, ab welchem Wert welcher Satz gilt.

Feld	Beschreibung
Schwellenwert ab	Wert der Staffelbasis, ab dem dieser Satz gilt. 0 heißt ab dem ersten Umsatz. Pflicht.
Satz	Prozentsatz, Betrag je Einheit oder Fixbetrag — je nach Berechnungsart der Zeile. Pflicht.

Der Schwellenwert ist eine „ab"-Schwelle, und die erreichte Stufe gilt für den gesamten Abrechnungszeitraum, nicht nur für den Teil oberhalb der Schwelle. Eine Zeile ohne Staffel hat genau eine Stufe mit dem Schwellenwert 0. Derselbe Schwellenwert darf in einer Zeile nicht zweimal vorkommen — der geltende Satz wäre sonst mehrdeutig.

Maßgeblich für die erreichte Stufe ist die Summe über alle Teilnehmer der Vereinbarung. Ausgewiesen werden Bemessungsbasis und Betrag anschließend je Teilnehmer.

Abrechnung erstellen

Eine Abrechnung entsteht über den Befehl Abrechnung erstellen — entweder in der Liste der Bonusvereinbarungen oder im Modul Bonusabrechnungen. Die Nummer kommt aus dem Nummernkreis der Belegart BA.

Feld	Beschreibung
Bonusvereinbarung	Die abzurechnende Vereinbarung. Pflicht.
Stichtag	Der Tag, bis zu dem gerechnet wird. Pflicht.
Abrechnungsart	Teilabrechnung oder Endabrechnung. Pflicht.

Aus Stichtag und Abrechnungsrhythmus ergibt sich die Abrechnungsperiode: Bei jährlichem Rhythmus beginnt sie am 1. Januar, bei halbjährlichem am 1. Januar oder 1. Juli, und so fort. Beginnt oder endet die Laufzeit mitten in der Periode, wird sie auf die Laufzeit beschnitten.

Gerechnet wird kumulativ vom Beginn der Periode bis zum Stichtag. Eine Teilabrechnung zum 30.06. sieht also nur den Umsatz des ersten Halbjahres, die spätere Endabrechnung den des ganzen Jahres.

Grundlage sind die fakturierten Rechnungen der Teilnehmer, abgegrenzt nach Rechnungsdatum. Menge, Nettobetrag, Steuerbetrag und Nettogewicht kommen unverändert aus der Rechnungsposition — auch das Vorzeichen, sodass Gutschriften und Stornorechnungen die Bemessungsbasis mindern. Positionen ohne Artikel — etwa Fracht, Zuschläge oder Textpositionen mit Betrag — bleiben außen vor, weil sich die Vereinbarungen auf den Warenumsatz beziehen.

Eine Abrechnung wird abgewiesen, wenn die Vereinbarung archiviert ist, wenn der Stichtag vor dem Laufzeitbeginn liegt, wenn die Periode vollständig nach dem Laufzeitende liegt, wenn Teilnehmer oder Vergütungszeilen fehlen oder wenn zu derselben Vereinbarung bereits eine offene Abrechnung existiert.

Wichtig: Sobald für eine Periode eine Abrechnung existiert, sind die Vergütungszeilen der Vereinbarung für diese Periode gesperrt — samt Warenbereichen, Ausschlüssen und Staffelstufen. Weil kumulativ gerechnet wird, würde ein nachträglich geänderter Satz sonst rückwirkend auf bereits ausgeschüttete Beträge wirken. Gesperrt sind außerdem die Felder der Vereinbarung, die in die Berechnung eingehen: Empfänger, Laufzeit, Abrechnungsrhythmus, Bemessungsbasis und Währung. Bezeichnung und Referenz bleiben änderbar. Änderungen an den Sätzen gelten ab der nächsten Periode oder erfordern eine neue Vereinbarung.

Abrechnung prüfen

Über Details öffnet sich die Abrechnung. Der Reiter Allgemein zeigt Abrechnungsart, Stichtag, Periode und die drei Beträge:

Feld	Bedeutung
Bonusanspruch kumuliert	Der gesamte Anspruch vom Periodenbeginn bis zum Stichtag.
Bereits abgerechnet	Was in derselben Periode bereits gutgeschrieben wurde.
Auszahlungsbetrag	Die Differenz — der Betrag, der als Gutschrift ausgeschüttet wird.

Der Reiter Abrechnungszeilen führt je Teilnehmer und Vergütungszeile eine Zeile mit Bemessungsbasis, Staffelwert, erreichter Staffelstufe, Satz und Bonusbetrag. Klappt man eine Zeile auf, erscheinen die einzelnen Rechnungspositionen, die in ihre Bemessungsbasis eingegangen sind — samt ihren Warengruppen und dem Bemessungswert. Damit ist jeder Betrag bis auf die Rechnungsposition nachvollziehbar; die Zeilen eignen sich auch als Nachweis für die Umsatzmitteilung an den Verband.

Die Zeilen werden mit der Abrechnung festgeschrieben und nicht bei jedem Öffnen neu gerechnet, damit der Nachweis dauerhaft zur erzeugten Gutschrift passt.

Erreicht eine spätere Abrechnung eine höhere Staffelstufe, gilt der höhere Satz für den gesamten bisherigen Zeitraum. Da das bereits Ausgeschüttete abgezogen wird, kommt nur die Differenz zur Auszahlung.

Ist die Differenz negativ — etwa weil im zweiten Halbjahr mehr gutgeschrieben als gekauft wurde —, entsteht keine Gutschrift. Der Betrag bleibt stehen und wird bei der nächsten Abrechnung derselben Vereinbarung gegengerechnet.

Gutschrift erzeugen

Ist die Abrechnung geprüft, entsteht über Gutschrift erzeugen die Gutschrift an den Empfänger — eine Rechnung der Belegart GS. Sie trägt je Teilnehmer und Steuersatz eine Position mit dem passenden Bonusverrechnungsartikel; wurde in derselben Periode schon ausgeschüttet, tragen zusätzliche Positionen den bereits abgerechneten Betrag gegen. Der Belegbetrag entspricht damit genau dem Auszahlungsbetrag. Über die Spalte Gutschrift in der Abrechnungsliste lässt sich der Beleg direkt öffnen.

Die Gutschrift wird sofort festgeschrieben und erscheint deshalb nicht in der Rechnungsverarbeitung. Druck und Versand laufen über den Nachdruck aus dem Modul Rechnungen. Ein elektronischer Versand an den Empfänger entsteht nicht.

Abgewiesen wird die Erzeugung, wenn die Abrechnung verworfen oder bereits gutgeschrieben ist, wenn der Auszahlungsbetrag nicht positiv ist, wenn die Buchungsperiode zum Rechnungsdatum geschlossen ist, wenn am Empfänger Werk, Zahlungsbedingung, Liefer- oder Rechnungsadresse fehlen oder wenn für einen vorkommenden Steuersatz kein Bonusverrechnungsartikel angelegt ist.

Wichtig: Nach der Gutschrifterzeugung ist die Abrechnung abgeschlossen und nicht mehr veränderbar.

Verwerfen

Eine noch nicht gutgeschriebene Abrechnung wird über Verwerfen aus dem Weg geräumt und kann anschließend neu erstellt werden — etwa, wenn eine Rechnung nachgetragen oder ein Teilnehmerzeitraum korrigiert wurde. Eine bereits gutgeschriebene Abrechnung lässt sich nicht mehr verwerfen; hier ist die Gutschrift über die normale Rechnungsstornierung zurückzunehmen. Danach gilt der Betrag nicht mehr als ausgeschüttet und wird in der nächsten Abrechnung nicht mehr abgezogen.

Vereinbarung beenden

Eine Bonusvereinbarung wird über ihr Enddatum beendet — eine eigene Abbruchaktion gibt es nicht. Nach dem Enddatum lässt sich für Zeiträume danach keine Abrechnung mehr erstellen; bereits erstellte Abrechnungen und Gutschriften bleiben unverändert erhalten.

Vereinbarungen werden nicht gelöscht, sondern über Archivieren aus der laufenden Arbeit genommen und über Veröffentlichen wieder zurückgeholt.

Status

Der Status einer Abrechnung ergibt sich aus einer Handlung und ist nicht von Hand pflegbar.

Status	Bedeutung
Offen	Die Abrechnung ist erstellt und kann geprüft werden. Sie lässt sich gutschreiben oder verwerfen.
Gutgeschrieben	Die Gutschrift ist erzeugt. Die Abrechnung ist abgeschlossen.