Projektstruktur

Die Projektstruktur ist der Projektstrukturplan (PSP) eines Projekts: ein Baum aus PSP-Elementen, der abbildet, was im Projekt gebaut oder geleistet wird. Sie entsteht aus einem freigegebenen Auftrag des Projekts und wird danach unabhängig vom Auftrag gepflegt — der Auftrag bleibt der Vertrag, die Projektstruktur die Gliederung der Arbeit. Jedes PSP-Element hat einen eigenen Kostenträger, auf den Zeiten gebucht werden.

Öffnen der Projektstruktur

Die Projektstruktur öffnet sich in einem eigenen Tab, dessen Titel das Projekt nennt:

in der Projektliste des Moduls Projekte über den Befehl Projektstruktur in der Aktionsspalte,
in den Projektdetails über den Knopf Projektstruktur zwischen Kopfbereich und Reitern.

Ableiten und Pflegen erfordern das Schreibrecht auf das Modul Projekte. Ohne Schreibrecht oder bei einem archivierten Projekt ist die Projektstruktur nur lesbar; ein Hinweis über dem Baum nennt den Grund.

Die Einstellung Kostenträger aktiviert spielt für die Projektstruktur keine Rolle: Die Kostenträger der PSP-Elemente entstehen über die Projektstruktur selbst.

Aufbau der Ansicht

Über dem Baum liegt die Aktionsleiste: Ableiten und Element anlegen sowie die Vorgänge für die markierte Zeile. Ein gesperrter Vorgang ist ausgegraut, sein Grund erscheint als Tooltip. Rechts lässt sich zwischen Tabelle und Zeitplan umschalten.

Die Tabelle zeigt je PSP-Element:

Spalte	Beschreibung
Nr.	Gliederungsnummer im Baum (1, 1.1, 1.2 …).
Referenz	Kennung des Kunden für das Element, etwa seine Komponentennummer.
Bezeichnung	Bezeichnung des Elements — zugleich die Bezeichnung seines Kostenträgers.
Kostenträger	Nummer des Kostenträgers, auf den gebucht wird.
Herkunft	Auftrag und Positionsnummer, aus denen das Element abgeleitet wurde. Die Auftragsnummer öffnet den Auftrag.
Auftragsstatus	Aktueller Status dieses Auftrags — ein stornierter Auftrag ist so erkennbar.
Soll (h), Ist (h), Rest (h)	Budgetierte Stunden, gebuchte Stunden und deren Differenz (siehe Planen am Element).
Soll (€)	Budgetierter Betrag.
Fertig (%)	Fertigstellungsgrad.
Start, Ende	Geplanter Start und geplantes Ende.
Liefertermin	Termin gegenüber dem Kunden.
Verantwortlicher	Zuständiger Mitarbeiter.
Status	Geplant, In Arbeit, Fertig — oder Entfallen.

Knoten zeigen in den Spalten Soll, Ist, Rest, Fertig und Start/Ende den Wert über sich und alle untergeordneten Elemente; diese Summen sind fett dargestellt.

Auftrag ableiten

Über Ableiten wählt die Projektleitung einen freigegebenen Auftrag des Projekts. Nicht freigegebene Aufträge lassen sich nicht ableiten, weil erst die Freigabe den vereinbarten Umfang festlegt.

Beim Ableiten wird jede Gruppe des Auftrags ein Knoten und jede Artikelposition ein PSP-Element unter ihrer Gruppe; Positionen vor der ersten Gruppe kommen direkt unter das Projekt. Text- und Zusatzkostenpositionen, Gesamtzuschläge (etwa ein Mindermengenzuschlag) und Positionen, die über eine Auftragsänderung entfallen sind, werden nicht übernommen, weil an ihnen keine Arbeit hängt.

Ein Auftrag lässt sich erneut ableiten. Übernommen werden dann nur Artikelpositionen, die noch kein Element haben — etwa die neuen Positionen einer Auftragsänderung. Sie kommen unter den Knoten ihrer Gruppe; ein zweiter Gruppenknoten entsteht nicht. Ein weiterer Auftrag desselben Projekts wird als eigener Zweig daneben abgeleitet.

Jedes Element übernimmt beim Ableiten aus seiner Position:

den Kostenträger der Position, falls es schon einen gibt — alle bisherigen Buchungen auf die Position hängen danach am Element; eine Sperre des Kostenträgers wird aufgehoben. Hat die Position keinen Kostenträger, erhält das Element einen neuen.
das Budget je Kostenart (siehe Budgets im Auftrag),
den Liefertermin (Anliefertermin der Position, sonst Wunschtermin), zugleich als geplantes Ende,
die Referenz (Kunden-Positionsnummer, sonst Positionsnummer).

Danach gehören diese Angaben dem Element: Spätere Änderungen an der Position — Bezeichnung, Termin, Budget — ziehen nicht nach. Auch ein Gruppenknoten erhält einen eigenen Kostenträger und ist bebuchbar.

Elemente pflegen

Die Struktur ändert sich unabhängig vom Auftrag; der Auftrag bleibt dabei unberührt.

Element anlegen

Element anlegen legt ein Element unter der markierten Zeile an, ohne Markierung auf oberster Ebene — auch an einem Projekt ohne Auftrag. Das Element erhält sofort einen eigenen Kostenträger. Hat das markierte Element bereits Buchungen, bleiben sie an ihm; es bleibt weiter bebuchbar. Knoten und untergeordnete Elemente sind verschiedene Arbeitsumfänge: Übergreifende Arbeit am Ganzen wird weiter auf den Knoten gebucht.

Position zuordnen

Position zuordnen verbindet ein von Hand angelegtes, noch nicht bebuchtes Element mit einer Artikelposition eines freigegebenen Auftrags des Projekts. Das Element übernimmt dann wie beim Ableiten den Kostenträger der Position samt Buchungen, das Budget, den Liefertermin und die Referenz. Eine Position hat höchstens ein Element.

Bearbeiten

Bearbeiten ändert Bezeichnung, Referenz, Liefertermin, geplanten Start und geplantes Ende, Fertigstellungsgrad, Verantwortlichen und Status. Die neue Bezeichnung erscheint auch in der Zeiterfassung und am BDE-Terminal. Die Referenz lässt sich ändern, ohne dass sich die Kostenträgernummer ändert.

Umhängen per Ziehen

Ein Element lässt sich mit der Maus an seiner ersten Spalte ziehen. Abgelegt in der Mitte einer Zeile wird es darunter gehängt, im oberen oder unteren Viertel einer Zeile davor oder dahinter eingeordnet; auf der freien Fläche unter der Tabelle landet es auf der obersten Ebene. Was beim Loslassen geschieht, steht am Mauszeiger; die Esc-Taste bricht ab. Kinder wandern mit, Kostenträger und gebuchtes Ist bleiben am Element.

Nicht zulässig ist das Umhängen unter das Element selbst, unter eines seiner untergeordneten Elemente, unter ein entfallenes Element oder in ein anderes Projekt — gebuchtes Ist würde sonst in ein fremdes Projekt wandern.

Entfallen lassen

Entfallen lassen nimmt ein Element samt seinen Kindern aus der Arbeit. Für jedes betroffene Element gilt:

Ist es gebucht, bekommt es den Status Entfallen, bleibt mit seinem Ist sichtbar, und sein Kostenträger wird für neue Buchungen gesperrt. Eine laufende Buchung darauf läuft bis zum nächsten Wechsel weiter.
Ist es nicht gebucht, wird es gelöscht — es verweist nichts darauf, ein Prüfpfad geht nicht verloren.

Ein Knoten mit einem gebuchten Kind entfällt, statt gelöscht zu werden. Die Rückfrage nennt vorher, wie viele Elemente entfallen und wie viele gelöscht werden. Kinder, die bleiben sollen, hängt man vorher um. Auf diese Weise lässt sich auch ein versehentlich abgeleiteter Zweig ohne Buchungen wieder entfernen; seine Positionen gelten danach wieder als nicht abgeleitet.

Wichtig: Unter einem entfallenen Element lässt sich nichts anlegen und nichts hinhängen.

Wieder aufnehmen

Wieder aufnehmen macht ein entfallenes Element wieder aktiv; sein Kostenträger ist danach wieder bebuchbar, das bisherige Ist bleibt daran. Ein Element unter einem entfallenen Knoten lässt sich erst wieder aufnehmen, wenn der Knoten wieder aktiv ist.

Planen am Element

Budget

Budget öffnet eine Tabelle mit allen Kostenarten. Eingegeben wird nur die Menge in der Bezugsgröße der Kostenart; Verrechnungssatz und Betrag ermittelt Prosoft aus dem gültigen Verrechnungssatz. Eine leere Menge oder 0 entfernt die Kostenart aus dem Budget. Mit der Eingabetaste springt der Cursor in die Menge der nächsten Zeile.

Hat das Element untergeordnete Elemente mit Budget, zeigt die Tabelle zusätzlich je Kostenart das untergeordnete Budget und die Summe — das ist dieselbe Zahl, die der Baum als Soll zeigt.

Soll, Ist und Rest

Soll (h) sind die budgetierten Stunden aller Kostenarten mit der Bezugsgröße Stunde, Soll (€) der budgetierte Betrag. Ist (h) sind die auf den Kostenträger des Elements gebuchten Stunden aus der Zeiterfassung, Rest (h) die Differenz. Ein Ist in Euro gibt es nicht, weil eine Zeitbuchung keine Kostenart trägt.

Fertigstellungsgrad und Status

Der Fertigstellungsgrad (0–100 %) schätzt die eigene Arbeit des Elements. Ein Knoten zeigt den Gesamtgrad aus seinem eigenen Wert und dem seiner untergeordneten Elemente, gewichtet mit den jeweiligen eigenen Soll-Stunden. Hat ein Knoten keine eigenen Soll-Stunden, hat er keinen eigenen Anteil, und sein Grad ergibt sich allein aus den untergeordneten Elementen.

Der Status (Geplant, In Arbeit, Fertig) folgt dem Fertigstellungsgrad — 0 % Geplant, 100 % Fertig, dazwischen In Arbeit —, solange er nicht selbst geändert wird. Er hat keinen Einfluss darauf, ob ein Element bebuchbar ist; das regelt allein Entfallen lassen.

Zeitplan

Die Ansicht Zeitplan zeigt je Element einen Balken vom geplanten Start bis zum geplanten Ende, gefüllt nach dem Fertigstellungsgrad, dazu den Liefertermin als Markierung und den heutigen Tag als Linie. Knoten zeigen die Spanne ihrer untergeordneten Elemente.

Buchen auf PSP-Elemente

Auf jedes nicht entfallene PSP-Element kann Zeit gebucht werden, auf jeder Ebene:

Am BDE-Terminal und in der Zeit- und Auftragsbuchung über Auftrag / Position wählen und dort die Suche Projekt / PSP-Element — gesucht wird nach Bezeichnung und Projekt. Die laufende Buchung zeigt danach Element und Projekt.
Wie bisher über die Auftragsposition (Auswahl oder Barcode auf den Auftragspapieren): Eine Buchung auf eine abgeleitete Position landet automatisch auf dem Kostenträger ihres Elements — auch wenn die Freigabe des Auftrags zurückgezogen wurde.
Über die Schnellwahl Zuletzt gebucht.

Entfallene Elemente und Elemente archivierter Projekte werden nicht angeboten; eine Buchung darauf wird mit Hinweis abgewiesen. Das nachträgliche Zuordnen von Zeiten in der Zeitbuchung bleibt als Korrekturweg möglich.

Auswirkungen auf Aufträge und Kostenträger

Solange Elemente mit Herkunft aus einem Auftrag bestehen, lässt sich der Auftrag weder löschen noch einem anderen Projekt zuordnen, und das Projektfeld lässt sich nicht leeren; die Meldung nennt das Projekt. Wird eine abgeleitete Position gelöscht oder ihr Artikel getauscht, bleibt das Element unverändert.

Den Kostenträger eines PSP-Elements sperrt nur die Projektleitung über Entfallen lassen. Freigabe, Freigabe zurückziehen und Storno des Auftrags sperren und entsperren nur noch den Auftrags-Kostenträger und die Kostenträger von Positionen ohne Element. Wird ein Auftrag storniert, lässt die Projektleitung dessen Zweig selbst entfallen; im Baum ist der Storno in der Spalte Auftragsstatus zu sehen.

Im Modul Kostenträger sind die Kostenträger von PSP-Elementen schreibgeschützt; sie werden über die Projektstruktur gepflegt. Der Datenimport von Kostenträgern lässt sie aus.

Für Auftragspositionen ohne Element ändert sich nichts.

Archivierte Projekte

Wird ein Projekt archiviert, werden die Kostenträger aller seiner Elemente gesperrt, und die Projektstruktur ist nur noch lesbar. Wird das Projekt wieder veröffentlicht, werden die Kostenträger der nicht entfallenen Elemente wieder entsperrt.