Checklisten-Vorlagen
Eine Checklisten-Vorlage legt fest, welche Prüfpunkte eine Checkliste enthält, wie sie in Sektionen gegliedert sind und welche Antwort zu jedem Prüfpunkt erwartet wird. Aus der Vorlage entstehen die Checklisten, die im Freigabeprozess von Belegen ausgefüllt werden. Die Vorlagen werden im Modul Checklisten-Vorlagen gepflegt; das Ausfüllen der Checklisten selbst ist hier nicht beschrieben.
Aufruf
Das Modul liegt unter Qualität → Checklisten → Checklisten-Vorlagen. Es läuft im Web-Zugang und wird im Windows-Client im selben Menüeintrag eingebettet angezeigt — ohne erneute Anmeldung. Im Windows-Client öffnet jede Vorlage in einem eigenen Tab; die Liste bleibt in ihrem Tab stehen und zeigt beim Zurückwechseln den aktuellen Stand.
Zugriffsrecht
Für das Modul wird das Modulrecht Checklisten-Vorlagen benötigt, auch beim direkten Aufruf im Web-Zugang. Ohne Recht zeigt das Modul die Meldung „Für dieses Modul fehlt die Berechtigung „Checklisten-Vorlagen“.“ Mit reinem Leserecht lassen sich Vorlagen öffnen und leere Formulare drucken; Anlegen, Speichern, Archivieren und alle übrigen Änderungen sind gesperrt.
Liste
Die Liste zeigt je Vorlage die Nummer, die Bezeichnung, die aktive Revision und den Status (Aktiv oder Archiviert).
Eine neue Vorlage entsteht über Neu. Im Dialog werden Nummer und Bezeichnung erfasst; beide müssen eindeutig sein. Die Nummer lässt sich danach nicht mehr ändern. Nach dem Anlegen öffnet sich die Vorlage mit der Revision 1 und einer leeren Struktur.
Über Bearbeiten öffnet sich eine bestehende Vorlage. Archivieren nimmt eine Vorlage aus dem Gebrauch; das geht nur, solange keine offene Checkliste auf ihr beruht. Eine archivierte Vorlage wird über Veröffentlichen wieder aktiv.
Vorlage bearbeiten
Im Kopf der Vorlage stehen Nummer und aktive Revision, rechts daneben die Schaltfläche Leeres Formular drucken. Die Angaben verteilen sich auf drei Reiter. Änderungen an den Reitern Allgemein und Struktur werden erst mit Speichern übernommen; Abbrechen verwirft sie.
Allgemein
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Bezeichnung | Name der Vorlage, eindeutig über alle Vorlagen. |
| Beschreibung | Interne Erläuterung zur Vorlage. |
| Einleitungstext | Text, der der Checkliste vorangestellt wird. |
| Gesamtunterschrift erforderlich | Die ausgefüllte Checkliste muss am Ende als Ganzes unterschrieben werden. |
Struktur
Der Reiter zeigt links den Aufbau der Vorlage als Baum, rechts die Eigenschaften des gewählten Eintrags. Die Struktur hat genau zwei Ebenen: Sektionen und darunter Prüfpunkte. Die Einträge sind nummeriert, ein Prüfpunkt trägt die Nummer seiner Sektion und seine Position darin, etwa „2.3“.
Sektion hinzufügen hängt eine neue Sektion am Ende an. Prüfpunkt hinzufügen hängt einen neuen Prüfpunkt am Ende der gewählten Sektion an — oder der Sektion des gewählten Prüfpunkts. Entfernen löscht den gewählten Eintrag; eine Sektion verschwindet dabei mit allen ihren Prüfpunkten.
Eine Sektion hat eine Bezeichnung und kann Unterschrift erforderlich tragen; dann wird sie beim Ausfüllen eigens abgezeichnet.
Ein Prüfpunkt hat diese Eigenschaften:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Bezeichnung | Die Frage oder Anweisung, die beim Ausfüllen erscheint. |
| Antworttyp | Text, Zahl mit Einheit, Datum, Ja/Nein, Einfachauswahl, Dateianhang oder Tabelle. Ein neuer Prüfpunkt beginnt mit Text. |
| Pflichtfeld | Der Prüfpunkt muss beantwortet werden. |
| Normverweis | Optionaler Verweis auf die Norm oder Vorschrift, aus der der Prüfpunkt stammt. |
| Einheit | Nur bei Zahl mit Einheit: die Maßeinheit des Werts. |
| Optionen | Nur bei Einfachauswahl: die Antworten, aus denen eine gewählt wird. Mindestens eine ist nötig. |
| Tabellenspalten | Nur bei Tabelle: je Spalte eine Überschrift und ein Spaltentyp (Text, Zahl oder Ja/Nein). Mindestens eine ist nötig. |
Vor dem Speichern prüft die Vorlage, ob jede Sektion und jeder Prüfpunkt eine Bezeichnung hat und ob Einfachauswahl und Tabelle ihre Optionen bzw. Spalten haben. Fehlt etwas, nennt die Meldung die betroffene Position, und es wird nichts gespeichert.
Anhängen bei Freigabe für
Hier wird festgelegt, an welche Belegarten die Vorlage gebunden ist. Wird für einen Beleg einer angehakten Belegart Freigabe anfordern ausgeführt, entsteht aus der Vorlage automatisch eine Checkliste am Freigabeprozess. Sie hält die Freigabe nicht auf. Archivierte Vorlagen werden dabei nicht berücksichtigt.
Ein Häkchen wirkt sofort, ohne Speichern — auch dann, wenn die Struktur gesperrt ist.
Sektionen und Prüfpunkte verschieben
Einträge im Strukturbaum lassen sich mit der Maus an eine andere Stelle ziehen. Während des Ziehens zeigt eine Linie, wo der Eintrag landen würde.
- Ein Prüfpunkt lässt sich an jede Position jeder Sektion ziehen, also auch in eine andere Sektion. Er nimmt alle Angaben mit, einschließlich Optionen und Tabellenspalten.
- Eine Sektion lässt sich an jede Position unter den Sektionen ziehen. Ihre Prüfpunkte wandern mit.
- Eine Sektion lässt sich nicht in eine andere Sektion ablegen, ein Prüfpunkt nicht außerhalb einer Sektion.
Alternativ verschieben Nach oben und Nach unten den gewählten Eintrag um eine Position — eine Sektion unter den Sektionen, einen Prüfpunkt innerhalb seiner Sektion. Der Wechsel in eine andere Sektion geht nur durch Ziehen.
Verschiebungen werden wie alle Änderungen erst mit Speichern wirksam.
Revisionen und Sperre
Jede Vorlage hat eine aktive Revision; ihre Nummer steht im Kopf und in der Liste. Neue Checklisten entstehen immer aus der aktiven Revision.
Sobald eine Checkliste auf der aktiven Revision beruht, ist diese Revision in Verwendung. Damit bereits ausgefüllte Checklisten zu ihrer Vorlage passen, ist die Vorlage dann schreibgeschützt: Im Kopf steht der Hinweis „Diese Vorlage ist in Verwendung und daher schreibgeschützt.“, die Felder sind gesperrt, und im Strukturbaum lässt sich nichts hinzufügen, entfernen oder verschieben.
Um die Vorlage weiter zu ändern, wird über Neue Revision anlegen im Kopf eine neue Revision erzeugt. Sie übernimmt die Struktur der bisherigen und ist sofort die aktive; die Vorlage ist wieder bearbeitbar. Bestehende Checklisten behalten ihre ursprüngliche Revision. Eine archivierte Vorlage kann nicht revidiert werden.
Leeres Formular drucken
Leeres Formular drucken erzeugt die aktive Revision der Vorlage als leeres Formular zum Ausfüllen von Hand. Es öffnet sich in der Belegvorschau und lässt sich dort herunterladen oder drucken. Das leere Formular ist auch mit reinem Leserecht und bei gesperrter Vorlage verfügbar.