Meine Aufgaben
Meine Aufgaben ist die persönliche Aufgabenliste jedes Benutzers. Sie zeigt alle Aufgaben, die dem angemeldeten Benutzer zugewiesen sind oder die er selbst angelegt hat — unabhängig davon, an welchem Beleg oder Stammdatensatz sie erfasst wurden. Aufgaben anderer Benutzer erscheinen hier nicht.
Die Ansicht öffnet sich über das Benutzer-Menü: im Desktop-Client über das Profil oben rechts, im ERP-Web über das Kürzel des Benutzers in der Kopfleiste. Ein Modulrecht ist dafür nicht nötig.
Die Liste
Beim Öffnen ist der Filter Offene Aufgaben gesetzt: Angezeigt werden nur Aufgaben ohne Abschlussdatum. Wird der Filter entfernt, erscheinen auch die erledigten Aufgaben. Im ERP-Web lässt er sich danach unter Weitere Filter im Abschnitt Vorgaben wieder einschalten; im Desktop-Client und beim nächsten Öffnen der Ansicht ist er ohnehin wieder gesetzt.
Die Liste zeigt je Aufgabe Titel, Beschreibung, Referenz-Typ, Referenz, Privat, Zugewiesen an, Erstellt am, Fällig am, Erinnern ab und Abgeschlossen am.
Bei offenen Aufgaben ist Fällig am farblich hervorgehoben: rot und fett, sobald der Fälligkeitszeitpunkt überschritten ist, grün und fett, wenn die Aufgabe heute noch fällig wird. Ein Fälligkeitsdatum ohne Uhrzeit gilt ab Mitternacht des Tages als überschritten.
Ist eine Aufgabe an einem Beleg oder Stammdatensatz erfasst, steht dessen Art unter Referenz-Typ und dessen Nummer unter Referenz. Ein Klick auf die Referenz öffnet den Datensatz. Im ERP-Web ist die Referenz nur dann ein Verweis, wenn es den Datensatz dort bereits als eigene Ansicht gibt — sonst steht sie als Text da.
Aufgaben anlegen
Über Hinzufügen wird eine neue Aufgabe erfasst. Es öffnet sich derselbe Dialog wie im Reiter Aufgaben an einem Beleg:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Zugewiesen an | Der Benutzer, der die Aufgabe erledigen soll. Auswählbar sind nur Benutzer, denen ein Mitarbeiter zugeordnet ist. Vorbelegt mit dem angemeldeten Benutzer. Pflichtfeld. |
| Titel | Kurze Überschrift der Aufgabe (max. 100 Zeichen). Pflichtfeld. |
| Beschreibung | Ausführlicher Text zur Aufgabe. |
| Fällig am | Der Zeitpunkt, zu dem die Aufgabe erledigt sein soll. |
| Erinnern ab | Ab diesem Zeitpunkt wird an die Aufgabe erinnert. |
| Privat | Die Aufgabe ist nur für ihren Ersteller bestimmt. |
Wer einer anderen Person eine Aufgabe zuweist, benachrichtigt sie damit: Die Aufgabe erscheint in ihrer Liste, und sie erhält eine Benachrichtigung.
Wichtig: Eine private Aufgabe darf nur ihrem Ersteller zugewiesen sein. Wird sie einem anderen Benutzer zugewiesen, erscheint die Meldung „Private Aufgaben dürfen nur ihrem Besitzer zugewiesen sein." und die Aufgabe wird nicht gespeichert.
Aufgaben erledigen
Als erledigt markieren setzt das Abschlussdatum auf den aktuellen Zeitpunkt; Als unerledigt markieren öffnet eine erledigte Aufgabe wieder. Beide Vorgänge laufen ohne Rückfrage, weil sie sich mit einem Klick umkehren lassen. Die übrigen Abonnenten der Aufgabe werden jeweils benachrichtigt.
Unter dem Filter Offene Aufgaben verschwindet eine erledigte Aufgabe sofort aus der Liste.
Aufgaben lassen sich nicht löschen — erledigte Aufgaben bleiben mit ihrem Abschlussdatum erhalten.
Aufgaben bearbeiten
Im Desktop-Client wird die gewählte Aufgabe im Bereich unterhalb der Liste bearbeitet. Im ERP-Web öffnet Bearbeiten eine eigene Detailansicht. Ihre Kopfkarte zeigt die Nummer der Aufgabe, ihren Zustand (Offen oder Erledigt) und die Referenz. Darunter liegen zwei Reiter:
- Allgemein mit den Bereichen Basisdaten (Titel, Beschreibung), Fälligkeit (Fällig am, Erinnern ab) und Sichtbarkeit (Zugewiesen an, Privat).
- Dokumente für Dateien zur Aufgabe, wie an jedem anderen Datensatz.
Änderungen werden mit Speichern übernommen und sind sofort auch im Desktop-Client sichtbar. Wird dabei Zugewiesen an geändert, erhält der neue Benutzer die Aufgabe samt Benachrichtigung; der bisherige wird nicht mehr über sie benachrichtigt. Eine erledigte Aufgabe lässt sich nicht neu zuweisen — dazu muss sie zuerst wieder geöffnet werden.
Im ERP-Web benachrichtigt jedes Speichern die Abonnenten der Aufgabe, dass sie geändert wurde.
Wichtig: Werden Fällig am oder Erinnern ab nach einer bereits erfolgten Erinnerung verschoben, wird nicht erneut erinnert.