Checklisten ausfüllen
Eine Checkliste entsteht aus der aktiven Revision einer Checklisten-Vorlage, etwa beim Anfordern einer Freigabe. Sie wird im Windows-Client ausgefüllt, gespeichert und abgeschlossen. Jede Änderung eines Werts wird mit Bearbeiter und Zeitpunkt protokolliert.
Aufruf
Checklisten stehen in der Liste des Moduls Checklisten sowie am Freigabeprozess und am Angebot, an dem sie hängen. Details öffnet eine Checkliste im Tab „Checkliste ausfüllen“.
Formular
Das Formular zeigt die Sektionen der Vorlage untereinander, jede mit ihren Prüfpunkten. Jeder Prüfpunkt trägt seine Nummer, etwa „2.3“, und seine Bezeichnung; ein Pflichtfeld ist mit einem Stern markiert, ein Normverweis steht klein darunter.
Ein Ja/Nein-Prüfpunkt kennt drei Zustände: Ja, Nein und noch nicht entschieden. Nur Ja und Nein gelten als Antwort.
Unter einem Feld, das schon einmal geändert wurde, steht klein „Zuletzt geändert von … am …“. Ein Klick darauf zeigt den vollständigen Verlauf des Prüfpunkts mit Datum, Bearbeiter, Wert davor und Wert danach.
Speichern
Jede Sektion hat unten rechts Übernehmen. Die Schaltfläche ist gesperrt, solange sich in der Sektion nichts geändert hat. Übernehmen speichert die Eingaben; das Formular bleibt offen.
Wird das Formular mit Eingaben geschlossen, die noch nicht übernommen sind, fragt es nach: Ja speichert und schließt, Nein schließt ohne zu speichern, Abbrechen lässt das Formular offen.
Folge-Prüfpunkte
Hat die Vorlage Folge-Prüfpunkte, erscheinen sie eingerückt direkt unter ihrem Prüfpunkt — mit ihrer Nummer, etwa „2.3.a“, und einem leisen Vermerk ihrer Bedingung, etwa „bei Nein“ oder „außerhalb 50–5.000 Stück“.
- Ein Folge-Prüfpunkt erscheint, sobald die Antwort auf seinen Prüfpunkt die Bedingung erfüllt, und verschwindet, sobald sie es nicht mehr tut. Bei Ja/Nein und Einfachauswahl geschieht das mit dem Klick, bei Zahlen nach dem Verlassen des Felds.
- Ist der Prüfpunkt noch nicht beantwortet oder das Zahlfeld leer, bleibt der Folge-Prüfpunkt ausgeblendet.
- Ein Pflicht-Folge-Prüfpunkt muss nur beantwortet werden, solange er eingeblendet ist.
Wert verworfen
Erfüllt die Antwort die Bedingung nicht mehr, wird der Wert des Folge-Prüfpunkts beim Übernehmen verworfen — im Nachweis soll kein Wert stehen, der zu keiner gültigen Antwort gehört. Wer vor dem Übernehmen zur vorigen Antwort zurückkehrt, findet den Wert unverändert vor.
Der Verlauf hält das Verwerfen fest: Der Eintrag trägt den verworfenen Wert als „Wert davor“ und ist in der Spalte Verworfen markiert; bei Tabelle und Dateianhang steht dort, wie bei jeder Änderung, nur die Zeilenzahl bzw. „Datei hinterlegt“. Erscheint der Folge-Prüfpunkt später wieder, steht unter ihm „Wert verworfen am …“.
Das gilt unabhängig davon, auf welchem Weg die Werte gesetzt werden, auch für Leon.
Abschließen
Abschließen schließt die Checkliste ab. Das geht nur, wenn alle Pflichtangaben beantwortet sind — eingeblendete Pflicht-Folge-Prüfpunkte eingeschlossen. Verlangt die Vorlage eine Begründung, wird sie dabei abgefragt. Eine abgeschlossene Checkliste ist nur noch lesbar; das Formular zeigt dann den Hinweis „Diese Checkliste ist geschlossen und kann nicht mehr bearbeitet werden.“
Drucken speichert offene Eingaben und erzeugt die ausgefüllte Checkliste als PDF. Folge-Prüfpunkte stehen darin nur, wenn sie nach der Antwort eingeblendet sind.
Leeres Formular drucken erzeugt das leere Formular der Vorlage zum Ausfüllen von Hand. Dort stehen alle Folge-Prüfpunkte, jeweils mit dem Vermerk ihrer Bedingung, etwa „(nur bei Nein)“.