Abteilungskalender

Der Abteilungskalender zeigt für eine Abteilung, wer an welchen Tagen abwesend ist — genehmigt und beantragt — und an welchen Tagen die Besetzung nicht trägt. Er blickt ausschließlich nach vorn und beantwortet damit die Frage, die vor jedem Urlaubsantrag steht: Ist in meiner Wunschwoche schon jemand weg?

Verwalten

Der Abteilungskalender wird im Modul Personal → Abteilungskalender aufgerufen. Sichtbar ist der Menüeintrag für alle Benutzergruppen, denen das Modulrecht erteilt wurde; die Vergabe erfolgt in den Einstellungen unter Sicherheit.

Aufbau

Der Kalender zeigt eine Kreuztabelle: je Zeile ein Mitarbeiter der gewählten Abteilung, je Spalte ein Kalendertag. Das Fenster umfasst vier Wochen und beginnt am Montag der laufenden Woche. Über die Pfeile lässt sich wochenweise nach vorn blättern, längstens bis zum Ende des Folgejahres. Ein Blick zurück ist nicht vorgesehen.

Arbeitsfreie Tage sind gedämpft dargestellt. Als arbeitsfrei gilt ein Tag, an dem der Mitarbeiter nach seinem Arbeitszeitmodell nicht arbeitet — Wochenenden und Feiertage ebenso wie der freie Tag einer Teilzeitkraft.

Unter der Mitarbeiterliste steht je Tag der Besetzungsbefund: für jede Vorgabe der Abteilung, wie viele Mitarbeiter benötigt werden und wie viele an diesem Tag verfügbar sind. Tage, an denen die Vorgabe nicht getragen wird, sind hervorgehoben. Wie die Vorgaben gepflegt werden, steht unter Abteilungen.

Abteilung wählen

Über die Auswahl in der Kopfzeile lässt sich jede nicht archivierte Abteilung aufrufen — auch eine, der man weder angehört noch die man verantwortet. Vorbelegt ist die eigene Abteilung. Die Frage „ist an dem Tag jemand da?" wird über Abteilungsgrenzen hinweg gestellt: Die Montage wartet auf die Fertigung, der Einkauf auf die Buchhaltung.

Was dabei sichtbar ist, hängt von der Rolle ab, nicht von der Auswahl:

Betrachter	Sichtbar
Eigene Zeile	Abwesenheitsart und Urlaubsfreigabetyp im Klartext
Abteilungsleiter und Stellvertreter	Abwesenheitsart und Urlaubsfreigabetyp aller Mitarbeiter ihrer Abteilung
Zuständiger Urlaubsfreigeber	Angaben zu dem Antrag, über den er entscheidet
Alle übrigen	Nur, dass jemand abwesend ist, und zu welchem Anteil des Tages

Zellen lesen

Eine belegte Zelle zeigt den Zustand der Abwesenheit:

Darstellung	Bedeutung
Farbig gefüllt	Genehmigte Abwesenheit
Schraffiert	Beantragt, noch nicht entschieden
Halbe Höhe	Halbtägige Abwesenheit

Abgelehnte und zurückgezogene Anträge erscheinen nicht — sie sind keine geplante Abwesenheit.

Urlaub beantragen

Ein Zeitraum wird durch Ziehen über die Tage einer Zeile markiert. Danach erscheint die Schaltfläche Urlaub beantragen; im folgenden Fenster ist der Urlaubsfreigabetyp anzugeben.

Markierbar ist nur, wofür der Angemeldete beantragen darf: die eigene Zeile und — für Abteilungsleiter und Stellvertreter — jede Zeile der von ihnen verantworteten Abteilung. Tage vor dem heutigen sind nicht markierbar.

Ein Antrag für einen Mitarbeiter zählt auf diesen Mitarbeiter, auch wenn der Abteilungsleiter ihn gestellt hat. Wichtig: Zurückziehen kann den Antrag deshalb nur der Mitarbeiter selbst, nicht der Leiter.

Urlaub genehmigen und ablehnen

Liegt auf einer Zelle ein offener Antrag, über den der Angemeldete entscheiden darf, bietet sie Genehmigen und Ablehnen an. Vor der Entscheidung zeigt die Ansicht Mitarbeiter, Zeitraum und Urlaubsfreigabetyp.

Beim Genehmigen ist die Abwesenheitsart anzugeben, beim Ablehnen eine Begründung. Entscheiden darf nur, wer im Urlaubsfreigabeverfahren des Mitarbeiters als Freigeber eingetragen ist — Abteilungsleitung und Urlaubsfreigabe sind in prosoft verschiedene Rollen. Führt das Verfahren mehrere Stufen, bleibt der Antrag nach der Genehmigung einer Zwischenstufe weiterhin beantragt; erst mit der letzten Stufe werden die Abwesenheiten gebucht. Das Verfahren selbst ist unter Abwesenheiten beschrieben.

Aufruf im Browser

Der Abteilungskalender ist dieselbe Ansicht wie im Web-Zugang und lässt sich dort ohne Änderung aufrufen. Farbgebung sowie die Einstellung für helle und dunkle Darstellung folgen im eingebetteten Fall dem Windows-Client.