Belegarten
Die Belegart unterscheidet Vorgänge innerhalb desselben Moduls: Ein Normalauftrag, ein Streckenauftrag und ein Musterauftrag sind alle Aufträge, laufen fachlich aber unterschiedlich. Gepflegt werden sie im Modul Belegarten unter Einstellungen → Belege.
Jede Belegart gehört zu genau einer Belegklasse — Auftrag, Bestellung, Lieferschein und so fort. Beim Anlegen eines Belegs werden deshalb nur die Belegarten der jeweiligen Klasse zur Auswahl gestellt.
Angaben je Belegart
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Belegart | Kurzes Kürzel, unter dem die Belegart überall referenziert wird (z. B. „AB", „SAB") |
| Bezeichnung | Klartext, der in den Auswahllisten erscheint |
| Nummernkreisgruppe | Aus dieser Gruppe zieht Prosoft die Nummer eines neuen Belegs dieser Belegart — siehe Nummernschemata |
| Dok.-Klasse | Ordnet die Belegart einem Bereich zu (2 = Auftrag, 8 = Bestellung) |
| Folgebeleg | Belegart, die für den nächsten Beleg in der Kette vorgeschlagen wird — bleibt sie leer, gilt die Standardbelegart des Folgemoduls |
| Nicht Fakturieren? | Belege dieser Belegart werden nicht fakturiert. Beim Anlegen eines Auftrags wandert das Kennzeichen in den Auftrag mit |
| Nicht buchen? | Beim Buchen eines Belegs dieser Belegart entstehen keine Lagerbewegungen |
| E-Mail Vorlage, E-Mail Absender | Vorbelegung für den E-Mail-Versand von Belegen dieser Belegart — siehe E-Mail-Vorlagen |
Wichtig: Die Nummer eines neuen Belegs richtet sich immer nach der Nummernkreisgruppe der gewählten Belegart. Wer eine eigene Belegart mit eigener Nummernfolge führen möchte, hinterlegt ihr dort eine eigene Gruppe; ohne eigene Gruppe läuft sie in der Nummernfolge der Gruppe mit, die dort eingetragen ist.
Standardbelegart neuer Aufträge
Welche Belegart beim Anlegen eines Auftrags vorgeschlagen wird, ist mandantenweit einstellbar unter Einstellungen → Systemkonfiguration → Reiter Verkauf → Karte Aufträge → Standardbelegart neuer Aufträge. Wer überwiegend eine andere Art als den Normalauftrag verkauft, spart damit den Handgriff bei jeder Anlage.
Die Einstellung ist eine reine Vorbelegung: Im Anlagedialog und später im Kopfformular des Auftrags bleibt die Belegart frei änderbar. Zur Auswahl stehen dort nur Belegarten der Klasse Auftrag.
Das Feld ist ein Pflichtfeld und lässt sich nicht leeren — eine Standardbelegart muss es immer geben. Bei bestehenden Installationen ist es mit dem Normalauftrag vorbelegt; wer nichts umstellt, merkt von der Einstellung nichts.
Zusammenspiel mit dem Kennzeichen Nicht Fakturieren
Trägt die eingestellte Standardbelegart das Kennzeichen Nicht Fakturieren?, entsteht jeder neue Auftrag mit gesetztem Kennzeichen — er wird also nicht fakturiert, solange die Belegart im Auftrag nicht gewechselt wird. Das ist bei der Wahl der Standardbelegart zu bedenken.
Belegarten aus der Auswahl nehmen
Nicht mehr benötigte Belegarten werden archiviert, nicht gelöscht. Eine archivierte Belegart wird in keiner Auswahlliste mehr angeboten und lässt sich an keinem neuen Beleg mehr verwenden.
Bestehende Belege bleiben davon unberührt: Ein Auftrag, der eine inzwischen archivierte Belegart trägt, bleibt unverändert lesbar und zeigt sie in seinem Kopfformular weiterhin an. Auch in den Filtern der Übersichten bleibt sie wählbar — sonst wären genau die Altbelege nicht mehr auffindbar, die sie tragen.
Archivierte Belegarten sind über den Anzeigestatus in der Suchleiste wieder einblendbar und über Veröffentlichen an der Zeile jederzeit zurückholbar. Ein Löschen gibt es bewusst nicht: Belegarten hängen an Bestandsbelegen, und ein gelöschtes Kürzel würde deren Herkunft unlesbar machen.
Belegarten, die sich nicht archivieren lassen
Einige Belegarten bucht Prosoft im Hintergrund unbedingt — etwa bei der Anlage eines Partners, beim automatischen Rechnungslauf oder beim Stornieren einer Rechnung. Fehlen sie, bliebe der jeweilige Vorgang für alle Anwender stehen. Sie sind deshalb dauerhaft geschützt:
| Belegart | Warum geschützt |
|---|---|
| PRT | wird bei jeder Partneranlage gebucht |
| PROJ | wird bei jeder Projektanlage gebucht |
| AB | Rückfallebene der Auftragsanlage, wenn keine Belegart übergeben wird |
| LS | Rückfallebene der Lieferscheinerzeugung, wenn die Auftrags-Belegart keinen Folgebeleg trägt |
| WA | wird von allen Warenausgangs-Pfaden gebucht |
| RG | wird vom unbeaufsichtigten Abo-Rechnungslauf gebucht |
| SR | ohne sie ist keine Ausgangsrechnung mehr stornierbar |
Der Vorgang Archivieren wird an diesen Zeilen als gesperrt angezeigt und nennt den Grund. Alle übrigen Belegarten sind archivierbar — auch die vom System ausgelieferten. Ein Mandant, der kein Anfragewesen führt, darf die zugehörige Belegart aus seinen Listen nehmen.
Zusätzlich gesperrt ist die Belegart, die gerade als Standardbelegart neuer Aufträge eingestellt ist. Um sie zu archivieren, wird zuerst die Systemkonfiguration auf eine andere Belegart umgestellt.